Circolare n. 5 del 29/02/2012

Quesiti sulla comunicazione dell’impronta dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari

La circolare fornisce chiarimenti applicativi sul provvedimento del 25 ottobre 2010 relativo alla comunicazione dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione sostitutiva. I chiarimenti riguardano sia gli aspetti tecnici della generazione e trasmissione della comunicazione, sia i soggetti legittimati all’invio, i termini, le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo e alcuni casi particolari connessi alla conservazione digitale dei documenti fiscali.

Finalità della comunicazione e quadro di riferimento

Il provvedimento attuativo dell’articolo 5 del decreto 23 gennaio 2004 prevede che, entro il quarto mese successivo alla scadenza dei termini per la presentazione delle dichiarazioni dei redditi, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione trasmetta all’Amministrazione finanziaria l’impronta dell’archivio informatico, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale. La circolare chiarisce i profili operativi del provvedimento e integra il quadro con risposte ai quesiti più frequenti posti dagli operatori.

Modalità di formazione dell’impronta e della comunicazione

L’impronta deve essere generata sul file già firmato digitalmente, vale a dire sul file che sarà successivamente marcato temporalmente. Il procedimento indicato dalla circolare prevede:

• firma digitale del file contenente l’archivio;
• applicazione della funzione di hash al file firmato, con lo stesso algoritmo che sarà usato per la marca temporale;
• apposizione della marca temporale sul file firmato;
• compilazione del file XML della comunicazione con l’impronta e la marca temporale.

Il sistema effettua un controllo di corrispondenza tra l’impronta indicata nella comunicazione e quella contenuta nella marca temporale. La marca temporale da trasmettere deve essere in uno dei formati accettati dal software di controllo, cioè:

• TimeStampResponse (.tsr);
• TimeStampToken (.tst).

Non è ammesso il formato TimeStampedData (.tsd), perché non costituisce una marca temporale in senso proprio. Se il software produce file .m7m, da tali file deve essere estratta la marca temporale contenuta. La marca deve essere codificata in base64 e risultare valida al momento dell’invio.

Numero di impronte e contenuto della trasmissione

La circolare afferma che è preferibile predisporre, per ciascun periodo d’imposta, un unico archivio dei documenti fiscalmente rilevanti e una sola impronta. Tuttavia, se esistono più archivi, il contribuente può scegliere tra due soluzioni:

• un’unica comunicazione con l’impronta complessiva;
• tante comunicazioni quanti sono gli archivi.

In alternativa, gli archivi già firmati e marcati possono essere compressi in un unico file, sul quale apporre firma e marca temporale; in questo caso si invia l’impronta del file compresso, indicando nell’indice dei documenti le diverse tipologie archiviate. La circolare precisa inoltre che devono essere trasmesse entrambe le informazioni richieste: impronta dell’archivio e marca temporale.

Documenti esclusi: Libro Unico del Lavoro

Non deve essere trasmessa l’impronta dell’archivio di conservazione del Libro Unico del Lavoro. Pur trattandosi di documento fiscalmente rilevante, la sua conservazione elettronica è disciplinata dal decreto 9 luglio 2008 del Ministero del Lavoro, che non prevede l’invio dell’impronta.

Compilazione di alcuni campi del file XML

La circolare chiarisce la compilazione di alcuni campi della comunicazione:

• periodo d’imposta: va indicato in relazione al modello Unico presentato dal soggetto; per un periodo 1° aprile 2009 - 31 marzo 2010, dichiarato nel modello UNICO 2010, il campo va valorizzato con 2009;
• fatturazione elettronica: deve essere indicato “SI” anche nel caso di fatturazione elettronica solo lato emittente, con spedizione cartacea ai clienti.

Data di inizio e fine validità dell’archivio

Per il ciclo passivo, la data di riferimento è quella di registrazione del documento ricevuto, così da allineare l’archivio di conservazione con i registri IVA o con la contabilità generale. La circolare fornisce anche un esempio: una fattura passiva datata 27 dicembre 2010 ma annotata nel registro IVA acquisti il 15 gennaio 2011 confluisce nell’archivio informatico dell’anno 2011, la cui impronta, in caso di esercizio coincidente con l’anno solare, va comunicata entro il 31 gennaio 2013.

Soggetto firmatario e soggetto tenuto all’invio

La firma digitale sull’impronta può essere apposta dal contribuente se questi assume direttamente il ruolo di responsabile della conservazione, oppure da un terzo nominato ai sensi della disciplina richiamata o da un soggetto delegato.

