Circolare numero 311 del 22-12-1995

Disciplina dei fondi a disposizione presso le Unità periferiche INPS

La circolare detta le regole applicative della nuova disciplina dei fondi a disposizione prevista dal Regolamento di contabilità dell’INPS, con decorrenza dal 1° gennaio 1996. L’intervento riguarda in particolare la costituzione dei fondi presso le SAP, la loro gestione amministrativa e contabile, nonché le modalità di custodia dei valori e di controllo interno.

Ambito di applicazione e finalità del fondo

Presso le SAP viene istituito un fondo destinato a spese che, per natura o urgenza, non possono essere affrontate con le ordinarie procedure previste per forniture, opere e servizi. La circolare individua espressamente le tipologie di spesa ammesse, che comprendono:

• piccole spese di economato per acquisti urgenti di cancelleria e altri prodotti, timbri e simili;
• piccole spese per rimborso di trasporto urbano;
• acquisto di libri, vocabolari e, occasionalmente, periodici;
• piccole riparazioni e manutenzioni;
• interventi straordinari e urgenti;
• spese connesse all’autoparco, come olio motore, ricarica dei condizionatori, rimessaggio, anticipazione di multe;
• spese postali;
• spese legali;
• spese di viaggio e diarie per assicurati chiamati a visita medica.

Misura del fondo e limiti di utilizzo

L’entità del fondo deve essere determinata dai dirigenti delle SAP in base a una valutazione concreta delle esigenze operative e delle occorrenze medie mensili. In ogni caso:

• l’importo massimo del fondo non può superare lire 20.000.000;
• il fondo può essere frazionato per tipologia di spesa o per singolo ufficio, anche in ragione della dislocazione decentrata;
• una frazione del fondo può essere assegnata al Centro Operativo coesistente;
• il limite massimo di ogni singola spesa è fissato in lire 1.000.000.

Costituzione formale, consegnatario e comunicazioni

L’atto formale di costituzione o di variazione del fondo deve riportare:

• la causale del fondo e l’eventuale frazionamento;
• il livello del fondo;
• il nominativo del dipendente incaricato della custodia e gestione del fondo, nonché del relativo sostituto.

In caso di variazione del consegnatario di ciascuna frazione di fondo, deve essere effettuato uno scambio di consegna con apposito verbale da acquisire agli atti dell’area contabile. I dirigenti delle Unità funzionali devono inoltre trasmettere comunicazione scritta alle Sedi regionali competenti circa la costituzione, il livello e le successive variazioni del fondo, affinché queste provvedano a controlli periodici sulla congruità e sul corretto utilizzo delle somme.

Documentazione delle spese

Per ogni acquisto deve essere allegata la relativa documentazione fiscale, e precisamente fattura, ricevuta fiscale o documento equipollente in regola con le norme fiscali, con indicazione dei dati identificativi dell’acquirente e della merce fornita.

La circolare specifica alcune modalità particolari:

• le spese per l’uso di mezzi pubblici urbani possono essere documentate indicando il percorso sul modello apposito;
• le spese per taxi devono essere preventivamente autorizzate dal dirigente dell’Unità funzionale e documentate con lo scontrino rilasciato dall’autista;
• le spese legali continuano a essere documentate secondo le modalità già in uso.

Controlli interni, responsabilità e rendicontazione

Il dirigente dell’Unità funzionale, o un suo delegato, deve effettuare periodicamente riscontri diretti sulla consistenza del fondo e sulla sua regolare amministrazione. Di tali controlli deve essere redatto apposito verbale, sottoscritto anche dal responsabile del fondo.

Il consegnatario deve operare con la massima diligenza ed è responsabile di ogni carenza del fondo non adeguatamente motivata. Il dirigente responsabile dell’area in cui il fondo è costituito è tenuto a:

• vigilare sulla custodia, sulla gestione e sulla regolarità delle scritture contabili elementari;
• autorizzare la liquidazione delle spese e il relativo pagamento mediante il fondo, evitando usi diversi da quelli istituzionali;
• promuovere la rendicontazione delle spese e il reintegro del fondo con la periodicità necessaria a garantire la disponibilità di somme per le spese urgenti;
• segnalare al dirigente dell’Unità funzionale ogni irregolarità di cui venga a conoscenza.

Per la contabilizzazione e per gli adempimenti di competenza degli Uffici ragioneria, la circolare precisa che non vi sono innovazioni e rinvia alle disposizioni già contenute nella circolare n. 462/RG - 1246/0 dell’11 febbraio 1978.

Custodia dei valori e modalità alternative di conservazione

La custodia dei valori costituenti i fondi a disposizione deve avvenire con le massime cautele. Per i fondi di importo eccedente lire 1.000.000 può essere richiesta una cassetta murata. In tale ipotesi:

• una chiave resta al dirigente dell’Unità funzionale;
• l’altra è affidata al consegnatario;
• la chiave in possesso del dirigente deve essere custodita in una busta sigillata con ceralacca e controfirmata dal dirigente e dal consegnatario.

In alternativa alla cassetta murata, è confermata la possibilità di gestire l’intero fondo, o una sua frazione superiore a lire 1.000.000, mediante apertura di credito semplice non rotativo presso istituti di credito. È inoltre possibile utilizzare un libretto di deposito a risparmio intestato all’INPS - Fondo a disposizione, con facoltà di prelievo da parte del consegnatario o del suo sostituto. In questo caso, gli interessi accreditati dalla banca devono essere portati in detrazione della somma necessaria al reintegro immediatamente successivo.

Raccomandazioni finali sulla vigilanza

La circolare richiama infine i dirigenti periferici a porre la massima attenzione nel maneggio e nel movimento del denaro e dei documenti connessi alla gestione dei fondi. È richiesto l’esercizio di controlli rigorosi e il perseguimento di eventuali irregolarità, a tutela della corretta amministrazione delle risorse e della regolarità contabile.