Regolamento (UE) 2021/1280

Regolamento di esecuzione (UE) 2021/1280: buona pratica di distribuzione per le sostanze attive dei medicinali veterinari

Il regolamento attua l’articolo 95, paragrafo 8, del regolamento (UE) 2019/6 e definisce un quadro uniforme di buona pratica di distribuzione per le sostanze attive utilizzate come materiali di partenza nei medicinali veterinari. La finalità, richiamata nei considerando, è garantire lungo tutta la catena di fornitura identità, integrità, tracciabilità e qualità delle sostanze, mantenendole nella catena legale e prevenendo anche il rischio di sostanze falsificate.

Ambito di applicazione e impostazione generale

L’atto si applica agli importatori, ai distributori e ai fabbricanti che distribuiscono sostanze attive da essi fabbricate. Non riguarda gli intermedi di sostanze attive utilizzate nei medicinali veterinari. Il regolamento è costruito in modo coerente con le misure UE già esistenti per il settore umano e con le altre misure di esecuzione previste dal regolamento (UE) 2019/6 in materia di buona pratica di fabbricazione e di distribuzione dei medicinali veterinari.

Definizioni rilevanti

L’articolo 2 introduce definizioni operative essenziali per l’applicazione della disciplina. In particolare, la "distribuzione" comprende approvvigionamento, importazione, detenzione, fornitura ed esportazione; la "buona pratica di distribuzione" è intesa come parte della garanzia di qualità lungo tutta la catena di fornitura; il "sistema di qualità" è l’insieme degli elementi che attuano la politica di qualità; la "gestione dei rischi attinenti alla qualità" è un processo sistematico di valutazione, controllo, comunicazione e verifica. Sono inoltre definiti nozioni tecniche come lotto, numero del lotto, contaminazione, qualifica, convalida, documentazione e sostanza attiva falsificata.

Sistema di qualità e governance interna

Gli articoli 3 e 4 impongono un sistema di qualità adeguato alle dimensioni, alla struttura e alla complessità dell’attività. Il sistema deve essere sostenuto da personale competente, locali, attrezzature e impianti idonei e deve definire responsabilità, processi e gestione dei rischi. In concreto, esso deve assicurare:

• conformità alle regole di buona pratica di distribuzione;
• chiarezza nelle responsabilità gestionali;
• consegna alle condizioni corrette, ai destinatari corretti e in tempi adeguati;
• registrazioni contestuali alle operazioni;
• gestione e documentazione delle deviazioni;
• azioni correttive e preventive;
• valutazione dei cambiamenti che incidono su conservazione e distribuzione.

Personale, formazione e igiene

Ogni sede di distribuzione deve avere una persona fisica responsabile del sistema di qualità, con autorità e responsabilità definite; i compiti possono essere delegati, ma non le responsabilità. Le responsabilità di tutto il personale coinvolto devono essere specificate per iscritto. Il personale deve ricevere formazione sui requisiti GDP, iniziale e continua, con programma scritto, e le attività formative devono essere registrate e periodicamente valutate nella loro efficacia. Sono inoltre richieste procedure di igiene del personale, con attenzione alla salute e all’abbigliamento adeguato.

Locali, attrezzature e sicurezza fisica

L’articolo 9 richiede locali e attrezzature progettati e mantenuti in modo da consentire ricevimento, conservazione, prelievo, imballaggio e spedizione, proteggendo le sostanze dalla contaminazione e garantendo la corretta distribuzione. Devono essere assicurate adeguate condizioni di spazio, illuminazione e ventilazione; i dispositivi di monitoraggio devono essere tarati con riferimento a norme tracciabili certificate e secondo un calendario approvato. Ricevimento e spedizione dovrebbero avvenire in luoghi separati o, se non possibile, in momenti distinti. Sono inoltre richiesti controllo dei parassiti, protezione dall’accesso di animali, gestione delle attrezzature difettose e aree separate per merce ricevuta, in quarantena, respinta, richiamata o restituita. L’accesso ai locali deve essere controllato per impedire ingressi non autorizzati.

Documentazione, procedure e conservazione delle registrazioni

La documentazione deve essere accessibile, completa, comprensibile e priva di ambiguità; gli errori vanno corretti senza indugio in modo tracciabile, e ogni modifica deve essere firmata e datata senza perdere la leggibilità del testo originario. Le procedure devono coprire almeno ricevimento, conservazione, pulizia, manutenzione, lotta agli infestanti, registrazione delle condizioni di conservazione, sicurezza delle scorte, ritiro dalla vendita, gestione dei resi e piani di richiamo. Devono essere approvate, versionate, riesaminate e rimosse quando superate.

Le registrazioni devono essere effettuate contestualmente a ogni operazione e conservate:

• almeno un anno dopo la data di scadenza del lotto;
• per le sostanze con data di ripetizione della prova, almeno tre anni dopo la distribuzione completa del lotto.

Le registrazioni devono consentire la piena tracciabilità di origine e destinazione e includere, tra l’altro, data della transazione, denominazione della sostanza, numero di lotto del fabbricante iniziale, quantità, data di scadenza o di ripetizione della prova, dati del fornitore e del destinatario, ordini di acquisto, documenti di trasporto, ricevute e certificati di analisi.

