Circolare numero 97 del 28-06-2019

Avvio del sistema EESSI e organizzazione dei flussi telematici

La circolare disciplina l’avvio operativo del sistema europeo EESSI per lo scambio telematico delle informazioni in materia di sicurezza sociale a decorrere dal 3 luglio 2019. L’obiettivo è uniformare la gestione dei flussi con le istituzioni degli altri Stati UE, SEE e Svizzera, definendo al contempo il presidio organizzativo interno dell’INPS, le modalità transitorie di utilizzo della piattaforma RINA e la successiva evoluzione verso applicativi nazionali dedicati.

Quadro normativo e ambito di applicazione

La circolare richiama i regolamenti (CE) n. 883/2004 e n. 987/2009, entrati in vigore il 1° maggio 2010, che hanno sostituito i precedenti regolamenti comunitari in materia di sicurezza sociale. Tali disposizioni si applicano agli Stati membri dell’Unione europea, ai Paesi SEE (Islanda, Liechtenstein e Norvegia) e alla Svizzera. L’ambito copre più settori della previdenza sociale: prestazioni pensionistiche e non pensionistiche, legislazione applicabile, distacchi, recupero di contributi e prestazioni indebite.

Struttura del sistema EESSI

Il sistema EESSI si basa sui Business Use Cases (BUC), approvati dalla Commissione amministrativa, e sugli Structured Electronic Document (SED) che compongono i flussi informativi. Ogni processo amministrativo è fondato su due ruoli:

• case owner, cioè l’istituzione che avvia il caso con il primo SED;
• counterparty, cioè l’istituzione destinataria del primo messaggio elettronico.

Le pratiche vengono gestite tramite la piattaforma RINA, fornita dalla Commissione europea, oppure tramite applicazioni nazionali ove sviluppate. Il collegamento con l’"Institution Repository" consente di individuare l’istituzione competente per il flusso.

Presidio organizzativo per i diversi settori

La circolare stabilisce un modello organizzativo differenziato in base al settore trattato, con accentramento delle attività presso le Direzioni regionali (DR) o di coordinamento metropolitano (DCM) e con il coinvolgimento delle strutture territoriali nei casi residuali o di competenza locale. Le DR e le DCM devono inoltre comunicare alle direzioni centrali competenti i team individuati per presidiare i singoli flussi EESSI, assicurando risorse adeguate al carico di lavoro.

Settore Pensioni

Per il settore Pensioni, quando l’INPS opera come controparte, resta confermata l’attuale organizzazione in Poli territoriali specializzati per i residenti all’estero, competenti per le istanze provenienti dalle istituzioni degli Stati UE, SEE e Svizzera. Quando l’INPS è titolare-proprietario del caso e riguarda residenti in Italia, l’operatività rimane affidata ai Poli territoriali specializzati per i residenti in Italia, ove costituiti, o alle strutture territoriali già incaricate della gestione delle pensioni in regime comunitario.

Le DR e le DCM possono proporre, senza incremento delle posizioni organizzative, una ulteriore polarizzazione regionale o interregionale della gestione delle domande dei residenti in Italia, anche ampliando le competenze dei Poli per i residenti all’estero. La proposta è sottoposta alla verifica di coerenza della DCOSI e della Direzione centrale Pensioni. In questa fase transitoria, le pratiche sono elaborate tramite NACI, applicativo nazionale in corso di realizzazione; fino a quel momento, per gli Stati già EESSI ready, resta utilizzabile RINA.

Settore Ammortizzatori sociali

Nel settore degli Ammortizzatori sociali, comprendente disoccupazione, prestazioni familiari, malattia e maternità, l’avvio di EESSI determina l’accentramento delle attività a livello regionale/metropolitano. La scelta è motivata dall’esigenza di razionalizzare i flussi di lavoro, superando la precedente gestione cartacea di richieste, formulari serie E e Paper SED, diffusi su tutto il territorio ma poco adatti a una specializzazione operativa.

