Sentenza n. 919/2026 - Venezia, Sezione 1

Esito

La controversia

La ricorrente ha chiesto l'accertamento dell'illegittimità del silenzio serbato dall'Università su un'istanza di accesso del 27 ottobre 2025, avente a oggetto il dettaglio completo dei consuntivi annuali delle rendicontazioni trasmesse al Ministero della cultura per gli anni accademici dal 2017/2018 al 2024/2025, con indicazione analitica delle singole voci, delle imputazioni di spesa e della documentazione contabile e amministrativa di supporto. Ha dedotto che, nel corso di una seduta del Consiglio di Dipartimento, erano stati formulati rilievi sull'opacità dei processi decisionali e gestionali collegati alla sua attività istituzionale e che la documentazione sarebbe stata necessaria per tutelare la propria reputazione professionale e verificare la correttezza delle rendicontazioni, con particolare riferimento alla voce "direzione del corso", al computo delle ore-uomo, all'imputazione di posizioni finanziate con fondi esterni ai finanziamenti ministeriali e alla voce "collaborazione alla didattica". In corso di causa ha precisato di voler verificare anche eventuali sovrapposizioni tra ore rendicontate nell'ambito di progetti europei e ore imputate al finanziamento ministeriale, in vista di possibili future contestazioni o recuperi. L'Università ha eccepito l'inidoneità del rito e la tardività, sostenendo che il silenzio sull'accesso documentale equivale a rigetto e che una comunicazione del 28 ottobre 2025 costituiva riscontro espresso. Nel merito ha affermato di avere già trasmesso il 10 ottobre 2025 i documenti esistenti e di avere fornito il 28 ottobre chiarimenti sui profili richiesti; ha inoltre dedotto che il dettaglio analitico non esisteva come documento già formato, ma sarebbe stato ottenibile soltanto mediante elaborazioni e rielaborazioni di dati contabili, e che mancava un interesse diretto, concreto e attuale, non essendo individuabile un nesso di necessaria strumentalità con una specifica posizione giuridica.

La decisione

Il TAR ha respinto il ricorso, prescindendo dalle eccezioni preliminari in applicazione del criterio della ragione più liquida. Ha ritenuto infondato il motivo relativo al silenzio, poiché l'Università aveva già trasmesso i rendiconti esistenti e, il 28 ottobre 2025, aveva fornito chiarimenti puntuali sui quattro profili indicati dalla ricorrente. Per i documenti esistenti e detenuti dall'Amministrazione, l'obbligo di riscontro doveva quindi ritenersi assolto. La disponibilità manifestata dall'ufficio a predisporre un'estrazione annuale con singole descrizioni non è stata considerata il riconoscimento dell'esistenza di un autonomo documento amministrativo già formato, ma soltanto l'eventuale disponibilità a svolgere un'attività interna di ricostruzione e riordino dei dati, non imposta dalla disciplina dell'accesso. Il giudice ha inoltre escluso la sussistenza di un interesse qualificato all'accesso difensivo: i rilievi del Consiglio di Dipartimento e il riferimento a future controversie erano generici, mentre l'istanza mirava a una ricostruzione preventiva ed esplorativa dell'intero quadro delle imputazioni contabili in vista di contestazioni soltanto ipotetiche. La ricorrente non aveva individuato una situazione finale controversa, attuale e definita, rispetto alla quale l'accesso fosse strettamente necessario e non altrimenti surrogabile. Ha assunto rilievo anche il fatto che, secondo l'assetto organizzativo dell'Ateneo e la stessa prospettazione della ricorrente, il coordinatore del corso svolgeva funzioni didattiche di programmazione, coordinamento e proposta, senza compiti gestionali o contabili né accesso diretto ai fondi. Infine, il TAR ha affermato che l'accesso documentale riguarda documenti amministrativi già esistenti e detenuti dall'Amministrazione e non può essere utilizzato per imporre la formazione di nuovi elaborati, la riclassificazione di dati dispersi o la ricostruzione postuma di informazioni attraverso l'interrogazione di diverse basi contabili. Le spese sono state integralmente compensate.

Norme richiamate

• artt. 22 e seguenti l. 241/1990

  L'accesso documentale presuppone un interesse diretto, concreto e attuale, collegato ai documenti da un nesso di stretta necessità, e ha per oggetto documenti amministrativi già formati e detenuti dall'Amministrazione; non obbliga l'ente a creare nuovi documenti o a svolgere elaborazioni e ricostruzioni contabili non già presenti.

• art. 25, comma 4, l. 241/1990

  La norma è stata richiamata dall'Amministrazione per sostenere che, in materia di accesso documentale, il silenzio equivale a rigetto; il TAR ha tuttavia ritenuto di poter prescindere dall'esame dell'eccezione preliminare, decidendo la controversia nel merito.

• art. 52, commi 1 e 2, d.lgs. 196/2003

  Richiamato nel dispositivo quale presupposto per l'oscuramento delle generalità e degli altri dati identificativi della ricorrente.

• art. 9, paragrafo 1, Regolamento (UE) 2016/679

  Richiamato nel dispositivo, insieme alla disciplina nazionale sulla privacy, a tutela dei diritti e della dignità della parte interessata.

Massime di principio

• L'accesso documentale, anche se richiesto per finalità difensive, richiede la rappresentazione puntuale di una situazione giuridica concreta, attuale e controversa e di un nesso di stretta necessità tra i documenti richiesti e la tutela di tale situazione; non è sufficiente prospettare esigenze generiche di verifica, tutela reputazionale o possibili future contestazioni.
• L'accesso difensivo non può essere utilizzato in funzione preventiva ed esplorativa per acquisire un intero compendio documentale destinato a individuare, soltanto eventualmente, irregolarità o responsabilità da far valere in controversie future e ipotetiche.
• L'obbligo di accesso riguarda i documenti amministrativi già formati e detenuti dalla pubblica amministrazione; non comprende l'obbligo di predisporre nuovi elaborati, estrarre e riclassificare dati dispersi, aggregare informazioni provenienti da diverse basi contabili o procedere a ricostruzioni postume.
• Quando l'amministrazione ha già trasmesso i documenti esistenti e fornito chiarimenti puntuali sui profili richiesti, non residua un silenzio giuridicamente apprezzabile, anche se l'interessato sollecita un'ulteriore elaborazione o sistematizzazione dei dati.

Come è indicizzato