Circolare numero 199 del 15-10-1996

Iniziative di promozione del collegamento INPS-Comuni per gli accertamenti anagrafici

La circolare disciplina l’organizzazione dei rapporti tra INPS e Comuni ai fini degli accertamenti anagrafici dei pensionati, con l’obiettivo di superare progressivamente gli scambi cartacei e standardizzare le comunicazioni mediante strumenti informatici. Il quadro operativo si fonda sull’art. 34 della legge n. 903 del 21 luglio 1965 e richiama la precedente circolare n. 293 del 2 dicembre 1995.

Obiettivo dell’iniziativa e ruolo del sistema ANCITEL/INTEGRA

Sono stati abilitati alla procedura 2.765 Comuni tramite il sistema di connessione telematica INTEGRA, assicurato da ANCITEL. I Comuni abilitati sono inseriti in un elenco nazionale progressivamente implementabile, suddiviso per Regione e Provincia, con indicazione dei nominativi e dei rispettivi codici-comune. Questo consente alle Sedi di effettuare interrogazioni per visure anagrafiche con modalità analoghe a quelle già in uso per ARCO.

Il sistema ha una duplice funzione:

• fornire alle Sedi risposte relative a singole posizioni anagrafiche;
• canalizzare verso la Direzione Centrale Tecnologia Informatica le variazioni anagrafiche trasmesse dai Comuni collegati, quali decessi, nuove nozze e cambi di indirizzo.

La circolare evidenzia che il collegamento richiede comunque l’intervento degli operatori comunali, sia per le risposte alle richieste di visura sia per l’inoltro delle variazioni anagrafiche.

Promozione dei rapporti e priorità operative

Il successo dell’iniziativa è affidato all’azione di promozione svolta dai Direttori delle strutture periferiche, in considerazione della necessità di assicurare continuità, regolarità, tempestività e affidabilità del flusso informativo. Le Sedi sono pertanto invitate a sensibilizzare intensamente i Comuni interessati, anche per conseguire una più stretta integrazione tra enti e una migliore qualità dei servizi, con riduzione dell’onere documentale per il cittadino.

Per i Comuni, l’iniziativa comporta anche una significativa riduzione dell’afflusso agli sportelli per il rilascio di certificazioni anagrafiche, in coerenza con la legge n. 241/1990. Inoltre, i Comuni possono richiedere l’accesso agli archivi dei pensionati per attività strettamente connesse alle finalità istituzionali, secondo le modalità già precisate nella precedente circolare e nel rispetto di sicurezza e riservatezza dei dati.

In via prioritaria devono essere stabiliti contatti con i Comuni a maggiore densità abitativa. Nei territori con più Sedi zonali, i rapporti sono tenuti dal Direttore della Sede provinciale o da un delegato del Comitato dei Direttori.

Base normativa degli accertamenti anagrafici

La circolare richiama l’obbligo, per i Comuni, di gestire e aggiornare l’anagrafe dei pensionati, secondo l’art. 34 della legge n. 903/1965. In applicazione di tale norma:

• le Sedi comunicano ai Comuni i nominativi dei nuovi titolari di pensione;
• i Comuni trasmettono all’INPS le variazioni anagrafiche che interessano i pensionati;
• particolare rilievo assume l’accertamento dell’esistenza in vita e della conservazione dello stato vedovile per i titolari di pensioni ai superstiti.

I Direttori delle Sedi devono quindi ribadire ai Comuni gli obblighi derivanti dalla norma e promuovere il passaggio alle tecnologie informatiche ogni volta che il livello di informatizzazione lo consenta.

Modello operativo in funzione del grado di informatizzazione dei Comuni

La circolare distingue tra:

• Comuni con adeguato grado di informatizzazione;
• Comuni con scarso o inadeguato livello di informatizzazione.

Il sistema si applica in modo uniforme a tutti i rapporti INPS-Comuni e alle loro associazioni o consorzi, ma richiede:

• la stipula di una convenzione per i Comuni che utilizzano tecnologie informatiche;
• per i Comuni meno informatizzati, l’assenso a verifiche semestrali mediante appositi tabulati.

La Direzione Centrale Tecnologia Informatica e le strutture territoriali dovranno comunque garantire il mantenimento del flusso informativo anche in presenza di difficoltà operative o ritardi pregiudizievoli, intervenendo presso i Comuni interessati e rappresentando le responsabilità connesse a eventuali omissioni.

