Regolamento (UE) 2018/867

Regolamento di esecuzione (UE) 2018/867 sulla commissione di ricorso dell’Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie

Il regolamento definisce il regolamento interno delle commissioni di ricorso istituite nell’ambito dell’Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie, in attuazione dell’articolo 55, paragrafo 5, del regolamento (UE) 2016/796. La disciplina è pensata per assicurare un trattamento coerente, rapido e uniforme dei ricorsi e delle procedure di arbitrato, oltre a chiarire il ruolo degli organi interni e i rapporti con l’Agenzia.

Istituzione, composizione e funzionamento interno

La commissione di ricorso è concepita come organismo permanente. Il consiglio direttivo dell’Agenzia può istituire una o più commissioni composte da tre o cinque membri e da un numero corrispondente di supplenti, garantendo competenze tecniche, giuridiche e procedurali.

Il mandato dei membri decorre e termina nelle date fissate nella decisione di nomina, dura quattro anni ed è rinnovabile una sola volta. In caso di indisponibilità di un membro o del presidente, il regolamento prevede meccanismi di sostituzione; se l’indisponibilità diventa permanente o supera 12 mesi, il consiglio direttivo nomina un nuovo membro o presidente e il relativo supplente.

Il presidente presiede i procedimenti di ricorso e arbitrato, garantisce la qualità e coerenza delle decisioni e designa il relatore di ciascun procedimento. Il relatore svolge l’esame preliminare e prepara il progetto di conclusioni. La commissione è assistita da un cancelliere, che gestisce l’intero flusso amministrativo e documentale, nonché da eventuale personale di supporto.

Presentazione del ricorso, ammissibilità e riservatezza

Il ricorso va presentato al cancelliere in formato elettronico entro due mesi dalle date previste dall’articolo 59, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/796. Il regolamento indica in modo puntuale il contenuto minimo dell’atto: dati del ricorrente, eventuale rappresentante, indirizzo email, documentazione sulla personalità giuridica se il ricorrente è una persona giuridica, estremi della decisione impugnata, conclusioni, argomenti, prove e, se del caso, richiesta di riservatezza.

Se l’atto è incompleto, il cancelliere assegna un termine unico di massimo dieci giorni lavorativi per la regolarizzazione; durante tale periodo i termini previsti dal regolamento (UE) 2016/796 restano sospesi. Il cancelliere notifica il ricorso entro un giorno lavorativo alla commissione, all’Agenzia e alle altre parti identificabili.

La commissione può dichiarare irricevibile il ricorso per irregolarità formali, tardività, incompetenza oggettiva o mancanza di interesse diretto e individuale del ricorrente quando questi non sia il destinatario della decisione impugnata. Quanto alla riservatezza, la richiesta deve specificare con precisione i passaggi o i dati da proteggere e le ragioni della riservatezza; il presidente decide sulla qualificazione riservata delle informazioni e ne impedisce la pubblicazione.

Conflitto di interessi, ricusazione e sostituzioni

Ogni membro che ravvisi un potenziale conflitto di interessi deve renderne dichiarazione motivata al presidente. Le parti vengono informate senza ritardo e possono proporre ricusazione entro dieci giorni lavorativi dalla conoscenza dei fatti rilevanti. Il membro interessato ha cinque giorni lavorativi per rispondere; la commissione decide rapidamente sull’esclusione temporanea dal singolo procedimento, con applicazione delle regole di sostituzione previste dal regolamento.

Revisione precontenziosa e difesa dell’Agenzia

Per i ricorsi relativi alle decisioni adottate dall’Agenzia ai sensi degli articoli 14, 20, 21 e 22 del regolamento (UE) 2016/796, nonché per l’inadempienza dell’Agenzia entro i termini applicabili, è prevista una fase di revisione precontenziosa prima della trasmissione alla commissione di ricorso.

