Circolare numero 120 del 27-5-1997

Nuova procedura per la gestione dei dati degli uffici pagatori delle pensioni

La circolare descrive la nuova procedura informatica realizzata nell’ambito del progetto di reingegnerizzazione dell’area pensioni. Essa sostituisce il precedente modello di gestione degli uffici pagatori con una base dati nazionale e una locale, integrate tra loro e aggiornate automaticamente, al fine di migliorare la qualità del dato e supportare il colloquio telematico con gli enti pagatori.

Obiettivi del progetto e impostazione generale

La procedura è costruita secondo criteri organizzativi e progettuali più moderni, fondati su due assi principali:

• razionalizzazione dei dati, con organizzazione in basi dati relazionali e definizione unica delle informazioni comuni, come nel caso degli istituti di credito referenziati dai singoli sportelli;
• attribuzione a ciascuna struttura della responsabilità di gestione dei dati degli uffici pagatori di propria competenza.

La nuova applicazione introduce inoltre funzionalità aggiuntive di consultazione, stampa, liste e selezioni specializzate, utili agli operatori. È previsto anche l’accesso ai dati di tutti gli uffici pagatori presenti a livello nazionale, indipendentemente dalla competenza territoriale, con individuazione automatica della base dati da consultare.

Architettura della procedura

La struttura informatica prevede:

• una base dati nazionale, collocata sul sistema centrale, contenente i dati di tutti gli uffici pagatori;
• una base dati locale, collocata sul sistema dipartimentale, contenente i dati degli uffici utilizzabili dalla singola Sede.

L’allineamento tra le due basi dati è effettuato automaticamente dal sistema.

Tipologie di uffici pagatori gestiti

La nuova base dati consente una gestione differenziata delle seguenti tipologie di uffici pagatori:

• agenzie dell’Ente Poste, cioè uffici postali;
• sedi, agenzie e sportelli degli istituti di credito che pagano pensioni in Italia;
• istituti di credito che pagano pensioni all’estero;
• uffici di Cassa Sede.

La circolare segnala che, con il completamento del progetto, sarà progressivamente abbandonato il pagamento delle pensioni tramite uffici pagatori di Cassa Sede.

Competenze per l’inserimento e la variazione dei dati

Agenzie dell’Ente Poste

La competenza per inserire e variare i dati degli uffici postali è attribuita alla Sede provinciale nel cui territorio è situata l’agenzia. L’aggiornamento eseguito dalla Sede provinciale si riflette automaticamente sulla base dati nazionale e sulle basi dati delle Sedi zonali e dei Centri operativi della provincia.

Dipendenze degli istituti di credito in Italia

Per gli sportelli degli istituti di credito che effettuano il pagamento delle pensioni in Italia, la competenza è attribuita alla Sede provinciale territorialmente competente. Anche in questo caso l’aggiornamento della Sede provinciale determina l’aggiornamento automatico della base dati nazionale e delle basi dati delle strutture dipartimentali della provincia.

Per gli istituti di credito che stipulano per la prima volta una convenzione con l’Istituto, l’inserimento dei dati è affidato alla Direzione Centrale per la Tecnologia Informatica e alla Direzione Centrale Ragioneria e Finanza. Le medesime Direzioni Centrali curano anche le variazioni dei dati degli istituti già convenzionati, come nei casi di cambio denominazione sociale o fusioni. Le modifiche sulla base dati nazionale si propagano automaticamente a tutte le basi dati dipartimentali interessate.

Istituti di credito che pagano pensioni all’estero

Per gli istituti di credito che effettuano il pagamento delle pensioni all’estero, la competenza all’inserimento e alla variazione dei dati spetta alla Direzione Generale, in quanto i dati hanno validità nazionale. L’aggiornamento della base dati nazionale comporta il riallineamento automatico di tutte le basi dati dipartimentali.

Uffici pagatori di Cassa Sede

La gestione degli uffici pagatori di Cassa Sede è attribuita alla Direzione Generale. Le eventuali richieste di definizione di nuovi uffici di Cassa Sede devono essere inoltrate alla Direzione Centrale per le Pensioni. Anche questi dati hanno validità nazionale e, una volta aggiornati nella base dati centrale, si propagano automaticamente a tutte le basi dati dipartimentali.

La circolare precisa che nell’allegato 2 sono riportati i codici degli uffici pagatori di Cassa Sede già previsti dalla base dati. La codifica nazionale è stata adottata per consentire alle procedure di gestione di riconoscere il motivo per cui una pensione non può essere pagata tramite i consueti canali, ad esempio nei casi di pensioni in corso di eliminazione o interessate a sostituzione in favore dello Stato.

Normalizzazione dei dati e avvio operativo

Il caricamento della nuova base dati è stato effettuato utilizzando i dati degli uffici pagatori definiti con le precedenti modalità alla data del 6 giugno 1997. Da tale data i nuovi uffici pagatori devono essere definiti direttamente dalle Sedi provinciali competenti sulla nuova base dati.

Prima del caricamento è stata effettuata una normalizzazione dei dati, con la collaborazione degli istituti di credito. Le Sedi provinciali devono completare la normalizzazione dei dati di propria competenza, relativi alle agenzie dell’Ente Poste e alle dipendenze degli istituti di credito presenti nella provincia, entro il 30 giugno 1997.

In particolare, deve essere verificata ed eventualmente completata la denominazione e l’indirizzo degli uffici pagatori, poiché tali dati sono utilizzati per le comunicazioni ai pensionati, come nei modelli TE08 e O bis M.

Utilizzo della nuova base dati e dismissione delle vecchie procedure

Dal 1° luglio 1997 le procedure delle pensioni sono modificate in modo da non consentire più la localizzazione di pensioni presso uffici pagatori non definiti nella nuova base dati.

Dalla stessa data risultano inoperanti le basi dati, centrale e periferica (DS 29), precedentemente in uso.

Accesso alla procedura e profili autorizzativi

Le funzioni di consultazione, ricerca e stampa sono accessibili a tutti gli operatori. Le funzioni di inserimento e variazione dei dati sono invece riservate agli operatori autorizzati.

L’autorizzazione è rilasciata dal responsabile dell’Area Pensioni, mediante assegnazione dell’abilitazione alla procedura "UP00", da effettuarsi con la procedura "UTPEN" funzione "2", secondo le modalità richiamate dal messaggio n. 9869 del 17 ottobre 1996.

Programmi, archivi e moduli della procedura

La circolare riporta l’elenco dei principali componenti applicativi della nuova procedura, tra cui:

• moduli di controllo accessi e menu per i diversi livelli di autorizzazione;
• programmi di allineamento archivi, ricerca, elenco, consultazione, inserimento, variazione e stampa degli uffici pagatori;
• moduli di aggiornamento degli archivi centrali e degli archivi AS/400;
• moduli dedicati a liste di codici ABI, denominazioni abbreviate, sedi e province, tipologie degli sportelli.

È inoltre richiesto di verificare la presenza, sul sistema dipartimentale AS/400 dell’Area Prestazioni, dei moduli PTVPW00, relativo al controllo accessi, e PCOCO20, relativo alla gestione generalizzata dei Comuni.

Soggetti realizzatori e interlocutori per i chiarimenti

La procedura è stata realizzata da IBM SEMEA e dal SIR degli Abruzzi, in collaborazione con la Direzione centrale per la Tecnologia Informatica, la Direzione Centrale Ragioneria e Finanza e la Direzione Centrale per le Pensioni.

Per eventuali chiarimenti, le Sedi possono rivolgersi al SIR degli Abruzzi e alle Direzioni Centrali indicate.