Circolare numero 122 del 9-6-1998

Stazione di lavoro per le convenzioni internazionali: modifiche e ulteriori opzioni

La circolare illustra l’evoluzione della Stazione di lavoro per le convenzioni internazionali, già introdotta con la circolare n. 109 del 13 maggio 1997, evidenziando il passaggio a una versione più avanzata e funzionale. L’obiettivo dichiarato è quello di razionalizzare e velocizzare gli adempimenti dell’area internazionale, migliorando sia la fase istruttoria sia quella di definizione delle domande, fino alla stampa automatizzata dell’estratto contributivo E205/E505-I.

Inquadramento della nuova funzione "Gestione conto"

La principale innovazione è costituita dall’opzione "Gestione Conto", che consente di eliminare le operazioni manuali precedentemente necessarie per l’elaborazione dei prospetti contributivi internazionali. Attraverso tale funzione la procedura è in grado di emettere automaticamente l’estratto contributivo internazionale su modello E205/E505, con ricadute positive in termini di rapidità, omogeneità del prodotto e integrazione con le procedure pensioni.

Elaborazione e stampa del modello E205/E505-I

Il modello E205/E505 rappresenta la versione integrata approvata a livello CEE nel quadro delle iniziative della Commissione Amministrativa per la sicurezza sociale dei lavoratori migranti, in attuazione degli articoli 50 e 117 del Regolamento n. 574/72. La circolare ricorda che l’art. 50 ha introdotto una procedura di ricostruzione anticipata della carriera assicurativa europea, mentre l’art. 117, arricchito dal Regolamento n. 1290/97, ha favorito un uso più esteso dell’informatica nelle procedure amministrative di definizione delle prestazioni.

Il modello prodotto dalla Stazione di lavoro costituisce la sintesi di tali evoluzioni normative e operative. Esso è destinato a essere scambiato sia nei circuiti cartacei tradizionali, sia, in prospettiva, per via telematica con le Istituzioni competenti dei Paesi membri aderenti al progetto pilota TESS. La circolare segnala inoltre che sono in corso scambi di prova estesi ad altri formulari della serie "E200", con l’obiettivo di giungere a uno scambio telematico integrale delle informazioni necessarie per la definizione delle domande di pensione in regime CEE.

Sostituzione dei modelli cartacei e rapporti con le istituzioni estere

La versione a stampa dei modelli E205/E505 deve sostituire gli attuali modelli cartacei E205 e, più in generale, tutti gli estratti contributivi cartacei utilizzati nei rapporti con le Istituzioni competenti dei Paesi legati all’Italia da convenzioni bilaterali di sicurezza sociale. Sono già state inviate note informative agli organismi di collegamento esteri per le pensioni a livello CEE ed extra CEE e alle principali Istituzioni competenti, corredate dal fac simile del nuovo modello e dalle relative decodifiche.

Eventuali difficoltà nei rapporti con le Istituzioni estere devono essere tempestivamente segnalate alla Direzione Centrale per i Rapporti e le Convenzioni Internazionali.

Struttura e contenuti del nuovo modello

La circolare descrive le principali differenze del nuovo modello rispetto al tradizionale E205 cartaceo. Cambiano i campi relativi alle Istituzioni, all’assicurato e alla carriera assicurativa. In particolare:

• il riquadro 1 riporta il codice del Paese destinatario;
• il riquadro 2 contiene il numero di matricola presso l’Istituzione destinataria e quello presso l’Istituzione mittente;
• nei casi INPS, il campo 2.2 riporta il numero di EAD 75;
• il riquadro 4 integra il codice automobilistico del Paese di nascita, il codice del Paese di cittadinanza e, se presente, la data di decesso;
• il vecchio riquadro "Avente diritto" è sostituito dal riquadro 10, con i dati del richiedente nei casi di pensione ai superstiti;
• i riquadri da 6 a 9 riportano numeri di fascicolo e dati identificativi delle Istituzioni di istruttoria e in causa;
• il riquadro 11 sostituisce il precedente campo osservazioni e consente annotazioni riferite a casi particolari;
• il nuovo riquadro della carriera assicurativa, articolato in 12 colonne, espone in forma analitica tutti gli elementi della carriera del lavoratore;
• il campo 24 sostituisce il precedente campo 8.1 e riporta i totali dei contributi accreditati con le relative sottodistinzioni.