Quanto all’invio della comunicazione, possono trasmetterla:

• il soggetto interessato;
• il responsabile della conservazione;
• il soggetto delegato dal responsabile;
• i soggetti abilitati attraverso il canale Entratel per la trasmissione delle dichiarazioni dei redditi.

Nel tracciato deve essere indicato il codice fiscale del soggetto che assume l’obbligo della trasmissione o conferisce l’incarico a un intermediario. Ogni invio genera un unico numero di protocollo. I soggetti abilitati Entratel che devono trasmettere molti file possono utilizzare i pacchetti applicativi multifile disponibili sul sito dei servizi telematici.

Responsabile della conservazione e deleghe

Se il responsabile della conservazione è persona fisica, può effettuare direttamente la comunicazione tramite Entratel o Fisconline secondo i requisiti posseduti. Se il responsabile non è persona fisica, può designare un gestore incaricato che utilizzi le proprie credenziali telematiche e trasmetta la comunicazione in nome e per conto del soggetto obbligato. La circolare ricorda inoltre che il medesimo soggetto può essere incaricato da più enti o società e può nominare a sua volta uno o più operatori incaricati.

In caso di revoca del responsabile della conservazione e contestuale nomina di un nuovo responsabile, la comunicazione può indicare il responsabile riferito al singolo periodo d’imposta. Se invece si modifica solo l’anagrafica del responsabile dopo la comunicazione dell’impronta, non occorre fare ulteriori comunicazioni.

Termini di invio dell’impronta

Il termine generale resta quello fissato dal provvedimento: quarto mese successivo alla scadenza per la presentazione della dichiarazione dei redditi. La circolare precisa che:

• per i documenti relativi a periodi fiscalmente prescritti, l’invio non è in generale obbligatorio, salvo casi particolari come contenziosi pendenti o proroghe normative;
• resta comunque fermo l’obbligo di conservazione secondo la disciplina civilistica;
• per gli archivi cartacei pregressi dematerializzati, l’impronta può essere inviata entro la prima comunicazione ordinaria ancora da effettuare; se nell’anno della dematerializzazione non vi sono comunicazioni obbligatorie, il termine è il quarto mese successivo alla dichiarazione fiscale relativa a quell’anno;
• se gli archivi pregressi si riferiscono a periodi già oltre il termine di conservazione fiscale, la comunicazione è facoltativa e può essere effettuata senza limiti di tempo.

Periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare

La circolare supera la precedente impostazione della circolare 36/E del 2006. Per i soggetti con esercizio non coincidente con l’anno solare, l’invio dell’impronta va effettuato entro il quarto mese successivo alla scadenza della dichiarazione dei redditi e riguarda tutti gli archivi riferiti all’intero periodo d’imposta, anche se a cavallo di due anni. Nello stesso termine devono essere inviati anche gli archivi IVA.

Il documento fornisce esempi applicativi:

• per una società con esercizio coincidente con l’anno solare, la documentazione 2011 porta alla scadenza del 31 gennaio 2013;
• per una società con esercizio 1° aprile 2010 - 31 marzo 2011, la scadenza di invio dell’impronta è il 30 aprile 2012.

Se tale periodo coincide con il primo anno di adozione della conservazione sostitutiva e con la dematerializzazione del pregresso, entro la stessa data va trasmessa anche l’impronta degli anni precedenti. Le fatture emesse e ricevute nel periodo 1° aprile 2010 - 31 marzo 2011 seguono la medesima tempistica, senza differenziare tra dichiarazioni dei redditi e IVA.

Comunicazione correttiva

È ammessa una sola comunicazione correttiva per ciascuna comunicazione ordinaria validamente trasmessa. Non è possibile correggere una comunicazione correttiva né una comunicazione per riversamento. La comunicazione correttiva deve essere inviata entro 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire; per il periodo d’imposta 2011, il termine indicato è il 4 marzo 2013.

Imposta di bollo sui documenti informatici

La circolare chiarisce che i registri, sia digitali sia analogici, scontano l’imposta di bollo se dovuta prima di essere posti in uso, cioè prima della prima registrazione del periodo d’imposta. La modalità di assolvimento dipende dalla scelta preventiva del contribuente sulla tenuta dei registri.

Se la tenuta è informatica, si applica l’articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004:

• versamento dell’imposta con le modalità previste;
• presentazione all’Ufficio competente di una comunicazione preventiva con il numero presuntivo di atti, documenti e registri e con l’importo e gli estremi del pagamento;
• entro gennaio dell’anno successivo, comunicazione consuntiva con il numero effettivo dei documenti formati, gli estremi del versamento dell’eventuale differenza o la richiesta di rimborso/compensazione.

