Circolare numero 178 del 14-11-2003

Sistema dei controlli del processo produttivo

La circolare avvia un riordino organico della disciplina interna dei controlli del processo produttivo dell'INPS, superando la frammentazione delle precedenti disposizioni. L'obiettivo è rendere il sistema più incisivo, sistematico e coerente con il nuovo modello organizzativo, con l'evoluzione delle procedure e con le innovazioni tecnologiche.

Finalità del controllo

Il controllo deve essere attivato su tutti i processi di lavorazione che producono effetti diretti verso l'utenza e/o effetti economico-finanziari per l'Istituto. La funzione di controllo non si limita alla verifica finale del prodotto, ma comprende:

• la legittimità degli atti e il rispetto della normativa di riferimento;
• la regolarità dell'iter procedurale;
• la qualità del prodotto finito, in termini di completezza della trattazione e chiarezza dell'informazione interna ed esterna;
• la qualità del processo, con riguardo al rispetto delle norme comportamentali e delle prassi definite.

La circolare evidenzia che le analisi degli esiti dei controlli devono anche fornire elementi utili per migliorare i percorsi istruttori, le procedure informatiche, l'uso delle risorse e per promuovere semplificazioni e interventi innovativi.

Ruoli e responsabilità

Il quadro normativo richiamato si fonda sull'art. 4 del D.Lgs. 30 marzo 2001, n. 165, che attribuisce ai dirigenti la gestione amministrativa, finanziaria e tecnica e la responsabilità esclusiva dell'attività amministrativa, della gestione e dei risultati. L'art. 27 del medesimo decreto impone agli enti pubblici non economici l'adeguamento a tali principi.

Nel Regolamento di organizzazione dell'INPS, adottato con deliberazione n. 305 del 25 febbraio 2003, sono richiamate le funzioni e responsabilità della dirigenza e quelle, nell'ambito della produzione, dei funzionari responsabili di agenzie e unità di processo. In tale assetto:

• al dirigente spetta la responsabilità complessiva dell'andamento della produzione e, in particolare, del controllo della regolarità amministrativa e della qualità dei servizi;
• al funzionario responsabile di Agenzia o di Unità di processo spetta la corretta applicazione di norme, procedure e direttive, nonché il raggiungimento degli obiettivi di produzione.

Per rafforzare trasparenza e riconoscibilità degli atti, tutti i documenti che danno luogo a un provvedimento devono essere firmati, oltre che dall'operatore, dal responsabile del provvedimento, con indicazione della specifica funzione. Le sedi di produzione devono acquisire e conservare in appositi registri le firme per esteso e gli specimen autografi dei Direttori di Agenzia, dei Responsabili di Unità di processo e, più in generale, dei dipendenti titolari di posizione organizzativa ai sensi degli artt. 17 e 18 del CCNL 1998-2001 e del CCNI 1999.

Le Direzioni centrali competenti devono inoltre adeguare, ove necessario, la modulistica; nelle more, le Direzioni provinciali/subprovinciali devono dotare le strutture di produzione di timbri per consentire l'indicazione dell'operatore, del responsabile della struttura e dell'Agenzia o Unità di processo presso cui la pratica è stata gestita.

Oggetto e ambito dei controlli

Il controllo del processo produttivo è affidato alle Direzioni provinciali/subprovinciali ai sensi dell'art. 20 del Regolamento di organizzazione e riguarda tutti i prodotti presenti nel Titolario delle strutture di produzione, aggiornato attraverso i messaggi sul protocollo informatico.

La circolare precisa che il controllo deve interessare, in ogni caso, tutti i processi che producono effetti verso l'utenza o effetti economico-finanziari per l'Istituto. I criteri di dimensionamento dei campioni sono demandati alla Conferenza regionale dei Direttori, anche in relazione alle caratteristiche del bacino di utenza e al livello di rischio connesso alle specifiche lavorazioni.

Le Direzioni regionali sono titolari della funzione di controllo nell'ambito della più ampia responsabilità di governo della produzione e devono garantirne coordinamento e supervisione.

1. Processo assicurato pensionato

Sono ricomprese, tra le principali attività soggette a controllo:

• gestione del conto e aggiornamento della posizione assicurativa, incluse variazioni anagrafiche e contributive, emissioni generalizzate di estratto conto e successive attività di gestione;
• altre variazioni anagrafiche e contributive conseguenti a riscatti, ricongiunzioni, accrediti vari e annullamenti di contribuzione;
• liquidazione della pensione, dalla domanda alla definizione, inclusi check up e valutazione della posizione assicurativa e quote aggiuntive;
• gestione della pensione, con trasformazione delle provvisorie in definitive, variazioni, ricalcoli e ricostituzioni;
• gestione del conto pensione, compresi pagamenti ordinari, somme a credito e a debito, ratei, eliminazioni, composizione del nucleo familiare e situazione reddituale;
• ogni altra operazione attinente ai prodotti del processo assicurato pensionato.

