Circolare numero 146 del 1-7-1997

Prime indicazioni operative per la riorganizzazione sperimentale dell’Istituto

La circolare definisce la prima fase operativa della riorganizzazione dell’Istituto, in coerenza con gli indirizzi approvati dal Consiglio di Indirizzo e Vigilanza con deliberazione n. 9 del 17 luglio 1996. Il documento non interviene ancora sul nuovo assetto regolamentare, ma fissa criteri, obiettivi e modalità per avviare una sperimentazione estesa alle strutture periferiche, facendo leva sugli esiti positivi delle sedi prototipo.

Contesto e presupposti dell’intervento

La revisione organizzativa viene descritta come un processo complesso, che richiede non solo un ripensamento delle strutture, ma anche una nuova filosofia nell’uso della tecnologia e una diversa cultura del lavoro. In questa prospettiva, sono stati avviati due interventi preliminari: la reingegnerizzazione dell’architettura informatica e la sperimentazione organizzativa presso le sedi di Latina, Cuneo e Modena, svolta con la consulenza della Società Galgano.

La sperimentazione ha avuto l’obiettivo di integrare le attività di sede in due macroprocessi:

• il primo comprende la costituzione della posizione assicurativa e le prestazioni, con riferimento a pensioni e prestazioni temporanee;
• il secondo riguarda la riscossione contributi, la costituzione dei conti aziendali e la gestione delle partite creditizie.

Gli esiti hanno confermato la validità dell’architettura organizzativa ipotizzata e consentono di estendere il modello al resto delle strutture, anche in considerazione della prevedibile contrazione delle risorse umane.

Finalità della prima fase

La prima fase della riorganizzazione si colloca ancora all’interno degli assetti strutturali e delle posizioni organizzative previsti dalla normativa vigente. Il suo scopo principale è favorire un cambiamento culturale del personale, orientando:

• operatori e funzionari all’acquisizione di una metodologia di lavoro centrata sui risultati complessivi di servizio;
• i responsabili di struttura a ogni livello a una visione strategica delle problematiche organizzative e delle variabili da utilizzare per il raggiungimento degli obiettivi.

La recente sottoscrizione del Contratto Collettivo decentrato di Ente per il 1997 viene richiamata come condizione di fattibilità per l’avvio del percorso di cambiamento, in quanto pone le premesse per superare l’inadeguatezza dell’attuale sistema di inquadramento professionale rispetto alle esigenze organizzative.

Ruolo delle strutture periferiche, delle Direzioni regionali e delle SAP

Una volta definiti gli ambiti di riferimento, la responsabilità dell’attuazione dei progetti viene attribuita alle SAP. Queste opereranno sulla base di un piano predisposto dalle Direzioni regionali d’intesa con i Direttori di sede.

Il piano dovrà essere:

• portato a conoscenza delle OO.SS.;
• oggetto di confronto in sede locale, per assicurare il coinvolgimento sindacale sugli effetti della sperimentazione sulla qualità del lavoro e sulla professionalità dei dipendenti;
• monitorato e valutato dalle Direzioni regionali.

Le Direzioni regionali si avvarranno di team di progetto composti, in ogni caso, dai direttori delle strutture interessate e da soggetti competenti nelle funzioni di pianificazione e controllo, organizzazione, formazione e informatica.

Criteri di impostazione dei piani locali

I piani dovranno tenere conto delle peculiarità di ciascuna realtà territoriale, con riferimento a:

• livello di servizio;
• aree di crisi;
• disponibilità di risorse e professionalità;
• situazione logistica.

Al tempo stesso, dovranno contenere indicazioni precise su:

• fasi di realizzazione;
• tempi di attuazione;
• risparmi di risorse ottenibili;
• maggiore valore aggiunto perseguito dai progetti.

La circolare sottolinea inoltre che, in considerazione della complessità degli interventi, risultano difficilmente realizzabili progetti che coinvolgano più fasi di processo e più aree contemporaneamente. Le priorità dovranno quindi essere selezionate secondo criteri di efficienza e valore aggiunto, o di minore costo.

Aree di intervento prioritarie nella prima fase

Le azioni di riorganizzazione riguardano, in questa fase, tre ambiti principali:

• riscossione dei contributi;
• lavorazione dei contributi presenti sui conti individuali ai fini delle prestazioni;
• afflusso dei contributi sui conti individuali degli assicurati.