Modalità tecniche di scambio dati con i Comuni informatizzati

Per i Comuni dotati di adeguate strutture informatiche sono previsti due flussi di dati:

• un flusso dai Comuni all’INPS, relativo alle variazioni anagrafiche dell’intera popolazione;
• un flusso dall’INPS ai Comuni, relativo ai dati anagrafici dei pensionati da utilizzare per l’aggiornamento delle anagrafi comunali.

Dopo una fase di allineamento preliminare degli archivi, gli scambi riguardano soltanto le variazioni intervenute nelle rispettive basi dati. L’allineamento iniziale deve essere effettuato per tutti i Comuni, anche per quelli collegati via ANCITEL, mediante confronto tra la situazione archivistica comunicata dall’Istituto e i dati anagrafici comunali.

Per garantire un’architettura unica, entrambi i flussi utilizzano:

• lo stesso tracciato record;
• la stessa elaborazione centrale presso l’INPS;
• l’invio degli esiti alle Sedi.

Flusso dai Comuni all’INPS

Per il flusso in entrata dai Comuni, la Direzione Centrale Tecnologia Informatica effettua gli incroci con i dati presenti nei propri archivi e comunica alle Sedi gli esiti degli abbinamenti limitatamente ai casi che richiedano provvedimenti di eliminazione o ricostituzione.

Gli scambi dai Comuni all’INPS riguardano, in sintesi:

• nascita;
• morte;
• cambio di indirizzo;
• emigrazione e immigrazione;
• variazione di stato civile;
• variazione di stato di famiglia;
• variazioni anagrafiche;
• variazioni di cittadinanza.

Flusso dall’INPS ai Comuni

Per il secondo flusso, l’INPS estrae i titolari di pensione che interessano un determinato Comune e prepara un supporto o file da trasmettere tramite le Sedi provinciali, contenente:

• generalità del pensionato;
• codice fiscale;
• domicilio;
• indicazione della Sede;
• categoria pensionistica;
• numero di certificato di pensione.

I Comuni, dopo l’abbinamento con le rispettive anagrafi, restituiscono gli esiti:

• direttamente alla Direzione Centrale Tecnologia Informatica se utilizzano ANCITEL o canali similari;
• alle Sedi, se non si avvalgono di tali canali, con successivo inoltro alle Sedi Regionali e alla Direzione Centrale.

L’elaborazione centrale dei dati inviati dai Comuni produce l’aggiornamento degli archivi pensioni e l’invio di ulteriori esiti e liste alle Sedi.

Liste prodotte e provvedimenti conseguenti

Le elaborazioni relative ai due flussi generano, oltre all’annotazione dell’avvenuto abbinamento nell’archivio pensioni, le seguenti liste per le Sedi:

• pensioni poste ad ELI;
• pensioni di reversibilità con più contitolari vigenti da ricostituire per decesso di uno dei contitolari;
• pensioni di reversibilità con più contitolari vigenti o con un solo contitolare non coniuge superstite che abbia contratto matrimonio;
• pensioni sociali con titolari emigrati in Comune sconosciuto;
• pensioni non abbinate a una posizione anagrafica.

In base a tali liste, le Sedi devono:

• assumere il provvedimento di eliminazione per le pensioni poste ad ELI, controllando la legittimità dei pagamenti eseguiti fino alla sospensione;
• aprire d’ufficio le ricostituzioni per le pensioni di reversibilità indicate nelle liste 2 e, se del caso, 3;
• accertare la situazione relativa all’emigrazione nei casi di cui alla lista 4 e adottare i provvedimenti necessari se il Comune risulta appartenente a Stato estero;
• segnalare alla Direzione Centrale Tecnologia Informatica i Comuni per i quali, a seguito di accertamento, occorra un diverso tentativo di incrocio.

Continuità delle operazioni e cessazione delle procedure locali

L’instaurazione di rapporti informatizzati stabili e centralizzati con i Comuni, tramite ANCITEL o sistemi analoghi, comporta la progressiva cessazione di qualsiasi procedura locale di scambio dati tra Sedi e Comuni, nonché dell’invio ai Comuni dei modelli IVS 8 BIS/M.

La cessazione delle procedure locali è formalmente disposta dalle Sedi Regionali quando il collegamento informatizzato sia stabilmente operativo.

Gestione dei Comuni con scarso o inadeguato livello di informatizzazione

Per i Comuni non ancora in grado di utilizzare tecnologie informatiche, continuano a essere inviati i Modd. IVS 8 BIS/M, secondo le modalità tradizionali. Tuttavia, per garantire i controlli periodici richiesti dall’Istituto, i Direttori delle Sedi devono intervenire affinché i Comuni effettuino:

• una verifica anagrafica semestrale generalizzata mediante tabulati dei pensionati;
• ove il Comune sia in grado di trasmettere periodicamente le variazioni su supporto magnetico, un controllo biennale di allineamento degli archivi mediante tabulati.