2. Processo soggetto contribuente

Per aziende con dipendenti, il controllo riguarda la correttezza dell'intero ciclo di riscossione, comprese le aziende agricole con dipendenti. Sono espressamente richiamate:

• gestione DM, ricicli e note di rettifica;
• rimborsi DM passivi e compensazioni;
• gestione SA/770 e confronto dei monti retributivi;
• regolarizzazioni e verbali ispettivi;
• gestione e cessione crediti, inclusi atti interruttivi della prescrizione, abbandoni, eliminazioni, rideterminazione dei residui, dilazioni e riclassificazioni;
• C.I.G. per l'attività concessoria;
• verifica delle liste di scopertura contributiva;
• rilascio delle dichiarazioni di regolarità contributiva;
• gestione DMAG e rimborsi DMAG.

Per lavoratori autonomi e parasubordinati, il controllo riguarda il corretto inquadramento degli iscritti negli elenchi degli artigiani e commercianti, nella gestione separata e nei regimi dei CD/CM, degli IATP e degli altri autonomi. Sono ricomprese:

• gestione di versamenti, ricicli e rettifiche;
• gestione dei rimborsi;
• aggiornamento del conto individuale;
• regolarizzazioni e verbali ispettivi;
• gestione e cessione dei crediti.

Per i lavoratori domestici e la contribuzione volontaria il controllo riguarda:

• gestione dei versamenti;
• gestione dei rimborsi;
• aggiornamento del conto individuale.

Rientrano infine tutte le altre operazioni attinenti al processo soggetto contribuente.

3. Processo prestazioni a sostegno del reddito

La circolare ricomprende tra le prestazioni oggetto di controllo:

• prestazioni connesse alla diminuzione della capacità lavorativa, come certificazione di malattia, indennità di malattia, indennità di maternità, azioni surrogatorie, visite di controllo, TBC e simili;
• prestazioni connesse alla sospensione o cessazione del rapporto di lavoro, come DS, indennità di mobilità, CIG, CISOA, D.Lvo 80/92, TFR e simili;
• prestazioni integrative della retribuzione e a sostegno del reddito familiare, come Assegno per il Nucleo Familiare, Assegni Familiari, congedo matrimoniale, donazione di sangue e simili;
• tutte le altre operazioni attinenti al processo prestazioni a sostegno del reddito.

Modalità di svolgimento del controllo a livello provinciale/subprovinciale

Il controllo deve riguardare indistintamente tutte le Unità di processo e le Agenzie dipendenti dalla Direzione provinciale/subprovinciale. I Direttori di Agenzia e i Responsabili di Unità di processo, sulla base delle direttive del Direttore provinciale/subprovinciale, sono responsabili dell'adozione degli atti e della gestione dei procedimenti di competenza e devono assicurare il controllo ordinario sulla corretta applicazione di procedure e direttive.

La funzione di controllo deve essere svolta mensilmente, sulla base di una pianificazione concordata con la Direzione regionale. Il Direttore provinciale/subprovinciale è responsabile della corretta attuazione del sistema dei controlli secondo criteri di efficacia ed economicità e disciplina il sistema mediante appositi ordini di servizio.

Nelle sedi con ulteriori figure dirigenziali, la funzione può essere delegata a un altro dirigente e, per gli aspetti operativi, può essere coadiuvata dal referente dei rischi aziendali di cui alla circolare n. 188/2001.

Il dirigente responsabile del controllo deve:

• definire il campione delle pratiche da sottoporre a controllo, in base ai criteri stabiliti;
• comporre la task-force di controllo, individuando funzionari dell'area "C" con competenze ed esperienze coerenti, assicurando rotazione temporale e imparzialità e, se necessario, chiedendo risorse ad altre sedi tramite la Direzione regionale;
• sovrintendere alle fasi e all'attività di controllo.

Il campione deve essere rappresentativo delle pratiche definite nel mese precedente, sia quantitativamente sia qualitativamente. Deve inoltre essere integrato con le pratiche a valore economico anomalo e ampliato rispetto alle tipologie di pratiche caratterizzate da fattispecie anomale ricorrenti.

Per le prestazioni:

• il campione si seleziona anche sulla base delle liste di controllo emesse dalle procedure automatizzate;
• ove possibile, la selezione deve avvenire in modo automatico e casuale, come nel caso di alcune procedure (ad esempio DS agr);
• per le procedure automatizzate prive di liste di controllo, si utilizza una stampa aggiuntiva della lista assegni;
• per le procedure manuali, si utilizza una copia del modello IP.6.bis quale lista di controllo.

Gli addetti al controllo compilano elenchi distinti per ciascun processo primario, contenenti almeno:

• Direzione provinciale/subprovinciale;
• numero progressivo;
• tipologia della pratica;
• numero della pratica;
• importo;
• esito del controllo;
• addetto al controllo e firma;
• esito del controllo regionale;
• addetto regionale e firma.

Gli elenchi devono essere inviati mensilmente, al termine delle verifiche, al Direttore provinciale/subprovinciale che li vistà e li trasmette in formato elettronico al dirigente responsabile della funzione di controllo per la Direzione regionale.

Con cadenza trimestrale, la Direzione provinciale/subprovinciale deve inoltre inviare alla Direzione regionale una relazione sui risultati del controllo, articolata per processo/prodotto, contenente:

• volume delle attività trattate nel mese precedente, con distinzione tra accolte e respinte;
• entità del campione e criteri di campionamento adottati;
• problematiche e patologie riscontrate in relazione alla legittimità e alla regolarità procedurale;
• modalità di utilizzo degli archivi automatizzati e delle procedure informatizzate, nonché rispetto delle regole di sicurezza;
• qualità del prodotto in termini di tempestività, completezza e conformità;
• stato di attuazione delle prassi operative definite dalla Direzione Centrale Organizzazione.

Controllo e coordinamento a livello regionale

La funzione di controllo regionale ha carattere di completamento e validazione dell'attività svolta a livello provinciale/subprovinciale.

Essa si esplica in due modalità:

• validazione trimestrale dei controlli effettuati dalle Direzioni provinciali/subprovinciali, verificando la significatività del campione selezionato e la correttezza del controllo, anche attraverso il riesame di un numero congruo di pratiche o con partecipazione diretta alle attività di sede;
• attivazione di verifiche mirate, secondo modalità e criteri determinati dalla Direzione regionale in base alle tipologie dei fenomeni rilevati.

Il Direttore regionale individua, nell'area del coordinamento del processo produttivo, il dirigente responsabile della funzione di controllo, che avvalendosi delle professionalità della Direzione regionale deve:

• coordinare i piani di controllo delle sedi;
• individuare i criteri per l'estrazione campionaria;
• individuare le risorse da impegnare, con criteri di rotazione, utilizzando personale della Direzione regionale e delle sedi indicate dalle Direzioni provinciali/subprovinciali.

Il responsabile regionale integra gli elenchi trasmessi dalle sedi secondo un medesimo schema e predispone trimestralmente un report per la Direzione regionale sulle risultanze delle sessioni di controllo, anche mediante consolidamento e integrazione delle relazioni e dei report statistici delle strutture territoriali.

La Direzione regionale, ferma restando la segnalazione tempestiva delle situazioni di particolare gravità, deve inoltre predisporre trimestralmente una relazione di sintesi con particolare riferimento alle fattispecie anomale e alle ragioni che le hanno determinate. Tale relazione va trasmessa alle Direzioni Centrali Ispettorato, Pianificazione e Controllo di Gestione e Organizzazione; le anomalie riferite a singoli prodotti devono essere inviate anche alle Direzioni centrali di prodotto.

Controllo a livello centrale

Le Direzioni Centrali monitorano l'attività delle sedi provinciali e regionali e possono effettuare propri interventi di verifica avvalendosi di personale di elevata qualificazione professionale, anche segnalato dalle strutture periferiche.

Le Direzioni Centrali di prodotto devono inviare il report complessivo della propria azione di verifica alla Direzione Centrale Ispettorato e alla Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione.

Valore, costi e impatto organizzativo

La circolare chiarisce che la corretta attuazione del sistema dei controlli incide sui carichi di lavoro e sui costi di produzione. Pur dovendo essere ispirato a criteri di efficacia ed economicità, il sistema richiede un impiego adeguato di risorse umane che deve essere valutato anche ai fini della produzione.

Il controllo è considerato parte integrante del processo produttivo e genera valore quando consente di individuare le cause di errore e di rimuoverle con interventi correttivi, migliorando così la qualità dei prodotti nel rispetto di norme e procedure. Nell'ambito del più ampio progetto di ristrutturazione dei valori di omogeneizzazione associati ai prodotti dell'Istituto, l'attività di controllo dovrà essere valorizzata e inserita nei piani di produzione delle sedi, anche per una corretta pianificazione delle risorse e dei risultati collegati.

Adempimenti finali e decorrenze

Ciascuna Direzione regionale deve dare tempestivo e costante adempimento alla circolare. I Direttori regionali e provinciali/subprovinciali devono portarne a conoscenza di tutto il personale, con le consuete modalità, facendola sottoscrivere per presa visione.

Entro il 15 dicembre, le Direzioni regionali devono trasmettere alla Direzione Centrale Pianificazione e Controllo di Gestione e alla Direzione Centrale Organizzazione una situazione puntuale sullo stato di attuazione della circolare, indicando:

• le modalità organizzative attivate a livello territoriale e regionale;
• le eventuali problematiche riscontrate;
• le indicazioni utili per gli adattamenti necessari.