Per la carriera assicurativa la circolare precisa che le colonne 12-14 indicano i periodi di riferimento dei contributi, le colonne 15-19 il numero di contributi per ciascun periodo, e che, per i modelli emessi dall’INPS, saranno compilate in pratica solo le colonne relative alle settimane e ai mesi. Le colonne 20-23 riportano invece i codici a due caratteri che identificano tipo di periodo, natura, regime e attività mineraria. Per agevolare la lettura, la procedura stampa in coda al modello la decodifica di tali codici, che deve sempre accompagnare anche la trasmissione cartacea alle istituzioni destinatarie.

Modalità operative per l’emissione dei modelli

Per la gestione e la validazione del conto la Stazione richiama i programmi della procedura pensioni, dei quali si presuppone una buona conoscenza; tali programmi possono essere richiamati anche tramite le opzioni "utility". La procedura consente di emettere indistintamente modelli E205 o E505:

• l’E205 si utilizza quando il modello è collegato a una domanda di pensione e si attiva direttamente la funzione "Gestione conto" dopo il prelievo della domanda dall’AS400;
• l’E505 si utilizza quando il modello non è collegato a una domanda di pensione: in tal caso occorre prima acquisire i dati anagrafici dell’interessato tramite "Acquisizione varie" e poi procedere con "Gestione conto".

Quando l’E205/E505 è emesso nel quadro della Decisione 118 e comunque al di fuori della definizione di una domanda di pensione, il calcolo dei contributi utili al diritto è effettuato come se dovesse servire per una pensione di vecchiaia. In tal caso nel campo 11 del formulario compare automaticamente la frase: "Il presente estratto contributivo espone i contributi validi per la pensione di vecchiaia."

Consultazione degli archivi, validazione e aggiornamento del conto

La prenotazione del conto avviene mediante l’apposita barra della funzione "Gestione conto", selezionando le domande presenti sulla Stazione. Dopo la conferma con F10 e la pressione del tasto ESC, la procedura ricerca automaticamente i contributi, consulta gli archivi centrali e preleva i conti dal sistema di sede. Durante tale fase la Stazione resta disponibile per altre attività.

Se la ricerca non si attiva o viene interrotta, il pannello del menu generale o della gestione conto mostra un messaggio apposito; premendo F5 è possibile riavviare la ricerca o interromperla volontariamente. Qualora il conto sia già stato oggetto in precedenza del programma 3677, la Stazione continua a proporre il messaggio di riavvio: in tal caso è opportuno prelevare e gestire il conto con l’opzione "utility". La situazione dei conti è indicata nelle caselle "fase" e "3677" secondo la codifica richiamata dagli aiuti in linea.

Una volta validato il conto, l’operatore deve attivare l’aggiornamento con F2 e, successivamente, procedere alla stampa tramite il menu "stampe". La cancellazione del conto dalla Stazione CI con F4 non interferisce con la procedura pensioni; per la trasmissione dei conti al sistema di sede occorre quindi utilizzare l’opzione "utility". Altri accessi agli archivi degli assicurati possono essere effettuati con la stessa opzione o con il programma 592. Per tutti i conti validati è poi possibile procedere alla "definizione della domanda" con le modalità della procedura pensioni.

Revisione delle lettere tipo CI10, CI11, CI12 e CI13

La circolare dedica un ampio spazio all’aggiornamento delle lettere tipo utilizzate nell’istruttoria delle domande. Le modifiche riguardano forma, contenuto e modalità di selezione dei paragrafi, che ora possono essere scelti da una lista che riporta anche una breve descrizione dei contenuti. Questo rende più agevole la compilazione e più uniforme la corrispondenza.

CI10

La lettera CI10, ridimensionata per effetto del decentramento alle SAP delle domande in regime internazionale, conserva essenzialmente due paragrafi fissi:

• il paragrafo A, per richiedere la trasmissione del fascicolo esistente agli atti della sede destinataria;
• il paragrafo B, per chiedere l’inserimento in ARPA della posizione assicurativa con indicazione del valore IVS di ogni registrazione.

Le sedi possono comunque creare o modificare ulteriori paragrafi con codice di due caratteri alfabetici e/o numerici. I paragrafi sono richiamabili con i codici R o S; il codice C consente l’utilizzo di testo libero.

CI11

Per la CI11 i paragrafi sono stati ridotti e accorpati. La circolare distingue tre formule di base, legate al codice di richiesta:

• R, per la prima richiesta di documenti o informazioni;
• S, per il sollecito successivo;
• C, per le comunicazioni o gli invii di quanto richiesto.

I testi sono stati adeguati anche per chiarire la distinzione tra richieste e solleciti da un lato, e invio/comunicazione dall’altro. Le sedi restano libere di creare ulteriori paragrafi e di modificare quelli esistenti.

CI12

La CI12, indirizzata agli interessati, è stata anch’essa riorganizzata. Sono previste due formule fisse principali:

• una per la prima richiesta, in cui si avverte che la mancanza di documenti o informazioni impedisce la prosecuzione della trattazione e si indica il termine entro il quale rispondere;
• una per il sollecito, che richiama una precedente comunicazione e invita a trasmettere quanto richiesto nel più breve tempo possibile.

Il testo prevede che, in assenza di riscontro, la domanda possa essere definita sulla base della sola documentazione agli atti o essere archiviata. Con il codice C è possibile predisporre una lettera priva di testo fisso iniziale, con testo libero e inserimento di due paragrafi numerici.

CI13

La CI13 è stata arricchita con paragrafi che riproducono stampati in uso presso le sedi, come richieste di accertamenti anagrafici ai Comuni o di fogli matricolari ai Distretti militari. La finalità è consentire agli operatori la compilazione dei vari campi direttamente da tastiera, mantenendo coerenza con le esigenze operative delle sedi.

Modifiche al modello CI29

Anche il modello CI29, relativo ai provvedimenti di reiezione e conferma, è stato aggiornato. L’operatore può selezionare i paragrafi più opportuni da una lista che mostra codice e descrizione sintetica. Nell’oggetto viene inserita automaticamente la data della domanda.

I testi fissi sono stati riscritti in forma più cortese. In caso di respinta, viene comunicata l’impossibilità di accogliere la domanda di pensione con l’indicazione della motivazione e con l’avvertenza sulla possibilità di ricorso al Comitato provinciale INPS. In caso di conferma, la lettera precisa che la domanda è stata esaminata in base alla regolamentazione internazionale sulle assicurazioni sociali e che, per l’assicurazione italiana, si applica la motivazione indicata; anche qui è richiamata la possibilità di ricorso.

Ulteriori funzioni della Stazione

La nuova versione della Stazione consente ulteriori funzionalità di rilievo. Dopo la validazione del conto, gli operatori possono calcolare la retribuzione media settimanale e la retribuzione media pensionabile mediante gli stessi programmi della procedura pensioni. È inoltre possibile acquisire una liquidazione in più fasi successive, trasmettere il record all’AS400 per l’attribuzione del numero di certificato di pensione e richiamare successivamente la domanda con il PGM 6490 per confermare i pannelli.

La barra "Aggiornamento locale delle tabelle" consente la consultazione dei testi di tutti i paragrafi e degli indirizzi dei Patronati, delle sedi INPS e delle Istituzioni estere. Per queste ultime è stata introdotta anche la ricerca per Stato e città. Le tabelle possono essere consultate anche in sede di variazione del CI81.

Aggiornamento del software e requisiti tecnici

La distribuzione degli aggiornamenti è affidata alla Direzione centrale per la tecnologia informatica tramite la funzione MAKEDSK. Gli operatori devono creare i minidischi CIIN03.001, CIIN03.002 e CIIN03.003, che poi vanno caricati sulle Stazioni. Il software è autoistallante: basta inserire il primo dischetto nel drive A e avviare o ripristinare il PC.

Per la piena funzionalità è richiesto che i PC interessati siano almeno Pentium, dotati di scheda token ring e sistema operativo OS/2. La circolare sottolinea inoltre che, poiché la Stazione utilizza per alcune parti i programmi della procedura pensioni, i PC dedicati devono essere costantemente aggiornati anche con quel software. In considerazione della gestione della rete Intranet, è opportuno che siano forniti di sistema operativo OS2 WARP4.

Assistenza operativa e supporto

La Stazione dispone di un manuale operativo consultabile in ogni fase e stampabile integralmente, oltre a una serie di aiuti in linea che consentono una graduale autoistruzione degli operatori. È in preparazione anche una versione ipertestuale del manuale, destinata alla disponibilità via Intranet, e l’aggiornamento del pacchetto didattico già distribuito.

Per eventuali problemi di utilizzo è stato attivato un presidio presso la Sede di Udine, facente capo alla D.ssa Stefania De Lucia, con recapiti telefonici e fax indicati nella circolare. Suggerimenti, richieste di modifica o di implementazione devono essere indirizzati, oltre che alle competenti Direzioni centrali DCRCI e DCTI, anche al responsabile del progetto presso la SAP di Udine.