I tabulati sono predisposti dalla Direzione Centrale Tecnologia Informatica, trasmessi alle Sedi e quindi inoltrati ai Comuni. Dopo il riscontro, i Comuni li restituiscono alle Sedi con le annotazioni relative all’esistenza in vita e, se richiesto, allo stato vedovile.

Le Sedi, ricevuti i tabulati, assumono immediatamente i provvedimenti di competenza e aggiornano l’archivio centrale secondo le modalità che saranno successivamente definite dalla Direzione Centrale Tecnologia Informatica.

Compiti delle Sedi Regionali

Le Sedi Regionali svolgono funzioni di coordinamento e supporto dell’intera operazione. In particolare:

• tengono evidenza delle convenzioni stipulate;
• informano la Direzione Centrale Tecnologia Informatica, la Direzione Centrale Pensioni e la Direzione Centrale Sistema Qualità sui risultati dell’azione di promozione e sulle problematiche emerse;
• forniscono impulso e assistenza alle Sedi nella gestione dei rapporti con i Comuni;
• verificano i risultati;
• dispongono la cessazione dell’invio dei Modd. IVS 8 BIS/M e la sospensione delle procedure locali quando si siano instaurati collegamenti informatizzati stabili.

Dal punto di vista operativo, le Sedi Regionali raccolgono e smistano i supporti magnetici sia in entrata sia in uscita e ricevono copia delle liste delle pensioni poste ad ELI per le opportune verifiche sulla correttezza e tempestività delle operazioni di eliminazione e sulla regolarità dei pagamenti. La circolare segnala infatti che le pensioni poste ad ELI da oltre quattro mesi vengono eliminate d’ufficio con provvedimento diretto della Direzione Generale.

Allegato tecnico: tracciato unificato e codifiche

L’allegato 1 definisce il tracciato unificato versione 1.3 dell’8 ottobre 1996 per lo scambio di informazioni anagrafiche INPS-Comuni. Il tracciato contiene i dati utili al mantenimento del data base anagrafico centrale dell’INPS e sostituisce il tracciato usato per la procedura di scambio supporti con i Comuni.

Sono previsti dati obbligatori relativi a:

• identificazione del Comune e del tipo di record;
• dati anagrafici del cittadino;
• dati di residenza;
• dati di morte;
• dati di emigrazione/immigrazione;
• dati di stato civile;
• dati di famiglia;
• chiavi di iscrizione anagrafica;
• chiavi anagrafiche pensionistiche;
• dati di gestione della segnalazione.

L’allegato riporta inoltre:

• i valori ammessi per i campi codificati;
• i codici di esito delle segnalazioni, con indicazione dei motivi di rifiuto;
• le istruzioni per la chiave di iscrizione anagrafica;
• il tracciato COBOL del record;
• la regola secondo cui i dati del record devono essere restituiti così come ricevuti.

Modalità di trasmissione e supporti fisici

L’allegato 1.d disciplina i flussi:

• dai Comuni all’INPS, con segnalazioni anagrafiche a regime per tutti gli abitanti, dando inizialmente rilievo a morte e variazione di indirizzo;
• dall’INPS ai Comuni, con segnalazioni di nuova liquidazione pensionistica, variazione pensionistica, richiesta di conferma dell’esistenza in vita e richiesta di conferma della residenza.

Le comunicazioni possono avvenire in tre modi:

• file transfer diretto dal Comune al sistema centrale INPS;
• supporto magnetico consegnato alle Sedi regionali;
• collegamento on-line per segnalazioni singole in tempo reale.

Per i flussi batch è previsto un file sequenziale composto da record testa, record di dati e record coda. Sono specificate anche le caratteristiche fisiche dei supporti magnetici:

• nastri magnetici senza label, record logico e fisico di 820 bytes, formato fisso sbloccato, caratteri EBCDIC, nastro monovolume;
• minidischi MS/DOS formato 3,5" HD, file denominato SCAAMMGG, record da 820 bytes, formato fisso con CRLF, caratteri ASCII.

Valore operativo della circolare

Nel complesso, la circolare intende creare un sistema strutturato di cooperazione tra INPS e Comuni per gli accertamenti anagrafici e la gestione delle pensioni, favorendo l’automazione dei controlli, la tempestività delle comunicazioni e la riduzione degli adempimenti documentali a carico dei cittadini. Il documento affida alle strutture periferiche un ruolo essenziale di promozione, coordinamento e controllo, in vista di una progressiva unificazione delle procedure e della piena integrazione informativa tra i due enti.