Risposta n. 417 del 17/10/2019

Note spese e giustificativi: dematerializzazione e conservazione dei documenti extra-UE

L’interpello riguarda la possibilità per una società di gestire in modo completamente informatizzato le note spese dei dipendenti e i relativi giustificativi, con successiva distruzione dei documenti cartacei. Il tema centrale è la qualificazione, ai fini della conservazione sostitutiva, delle fatture e ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-UE e allegate alle note spese.

Contesto fattuale

L’istante rappresenta di gestire un elevato numero di note spese, già contabilizzate automaticamente, conservando però in originale i documenti giustificativi consegnati dai dipendenti. In considerazione dell’evoluzione tecnologica e dell’introduzione della fatturazione elettronica, intende adottare un sistema più informatizzato, che consenta:

• la dematerializzazione delle note spese e dei relativi giustificativi;
• la distruzione dei documenti cartacei;
• una riduzione dei tempi di gestione;
• il trattamento dell’intero processo fino alla contabilizzazione nei registri.

Il sistema descritto viene indicato come idoneo a garantire i requisiti di immodificabilità, inalterabilità e leggibilità nel tempo richiesti dalla normativa civile e fiscale in materia di conservazione sostitutiva.

Quesito del contribuente

La società chiede, in sintesi:

• se, ai sensi dell’articolo 39, comma 3, del d.P.R. n. 633/1972, le fatture e ricevute di pagamento emesse da soggetti extra-UE, allegate alle note spese, possano essere considerate documenti originali non unici;
• in subordine, se tale qualifica debba essere verificata caso per caso, in relazione a ciascun documento, quando esista uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato extra-UE di provenienza.

Soluzione interpretativa proposta dall’istante

L’istante ritiene che la dematerializzazione dei giustificativi di spesa debba avvenire secondo l’articolo 4, comma 1, del DM 17 giugno 2014, senza intervento di notaio o pubblico ufficiale, perché i documenti sarebbero qualificabili come documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del d.lgs. n. 82/2005 (CAD) e della circolare n. 36/E del 2006.

Quanto al profilo extra-UE, l’istante sostiene, in via subordinata, che la qualifica di originale non unico ricorrerebbe laddove esista uno strumento di reciproca collaborazione valido ai fini delle imposte dirette con lo Stato estero da cui proviene il documento.

Normativa e prassi richiamate dall’Agenzia

L’Agenzia richiama:

• il d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (CAD);
• i DPCM 22 febbraio 2013, 3 dicembre 2013 e 13 novembre 2014;
• il DM 17 giugno 2014;
• l’articolo 39, comma 3, del d.P.R. n. 633/1972;
• le risoluzioni n. 46/E del 10 aprile 2017, n. 96/E del 21 luglio 2017 e n. 161/E del 2007;
• la circolare n. 5/E del 29 marzo 2018;
• la circolare n. 36/E del 6 dicembre 2006;
• la circolare n. 19/E del 31 ottobre 2018.

Viene inoltre ricordato che i documenti informatici rilevanti fiscalmente devono presentare caratteristiche di immodificabilità, integrità e autenticità.

Valutazione dell’Agenzia sulla dematerializzazione delle note spese

Secondo l’Agenzia, se il processo ipotizzato garantisce effettivamente i requisiti richiesti dalla normativa in materia di conservazione digitale, non vi sono ostacoli alla sostituzione dei documenti analogici con quelli informatici e alla gestione interamente dematerializzata del procedimento.

Restano fermi, tuttavia, tutti gli ulteriori requisiti per la deducibilità dei costi, tra cui inerenza, competenza e congruità, nonché le regole di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

Qualificazione dei giustificativi di spesa

L’Agenzia osserva che, in via generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori obbligati agli adempimenti fiscali. Per questa ragione, richiama la nozione di documento analogico originale non unico di cui all’articolo 1, lettera v), del CAD, cioè il documento di cui sia possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.

In linea con la risoluzione n. 161/E del 2007, la nota spese e i relativi giustificativi possono dunque rientrare tra i documenti analogici originali non unici quando il contenuto sia ricostruibile mediante la combinazione dei giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità.

Conservazione sostitutiva senza intervento del pubblico ufficiale

Quando i giustificativi sono documenti analogici originali non unici, la loro conservazione elettronica può essere effettuata ai sensi del combinato disposto degli articoli 3 e 4 del DM 17 giugno 2014 senza necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità delle copie informatiche o delle copie per immagine su supporto informatico.

Giustificativi originali unici e documenti extra-UE

Diversamente, se il giustificativo non consente di risalire al suo contenuto tramite altre scritture o documenti obbligatoriamente conservati, esso ha natura di documento analogico originale unico e, in tal caso, la conservazione sostitutiva richiede l’intervento del pubblico ufficiale ai sensi dell’articolo 4, comma 2, del DM 17 giugno 2014.

La stessa conclusione vale per i giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra-UE con i quali non esiste reciproca assistenza in materia fiscale o non è assicurato un effettivo scambio di informazioni. L’Agenzia precisa che tale nozione comprende i Paesi inseriti nella white list del DM 4 settembre 1996 e quelli con cui sussistono convenzioni contro le doppie imposizioni, accordi internazionali specifici o disposizioni comunitarie in materia di assistenza amministrativa.

In queste ipotesi, i documenti devono essere considerati originali unici, con conseguente necessità di conservazione secondo le regole più rigorose. L’Agenzia evidenzia anche che, se l’originale analogico in possesso del soggetto italiano viene distrutto, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altri documenti o scritture.

Parere finale dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia conclude che:

• al quesito sub a) deve essere data risposta negativa, perché i giustificativi extra-UE non possono essere considerati automaticamente documenti originali non unici;
• al quesito sub b) deve essere data risposta positiva, ma solo nei limiti in cui esista una reciproca assistenza in materia fiscale o un effettivo scambio di informazioni con lo Stato extra-UE di provenienza del documento.

In sintesi, la dematerializzazione delle note spese è ammessa, ma la possibilità di distruggere i cartacei senza intervento pubblico dipende dalla natura dei giustificativi e, per quelli esteri extra-UE, dall’esistenza di adeguati strumenti di cooperazione fiscale con il Paese di origine.