Parere del Garante n. 744 del 09/12/2025

Parere su istanza di accesso civico del Comune di Sarroch

Il Garante per la protezione dei dati personali rende parere, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d.lgs. 33/2013, su richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di Sarroch. Il quesito riguarda la comunicazione, in regime di accesso civico generalizzato, di documenti e informazioni relativi a eventi occorsi presso impianti di raffineria, con particolare attenzione all’oscuramento di alcuni dati personali contenuti negli atti.

Contesto dell’istanza e documenti richiesti

Dagli atti emerge che l’istanza di accesso era stata formulata a seguito di eventi che avevano interessato gli impianti della raffineria, con emissioni in torcia, rumori e disagi per i residenti. Il richiedente chiedeva, tra l’altro, copia della richiesta formale trasmessa dal Comune a una società in data 26/09/2025, delle eventuali risposte, report o documenti tecnici ricevuti, oltre a informazioni sulla durata dell’evento, sulle sostanze e prodotti inviati in torcia e sulle quantità di catalizzatore perse e reintegrate.

Successivamente, lo stesso soggetto aveva richiamato più discipline, tra cui l’accesso ambientale ex d.lgs. 195/2005, l’accesso civico del d.lgs. 33/2013 e l’accesso documentale ex l. 241/1990. Il Comune ha riscontrato l’istanza qualificandola come accesso civico generalizzato e trasmettendo i documenti richiesti, ma con oscuramento di diversi dati personali.

Dati personali presenti nei documenti e motivi dell’oscuramento

Il RPCT rappresenta che i documenti comprendevano e-mail, PEC e report con dati personali, in particolare:

• nominativi dei firmatari;
• nominativi dei destinatari diretti;
• nominativi dei soggetti inseriti solo per conoscenza (Cc), non coinvolti nel contenuto degli atti.

Dall’istruttoria risulta che i dati oscurati riguardavano soprattutto nominativi di soggetti esterni, indirizzi e-mail personali riferibili al dominio societario, la firma autografa di un amministratore delegato di una società esterna, il nome del gestore di una società che controlla l’impianto, le generalità e il numero di telefono del compilatore di un rapporto, nonché i nominativi di un direttore generale e di un funzionario, pur con indicazione della relativa qualifica.

Il RPCT aggiunge che, per alcuni soggetti il cui nome è già pubblico in quanto ricavabile da pubblici registri o collegato a funzioni pubbliche, la comunicazione del dato non inciderebbe sulla tutela della privacy; per altri, invece, l’oscuramento è stato ritenuto necessario, poiché ai fini dell’accesso sarebbe sufficiente la conoscenza della qualifica e non del nominativo. È stato inoltre segnalato che, per errore, in un primo invio erano state oscurate anche qualifiche di alcuni soggetti, poi ripristinate nel riesame.

Quadro normativo richiamato

Il Garante richiama la disciplina dell’accesso civico generalizzato di cui all’art. 5, comma 2, del d.lgs. 33/2013, che consente a chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalla pubblica amministrazione, nel rispetto dei limiti previsti dall’art. 5-bis. In particolare, il diniego è necessario quando serve a evitare un pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali, in conformità alla normativa di settore.

Vengono inoltre richiamati:

• l’art. 3, comma 1, del d.lgs. 33/2013, secondo cui i dati e documenti acquisiti tramite accesso civico divengono pubblici;
• l’art. 4, par. 1, n. 1, GDPR, per la nozione di dato personale;
• l’art. 5, par. 1, lett. b) e c), GDPR, sui principi di limitazione della finalità e minimizzazione dei dati;
• le Linee guida ANAC in materia di accesso civico, in particolare il par. 8.1.

Valutazione del Garante sulla richiesta di ostensione

Il Garante osserva che, nell’accesso civico, il bilanciamento deve essere particolarmente attento perché i documenti rilasciati assumono un regime di ampia pubblicità e possono essere conosciuti e riutilizzati da chiunque. Per questo, la possibile divulgazione di dati personali deve essere valutata considerando il concreto rischio di pregiudizio per gli interessati e le loro ragionevoli aspettative di confidenzialità.

Nel caso esaminato, non emergono motivi per discostarsi dall’assetto già adottato dal Comune, che ha accolto l’accesso con oscuramento di alcuni dati personali. L’ostensione dei nominativi, dei dati di contatto e delle firme autografe oscurati comporterebbe infatti un trattamento non necessario e sproporzionato, privo di adeguata giustificazione rispetto alla finalità conoscitiva dell’istanza.

Indicazioni operative e conclusioni

Il parere è sostanzialmente favorevole all’impostazione del Comune, ma conferma la necessità di mantenere l’oscuramento dei dati personali non pertinenti o eccedenti rispetto allo scopo dell’accesso civico. Il Garante invita l’amministrazione a integrare i provvedimenti di riscontro, esplicitando nella motivazione le valutazioni che giustificano l’oscuramento di alcuni dati personali presenti nei documenti rilasciati.

Il Garante precisa anche che l’istruttoria svolta riguarda soltanto l’accesso civico generalizzato. Restano quindi ferme le valutazioni autonome del Comune circa eventuali diverse forme di accesso:

• accesso ambientale, ai sensi del d.lgs. 195/2005 e dell’art. 40 del d.lgs. 33/2013;
• accesso documentale ex artt. 22 ss. della l. 241/1990, subordinato alla sussistenza di un interesse diretto, concreto e attuale.

In conclusione, il parere conferma la legittimità dell’accoglimento dell’accesso civico con oscuramento dei dati personali la cui ostensione sarebbe incompatibile con il principio di minimizzazione e con la tutela dei diritti dei controinteressati.