Le DR e le DCM sono configurate come istituzione competente rispetto agli Stati interessati e gestiscono, tramite uno o più team della funzione manageriale "Ammortizzatori sociali", tutte le interlocuzioni EESSI delle strutture territoriali della rispettiva area. I team curano gli scambi telematici in entrata e in uscita con le istituzioni estere, compresa la compilazione dei SED all’interno dei BUC.

Le strutture territoriali continuano a istruire e liquidare le domande di prestazioni italiane, mentre la fase internazionale viene demandata alla struttura regionale/metropolitana che accede a RINA. Resta invece escluso dal sistema EESSI il rilascio dei documenti portatili U1 e U2, che continua a essere di competenza delle singole strutture territoriali, con eventuale supporto tecnico-amministrativo dei referenti regionali/metropolitani.

Settore Entrate e legislazione applicabile

Per il settore Entrate, il rilascio del documento portatile A1 relativo alla legislazione applicabile non rientra in EESSI e rimane affidato alle strutture territoriali nell’ambito della macroattività "Anagrafica e flussi". Diversa è la gestione degli scambi EESSI relativi ai BUC della serie LA, che viene accentrata presso DR e DCM.

Le DR, già sedi Polo per gli accordi di cui all’articolo 16 del regolamento (CE) n. 883/2004, continuano a trattare il flusso LA_BUC_01 (eccezione art. 16) e curano, per le strutture del territorio di riferimento, gli scambi come case owner e counterparty nei seguenti casi:

• LA_BUC_02: determinazione della legislazione applicabile ex art. 13;
• LA_BUC_03: notifica di informazioni rilevanti (Titolo II);
• LA_BUC_06: richiesta di maggiori informazioni (Titolo II);
• LA_BUC_04: notifica del distacco ex art. 12;
• LA_BUC_05: notifica della legislazione applicabile ex art. 11.

Le strutture regionali/metropolitane gestiscono le comunicazioni e le richieste di informazioni verso istituzioni estere e trasmettono i relativi SED A009 e A010 per i flussi di distacco e legislazione applicabile. Per le regioni o aree metropolitane prive di Poli dedicati all’art. 16, le DR/DCM agiscono comunque come istituzione competente per gli stessi BUC. Fino al completamento dell’applicazione nazionale, gli scambi avvengono tramite RINA.

Settore Recuperi contributi e prestazioni indebite

La normativa comunitaria prevede una disciplina specifica anche per il recupero di contributi e prestazioni indebite, con i BUC "Recovery" e i SED della serie R. Si tratta di un ambito trasversale che coinvolge i settori Pensioni, Ammortizzatori sociali ed Entrate.

In fase di avvio, gli scambi relativi ai BUC Recovery avvengono esclusivamente tramite RINA. La gestione è accentrata presso DR o DCM in base alle competenze funzionali; tali strutture curano gli scambi con le istituzioni estere sia come case owner sia come counterparty. Se per la definizione della pratica è necessario il coinvolgimento delle strutture territoriali, queste vengono chiamate in causa dalla DR/DCM con i consueti canali istituzionali. Analogamente, le richieste di assistenza provenienti dal territorio sono veicolate dalle DR/DCM verso le istituzioni competenti degli altri Paesi.

Valorizzazione delle attività e monitoraggio

Le attività svolte tramite EESSI saranno oggetto, a regime, di analisi da parte della Direzione centrale Pianificazione e controllo di gestione, per la corretta imputazione delle risorse impiegate e della produzione tra DR, DCM e strutture territoriali. La circolare evidenzia quindi anche un’esigenza di monitoraggio gestionale e contabile degli effetti organizzativi del nuovo sistema.

Aspetti tecnico-procedurali e abilitazioni a RINA

Le DR e le DCM dispongono di una installazione della piattaforma RINA per la gestione dei BUC per i quali non è ancora disponibile un’applicazione nazionale. Le istruzioni operative per l’uso dell’applicazione e per l’autorizzazione all’accesso sono contenute nell’Allegato n. 6.

