Circolare numero 07 del 26-05-2011 enpals

Nuove modalità di rilascio e utilizzo del codice PIN Enpals

La circolare disciplina in modo organico la procedura di richiesta, rilascio e utilizzo del codice PIN necessario per l’accesso ai servizi telematici dell’Enpals. L’intervento si inserisce nel processo di progressiva informatizzazione degli adempimenti previdenziali e amministrativi e chiarisce, oltre alle modalità operative, anche il regime delle deleghe e i soggetti legittimati a operare per conto delle imprese.

Finalità della disciplina e fonti sostituite

L’Enpals precisa che i servizi telematici costituiscono dal 2008 l’unica modalità per svolgere i principali adempimenti amministrativi. La circolare, quindi, aggiorna la disciplina già dettata nel 2007 e sostituisce integralmente la circolare n. 12 del 10 agosto 2007, nonché il paragrafo 4.2 della circolare n. 17 del 10 dicembre 2007 relativo alle modalità operative per il rilascio del PIN.

Struttura del PIN e regole di sicurezza

Il PIN è composto da 16 caratteri alfanumerici, senza distinzione tra maiuscole e minuscole, suddivisi in due blocchi da 8 caratteri: PIN1 e PIN2. Per accedere ai servizi online è necessario inserire, insieme al codice fiscale, la coppia di credenziali costituita dal codice fiscale e dal PIN.

La circolare sottolinea il carattere strettamente personale e riservato del PIN, richiedendo al titolare di adottare criteri di riservatezza e ricordando le possibili responsabilità civili e penali in caso di uso improprio. Il PIN deve essere modificato obbligatoriamente al primo accesso e può essere cambiato in seguito per scelta del titolare. Per gli intermediari abilitati ex art. 11, commi 1 e 4, della legge n. 12/1979, nonché per gli operatori dei soggetti convenzionati, la modifica è obbligatoria ogni tre mesi. Le credenziali non utilizzate per almeno sei mesi vengono disattivate automaticamente.

Soggetti abilitati e limiti alla legittimazione

La circolare conferma che possono operare, oltre al legale rappresentante o titolare dell’impresa, anche:

• il dipendente interno delegato;
• i soggetti di cui all’art. 31 del D.Lgs. n. 276/2003, come società capogruppo, consorzi o società consorziate delegate;
• i professionisti mandatari ai sensi della legge n. 12/1979, cioè consulenti del lavoro, dottori commercialisti, ragionieri, periti commerciali e avvocati;
• le associazioni e società semplici costituite tra tali professionisti, ma con abilitazione del singolo professionista e non dello studio;
• le associazioni di categoria, limitatamente alle imprese associate, con abilitazione del responsabile locale;
• i servizi istituiti dalle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle piccole imprese, anche cooperative, purché assistiti da uno o più consulenti del lavoro secondo le regole richiamate dalla circolare ministeriale del 4 giugno 2007.

Viene inoltre richiamata la nota ministeriale del 29 aprile 2010, n. 7857, per ribadire che non sono autorizzati alla predisposizione e trasmissione degli adempimenti previdenziali e assistenziali i CED, in quanto svolgono solo attività esecutive e di calcolo, né i soggetti che svolgono solo attività fiscali, come tributaristi, esperti tributaristi, consulenti fiscali e revisori contabili.

Procedura di richiesta del PIN per lavoratori, autonomi e pensionati

Il lavoratore, il lavoratore autonomo esercente attività musicali o il pensionato già iscritto alle gestioni Enpals deve accedere alla sezione dedicata del sito istituzionale e compilare la richiesta online indicando:

• il codice fiscale;
• la tipologia di utente;
• un indirizzo di posta elettronica valido.

Dopo la verifica dei dati anagrafici, l’Enpals invia all’indirizzo email indicato un messaggio contenente il PIN2 e un link per completare la richiesta. Dopo la selezione del link, l’Ente stampa e invia per posta il tesserino contenente il PIN1 all’indirizzo di residenza risultante dagli archivi dell’Anagrafe Tributaria. Il tesserino è immediatamente utilizzabile; al primo accesso, il sistema impone la modifica del PIN2. La circolare precisa inoltre che, per il lavoratore autonomo esercente attività musicali, il PIN consente di effettuare gli adempimenti in materia di lavoro alla stregua di un’impresa.

Procedura di richiesta del PIN per le imprese

Per le imprese, la richiesta deve essere effettuata dal legale rappresentante tramite l’apposita procedura online. Il richiedente deve indicare:

• il proprio codice fiscale;
• la propria qualifica;
• un indirizzo email valido.

