Circolare numero 21 del 26-1-1993

Rilevazione contabile dei saldi della procedura DM a inizio esercizio

La circolare disciplina le modalità di gestione contabile dei saldi della procedura DM in occasione dell’avvio del nuovo esercizio finanziario, con specifico riferimento al periodo suppletivo e alla contabilizzazione dei modelli DM10/1-89, DM10/RA, DM10/RP, DM10/M e DM10V. L’obiettivo è assicurare la corretta movimentazione dei conti e la coerenza tra esercizio di competenza, anno di contabilizzazione e archivi di supporto.

Periodo suppletivo e flussi di caricamento

All’inizio di ogni esercizio finanziario la procedura DM distingue la rilevazione contabile dei saldi per esercizio di competenza. Nel periodo suppletivo viene emesso un solo nastro contenente tutti gli storni contabili connessi alle piccole e grandi differenze e ai documenti diversi; tale supporto magnetico deve essere caricato sul sistema contabile di Sede entro il medesimo periodo.

Gli eventuali modelli DM10 "fuori sede" rilevati in fase di acquisizione nel periodo suppletivo vengono invece memorizzati su un apposito nastro che aggiorna automaticamente la contabilità dell’esercizio in corso.

DM10/1-89 con saldo versato, totalmente insoluto e parzialmente versato

Per i modelli DM10/1-89 con saldo versato, le somme incassate nel 1993 sono imputate al conto GPA54/80. Il relativo mod. SC7/24R è contraddistinto dal codice tipo documento "1" o "2" e dal codice conto "93", che individua l’esercizio finanziario 1993.

Per i DM10/1-89 provenienti da altre sedi, il programma evidenzia con due distinti articoli in partita doppia, nello schema di rilevazione dei modelli "fuori sede", gli importi incassati nell’anno in corso e quelli incassati cumulativamente negli anni precedenti 1989, 1990, 1991 e 1992, riportando rispettivamente i codici conto "93" e "92".

Ai fini della rilevazione delle partite creditorie, debitorie e del saldo dei DM10/1-89, il programma di ripartizione contabile effettua la movimentazione dei conti previsti soltanto per le denunce incassate e contabilizzate nell’anno corrente. L’imputazione dei saldi ai conti di specificazione GPA53/10 e GPA53/80 avviene sulla base dell’anno di contabilizzazione dei relativi modelli SC7/24R.

Per i DM10/1-89 con saldo totalmente insoluto, pervenuti nel 1993 indipendentemente dal periodo cui si riferiscono, la contabilizzazione avviene sul conto GPA54/82. Il mod. SC7/24R riporta il codice tipo documento "3" e il codice conto "93". Anche in questo caso vengono movimentati i conti delle partite debitorie, creditorie e del saldo delle denunce contabilizzate nell’anno corrente, con imputazione ai conti di specificazione GPA53/12 e GPA53/82 in base all’anno di contabilizzazione degli SC7/24R.

Per i DM10/1-89 con saldo parzialmente versato, il programma rileva contabilmente, diversamente dai casi precedenti, le partite debitorie, creditorie e il saldo denunciato anche quando l’anno di contabilizzazione del versamento parziale in acconto è diverso da quello della ripartizione contabile. Ciò avviene perché l’accertamento del saldo denunciato, quale credito dell’Istituto, si realizza per la prima volta solo al momento dell’elaborazione e ripartizione della cedola DM10/1-89.

Nel mod. SC45A sono inclusi articoli in partita doppia relativi a:

• GPA00/02 a GPA54/82 per l’importo del saldo insoluto, campo 3;
• GPA54/80 se l’importo è versato nell’anno in corso, campo 4;
• GPA54/10 se l’importo è versato nell’anno precedente, campo 4;
• GPA00/02 per la parte versata;
• GPA53/72 per il saldo denunciato, campo 3;
• GPA53/30 per le somme a credito, campo 2;
• GPA54/20 per le somme a debito, campo 1.

L’imputazione dei saldi ai conti di specificazione segue la stessa logica indicata per il punto precedente.

DM10/1-89 passivi e gestione delle note di rettifica

Per i DM10/1-89 con saldo passivo pervenuti nel 1993, la rilevazione contabile avviene sul conto GPA53/85. Lo stesso conto accoglie anche i saldi dei modelli pervenuti in anni precedenti ma accertati nel 1993. Il mod. SC7/24R è contraddistinto dal codice tipo documento "4" e dal codice conto "93".

Anche per tali modelli vengono movimentati i conti delle partite debitorie, creditorie e del saldo contabilizzati nell’anno corrente. L’imputazione dei saldi ai conti di specificazione GPA54/15 e GPA54/85 avviene in base all’anno di contabilizzazione dei relativi modelli SC7/24R.

