Circolare numero 187 del 21-12-2017

Chiusura del periodo suppletivo e tempistica per il rendiconto generale 2017

La circolare richiama la necessità di assicurare una corretta e tempestiva tenuta della contabilità per la predisposizione del Rendiconto generale, documento di sintesi delle risultanze della gestione di ciascun esercizio finanziario. L’obiettivo è garantire l’attendibilità dei dati di bilancio e il rispetto dei termini di approvazione previsti dalla normativa vigente.

Finalità e importanza del monitoraggio contabile

Viene ribadito che la rilevazione esatta dei fenomeni amministrativi nelle scritture contabili è condizione essenziale per una corretta gestione delle attività amministrate dall’Istituto. Per questo motivo, le strutture devono operare durante tutto l’anno con verifiche tempestive e non limitate al solo periodo suppletivo. In tale prospettiva, è decisivo il monitoraggio costante dei flussi contabili e il raccordo tra i reparti amministrativi e quelli contabili, al fine di mantenere aggiornati e corretti i dati che confluiscono nei documenti di bilancio.

Ambito soggettivo della circolare

La circolare è rivolta non solo agli addetti alla contabilità, ma anche ai funzionari amministrativi, con particolare riferimento agli aspetti fiscali da essi gestiti. Il richiamo alla puntualità delle attività coinvolge quindi sia la componente contabile sia quella amministrativa.

Calendario e termini operativi

Il calendario operativo è contenuto nell’allegato A. La chiusura del "periodo suppletivo", riservato alle contabilizzazioni in conto precedente esercizio, è fissata al 31 gennaio 2018. Per le operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, la chiusura è invece anticipata al 23 gennaio 2018; dopo tale data non è più possibile effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali o alle contabilità speciali presso la Tesoreria provinciale dello Stato.

La circolare precisa che la chiusura del periodo suppletivo riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità. Le diverse procedure automatizzate "conferenti" — tra cui DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, volontari, riscatti e ricongiunzioni, e altre analoghe — sono state adeguate con termine ultimo di riferimento al 26 gennaio 2018 per l’elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile in conto esercizio 2017.

Invio dei documenti dagli uffici amministrativi agli uffici contabili

Eventuali documenti contenenti dati contabili prodotti dagli uffici amministrativi devono essere trasmessi agli uffici contabili entro il 24 gennaio 2018, così da consentire le registrazioni necessarie e l’eventuale esecuzione di scritture di assestamento entro il termine del periodo suppletivo.

Supporto per le problematiche operative e procedura "Ip Aut"

Per le problematiche connesse alle chiusure contabili illustrate nell’allegato A, la circolare indica che è possibile rivolgersi direttamente agli uffici della Direzione centrale amministrazione finanziaria e servizi fiscali. Inoltre, qualora ne ravvisi l’esigenza, il Direttore centrale amministrazione finanziaria e servizi fiscali potrà autorizzare con apposito messaggio l’apertura della procedura denominata "Ip Aut" dal 5 al 16 febbraio 2018, per acquisire sul sistema contabile ulteriori registrazioni riferite al conto esercizio 2017.

Richiamo conclusivo alla puntualità

In chiusura, la circolare evidenzia che la funzione contabile è rilevante per il raggiungimento degli obiettivi istituzionali in termini di efficienza, efficacia e qualità. Le strutture destinatarie sono pertanto invitate a svolgere con puntualità tutte le attività richieste.