Controllo dei fornitori e ricevimento delle partite

Se le sostanze sono reperite presso fabbricanti, importatori o distributori stabiliti nell’Unione, occorre verificare che tali soggetti siano registrati conformemente all’articolo 95, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2019/6. Al ricevimento, le consegne devono essere controllate per verificare integrità dei contenitori, presenza dei sigilli, correttezza dell’etichettatura, disponibilità della documentazione necessaria e corrispondenza con l’ordine. Le partite con sigilli rotti, imballaggi danneggiati o sospetta contaminazione devono essere segregate e ne va ricercata la causa. In caso di sospetto di sostanza falsificata, va effettuata la segregazione e informata l’autorità competente dello Stato membro di registrazione. Le partite respinte devono essere separate per impedirne l’uso non autorizzato e l’ulteriore distribuzione.

Conservazione e gestione delle scorte

Le sostanze attive devono essere conservate alle condizioni indicate dal fabbricante, anche con temperatura e umidità controllate ove necessario, in modo da evitare contaminazioni o confusioni. Le condizioni di conservazione devono essere monitorate e le registrazioni riesaminate regolarmente dalla persona responsabile del sistema di qualità. Se sono necessarie condizioni particolari, l’area di stoccaggio deve essere qualificata. Gli impianti devono essere puliti e protetti da rifiuti, polvere e infestanti. Deve esistere un sistema di rotazione delle scorte, ad esempio con uscita prioritaria dei lotti con scadenza o ripetizione della prova più prossima; i sistemi elettronici di gestione del magazzino devono essere convalidati. Le sostanze scadute devono essere segregate e non fornite.

Esternalizzazione e consegne

Se conservazione o trasporto sono affidati a terzi, il committente deve assicurarsi che il contraente conosca e rispetti le condizioni di conservazione e trasporto adeguate. È obbligatorio un contratto scritto che definisca chiaramente gli obblighi delle parti, e il subappalto è vietato senza autorizzazione scritta del committente.

Le forniture all’interno dell’Unione possono essere effettuate solo a distributori, fabbricanti, farmacie o persone autorizzate dal diritto nazionale. Il trasporto deve avvenire nel rispetto delle condizioni del fabbricante e senza compromettere la qualità, mantenendo in ogni momento identità del prodotto, lotto e contenitore e la leggibilità delle etichette originali. Deve inoltre esistere un sistema che consenta di identificare facilmente la distribuzione di ogni lotto, così da rendere possibile il richiamo.

Trasmissione di informazioni lungo la catena di fornitura

Le persone soggette al regolamento devono informare i clienti di qualsiasi fatto o informazione che possa comportare un’interruzione della fornitura. Devono inoltre trasmettere al cliente le informazioni di qualità o regolamentari ricevute dal fabbricante iniziale e trasmettere a quest’ultimo le informazioni ricevute dal cliente. Al cliente devono essere forniti il nome e l’indirizzo del fabbricante iniziale e i numeri di lotto forniti, nonché, su richiesta, una copia del certificato di analisi originale. Su richiesta delle autorità competenti, devono essere resi noti nome e indirizzo del fabbricante iniziale.

Reclami, restituzioni e richiami

I reclami, sia orali sia scritti, devono essere registrati ed esaminati secondo procedura. In caso di reclami sulla qualità, l’operatore deve collaborare con il fabbricante iniziale per stabilire se siano necessarie ulteriori azioni verso altri clienti o verso l’autorità competente. Il registro reclami deve contenere dati dettagliati sul reclamante, sulla sostanza, sul lotto, sulle azioni intraprese, sulle risposte e sulla decisione finale; le registrazioni servono anche per l’analisi delle tendenze e devono essere disponibili alle ispezioni. In caso di situazione grave o potenzialmente letale, devono essere informate le autorità competenti e seguite le loro istruzioni.

Le sostanze restituite devono essere identificate e segregate in attesa di indagine. Il reinserimento nelle scorte destinate alla vendita è ammesso solo se ricorrono tutte le condizioni previste dall’articolo 21, paragrafo 2, tra cui confezione originale integra, prova scritta di corretta conservazione, periodo di validità residuo accettabile, valutazione da persona formata e assenza di perdita di tracciabilità. La documentazione dei resi deve includere destinatario, denominazione, lotto, quantità, motivo della restituzione e uso o smaltimento finale. Solo personale autorizzato può disporre il reinserimento nelle scorte.

I richiami devono essere disciplinati da una procedura che individui le circostanze di attivazione, i soggetti coinvolti, le modalità di avvio, i destinatari delle comunicazioni e la gestione del materiale richiamato; la persona responsabile del sistema di qualità deve essere coinvolta.

Autoispezioni e controllo dell’efficacia

Il regolamento impone autoispezioni regolari, pianificate nel sistema di qualità, da eseguire in modo imparziale e dettagliato da personale competente. I risultati devono essere registrati e comunicati al personale pertinente e alla dirigenza. Le non conformità devono dare luogo ad azioni correttive e preventive, la cui efficacia deve essere verificata.

Entrata in vigore e applicabilità

Il regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea ed è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.