Bollo nel caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare

La circolare interpreta il termine “anno” utilizzato dall’articolo 7 del D.M. 23 gennaio 2004 come anno solare, distinto dal “periodo d’imposta” delle imposte dirette. Pertanto il numero presuntivo dei documenti e dei registri va calcolato con riferimento ai 12 mesi solari, anche se essi comprendono frazioni di due distinti periodi d’imposta.

È ammessa la coesistenza, nello stesso periodo d’imposta, di registri analogici e informatici, purché sia assicurato l’ordine cronologico senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta. L’esempio riportato riguarda un esercizio 1° settembre x - 31 agosto x+1, per il quale nel corso del 2010 è possibile tenere in analogico il periodo che termina il 31 agosto 2010 e in informatico quello che inizia il 1° settembre 2010; in tal caso il numero presuntivo va calcolato sulla frazione 1° settembre - 31 dicembre 2010.

Periodicità delle comunicazioni sul bollo

La comunicazione preventiva di cui al comma 1 va resa prima della messa in uso dei registri, mentre quella consuntiva va resa entro il 31 gennaio dell’anno successivo. A regime, la circolare ritiene sufficiente un’unica comunicazione annuale da presentare entro il 31 gennaio, contenente:

• il numero definitivo degli atti, documenti e registri emessi o utilizzati nell’anno precedente;
• l’importo e gli estremi del pagamento dell’imposta a saldo per l’anno precedente, oppure la richiesta di rimborso o compensazione dell’eccedenza;
• l’importo e gli estremi del pagamento dell’acconto per l’anno in corso.

Operazioni straordinarie: fusione

In caso di fusione con effetti nel corso del periodo d’imposta, la società risultante dalla fusione è tenuta anche alla comunicazione dell’impronta degli archivi informatici e della marca temporale per ciascuna società fusa o incorporata. Il termine di invio coincide con il quarto mese successivo al termine per la presentazione della dichiarazione relativa alla frazione di esercizio ante fusione, che a sua volta si colloca entro l’ultimo giorno del nono mese successivo alla data di effetto della fusione.

La circolare riporta l’esempio di una fusione con effetto dal 15 aprile 2011, per la quale il termine di presentazione della dichiarazione relativa al periodo 1° gennaio - 14 aprile 2011 è il 31 gennaio 2012 e quello per la comunicazione dell’impronta è il 31 maggio 2012. Se la fusione ha effetto prima della scadenza del termine ordinario per le dichiarazioni del periodo precedente, la società risultante deve presentare anche tali dichiarazioni e adempiere alla comunicazione dell’impronta per il medesimo periodo.

Riversamento degli archivi

Il riversamento può essere diretto o sostitutivo. Nel riversamento diretto il documento viene trasferito su altro supporto senza alterarne la rappresentazione digitale; nel riversamento sostitutivo la rappresentazione cambia. In caso di riversamento sostitutivo deve essere inviata una comunicazione sostitutiva, con specifica indicazione che si tratta di “riversamento sostitutivo” della precedente comunicazione. La comunicazione sostitutiva deve contenere gli stessi documenti della comunicazione sostituita e nello stesso ordine.

Identificazione del file nella comunicazione correttiva

Nella comunicazione sostitutiva deve essere indicato il protocollo telematico del file da sostituire, così da individuare esattamente la comunicazione oggetto di sostituzione.

Conservazione all’estero dei documenti digitali

La circolare richiama l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972 e afferma che la conservazione in solo formato digitale fuori dal territorio italiano è consentita per le fatture elettroniche emesse previo accordo con il destinatario e per le fatture elettroniche emesse senza accordo e spedite in formato cartaceo, mentre è esclusa per gli altri documenti. Le scritture contabili, le fatture di acquisto scansionate e conservate in sostitutiva, i libri sociali obbligatori, i documenti di trasporto e gli altri documenti fiscali devono restare conservati su supporti localizzati in Italia.

Effetti della modifica dell’articolo 2215-bis c.c.

La circolare esamina la modifica introdotta dal decreto legge n. 70 del 2011 all’articolo 2215-bis del codice civile e ne esclude il carattere innovativo, qualificandola come meramente interpretativa. La disciplina civilistica delle scritture contabili tenute in via informatica si applica ai libri, repertori, scritture e documentazione obbligatori per legge o regolamento, ma per i libri e registri obbligatori di natura tributaria continua a operare la disciplina fiscale del D.M. 23 gennaio 2004.

Secondo la circolare, già prima della modifica del 2011 l’articolo 2215-bis aveva valenza esclusivamente civilistica, mentre il decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 restava pienamente applicabile sul piano tributario. Non vi è quindi discontinuità di disciplina per la tenuta e conservazione digitale dei libri e registri obbligatori di natura fiscale.