Dal momento della presentazione del ricorso, l’Agenzia dispone di un mese per: rettificare la decisione o l’inadempienza; confermare la decisione motivandola; dichiarare che la revisione precontenziosa non si applica; oppure sostenere l’irricevibilità del ricorso. Se la decisione è rettificata, la procedura si chiude. Negli altri casi, il ricorso è deferito alla commissione; il ricorrente può ritirarlo entro dieci giorni lavorativi dalla notifica del deferimento. La data del deferimento vale come data di presentazione rilevante ai fini dei termini di cui agli articoli 58 e 62 del regolamento (UE) 2016/796. In caso di deferimento, l’Agenzia può anche sospendere l’applicazione della decisione impugnata.

L’Agenzia presenta la memoria difensiva entro un mese dalla notifica del ricorso. Se opera la revisione precontenziosa, la memoria può essere sostituita o integrata dai provvedimenti adottati in tale fase; qualora non venga presentata alcuna memoria, il procedimento prosegue ugualmente.

Intervento di terzi, sospensione e sospensione del procedimento

La commissione può ammettere all’intervento chiunque dimostri un interesse legittimo all’esito del procedimento. L’istanza va proposta entro dieci giorni lavorativi dalla pubblicazione dell’annuncio del ricorso sul sito web dell’Agenzia e deve contenere i dati identificativi, il riferimento al procedimento, la posizione di adesione o opposizione e le ragioni di fatto e di diritto. L’intervento consente di aderire o opporsi alle conclusioni di una parte, ma non attribuisce gli stessi diritti processuali delle parti originarie.

Il regolamento consente anche di chiedere la sospensione della decisione impugnata, purché il ricorrente dimostri l’urgente necessità della misura per evitare danni gravi e irreparabili ai propri diritti e interessi. Inoltre, la commissione può sospendere il procedimento per un massimo di dieci giorni lavorativi con il consenso di tutte le parti interessate; durante la sospensione tutti i termini procedurali restano sospesi.

Arbitrato e arbitrato ERTMS

L’arbitrato può essere richiesto dalle autorità nazionali preposte alla sicurezza interessate ai sensi dell’articolo 61 del regolamento (UE) 2016/796. La richiesta è presentata al cancelliere, che informa l’Agenzia e la commissione entro un giorno lavorativo.

Per l’ERTMS, l’Agenzia comunica al cancelliere l’avvio del coordinamento previsto dall’articolo 30, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/796 e le parti coinvolte. Se dopo un mese non si trova una soluzione reciprocamente accettabile, il procedimento è deferito all’arbitrato della commissione. In sede arbitrale, la commissione dispone di un mese per decidere se confermare la posizione dell’Agenzia; per quanto compatibili, si applicano mutatis mutandis le regole del capo sui ricorsi.

Lingua, traduzioni e gestione documentale

La lingua del procedimento dipende dalla posizione del ricorrente. Se il ricorrente è il destinatario della decisione, il ricorso va presentato nella lingua del procedimento che ha portato all’adozione della decisione; se non è destinatario, può usare una qualsiasi lingua ufficiale dell’Unione. La richiesta di arbitrato può essere presentata in qualsiasi lingua ufficiale dell’Unione, ma il procedimento arbitrale si svolge nella lingua dell’autorità nazionale preposta alla sicurezza interessata.

La lingua del procedimento si usa in tutta la fase scritta e orale, nonché nelle comunicazioni con le parti; anche documenti tecnici e giustificativi devono essere presentati in tale lingua. Gli intervenienti devono utilizzare la lingua del procedimento. Le spese di traduzione dei documenti prodotti dalle parti restano a carico di chi li presenta; traduzione e interpretazione richieste dalla commissione devono essere limitate al minimo e sono a carico dell’Agenzia. La parte che richiede la traduzione deve fornire una traduzione certificata.

Istruttoria, prove, udienze e termini procedurali

Il presidente può adottare in ogni momento misure procedurali, anche d’ufficio, tra cui audizione di parti, testimoni o esperti, richiesta di osservazioni scritte o orali, produzione di documenti, perizie, ispezioni e audit. Il regolamento disciplina anche la possibilità di prorogare i termini in circostanze eccezionali, quando la parte dimostri eventi anomali e imprevedibili al di fuori del proprio controllo e non evitabili con la massima diligenza.