I modelli risultati esatti alla fase di calcolo sono memorizzati automaticamente nell’archivio dei saldi passivi da rimborsare AGPA10/66. I modelli che presentano differenze tra saldo denunciato e saldo calcolato restano invece nell’archivio delle note di rettifica 66. Il loro trasferimento nell’archivio dei saldi passivi da rimborsare avviene su iniziativa dell’operatore, ogni volta che intenda procedere alle operazioni di rimborso o di reincasso, e in tale momento viene effettuata anche la ripartizione contabile delle differenze accertate.

DM10/RA e DM10/RP

Per i DM10/RA, nel 1993 le somme incassate sono imputate al conto GPA54/83 e il relativo SC7/24R è contraddistinto dal codice tipo documento "7". La registrazione della notizia di pagamento nell’archivio 66 determina lo scarico della nota di rettifica riscossa e la sua ripartizione contabile con imputazione del saldo al conto GPA53/83.

In caso di mancato pagamento, l’operatore può attivare il trasferimento della nota di rettifica nell’archivio recupero crediti per avviare la fase di recupero legale del credito. Il trasferimento comporta lo scarico dall’archivio 66 della nota insoluta e la sua ripartizione contabile con inserimento nel mod. SC45/R degli articoli in partita doppia riguardanti:

• la rilevazione del saldo a credito sul conto GPA54/82;
• la movimentazione dei conti delle gestioni interessate;
• l’imputazione al conto di specificazione GPA53/82 dell’importo del saldo a credito.

I conti GPA54/82 e GPA53/82, essendo movimentati contemporaneamente, devono riportare lo stesso importo.

Per i DM10/RP, le note di rettifica passive sono memorizzate nell’archivio 66. Qualora si decida di procedere al rimborso o al reincasso, la procedura richiede il trasferimento della nota nell’archivio dei saldi passivi da rimborsare AGPA10/66. Il trasferimento comporta lo scarico dall’archivio 66 e la ripartizione contabile con inserimento nel mod. SC46R degli articoli in partita doppia relativi a:

• rilevazione del saldo a debito sul conto GPA53/86;
• movimentazione dei conti delle gestioni interessate;
• imputazione al conto di specificazione GPA54/86 dell’importo del saldo a debito.

Anche in questo caso GPA53/86 e GPA54/86, essendo movimentati simultaneamente, devono recare il medesimo importo.

DM10/M e DM10V

Per i DM10/M, la rilevazione dei saldi incassati nel corso del 1993 e riferiti a periodi anteriori al 1989 avviene sul conto GPA52/62. Il mod. SC7/24R riporta il codice conto "84" e il conto di specificazione è GPA51/67.

Se nel corso del 1993 vengono contabilizzati modelli SC10/AUT emessi dalla sede trasferente nell’anno 1992, il conto di imputazione va corretto da GPA52/62 a GPA52/68 e il relativo mod. SC7/24R è contraddistinto dal codice conto "89". Come precisato nella circolare n. 166 del 22 giugno 1991, punto B.1, i DM10/M contabilizzati in anni precedenti con SC7/24 recante il codice conto "89" non sono sottoposti a ripartizione, poiché la loro specificazione contabile è svolta a cura della Direzione Generale.

Per i DM10V attivi, la rilevazione dei saldi accertati avviene al conto GPA54/82. Lo SC7/24R è contraddistinto dal codice tipo documento "8" e dal codice conto "93". Gli eventuali modelli risultati "fuori Sede" vengono stornati dalla procedura con articolo di storno da GPA54/82 a GPA00/02 e trasmessi alla sede competente, che provvede all’accertamento del credito con le modalità ordinarie. L’imputazione dei saldi ai conti di specificazione GPA53/82 e GPA53/12 avviene in base all’anno di contabilizzazione dei relativi modelli SC7/24R.

Per i DM10V passivi, la rilevazione dei saldi avviene al conto GPA53/85. Il mod. SC7/24R riporta il codice conto "93" ed è contraddistinto dal codice tipo documento "9". Gli eventuali modelli "fuori Sede" sono stornati con articolo GPA10/66 a GPA53/85 e trasmessi alla sede di destinazione, che effettua la rilevazione contabile dei saldi secondo le norme vigenti. La ripartizione dei saldi interessa il conto di specificazione GPA54/85 o GPA54/15, a seconda dell’anno di contabilizzazione dei relativi modelli SC7/24R.

Indicazioni finali per le SAP

La circolare raccomanda espressamente alle SAP che tutti i modelli DM10V pervenuti o compilati d’ufficio siano tempestivamente assoggettati alle operazioni di contabilizzazione e acquisizione secondo le modalità della procedura base DM. Tale tempestività è necessaria per consentire, al termine di ogni esercizio, il raffronto dei dati contabili con quelli risultanti dal budget di Sede.