Circolare numero 105 del 19-4-1991

Estensione di "Pensionesubito" ai Fondi speciali di previdenza

La circolare disciplina l’avvio del decentramento funzionale delle attività pensionistiche relative ai Fondi speciali di previdenza e, in questa fase, estende immediatamente l’operazione "Pensionesubito" agli iscritti a tali Fondi. L’intervento si inserisce nel più ampio processo di trasformazione dell’Istituto in una struttura orientata al modello di centro direzionale, con trasferimento progressivo delle funzioni produttive verso le SAP.

Finalità del decentramento

L’obiettivo dichiarato è unificare presso le Sedi le attività collegate ai Fondi speciali, così da:

• rendere gradualmente omogenei i tempi di liquidazione delle pensioni rispetto a quelli del regime generale;
• migliorare la qualità del servizio;
• creare un rapporto più diretto con il cittadino, superando la frammentazione del precedente assetto centralizzato.

La circolare sottolinea che il decentramento completo richiede condizioni organizzative e informative adeguate, in particolare sul piano degli archivi assicurativi.

Presupposti tecnici e archivi assicurativi

L’operazione è strettamente legata alla qualità e completezza delle informazioni presenti negli archivi automatizzati dei conti assicurativi. Per questo la Direzione Generale ha avviato iniziative di aggiornamento e costituzione ex novo degli archivi, affidando a un apposito gruppo di progetto centrale la sistemazione degli archivi dei Fondi speciali, con termine indicato al 31 dicembre 1991.

Parallelamente vengono sviluppate nuove procedure automatizzate per consentire, a regime, non solo la gestione dei conti assicurativi ma anche l’istruttoria e la liquidazione decentrata delle pensioni.

Avvio immediato di "Pensionesubito"

Poiché i tempi necessari al completamento del decentramento non consentono di attendere la piena realizzazione del progetto, la circolare dispone l’estensione immediata di "Pensionesubito" agli iscritti ai Fondi speciali. La misura riguarda i lavoratori che maturano l’età pensionabile nel secondo semestre 1991 e si fonda sullo stato di avanzamento dell’automazione degli archivi nonché sull’esigenza di avviare una specifica attività formativa per il personale.

Individuazione dei pensionandi

La Direzione Generale provvede all’estrazione dei dati anagrafici e degli indirizzi degli assicurati che compiono l’età prevista per la pensione di vecchiaia nel secondo semestre 1991, per poi caricarli negli archivi locali "Pensionesubito" delle SAP. Le modalità di estrazione variano a seconda del Fondo:

• per elettrici e telefonici, i nominativi sono estratti dal data base FS;
• per gasisti ed esattoriali, dal data base O1/M;
• per i dazieri, anch’essi dal data base O1/M;
• per gli autoferrotranvieri, da un archivio magnetico temporaneo su PC, in attesa del trasferimento dei contributi nel data base FS;
• per il Fondo volo, i nominativi sono trasmessi alle SAP sulla base dei preavvisi di cessazione inviati dalle aziende e segnalati alla Direzione Generale.

Articolazione della procedura in tre fasi

L’operazione viene inizialmente sviluppata in tre momenti distinti:

1. fase di contatto e intervista, affidata alle SAP, finalizzata alla ricostruzione della carriera lavorativa e alla raccolta delle informazioni utili;
2. fase di correzione e normalizzazione dei dati contributivi, affidata al gruppo di progetto centrale, sulla base degli elementi raccolti in sede di intervista;
3. fase di accertamento del diritto e liquidazione, affidata alla struttura centrale, che attiva le procedure di calcolo e di emissione dei titoli di pagamento.

La circolare precisa che in prospettiva le SAP assumeranno progressivamente anche le fasi successive, fino a una gestione pienamente autonoma.

Compiti operativi delle SAP

Le SAP, sulla base di un manuale operativo, devono inviare agli iscritti la lettera tipo e il questionario specifico per Fondo. Il questionario serve a raccogliere informazioni sui periodi di iscrizione e sugli eventuali riscatti.

In occasione dell’intervista la SAP deve:

• attivare le transazioni per stampare l’estratto contributivo, da archivio centrale o locale a seconda delle posizioni;
• esaminare l’estratto con il lavoratore;
• invitare l’interessato a segnalare inesattezze o lacune;
• prestare particolare attenzione ai casi di passaggio da un’azienda all’altra, in cui potrebbero mancare periodi pregressi;
• consegnare l’estratto al lavoratore, salvo casi di evidente carenza, nei quali devono essere subito annotate le informazioni necessarie alla normalizzazione della posizione.

La fase di intervista deve inoltre servire a raccogliere tempestivamente la documentazione utile per la futura liquidazione, tra cui:

• stato di famiglia;
• dichiarazione per le detrazioni fiscali;
• questionari per il trattamento di famiglia;
• dichiarazione aziendale con data di esonero e retribuzioni dell’ultimo periodo di attività, se il lavoratore intende cessare dal servizio alla maturazione del requisito.

