Circolare numero 3 del 9-1-2004

Gestione via Internet delle deleghe in agricoltura da parte delle Associazioni datoriali

La circolare illustra l'attivazione di una procedura automatizzata INPS per la gestione telematica delle deleghe sindacali in agricoltura da parte delle Associazioni datoriali convenzionate. L'obiettivo è rendere più rapidi i flussi operativi, migliorare il controllo delle deleghe e consentire alle Associazioni una gestione più diretta e aggiornata tramite Internet.

Ambito di applicazione e accesso al sistema

Il servizio è riservato alle Associazioni datoriali per l'agricoltura che abbiano stipulato specifiche convenzioni con l'Istituto. La procedura è fruibile dal portale INPS, nella sezione "Servizi on-line", voce "per associazioni di categoria", opzione "gestione deleghe sindacali in agricoltura".

L'INPS comunica alle strutture nazionali le credenziali di accesso, cioè utente e password, con modalità concordate individualmente. Le strutture periferiche possono essere abilitate dalla propria struttura nazionale, che provvede a richiedere o gestire le relative utenze.

Struttura funzionale della procedura

La procedura è articolata in quattro macroprocessi:

• gestione utenti;
• trasmissione e/o acquisizione delle deleghe;
• gestione delle deleghe presenti negli archivi INPS;
• gestione delle statistiche.

Le utenze nazionali consentono alle Associazioni di creare e amministrare utenze provinciali e regionali, con profili differenziati in relazione alle funzioni attribuite.

Modalità di inserimento e trasmissione delle deleghe

La circolare distingue due modalità operative.

Gestione online

Con la modalità online l'Associazione inserisce singole deleghe direttamente in ambiente Internet. Questa modalità consente controlli immediati sulla delega caricata, sia sotto il profilo formale sia sostanziale. In particolare vengono verificati:

• correttezza del codice fiscale;
• congruenza tra nominativo e codice fiscale;
• eventuale cessazione dell'azienda;
• eventuale azienda sconosciuta;
• presenza di deleghe doppie presso altre Associazioni.

La gestione online permette quindi un riscontro immediato della validità della delega e l'individuazione tempestiva delle anomalie che potrebbero incidere sulla successiva validazione o tariffazione.

Gestione offline

In alternativa, l'Associazione può inviare un file contenente più deleghe, secondo il tracciato già previsto dal protocollo d'intesa in uso con la precedente procedura di "trasmissione deleghe". Le deleghe vengono poi elaborate automaticamente dal sistema, che effettua gli stessi controlli previsti per la modalità online. Gli esiti dei controlli sono resi consultabili e scaricabili dal sito dopo alcuni giorni dalla trasmissione.

Consultazione, modifica e cancellazione delle deleghe

Le Associazioni possono seguire l'intero processo di gestione delle deleghe e ottenere tutte le informazioni necessarie per verificare lo stato delle pratiche e risolvere eventuali anomalie.

Le funzionalità operative richiamate sono le seguenti:

• variazione della delega, consentita solo all'utente che l'ha inserita;
• cancellazione della delega in qualsiasi momento, per eliminare quelle non più attive;
• visualizzazione dello stato della delega, con indicazione di validazione, revoca, tariffazione, presenza su altre Associazioni e altri esiti utili alla verifica.

Statistiche e monitoraggio

L'INPS mette a disposizione delle Associazioni informazioni statistiche elaborate sulle deleghe trasmesse. Attraverso tale funzione è possibile visualizzare e scaricare dati relativi, tra l'altro, a deleghe validate, doppie, revocate, cancellate e tariffate, così da supportare la gestione interna e il controllo dell'attività svolta.

Sicurezza e profili utente

Sul piano della sicurezza, l'Istituto fornisce alle strutture nazionali delle Associazioni l'utenza e la password necessarie per l'utilizzo della procedura. Le strutture nazionali possono poi generare le utenze per le sedi provinciali e regionali, definendo per ciascuna il relativo profilo funzionale e le abilitazioni disponibili.

Validazione delle deleghe e permanenza degli adempimenti cartacei

La nuova procedura non modifica il regime di validazione delle deleghe. Le deleghe inserite dalle Associazioni devono essere successivamente validate dalle Sedi.

Resta fermo quanto previsto dalla convenzione con le Associazioni datoriali e richiamato dalla circolare n. 85 del 20 aprile 1998: la delega cartacea, sottoscritta dal singolo associato, deve comunque essere consegnata alla sede territorialmente competente. Per la validazione continua a essere utilizzata la procedura già in uso nel menu Infoinps-Menuagri, opzione E, relativa alle deleghe sindacali dei lavoratori agricoli.

Funzioni di assistenza e supporto

La procedura comprende pagine di help richiamabili in ogni fase di utilizzo, oltre a un CD-ROM fornito dall'Istituto alle strutture nazionali delle Associazioni con un programma di autoapprendimento. La circolare indica inoltre i riferimenti telefonici dei funzionari incaricati per eventuali comunicazioni o chiarimenti.