Circolare numero 214 del 12-8-1991

Procedura di aggiornamento dell’Archivio Pensioni tramite scambio di supporti magnetici con i Comuni

La circolare introduce una procedura operativa per l’aggiornamento del Data Base Centrale dell’Archivio Pensioni e dell’Archivio Locale Pensioni mediante scambio di supporti magnetici tra Sedi INPS e Comuni. La disciplina ha natura transitoria, in attesa dell’attivazione dei collegamenti telematici, ma potrà essere mantenuta in uso anche successivamente per elaborazioni generalizzate in cui sia preferibile l’impiego del supporto magnetico.

Finalità e ambito applicativo

La procedura è stata sviluppata presso la Sede Regionale per la Toscana e consente di gestire informazioni anagrafiche utili all’aggiornamento delle posizioni pensionistiche. Essa riguarda in particolare gli eventi di:

• morte del pensionato,
• trasferimento di residenza,
• seconde nozze,
• variazione di indirizzo.

La logica del sistema prevede il confronto tra i dati trasmessi e quelli presenti presso l’Archivio del Comune o presso la Sede INPS, con esposizione su una seconda colonna dei dati risultanti nell’altro archivio, così da rendere possibili le integrazioni e correzioni necessarie. Il programma non modifica mai in automatico i dati originari dei singoli archivi e non consente l’introduzione di variazioni monetarie al di fuori delle procedure espressamente previste.

Rapporti con i Comuni e verifiche preliminari

Le Sedi, con il supporto delle Sedi regionali, devono prendere contatto con i Comuni per verificare:

• il grado di automazione,
• il tipo di apparecchiature disponibili,
• il software in dotazione,
• la disponibilità tecnica e le modalità di attivazione della procedura.

Lo scambio di dati può avvenire in due modalità: confronto presso il Comune dei dati forniti dalla Sede su supporto magnetico, oppure confronto presso la Sede INPS dei dati forniti dal Comune. In entrambi i casi, il processo mira ad assicurare l’allineamento delle informazioni anagrafiche dei pensionati.

Struttura della procedura

La procedura si articola in tre fasi principali:

1. estrazione dei dati dall’Archivio Pensioni e predisposizione dei supporti magnetici da inviare al Comune;
2. gestione dei dati forniti dal Comune su supporto magnetico;
3. aggiornamento degli Archivi Centrali e Locali.

Nella fase di estrazione, l’Archivio Locale Pensioni viene interrogato per individuare le pensioni in essere dei residenti nel Comune, sulla base dei codici degli uffici pagatori ricompresi nell’ambito comunale. Al primo invio vengono memorizzati tutti i dati delle pensioni attive; successivamente, a cadenze concordate con i Comuni, vengono trasmessi soltanto i dati relativi alle pensioni liquidate nel frattempo.

Gestione dei dati ricevuti dal Comune

I dati restituiti o forniti dal Comune possono essere elaborati in due modi:

• come posizioni già aggiornate o integrate dal Comune in base al confronto con l’Anagrafe Comunale,
• come posizioni contenute su supporti magnetici del Comune, per le quali la Sede effettua il confronto e le conseguenti operazioni di variazione, integrazione o cancellazione.

Questa seconda ipotesi è richiamata in particolare per aggiornare posizioni di deceduti, trasferiti o emigrati riferite a un periodo anteriore alla data del riscontro, o a un periodo determinato precedente.

Controllo di qualità e verifica tecnica dei supporti

La circolare insiste sulla necessità di un accurato Controllo di Qualità sui supporti forniti dai Comuni, al fine di evitare l’acquisizione di dati inesatti. Le Sedi devono eseguire un’analisi preliminare della struttura del supporto per rilevare eventuali errori di programma del Comune, verificando in particolare:

• spostamenti di campo nei tracciati,
• presenza di caratteri numerici al posto di caratteri alfabetici,
• azzeramenti ricorrenti di campo,
• ripetizioni di contenuto identiche su posizioni contigue.

In presenza di anomalie, la Sede deve contattare immediatamente il Comune per verificare i programmi e garantire la corretta trasmissione dei dati anagrafici.

Classificazione delle posizioni: abbinate, abbinabili e non abbinate

Dopo i controlli preliminari, le posizioni fornite possono essere suddivise in:

• posizioni abbinate, quando i dati anagrafici fondamentali (cognome, nome, data di nascita) coincidono;
• posizioni abbinabili, quando sussistono lievi discordanze rispetto ai dati in possesso della Sede;
• posizioni non abbinate.

Per le posizioni abbinabili la procedura produce liste di sinonimi, utili per gli accertamenti da svolgere anche tramite l’esame dei fascicoli cartacei. Inoltre, il programma può generare liste specifiche per agevolare gli adempimenti e conservare agli atti le informazioni relative a nuove nozze, trasferimenti e decessi, anche al fine di consentire ulteriori verifiche.

Aggiornamento degli archivi e limiti operativi

Prima dell’aggiornamento del Data Base Pensioni Centrale, per tutte le posizioni abbinate viene inserito nell’Archivio Locale Pensioni un codice che identifica la pensione come interessata dalla “Procedura Anagrafe”. Ogni variazione del Data Base deve essere eseguita con apposito intervento e sottoposta ai controlli previsti al punto dedicato ai controlli.

La trasmissione dei dati al Sistema Centrale avviene tramite transazione in linea, che provvede a:

• aggiornare il Data Base Centrale Pensioni,
• aggiornare l’Archivio Locale Pensioni,
• emettere i documenti necessari alla sospensione del pagamento della pensione in caso di morte,
• emettere una lista delle pensioni trasmesse.

Sono aggiornati, in particolare:

• per la sospensione della pensione: ufficio pagatore (ELI), data di morte, codice della variazione VT (Z), data del giorno di trasmissione della variazione;
• per la variazione di indirizzo: nuovo indirizzo completo di via, CAP, Comune di residenza e provincia, nonché la data di variazione.

Controlli obbligatori e responsabilità operative

La circolare ribadisce che nessun aggiornamento o variazione del Data Base Pensioni è possibile se comporta variazioni monetarie al di fuori delle ordinarie procedure di ricostituzione. Restano inoltre valide le istruzioni generali sui controlli degli adempimenti.

In particolare, deve essere verificato almeno il 10% delle posizioni abbinate, o una percentuale superiore se ritenuta necessaria. Le posizioni abbinabili o non abbinate devono essere oggetto di accertamenti presso la Sede, con eventuale riscontro sugli archivi cartacei e presso il Comune o i Comuni interessati. Le variazioni e gli aggiornamenti conseguenti devono riportare la firma dell’operatore e del dirigente dell’ufficio competente.

Strumenti di supporto, segnalazione anomalie e avvio operativo

La procedura consente anche l’emissione di lettere per gli accertamenti presso i Comuni e per la richiesta di restituzione dei mandati di pagamento delle pensioni. Le Sedi devono prestare particolare attenzione soprattutto nella fase iniziale di utilizzo e segnalare immediatamente ogni anomalia alla Direzione Centrale per la Tecnologia Informatica, lo Sviluppo delle Procedure e la Gestione dei Sistemi, informando contestualmente la Direzione Centrale per la Politica Organizzativa.

Infine, lo scambio di supporti con i diversi Comuni deve essere organizzato con periodicità e modalità idonee a garantire la tempestiva utilizzazione delle risultanze nelle procedure istituzionali, consentendo controlli preliminari accurati sia sulla validità tecnica dei programmi sia sulla correttezza dei dati trasmessi. La procedura sarà resa disponibile dalla Sede Regionale per la Toscana.