La dichiarazione aziendale assume denominazioni diverse per i singoli Fondi, con specifica indicazione dei modelli da usare.

Quando emergono carenze o imprecisioni nell’estratto, la SAP deve segnalarle senza indugio alla struttura centrale via telefax, inviando il questionario compilato. Al momento della cessazione dal servizio, l’interessato deve tornare in Sede per presentare la domanda di pensione con la documentazione di rito e la dichiarazione aziendale completa. La SAP, dopo i controlli anagrafici e fiscali e l’accertamento del trattamento di famiglia, compila un prospetto e lo trasmette con urgenza alla struttura centrale, sempre via telefax.

Compiti della struttura centrale

La struttura di progetto centrale è incaricata della normalizzazione degli archivi magnetici e della costituzione degli archivi ancora cartacei, con particolare riferimento ai lavoratori autoferrotranvieri, gasisti, esattoriali e dazieri. L’attività comprende:

• caricamento dei dati generali;
• registrazione dei periodi di riconoscimento e riscatto;
• eliminazione delle duplicazioni;
• ulteriori correzioni e sistemazioni dei conti assicurativi.

La circolare evidenzia che la collaborazione del lavoratore può risultare decisiva per completare eventuali sistemazioni residue. La SAP, in presenza di pratiche di ricongiunzione o riscatto, deve verificare tempestivamente se abbia già trasmesso i dati contributivi.

Nella fase finale, la struttura centrale:

• accerta il requisito contributivo;
• controlla la validità dei dati retributivi dichiarati dall’azienda;
• completa il prospetto inviato dalla SAP;
• attiva le procedure centrali di calcolo delle pensioni;
• consente l’emissione dei documenti costitutivi e dei titoli di pagamento.

Per garantire l’unitarietà del processo decisionale, il controllo e la gestione degli elaborati sono attribuiti all’isola "Pensionesubito", che opera utilizzando i fascicoli formati al momento dell’intervista.

Criteri organizzativi e ruolo dell’isola "Pensionesubito"

L’attività relativa ai Fondi speciali viene affidata al medesimo gruppo di lavoro già utilizzato per i lavoratori del regime generale. La scelta è motivata dalla sostanziale analogia tra le due operazioni, sia per finalità sia per tecniche di contatto con l’utenza, oltre che dalla limitata platea iniziale dei destinatari.

Modulistica e comunicazioni agli interessati

La documentazione da inviare ai lavoratori comprende:

• lettera tipo a firma del Direttore generale;
• cartoncino personalizzato firmato dal Direttore della SAP o del Centro Operativo con invito a fissare appuntamento;
• questionario sulla vita lavorativa e contributiva;
• busta preaffrancata per l’invio di documenti all’INPS;
• elenco degli enti di patronato operanti nella provincia.

Il materiale viene spedito con la busta a sacchetto già utilizzata per "Pensionesubito" e con targhette stampate automaticamente. I questionari, predisposti separatamente per ciascun Fondo, non vengono stampati centralmente ma riprodotti localmente dalle Sedi regionali, con attenzione alla leggibilità, alla qualità grafica e, per Bolzano, alla versione bilingue.

La lettera tipo del Direttore generale, già predisposta in forma specifica per i Fondi speciali, spiega gli scopi dell’iniziativa e la collaborazione richiesta, senza inviare in questa fase né l’estratto conto né il modulo di domanda di pensione, perché il colloquio è finalizzato anzitutto a completare il quadro istruttorio della carriera assicurativa.

Informazione all’utenza e rapporti con i patronati

Ai responsabili dei rapporti con l’utenza e delle relazioni esterne è richiesto di seguire con particolare attenzione tutte le fasi del ciclo di lavoro e di intervenire con suggerimenti e proposte utili a garantirne la riuscita. Devono inoltre essere avviate iniziative di informazione e divulgazione sui mezzi di comunicazione locali per rendere nota l’estensione di "Pensionesubito" ai Fondi speciali.

La circolare ribadisce anche l’importanza degli enti di patronato, richiamando le istruzioni già fornite con la circolare n. 156 dell’11 luglio 1990. Viene confermata la necessità di coinvolgerli attivamente, sia nella compilazione del questionario sia nello svolgimento della pratica, promuovendo incontri presso le SAP per illustrare criteri, modalità e interventi di informazione verso i cittadini.

Conclusione operativa

Nel complesso, la circolare disegna una transizione graduale: nell’immediato, le SAP svolgono la fase di contatto, intervista e raccolta documentale; il centro completa la normalizzazione e la liquidazione; in prospettiva, il decentramento dovrà arrivare a trasferire progressivamente alle sedi periferiche anche le attività più avanzate del ciclo pensionistico dei Fondi speciali.