Le strutture regionali/metropolitane devono comunicare alla casella EESSIUtentiRINA@inps.it gli utenti abilitati e il settore per cui sono autorizzati. La piattaforma consente la visione di tutte le pratiche avviate o ricevute dall’unità organizzativa competente, ma ciascun utente può operare solo sui settori autorizzati. Le pratiche in arrivo come counterparty o da avviare come case owner devono essere prese in carico da un utente autorizzato fino alla definizione completa; un utente profilato come superuser può riassegnare la pratica ad altro operatore.

Se un SED ricevuto non è di competenza dell’Istituto o appartiene a un altro Polo/Sede, deve essere tempestivamente inoltrato all’ufficio competente tramite SED X007, secondo le istruzioni dell’allegato. La nuova disciplina riguarda solo le pratiche nuove; gli scambi già avviati prima del 3 luglio 2019 restano regolati dalle modalità precedenti.

Trattamento dei dati personali

La circolare chiarisce il regime privacy applicabile all’uso della piattaforma RINA, richiamando il GDPR, il d.lgs. n. 101/2018 e il d.lgs. n. 196/2003 come modificato. Gli utenti INPS abilitati sono qualificati come "Persone autorizzate" ai sensi della normativa vigente.

Il Direttore regionale o di coordinamento metropolitano, mediante ordine di servizio, individua i dipendenti autorizzati, il settore di attività e l’ambito del trattamento consentito, formalizzando così l’abilitazione. L’ambito del trattamento è circoscritto dal settore assegnato e dalle operazioni che l’operatore è autorizzato a compiere. Gli ordini di servizio devono essere trasmessi alla DCOSI e alle Direzioni di prodotto.

Deroghe e gestione transitoria con Stati non pronti

Per garantire continuità amministrativa e tutela dei diritti, la circolare prevede che, dal 3 luglio 2019, con gli Stati non ancora EESSI ready per uno o più BUC possano continuare gli scambi con qualsiasi documento, anche in formato o struttura obsoleti. Uno Stato è considerato EESSI ready per un determinato BUC solo quando tutte le istituzioni competenti sono pronte allo scambio telematico.

La lista degli Stati EESSI ready sarà pubblicata sul portale intranet EESSIGate e costantemente aggiornata. Fino alla dichiarazione di prontezza per un dato BUC, restano valide le modalità tradizionali. In particolare:

• nel settore Pensioni continuano a essere utilizzabili i formulari della serie E e la stazione di lavoro C.I.;
• nel settore Ammortizzatori sociali continuano a essere utilizzabili i formulari della serie E e i Paper SED;
• per i rimborsi delle indennità di disoccupazione ex art. 65 del regolamento (CE) n. 883/2004 e art. 70 del regolamento (CE) n. 987/2009 restano in uso i Paper SED della serie U.

Viene inoltre richiamata la disciplina dell’Organismo di collegamento per tali rimborsi, già attribuito alla Direzione regionale Lazio e ora trasferito alla Direzione di coordinamento metropolitano di Roma. Gli scambi iniziati con modalità tradizionali o con altre modalità telematiche restano gestiti con le medesime modalità e non devono essere importati in RINA o nei futuri applicativi nazionali.

Supporto e canali di contatto

Le segnalazioni di carattere amministrativo devono essere inoltrate esclusivamente a EESSIHelp.amministrativo@inps.it. Le segnalazioni relative all’uso dell’applicativo RINA devono essere inviate all’Help Desk istituzionale. Le informazioni sulle novità funzionali di RINA comunicate dalla Commissione europea saranno trasmesse ai Poli e agli utenti abilitati tramite l’ing. Barbara Ingrosso, EESSI Single Point of Contact, all’indirizzo EESSIspoc@inps.it.