Dopo la validazione del codice fiscale, l’Enpals invia via email il PIN2 e un link per proseguire la richiesta, che richiede l’inserimento del codice fiscale dell’impresa. Successivamente, il sistema trasmette per email la documentazione da compilare e restituire all’Ente, insieme alle istruzioni operative. Il modello di richiesta contiene i dati identificativi dell’impresa e deve essere completato con gli estremi del documento di riconoscimento del richiedente, che va allegato. Se la documentazione è regolare, l’Enpals spedisce il PIN1 alla sede legale dell’impresa risultante dagli archivi dell’Anagrafe Tributaria.

Procedura di richiesta del PIN per dipendenti delegati

Anche il dipendente delegato dall’impresa può richiedere il PIN online, indicando:

• il proprio codice fiscale;
• la propria qualifica;
• un indirizzo di posta elettronica valido.

Dopo la validazione, l’Enpals invia il PIN2 e il link per completare la procedura, che prevede l’indicazione del codice fiscale dell’impresa delegante. La documentazione da compilare viene poi trasmessa via email e deve essere restituita con gli estremi del documento di identità. In caso di esito positivo, il PIN1 viene recapitato al legale rappresentante presso la sede dell’impresa, che lo consegna direttamente al dipendente delegato.

Procedura di richiesta del PIN per intermediari

Gli intermediari abilitati ai sensi della legge n. 12/1979 operano sulla base di deleghe scritte rilasciate dalle imprese. Per la richiesta del PIN devono accedere alla sezione dedicata del sito Enpals e inserire:

• il proprio codice fiscale;
• la tipologia di utente;
• un indirizzo email valido;
• l’indirizzo al quale desiderano ricevere il tesserino.

Dopo la validazione del codice fiscale, l’Enpals invia il PIN2 e il link per proseguire, consentendo di indicare i codici fiscali delle aziende per le quali si dispone di delega. Viene quindi inviata la modulistica da compilare e trasmettere all’Ente. Il modello di richiesta contiene i dati identificativi delle imprese, la tipologia di utente, una dichiarazione di responsabilità sulla veridicità di quanto esposto e un’autocertificazione dell’elenco dei soggetti deleganti.

Alla domanda devono essere allegati:

• il modulo di dichiarazione di responsabilità;
• il modulo di delega sottoscritto dall’impresa delegante;
• la fotocopia del documento di riconoscimento dell’intermediario;
• la fotocopia dei documenti di identità dei singoli deleganti;
• eventuali attestazioni di iscrizione ad albi o ordini professionali.

Verificata positivamente la documentazione, l’Enpals invia il PIN1 all’indirizzo indicato in fase di richiesta e, contestualmente, comunica a ciascun legale rappresentante l’avvenuto rilascio del PIN all’intermediario indicato. Al primo accesso, il titolare del PIN deve modificare il PIN2 precedentemente ricevuto via email.

Gestione delle deleghe e obblighi dell’intermediario

L’intermediario deve conservare presso di sé, per tutta la durata delle deleghe e per almeno cinque anni dopo la loro scadenza, gli originali delle deleghe e una copia dei documenti di identità dei deleganti, esibendoli a richiesta. È inoltre tenuto ad aggiornare l’elenco delle imprese deleganti tramite le apposite funzioni del sito istituzionale.

L’aggiunta di nuove imprese non richiede un nuovo PIN, ma soltanto la trasmissione della copia della nuova delega secondo la documentazione prevista. In caso di revoca del mandato, l’intermediario deve comunicarla tempestivamente, indicando l’impresa che ha revocato l’incarico. Anche l’impresa mandante, ricevuta la comunicazione dell’avvenuto rilascio del PIN all’intermediario, può in ogni momento comunicare all’Enpals la revoca della delega.

Soggetti in convenzione

Per i soggetti che hanno stipulato una convenzione con l’Enpals, come gli enti di patronato e la Siae, la procedura è diversa: essi devono trasmettere preventivamente l’elenco degli operatori autorizzati a richiedere il PIN. L’elenco viene validato anagraficamente tramite verifica del codice fiscale presso l’Anagrafe Tributaria e l’esito è comunicato al soggetto convenzionato.

L’operatore validato può quindi accedere alla sezione dedicata, completare la richiesta online indicando il proprio codice fiscale, una email valida e la tipologia di soggetto convenzionato per il quale opera. Dopo i controlli anagrafici e la verifica dell’autorizzazione, l’Enpals invia il PIN2 via email e il link per completare la procedura; successivamente spedisce il PIN1 all’indirizzo di residenza risultante dagli archivi tributari. Anche in questo caso il PIN deve essere modificato al primo accesso e poi ogni tre mesi.

Assistenza agli utenti

La circolare rinvia al sito istituzionale www.enpals.it per le istruzioni operative e le informazioni sulla richiesta e sull’utilizzo del PIN. Per l’assistenza sui problemi relativi al codice PIN e ai servizi online è indicato il numero verde 800 462693.