L’individuazione di tali aree risponde a due esigenze: normalizzare processi che già oggi incidono negativamente sulla qualità del servizio e sviluppare una professionalità degli operatori più ampia e orientata alla soluzione diretta dei problemi.

Particolare attenzione viene riservata alla sistemazione e normalizzazione dei conti assicurativi, che richiede il controllo della regolarità dei comportamenti aziendali e dell’esattezza dell’imputazione dei contributi sui diversi conti, richiamati come O1 M, Art./Comm., Ctr. Agricola, VV e LD.

Metodologia di intervento e formazione sul campo

La metodologia di intervento e la sua gradualità dovranno essere definite dalle Direzioni regionali d’intesa con i Direttori di sede, tenendo conto delle specificità locali e delle iniziative di riorganizzazione già in corso.

La circolare indica che i progetti dovranno:

• coinvolgere, di regola, un numero contenuto di operatori, secondo indicazioni concordate in ambito regionale;
• partire dall’impiego di professionalità similari all’interno delle aree individuate;
• essere attuati mediante formazione sul campo, secondo i criteri della circolare 117/97;
• puntare, nel lungo periodo, a ricomporre le linee di produzione oggi separate e a sviluppare professionalità integrate.

La documentazione elaborata nelle sperimentazioni delle sedi prototipo sarà inviata ai Direttori regionali per favorire una più compiuta definizione delle modalità operative.

Obiettivi funzionali e professionali di lungo periodo

La circolare colloca la riorganizzazione in una prospettiva di lungo periodo, orientata a due risultati complementari:

• sul piano organizzativo, la ricomposizione in un unico processo delle linee di produzione oggi separate, in particolare contributi individuali-prestazioni-pensioni e aziende-aziende individuali-recupero crediti;
• sul piano delle competenze individuali, lo sviluppo di risorse professionali capaci di operare con logiche integrate di produzione e servizio, includendo consulenza, relazione e produttività.

Viene precisato che non si intende tornare al modello dell’"operatore unico". L’obiettivo è invece ampliare le conoscenze complessive del processo all’interno dei gruppi di lavoro, attraverso l’azione formativa.

Interventi specifici per area

Per ciascun ambito vengono individuate linee di sviluppo specifiche.

Per l’area contributi individuali, si prevede l’ampliamento della competenza degli operatori a tutte le specificità delle varie tipologie di contribuzione.

Per l’area prestazioni temporanee, si mira ad ampliare la competenza degli operatori e a ricompattare attività oggi frammentate in settori specialistici di prodotto, comunque collegati all’interruzione del rapporto di lavoro.

Per il collegamento tra pensioni e posizioni assicurative, vengono prospettati due interventi convergenti, alternativi o successivi:

• l’allargamento delle competenze professionali degli operatori su tutte le fasi di gestione del conto, dall’apertura della posizione all’aggiornamento per riscatto, ricongiunzione, prosecuzione volontaria e istituti analoghi;
• il progressivo ampliamento delle competenze sulle attività connesse alla liquidazione delle prestazioni pensionistiche e alla gestione del conto pensionato.

Per i conti aziendali, i conti dei contribuenti autonomi e i conti dei contribuenti agricoli, è previsto l’allargamento delle competenze degli operatori.

Per il recupero crediti, si prevede l’integrazione tra fase amministrativa e azione legale, mantenendo però distinta la competenza e la responsabilità delle due fasi. Restano riservate all’ufficio legale, come chiarito dal messaggio n. 31671 del 24 febbraio 1997, le attività strettamente professionali: contenzioso giudiziale, ricorso per decreto ingiuntivo, atti di precetto, richiesta di pignoramento e atti della procedura esecutiva, istanze di fallimento, azione di surroga e simili.

Conclusione operativa

La circolare, pur nell’attesa del nuovo quadro regolamentare, definisce quindi una cornice operativa immediata per avviare la sperimentazione della gestione per processi. Il modello è fondato su integrazione delle attività, rafforzamento delle competenze, utilizzo della formazione come leva di cambiamento, responsabilizzazione delle strutture periferiche e monitoraggio continuo dei risultati da parte delle Direzioni regionali.