Circolare numero 159 del 11-6-1992

Consultazione del data base centrale degli archivi sanitari

La circolare disciplina l’attivazione di nuove transazioni per la consultazione del data base centrale dei medici e dell’iter sanitario delle domande di prestazioni previdenziali connesse agli stati invalidanti. L’obiettivo è consentire agli uffici competenti di ottenere prospetti gestionali e statistici aggiornati in tempo reale, con consultazione sia a video sia, ove possibile, su supporto cartaceo.

Ambito soggettivo e territoriale di consultazione

Le transazioni sono accessibili con livelli diversi di competenza territoriale.

• Le Direzioni Centrali e le altre Strutture Centrali possono estrarre dati relativi a ogni Regione, S.A.P. e Centro Operativo.
• Le Sedi Regionali possono consultare i dati della propria Regione, delle S.A.P. e dei Centri Operativi di competenza.
• Le S.A.P. e i Centri Operativi possono interrogare i dati della S.A.P. Provinciale, delle eventuali S.A.P. Zonali e di tutti i Centri Operativi operanti nella provincia di appartenenza.

La tempestività e la completezza degli archivi dipendono dalla corretta applicazione della procedura automatizzata da parte degli Uffici Sanitari delle S.A.P. e dei Centri Operativi e dalla frequenza con cui le S.A.P. trasmettono i dati al Sistema Centrale tramite il programma 3796.

Tipologie di dati consultabili

La procedura mette a disposizione:

• dati gestionali delle domande, con informazioni individuali, elenchi, fasi dell’istruttoria, medici intervenuti, esami specialistici, esito e codici nosologici;
• dati gestionali dei medici, con anagrafiche, elenchi per sede di attività o appartenenza, qualifica, specializzazione e domande in carico;
• dati statistici, relativi a esiti e giacenze e ai tempi medi di definizione.

Alcune funzioni risultano indicate come non disponibili immediatamente al momento del rilascio.

Informazioni riservate

La circolare precisa che alcune informazioni sono consultabili solo da utenti specificamente autorizzati, in analogia a quanto già previsto per la procedura di acquisizione dati operante presso S.A.P. e Centri Operativi. Le informazioni riservate riguardano soltanto i dati di tipo gestionale e, in particolare:

• per le domande: medici che hanno trattato la pratica, esami specialistici richiesti, esito sanitario, codici nosologici;
• per i medici: domande in carico al singolo medico.

Prospetti gestionali delle domande

I prospetti richiamati dai pannelli GD consentono diverse modalità di consultazione.

Dati anagrafici e iter della domanda

Dal pannello GD4, opzione 1, sono disponibili i dati anagrafici del titolare e gli elementi identificativi della domanda, tra cui cognome e nome, luogo e data di nascita, numero di riferimento B.I., sesso, codici della sede, zona e Centro Operativo, numero della domanda, data di inizio della fase di trattazione, codice della fase e ciclo sanitario.

Con l’opzione 2 sono visualizzati i dati della domanda e dell’iter sanitario, includendo:

• numero e data di presentazione della domanda;
• sede presso cui è stata presentata;
• codice e descrizione della fase di trattazione;
• data di inizio della fase;
• ciclo sanitario;
• codici, date di inizio e descrizione in chiaro di ogni fase dell’iter sanitario.

Medici che hanno trattato la pratica

Con l’opzione 3, riservata agli utenti sanitari, sono riportati i dati della domanda e, per ciascun medico intervenuto, il progressivo presso la sede di attività, cognome e nome, data di attribuzione della pratica, qualifica, ruolo e settore di attività.

Esami specialistici richiesti

Con l’opzione 4, anch’essa riservata agli utenti sanitari, sono visualizzati i dati della domanda e gli esami specialistici richiesti per la definizione della pratica, con codice, descrizione e indicazione della natura dell’esame:

• E = esame eseguito da specialisti o strutture in rapporto di convenzione;
• I = esame eseguito da personale medico di ruolo dell’Istituto.

Decisione medica e codici nosologici

Con l’opzione 5, riservata agli utenti sanitari, sono esposti i dati della domanda e ulteriori informazioni quali categoria, tipo e specifica della domanda, patronato, esito e data dell’esito, decisione medica per inabilità, invalidità e assegno di accompagnamento, oltre a categoria e numero del certificato di eventuale pensione liquidata e codifica con descrizione dei codici nosologici.

Prospetti per elenchi delle domande

I pannelli GD6, GD7 e GD8 producono elenchi per S.A.P. o per S.A.P. e codici specifici.

• GD6: elenca le domande in carico alla S.A.P. con numero, titolare, data e sesso, dati di nascita, data di presentazione e categoria; riporta il totale delle domande in carico.
• GD7: elenca le domande per S.A.P. e codice esito, con numero, titolare, data di presentazione, categoria, data, codice e descrizione dell’esito; riporta il totale delle domande estratte.
• GD8: elenca le domande per S.A.P. e codice nosologico, con numero, titolare, data di presentazione, categoria, data e codice esito, decisione sanitaria distinta per inabilità, invalidità e assegno di accompagnamento, nonché codifica e descrizione dei codici nosologici; riporta il totale delle domande estratte.

Prospetti gestionali dei medici

I pannelli GM consentono la visualizzazione dei dati dei medici e delle loro attività.

Dati individuali del medico

I prospetti ottenuti dai pannelli GM2 e GM3 riportano i dati anagrafici e amministrativi del medico, tra cui cognome e nome, sede, zona, Centro Operativo e progressivo presso sede di attività e di appartenenza, dati di nascita, sesso, matricola INPS, codice fiscale, qualifica, specializzazioni, ruolo, date di assegnazione e cessazione dalla sede, e settore di attività.

Domande in carico al medico

Dal pannello GM5, riservato agli utenti sanitari, si ottiene l’elenco di tutte le domande trattate dal medico, suddivise per S.A.P. e Centro Operativo. Per ciascuna domanda sono indicati numero, titolare, data di presentazione, categoria, data di attribuzione al medico, codice e data dell’esito amministrativo e decisione medica relativa a inabilità, invalidità e assegno di accompagnamento.

Elenchi di medici per sede, qualifica e specializzazione

I pannelli GM6, GM7 e GM8 producono rispettivamente:

• elenchi di medici per sede di attività, sede di appartenenza o attività fuori sede di appartenenza, con selezione per ruolo, capitolato o tutti;
• elenchi per qualifica, distinguendo primari, aiuto e assistenti;
• elenchi per specializzazione, con indicazione dei codici e delle descrizioni delle specializzazioni selezionate.

Elenchi generali

Dal pannello GM9, disponibile solo per le Direzioni Centrali, sono prodotti tre prospetti generali:

• alfabetico;
• per qualifica;
• per specializzazione.

Prospetti statistici

Le elaborazioni statistiche richiamabili dai pannelli SD sono riferite alle domande e non ai medici; per i medici le transazioni statistiche non sono disponibili.

Esiti e giacenze

Il prospetto SD4 rileva le domande definite sanitariamente nel periodo prescelto e quelle giacenti all’inizio e alla fine del periodo. La definizione sanitaria richiede la presenza nel fascicolo automatizzato delle fasi DM (decisione del medico) e RI (registrazione statistica da parte dell’infermiera).

Nel periodo considerato il prospetto evidenzia:

• giacenza iniziale;
• domande pervenute;
• domande definite;
• decisioni mediche distinte per definizione su atti o con visita;
• esiti accolte, accolte in subordine, respinte;
• giacenza finale;
• differenza algebrica tra giacenza finale e iniziale.

Tempi medi

Il prospetto SD5 riguarda le domande definite amministrativamente con data esito compresa nel periodo richiesto. Sono indicati:

• il totale delle pratiche registrate nel data base centrale che soddisfano i requisiti di selezione;
• le pratiche considerate ai fini del calcolo dei tempi medi, al netto delle cause di esclusione;
• il tempo medio di definizione delle domande, espresso in mesi e giorni;
• il tempo medio di durata dell’iter sanitario;
• il numero di pratiche con tempi medi entro 30, 90, 120 giorni e oltre 120 giorni;
• il tempo medio della fase amministrativa dell’istruttoria;
• il tempo medio di invio al sanitario;
• il tempo medio di ritorno dal sanitario.

Sono specificate due cause di esclusione principali: fascicoli con iter sanitario incompleto e date di riferimento fuori sequenza cronologica. La circolare precisa inoltre che il tempo medio totale di definizione è calcolato tra la data di inizio della fase e la data dell’esito, mentre il tempo medio dell’iter sanitario è calcolato tra le fasi EI e RI.

Modalità di accesso alla procedura

Per gli utenti centrali e per gli utenti che non operano presso gli Uffici Sanitari, l’accesso avviene da PC o terminale collegato al sistema centrale tramite la stringa di login indicata; nel pannello QMF va digitata la sigla QMF sia come password sia come procedura, salvo diversa password per gli utenti centrali. Successivamente viene digitata la transazione TSO GASAN e la scelta dei dati prosegue nei pannelli dell’allegato 5.

Per gli utenti sanitari, dopo l’installazione della procedura sui PC dell’Ufficio Sanitario, dal menu generalizzato si seleziona la funzione Archivi Centrali del Sanitario; nel pannello successivo si inserisce la password già utilizzata per l’accesso ai dati riservati della procedura automatizzata di cui alla circolare n. 176 del 21 luglio 1990. In questo modo i programmi centrali riconoscono l’utente sanitario e consentono la visualizzazione dei dati riservati.

Attivazione dell’elaborazione e stampa dei prospetti

I pannelli dell’allegato 5 guidano la selezione dei parametri per l’elaborazione. Con l’ultimo invio della sequenza logica selezionata si avvia il processo sui dati presenti negli archivi centrali. Il tempo di elaborazione varia in funzione della complessità della ricerca: è più rapido per una sola S.A.P. e più lento per un’intera Regione.

I report prodotti sono memorizzati in data-set e risultano stampabili immediatamente solo se l’utente dispone di una stampante collegata al sistema centrale e registrata nel profilo utente tramite il tasto PF11 dal pannello di login. È comunque sempre disponibile la copia del video sulla stampante del Personal Computer per i report in formato 24 righe per 80 colonne.

Semplificazione degli adempimenti cartacei

Dal mese di luglio 1992, per le domande di pensione regolarmente acquisite e gestite con la procedura automatizzata, non è più necessario compilare:

• il registro mod. SS.5 Pens, contenente il rendiconto statistico sanitario dei singoli medici;
• il mod. SS.5 Uff. San. (A) trimestrale, relativo all’attività svolta dai medici della sede;
• il mod. SS.5 bis annuale, contenente il resoconto statistico complessivo dell’attività svolta dall’Ufficio Sanitario della sede.

La circolare aggiunge che, una volta perfezionati e resi completi i prospetti "esiti e giacenze", verrà abolita anche la compilazione del modello 14.O/H.

Allegati e tabelle di supporto

Sono richiamati numerosi pannelli e tabelle di consultazione utili all’interpretazione dei dati, tra cui le tabelle dei codici del data base relative a Regioni, sedi provinciali e zonali, centri operativi, comuni, categorie di pensione, tipo e specifica della domanda, fasi dell’iter sanitario, esiti, esami specialistici, codici nosologici, qualifiche e specializzazioni mediche. Tali tabelle consentono la corretta lettura dei report prodotti dalla procedura.