Un documento si considera presentato solo al momento della ricezione da parte del cancelliere, che ne conferma il ricevimento. Gli atti procedurali non devono superare, di regola, 20 pagine per il ricorso e la memoria difensiva e 10 pagine per ciascuna comparsa di intervento; i limiti non valgono per gli allegati. Il cancelliere può autorizzare il superamento dei limiti, d’intesa con il presidente, solo in procedimenti particolarmente complessi sotto il profilo fattuale.

Le deliberazioni della commissione sono riservate e soggette al regime di accesso ai documenti dell’articolo 4, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 1049/2001. Possono svolgersi in qualsiasi forma appropriata e non solo in presenza fisica.

Testimoni, esperti e nuovi elementi

Su richiesta delle parti, la commissione può sentire testimoni su fatti decisivi. Può anche ascoltare esperti o nominarli per una perizia, definendone compiti e termine di deposito. L’esperto deve dichiarare eventuali interessi personali diretti o indiretti, inclusi eventuali precedenti incarichi per una parte o partecipazioni al procedimento originario o ad arbitrati connessi.

Se una parte ricusa un esperto per conflitto di interessi, la commissione decide applicando mutatis mutandis le regole sul conflitto dei membri. In presenza di conflitto o rischio di conflitto, l’esperto può essere sentito come testimone. La commissione può tenere un’udienza orale se lo ritiene necessario per confermare prove su fatti decisivi.

Per nuovi motivi o nuovi elementi di prova, la commissione fissa il termine per la presentazione e può invitare le parti a presentare osservazioni supplementari; se i nuovi elementi sono ricevibili, le altre parti hanno diritto a replicare.

Decisione, contenuto delle conclusioni e decisione definitiva dell’Agenzia

Le decisioni della commissione sono adottate a maggioranza dei voti; in caso di parità, prevale il voto del presidente. Le conclusioni devono essere motivate per iscritto e contenere almeno l’indicazione dei membri partecipanti, delle parti e dei loro rappresentanti, una sintesi dei fatti e degli argomenti, i motivi di ricevibilità, il dispositivo e la data. Le conclusioni sono firmate dai membri che hanno deciso e dal cancelliere.

Se il ricorso è accolto, l’Agenzia deve adottare entro un mese una decisione definitiva conforme alle conclusioni della commissione e indirizzata alle parti interessate. Se invece la commissione conferma la decisione dell’Agenzia, quest’ultima emette una fattura per il ricorso secondo il regolamento di esecuzione (UE) 2018/764. Una sintesi delle conclusioni della commissione è pubblicata sul sito web dell’Agenzia.

Spese, onorari e accesso ai documenti

I diritti di ricorso sono stabiliti secondo il regolamento di esecuzione (UE) 2018/764. Nel procedimento di arbitrato ciascuna parte sopporta le proprie spese. Gli intervenienti sopportano le proprie spese; i ricorrenti vittoriosi che partecipano a udienze orali hanno diritto al rimborso di viaggio, alloggio e indennità per mancato guadagno, così come i testimoni. Gli esperti ricevono onorari secondo le tariffe applicabili agli esperti dell’Agenzia e il rimborso delle spese di viaggio e alloggio. Il consiglio direttivo dell’Agenzia deve stabilire regole dettagliate per rimborsi e pagamenti.

I membri della commissione hanno diritto a onorari e al rimborso delle spese di viaggio, alloggio e indennità giornaliere. L’allegato fissa gli importi: 600 EUR al giorno per membri e supplenti assegnati a un procedimento, 75 EUR l’ora se la giornata è parziale, fino a 9 000 EUR per persona per procedimento; per presidente e relatore 700 EUR al giorno, 87,5 EUR l’ora, fino a 18 000 EUR per persona per procedimento. Per riunioni amministrative o organizzative è previsto un compenso di 600 EUR per riunione, con un massimo di sei riunioni per anno civile per persona.

Le parti interessate hanno accesso ai documenti secondo il regolamento (CE) n. 1049/2001 e la politica di accesso pubblico dell’Agenzia. La commissione adotta orientamenti applicabili ai suoi procedimenti a maggioranza e li pubblica sul sito web dell’Agenzia insieme alle altre informazioni pertinenti. Il regolamento è entrato in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale ed è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri.