Direttiva 2023/977

Oggetto, finalità e limiti dell’atto

L’articolo 1 stabilisce norme armonizzate per lo scambio adeguato e rapido di informazioni tra autorità di contrasto competenti. La direttiva disciplina richieste ai punti di contatto unici, comunicazioni spontanee, canale di comunicazione prestabilito e organizzazione dei punti di contatto unici con sistema elettronico unico di gestione dei casi. Non si applica agli scambi già regolati da altri atti UE; non impone di ricorrere a misure coercitive per ottenere le informazioni, di conservarle solo per finalità di comunicazione ad altri Stati membri, né di comunicarle per l’uso come prova. Non crea un diritto all’uso probatorio delle informazioni, che resta subordinato al consenso dello Stato membro che le fornisce.

Definizioni chiave

L’articolo 2 definisce, tra l’altro, le "autorità di contrasto competenti" come autorità di polizia, doganali o altre autorità abilitate dal diritto nazionale a prevenire e individuare reati o condurre indagini, con esclusione delle unità di sicurezza nazionale. Definisce inoltre l’"autorità di contrasto designata", i "reati gravi" (rinvio alla decisione quadro 2002/584/GAI e al regolamento Europol), le "informazioni" e la distinzione tra informazioni direttamente e indirettamente accessibili, nonché i "dati personali" ai sensi della direttiva (UE) 2016/680.

Principi generali dello scambio di informazioni

L’articolo 3 impone agli Stati membri di garantire: principio di disponibilità; accesso equivalente tra scambi interni e transfrontalieri; riservatezza delle informazioni contrassegnate come riservate; principio della proprietà dei dati, che richiede il consenso dello Stato membro o paese terzo originariamente comunicante per ulteriori comunicazioni; principio di affidabilità dei dati, con cancellazione, rettifica o limitazione del trattamento dei dati inesatti, incompleti o non aggiornati e informazione senza ritardo dei destinatari.

Richieste di informazioni ai punti di contatto unici

L’articolo 4 disciplina il contenuto e i requisiti delle richieste: gli Stati membri possono consentire alle autorità di contrasto designate di presentare richieste al punto di contatto unico di un altro Stato membro, con invio contestuale di copia al proprio punto di contatto unico salvo casi sensibili tassativamente indicati. Le richieste devono essere basate su motivi oggettivi di necessità e proporzionalità e sulla ragionevole disponibilità delle informazioni presso lo Stato richiesto. Devono indicare se sono urgenti e, in tal caso, motivarne l’urgenza; devono inoltre contenere dettagli minimi su informazioni richieste, finalità, fatti e reato base, disponibilità delle informazioni, nesso con persone/entità interessate, motivi di urgenza e limiti d’uso. Le richieste vanno presentate in una delle lingue accettate dallo Stato richiesto ai sensi dell’articolo 11.

Tempi di risposta e comunicazione delle informazioni

L’articolo 5 fissa termini massimi: 8 ore per richieste urgenti su informazioni direttamente accessibili; 3 giorni di calendario per richieste urgenti su informazioni indirettamente accessibili; 7 giorni di calendario per tutte le altre richieste. Il termine decorre dal ricevimento della richiesta. È prevista una deroga quando il diritto nazionale richieda un’autorizzazione giudiziaria preventiva: in tal caso lo Stato membro può superare i termini nella misura necessaria per ottenerla, informando subito il richiedente del ritardo e comunicando i dati appena possibile dopo l’autorizzazione. La risposta va resa nella lingua della richiesta e, se inviata a un’autorità designata, copia va trasmessa al punto di contatto unico dello Stato membro richiedente, salvo eccezioni per casi sensibili.

Motivi di rigetto delle richieste

L’articolo 6 elenca in modo tassativo i casi in cui il punto di contatto unico può opporsi alla comunicazione: mancanza di disponibilità delle informazioni, non conformità della richiesta all’articolo 4, diniego dell’autorizzazione giudiziaria quando necessaria, dati personali fuori dalle categorie consentite, dati inesatti/incompleti/non aggiornati non comunicabili, motivi oggettivi legati alla sicurezza nazionale, al buon esito di indagini o alla sicurezza di persone, reati puniti con pena massima pari o inferiore a un anno o fatti non costituenti reato nello Stato richiesto, oppure mancato consenso dello Stato membro o paese terzo originariamente comunicante. Il rigetto deve essere parziale se colpisce solo parte delle informazioni richieste e deve essere motivato entro i termini dell’articolo 5. È previsto un dovere di chiedere chiarimenti o precisazioni quando necessari, con sospensione dei termini in tal caso.

Comunicazione di propria iniziativa e richieste dirette alle autorità di contrasto

Gli articoli 7 e 8 disciplinano due canali ulteriori: la comunicazione spontanea di informazioni tra Stati membri e lo scambio diretto tra autorità di contrasto competenti. La comunicazione di propria iniziativa è facoltativa in generale, ma obbligatoria per le informazioni utili a prevenire o indagare reati gravi, salvo eccezioni collegate all’autorizzazione giudiziaria o agli interessi essenziali di sicurezza. Quando intervengono richieste o comunicazioni dirette alle autorità competenti, devono essere inviate copie ai rispettivi punti di contatto unici, salvo eccezioni per indagini altamente sensibili, terrorismo non emergenziale o sicurezza di persone.

Autorizzazione giudiziaria e regole sui dati personali

L’articolo 9 precisa che non può essere imposto un controllo giudiziario per scambi transfrontalieri se analogo requisito non esiste per comunicazioni interne; se invece il diritto nazionale lo prevede, l’autorità competente deve attivarsi immediatamente per ottenerlo. L’articolo 10 impone che i dati personali comunicati siano esatti, completi e aggiornati, limitati alle categorie di cui alla sezione B dell’allegato II del regolamento (UE) 2016/794 e corredati, ove possibile, di elementi utili a valutarne accuratezza, completezza, affidabilità e attualità. Il trattamento deve restare conforme alla direttiva (UE) 2016/680.

Lingue, Europol e canale sicuro di trasmissione

L’articolo 11 impone a ciascuno Stato membro di predisporre un elenco di una o più lingue in cui il proprio punto di contatto unico può operare, includendo l’inglese, e di notificarlo alla Commissione. L’articolo 12 richiede una valutazione caso per caso sull’invio di copie a Europol quando la materia rientra nel suo mandato; se i dati provengono originariamente da un altro Stato membro o da un paese terzo, occorre il consenso di tale soggetto originario. L’articolo 13 rende obbligatorio l’uso di SIENA per richieste e comunicazioni ai sensi della direttiva, salvo eccezioni limitate per coinvolgimento di paesi terzi/organizzazioni internazionali, urgenza o incidenti tecnici/operativi; i punti di contatto unici e le autorità coinvolte devono essere direttamente collegati a SIENA, anche su dispositivi mobili ove opportuno. L’obbligo di SIENA si applica con recepimento differito al 12 giugno 2027.

Punto di contatto unico: istituzione, compiti, risorse e composizione

L’articolo 14 impone a ogni Stato membro di istituire o designare un punto di contatto unico, entità centrale per coordinare e facilitare gli scambi di informazioni. Il punto deve ricevere e valutare richieste, inoltrarle alle autorità competenti, coordinare la strutturazione delle informazioni, comunicare informazioni su richiesta o di propria iniziativa, rifiutare le comunicazioni nei casi previsti e inviare richieste ad altri punti di contatto. Deve avere accesso alle informazioni delle autorità competenti, operare 24/7, disporre di personale qualificato, strumenti, risorse tecniche e finanziarie, infrastrutture e capacità di traduzione, e poter contattare in ogni momento le autorità giudiziarie competenti. L’articolo 15 richiede che la composizione comprenda personale delle autorità competenti necessarie, con presenza almeno di unità nazionale Europol, ufficio SIRENE e ufficio centrale nazionale Interpol, se previsti dal diritto o dagli accordi applicabili, e impone formazione regolare su SIENA, sistema di gestione dei casi, diritto applicabile, protezione dati e lingue.

Sistema elettronico unico di gestione dei casi

L’articolo 16 obbliga il punto di contatto unico a sviluppare e gestire un sistema elettronico unico di trattamento dei casi, con funzioni di registrazione delle richieste e delle comunicazioni, controllo incrociato, gestione dei termini, interoperabilità con SIENA, produzione di statistiche e tracciamento degli accessi. Il sistema deve contenere dati personali solo per il tempo necessario e proporzionato, con cancellazione irrevocabile successiva, e il primo riesame deve avvenire entro sei mesi dalla conclusione dello scambio, poi periodicamente. Devono essere gestiti in modo prudente ed efficace i rischi di cibersicurezza.

Cooperazione pratica, statistiche e relazioni della Commissione

L’articolo 17 incoraggia la cooperazione pratica e prevede riunioni annuali dei capi dei punti di contatto unici per valutare cooperazione, difficoltà e procedure. L’articolo 18 impone agli Stati membri di trasmettere entro il 1º marzo di ogni anno statistiche sugli scambi dell’anno precedente, incluse richieste inviate e ricevute, risposte, rigetti e mancato rispetto dei termini; la Commissione aggrega e mette a disposizione i dati. L’articolo 19 prevede relazioni della Commissione entro il 12 giugno 2026 e poi ogni cinque anni, e una valutazione specifica dell’efficacia entro il 12 giugno 2027 e successivamente ogni cinque anni, con possibile seguito legislativo.

Sostituzione del quadro Schengen, abrogazione e recepimento

L’articolo 20 sostituisce dal 12 dicembre 2024 le parti residue degli articoli 39 e 46 della convenzione di applicazione dell’Accordo di Schengen nella misura in cui rientrano nell’ambito della direttiva. L’articolo 21 abroga la decisione quadro 2006/960/GAI dal 12 dicembre 2024. L’articolo 22 impone il recepimento entro il 12 dicembre 2024, ma rinvia al 12 giugno 2027 il recepimento delle disposizioni dell’articolo 13 su SIENA; gli Stati membri devono notificare alla Commissione le misure di trasposizione e il testo delle disposizioni nazionali principali. L’articolo 23 stabilisce l’entrata in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale.