Circolare numero 55 del 28-2-1991

Iter procedurale per la locazione e/o l’acquisto di immobili strumentali INPS

La circolare definisce il nuovo flusso procedurale da seguire per la locazione e l’acquisto di immobili strumentali dell’INPS, approvato dal Comitato Esecutivo con deliberazione del 31 gennaio 1991. L’obiettivo è uniformare l’azione delle Sedi periferiche, ridurre i tempi delle istruttorie e individuare con precisione responsabilità e competenze nelle diverse fasi.

Quadro normativo e finalità

La disciplina è adottata in attuazione degli artt. 57, 58, 59, 63, 64, 80 e 81 del Nuovo Regolamento di contabilità e per l’esecuzione delle opere, delle forniture e dei servizi dell’INPS. La circolare sottolinea che il corretto assolvimento degli adempimenti di ciascuna struttura è essenziale per assicurare comportamenti omogenei e per concludere le fasi istruttorie in tempi compatibili con le esigenze funzionali dell’Istituto.

Ricerca di mercato

Nell’ambito del programma operativo per gli investimenti in immobili strumentali e del piano dettagliato annualmente approvato dal Comitato Esecutivo, ciascuna Sede deve avviare la ricerca di locali idonei alle proprie esigenze. Deve essere privilegiato il dialogo con l’Amministrazione Comunale, per verificare se le necessità possano essere soddisfatte tramite stabili di proprietà comunale o comunque messi a disposizione dal Comune.

Per gli acquisti, devono essere svolte anche iniziative volte a verificare la disponibilità di aree edificabili, anche attraverso procedure di esproprio. Se il Comune non è disponibile, oppure gli immobili offerti risultano manifestamente inidonei o i tempi di realizzazione non sono compatibili con le esigenze degli uffici, la ricerca deve essere resa ampiamente pubblica, con un congruo termine per la presentazione delle offerte e con l’indicazione esplicita che si tratta dell’INPS. La pubblicità può essere effettuata:

• tramite inserzioni su quotidiani, con una inserzione per due giorni nella settimana su due quotidiani per due settimane;
• mediante manifesti affissi in Sede;
• attraverso contatti con altri Enti pubblici;
• mediante contatti con Associazioni di categoria specializzate, senza intermediazioni.

Istruttoria a livello periferico

Le proposte reperite devono essere trasmesse immediatamente alla Sede Regionale. L’ufficio tecnico regionale deve redigere una relazione per ciascuna soluzione, valutandone l’idoneità tecnica ed economica, la rispondenza alle esigenze dell’Istituto e tutti gli elementi necessari per una valutazione complessiva, quali:

• progetto di utilizzazione;
• previsione di spesa per i lavori di adattamento a carico dell’INPS;
• eventuali lavori a carico della proprietà.

Il Direttore della Sede Regionale deve trasmettere alla Sede Centrale, e comunque non oltre 30 giorni dalla ricezione delle offerte, tutte le proposte, indicando di concerto con la Sede interessata e con il parere del Comitato Provinciale le proprietà con cui avviare le trattative. Il parere del Comitato Provinciale deve esprimere una valutazione sulla capacità della soluzione di costituire un punto baricentrico rispetto al comprensorio territoriale della Sede o della diversa struttura operativa, nonché sulla sua coerenza con i piani e le prospettive del decentramento.

Istruttoria a livello centrale

La Direzione Generale esamina le offerte trasmesse dalla Sede Regionale e conclude tempestivamente l’istruttoria, individuando la o le soluzioni funzionalmente più idonee a soddisfare le esigenze dell’Istituto. Le soluzioni per le quali sia opportuno avviare una trattativa con le ditte sono sottoposte alla Commissione Referente del Comitato Esecutivo (CORECE), per il parere prescritto e per la designazione del Consigliere che assisterà alla trattativa.

Alla CORECE devono essere segnalate anche le offerte eventualmente escluse, con l’indicazione dei motivi dello scarto. Acquisito il parere della CORECE, la Direzione Generale sottopone le offerte ritenute trattabili alla Commissione di Congruità di cui all’art. 80, lett. 1), per il parere sugli aspetti economici. Successivamente, le proposte sono portate al Comitato Esecutivo affinché deliberi lo svolgimento della trattativa privata con una o più proprietà, ai sensi dell’art. 57, e nomini la Commissione incaricata delle trattative ai sensi dell’art. 63.

Svolgimento delle trattative

Per acquisti e locazioni di valore complessivo superiore a L. 700.000.000, calcolato sul canone annuo per la durata del contratto, le trattative si svolgono presso la Sede Centrale con l’assistenza diretta del Consigliere designato. Per le locazioni di importo inferiore, le trattative si svolgono presso gli Uffici periferici, che devono comunicare tempestivamente data e ora al Servizio Patrimoniale, affinché la Segreteria della Commissione referente sia avvertita.

La circolare richiama in modo espresso la necessità che la procedura sia condotta nel rispetto del Regolamento di contabilità e per l’esecuzione delle opere, delle forniture e dei servizi dell’INPS e con tempi il più possibile contenuti. Il verbale della trattativa, sottoscritto da tutti i membri della Commissione nominata dal Comitato Esecutivo e dal funzionario con funzioni di segretario, deve essere trasmesso con la massima urgenza alla Sede Centrale per consentire la predisposizione della relazione al Comitato Esecutivo sull’esito della trattativa e l’adozione della conseguente deliberazione.

Stipula del contratto

Esaurita la fase della trattativa privata, le risultanze sono sottoposte al Comitato Esecutivo per l’autorizzazione alla stipula del contratto e per la definizione delle principali condizioni della locazione. La delibera viene poi trasmessa alla Sede interessata per la formalizzazione del contratto.

La circolare richiama inoltre le disposizioni della circolare n. 82 del 30 marzo 1990 e ribadisce che le proposte logistiche devono essere adeguatamente motivate e istruite. Il nuovo iter deve considerarsi immediatamente operativo.