Circolare numero 314 del 27-12-1995

Obbligo di verbalizzazione degli accertamenti ispettivi previdenziali e assicurativi

La circolare interviene per dare attuazione all’art. 3, comma 20, della legge 8 agosto 1995, n. 335, chiarendo le modalità di verbalizzazione degli accertamenti ispettivi in materia previdenziale e assicurativa. Il documento precisa che il verbale deve essere redatto e notificato anche nei casi in cui l’ispezione si chiuda senza rilievi, e fornisce indicazioni operative per uniformare l’attività degli ispettori.

Quadro normativo e valore del verbale

La legge n. 335/1995, entrata in vigore il 17 agosto 1995, impone che gli accertamenti ispettivi nei confronti dei datori di lavoro risultino da appositi verbali, da notificare anche in caso di constatata regolarità. La circolare osserva che tale previsione modifica la prassi precedente, che normalmente limitava la redazione del verbale ai soli casi di irregolarità accertata.

Sul piano probatorio, viene richiamato il principio affermato dalla Corte di cassazione con sentenza n. 3853/1995: i verbali dei funzionari previdenziali e dell’ispettorato del lavoro fanno piena prova, ai sensi dell’art. 2700 c.c., dei fatti attestati come avvenuti in presenza del pubblico ufficiale; per le altre circostanze, acquisite de relato o tramite esame documentale, il giudice conserva un potere di libera valutazione. La circolare evidenzia quindi che la nuova disposizione non altera la natura probatoria del verbale, ma rafforza l’esigenza che esso sia completo, preciso e analitico.

Preparazione dell’ispezione e fascicolo aziendale

Prima dell’accesso ispettivo deve essere predisposto il fascicolo aziendale, nel quale devono risultare:

• eventuali debiti dell’azienda;
• note di rettifica esistenti;
• lista delle scoperture;
• posizione contributiva del titolare, se iscritto alle gestioni artigiani o commercianti;
• confronto tra i monti retributivi risultanti dai modelli DM e O1M.

Questa attività preliminare consente una valutazione iniziale della posizione contributiva dell’azienda e orienta le verifiche successive, con particolare riguardo alle eventuali scoperture contributive.

Verifica delle scoperture e riscontri documentali

La circolare richiama il messaggio n. 07174 del 7 giugno 1994 in merito ai casi in cui l’azienda produca denunce contributive per dimostrare la regolarizzazione di periodi scoperti. In tali ipotesi devono essere svolti immediati riscontri con la documentazione di Sede e, se permangono dubbi sulla regolarità delle quietanze, gli uffici devono contattare tempestivamente gli istituti bancari.

Gli esiti dei riscontri e delle verifiche sulla situazione debitoria dell’azienda devono essere riportati nel verbale ispettivo, potendo gli ulteriori adempimenti essere demandati agli uffici amministrativi.

Metodo dell’indagine ispettiva

L’accertamento deve svilupparsi secondo una sequenza precisa:

• accesso al posto di lavoro;
• identificazione delle persone presenti;
• acquisizione delle dichiarazioni;
• rilevazione delle presenze;
• riscontro con i documenti di rito;
• verifica dell’esatta applicazione dei contratti di lavoro;
• esame della documentazione contabile e fiscale.

La circolare ribadisce che l’indagine deve essere condotta in modo organico e documentato, così da rendere tracciabili tutte le verifiche svolte nel corso dell’ispezione.

Dichiarazioni dei lavoratori e utilizzabilità probatoria

Le dichiarazioni, quando ritenute necessarie, devono riguardare tutto il personale presente in azienda. L’avvenuta escussione dei lavoratori e/o delle rappresentanze sindacali deve risultare espressamente nel verbale ispettivo.

Viene inoltre richiamata la sentenza della Cassazione n. 3746 del 29 marzo 1995, che riconosce all’INPS la legittimità di svolgere indagini amministrative per accertare circostanze e presupposti del diritto alle prestazioni previdenziali. La circolare sottolinea che tali risultati, avendo natura amministrativa e non giurisdizionale, sono liberamente valutabili dal giudice e che non sussiste alcuna preclusione all’utilizzo, a fini probatori, delle dichiarazioni rese all’INPS dall’interessato.

Per questo motivo, anche nei casi di accertamento senza addebiti, è importante evidenziare l’eventuale impossibilità totale o parziale di acquisire le dichiarazioni di tutti i lavoratori occupati, compresi quelli non più in forza, così da tutelare l’Istituto in eventuali controlli successivi sugli stessi periodi.

Indicazione della documentazione esaminata

La documentazione verificata nel corso dell’ispezione, tra cui modelli 770, 740, 750, 760, bilanci societari e contratti di lavoro, deve essere riportata negli appositi riquadri della pagina 1 del verbale, con indicazione degli anni di riferimento.

Se l’azienda non riesce a esibire parte della documentazione richiesta, il fatto deve essere annotato nel verbale, indicando sia gli atti eventualmente compiuti dall’ispettore sia le motivazioni addotte dall’azienda per la mancata esibizione.

Ampiezza del mandato e estensione dei controlli

La circolare richiama quanto già previsto dalle circolari n. 21 del 28 gennaio 1991 e n. 168 del 7 luglio 1992, ribadendo l’eccezionalità dei mandati limitati, di competenza della Direzione Generale o delle Direzioni Regionali.

Qualora dai primi esami degli atti emergano comportamenti irregolari, i controlli devono essere estesi a tutto il periodo prescrizionale, secondo i nuovi termini previsti dall’art. 9 della legge n. 335/1995. Di tali circostanze deve essere fatta menzione sia nel modulo Vig. 4 sia nel verbale di ispezione.

Limiti del verbale rispetto alle certificazioni di regolarità contributiva

La circolare precisa che il verbale ispettivo non può sostituire le certificazioni di correntezza o regolarità contributiva richieste per la partecipazione a gare di appalto e per la liquidazione dei conti finali. Tali certificazioni richiedono una conoscenza aggiornata dell’intera posizione contributiva dell’azienda, comprensiva di eventuale contenzioso, domande di condono e dilazioni contributive, e spettano all’ufficio riscossione contributi.

Le certificazioni devono essere rilasciate direttamente agli enti appaltanti secondo le modalità e cautele già previste dalle circolari vigenti, con richiamo specifico alla circolare n. 267 del 19 novembre 1992.

Chiusura del verbale in caso di regolarità

Quando la visita ispettiva si conclude senza inadempienze, deve comunque essere compilato il verbale, dando conto a pagina 4 degli accertamenti effettuati e inserendo la formula finale indicata dalla circolare. La formula attesta che, sulla base della documentazione esaminata e per il periodo oggetto di ispezione, non sono state riscontrate omissioni contributive e non si procede alla rilevazione di addebiti.

Il verbale deve anche precisare che eventuali richieste di correntezza o regolarità contributiva devono essere rivolte alle competenti sedi INPS e che resta espressa riserva di recuperare eventuali differenze contributive che dovessero emergere da successivi controlli.