Risoluzione n. 96 del 21/07/2017

Gestione documentale delle note spese e dei relativi giustificativi

La risoluzione esamina la possibilità di gestire in modo interamente digitale le note spese dei trasfertisti e i relativi giustificativi, mediante acquisizione informatica dei documenti, compilazione della nota spese su applicazione, approvazione, conservazione elettronica ed esibizione telematica. L’Agenzia delle Entrate conferma la compatibilità del processo con la normativa vigente, purché siano rispettati i requisiti tecnici e fiscali previsti per i documenti informatici rilevanti ai fini tributari.

Quesito prospettato dalla società

La società istante, operante nell’archiviazione elettronica e digitale, descrive un sistema che utilizza un’applicazione dedicata per automatizzare l’intero ciclo di gestione delle note spese. Il processo coinvolge l’acquisizione tramite smartphone o tablet della fotografia del giustificativo, il riconoscimento OCR dei dati, la compilazione e firma elettronica della nota spese, l’approvazione aziendale, la registrazione contabile, la conservazione elettronica e la successiva esibizione telematica.

La società chiede, in sostanza, se:

• il processo così strutturato sia conforme alla disciplina applicabile;
• i giustificativi analogici possano essere distrutti dopo l’acquisizione digitale e l’inserimento nel sistema;
• la distruzione sia ammessa subito dopo la chiusura del processo o solo dopo il completamento della conservazione a norma.

Processo digitale descritto dall’istante

Il procedimento ipotizzato si articola in più fasi operative:

• Formazione del giustificativo informatico: il documento analogico o elettronico viene fotografato dal trasfertista con dispositivo mobile dotato di applicazione X; l’immagine viene resa immodificabile, identificata in modo univoco, associata a riferimento temporale e inviata al sistema cloud, che esegue OCR per estrarre i dati utili alla nota spese.
• Formazione della nota spese: il dipendente, con accesso tramite credenziali personali, crea la nota spese che risulta firmata elettronicamente; la nota è strutturata in forma tabellare con righe numerate progressivamente e contiene i dati dei giustificativi e le immagini allegate.
• Approvazione: il trasfertista inoltra la nota alla funzione aziendale competente.
• Controllo: l’ufficio autorizzato verifica l’intero iter, può rifiutare spese non inerenti o ridurre importi eccessivi; ogni fase è tracciata.
• Conservazione: dopo l’approvazione e la registrazione contabile, la nota è inviata al sistema di conservazione elettronica, gestito internamente o da provider qualificato; nel caso di sistema di conservazione, il processo termina con firma conforme all’articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.
• Distruzione dei giustificativi analogici: il trasfertista conserva i documenti finché la nota non sia correttamente inserita nel sistema documentale; solo dopo conferma formale del completamento può procedere alla distruzione sicura degli originali cartacei.
• Esibizione: l’azienda deve comunque disporre di un sistema di esibizione telematica dei documenti correttamente conservati.

Soluzione interpretativa proposta dalla società

Alpha sostiene che il processo sia pienamente conforme alla normativa e che i giustificativi analogici, una volta acquisiti dall’applicazione e inseriti nella nota spese, possano essere distrutti:

• immediatamente dopo la chiusura del processo, oppure
• solo dopo il completamento della procedura di conservazione ex articolo 4, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, mediante memorizzazione in un sistema di gestione informatica dei documenti che garantisca l’inalterabilità o in un sistema di conservazione ai sensi dell’articolo 5 del D.P.C.M. 13 novembre 2014.

Quadro normativo richiamato dall’Agenzia

L’Agenzia ricorda che la materia dei documenti informatici è disciplinata principalmente dal D.Lgs. n. 82 del 2005 (CAD) e dai relativi decreti attuativi, in particolare:

• D.P.C.M. 22 febbraio 2013, in tema di regole tecniche per le firme elettroniche;
• D.P.C.M. 3 dicembre 2013, in tema di conservazione;
• D.P.C.M. 13 novembre 2014, in tema di formazione dei documenti informatici;
• D.M. 17 giugno 2014, recante le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

Per i documenti informatici aventi rilevanza fiscale, come le note spese utilizzate per la deducibilità dei costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986, devono essere garantite almeno le caratteristiche di:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità.

Valutazione del processo digitale delle note spese

L’Agenzia ritiene che, se nel processo descritto siano effettivamente presenti gli accorgimenti tecnici indicati dall’istante, non vi siano ostacoli alla sostituzione dei documenti analogici con quelli informatici formati nel sistema o alla creazione di duplicati informatici ai sensi dell’articolo 23-bis del CAD. In tal caso, la procedura può essere integralmente dematerializzata.

Restano comunque fermi:

• gli ulteriori requisiti sostanziali per la deducibilità dei costi, quali inerenza, competenza e congruità;
• gli obblighi di esibizione previsti dalla normativa vigente, tra cui quelli richiamati dall’articolo 5 del D.M. 17 giugno 2014.

Natura dei giustificativi di spesa e conservazione elettronica

L’Agenzia precisa che, in via generale, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori soggetti agli adempimenti fiscali. Per tale ragione, essi sono normalmente qualificabili come documenti analogici originali non unici ai sensi dell’articolo 1, lettera v), del CAD, poiché è possibile risalire al loro contenuto tramite altre scritture o documenti che devono essere conservati, anche se detenuti da terzi.

Da ciò consegue che:

• la conservazione elettronica può dirsi correttamente perfezionata ai sensi degli articoli 3 e 4 del D.M. 17 giugno 2014;
• è consentita la successiva distruzione dell’originale analogico;
• non è necessario l’intervento di un pubblico ufficiale per attestare la conformità delle copie informatiche o delle copie per immagine su supporto informatico, requisito previsto invece dal comma 2 dell’articolo 4 per altre fattispecie.

Caso dei documenti analogici originali unici

Se il giustificativo non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti obbligatoriamente conservati, anche se in possesso di terzi, esso assume natura di documento analogico originale unico. In tale ipotesi, la conservazione elettronica richiede l’intervento del pubblico ufficiale previsto dall’articolo 4, comma 2, del D.M. 17 giugno 2014.

L’Agenzia richiama anche la circolare n. 36/E del 2006 per la definizione generale di pubblico ufficiale.

Giustificativi emessi da soggetti esteri extra UE

La risoluzione afferma che la medesima conclusione sulla natura di documento analogico originale unico vale anche quando i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE con i quali non esiste reciproca assistenza in materia fiscale.

In tali casi:

• per l’Amministrazione finanziaria non è possibile ricostruire il contenuto del giustificativo tramite altre scritture o documenti detenuti da terzi;
• il documento deve quindi essere trattato come originale unico;
• ne derivano le conseguenze previste per la conservazione dei documenti unici, incluso l’eventuale intervento del pubblico ufficiale.

Esito complessivo

L’Agenzia delle Entrate sostanzialmente conferma l’impostazione della società istante, ammettendo la gestione digitale delle note spese e la distruzione dei giustificativi analogici dopo la loro corretta conservazione elettronica, purché i documenti siano qualificabili come originali non unici e siano rispettati i requisiti normativi di integrità, autenticità, conservazione ed esibizione. Per i documenti originali unici, invece, si applicano regole più rigorose e può essere necessario l’intervento del pubblico ufficiale.