Regolamento (UE) 2020/1783

Regolamento (UE) 2020/1783 sull’assunzione delle prove in materia civile o commerciale

Il regolamento rifonde la disciplina europea sulla cooperazione giudiziaria per l’assunzione delle prove nei procedimenti civili e commerciali, sostituendo il regolamento (CE) n. 1206/2001. La finalità dichiarata è accelerare e semplificare gli scambi tra autorità giudiziarie, ridurre ritardi e costi e favorire la certezza del diritto attraverso moduli uniformi e strumenti digitali.

Finalità e contesto

Il testo è adottato nell’ambito dello spazio di libertà, sicurezza e giustizia e del corretto funzionamento del mercato interno. I considerando evidenziano l’esigenza di una cooperazione più rapida, di procedure razionalizzate e dell’impiego di tecnologie moderne, nel rispetto dei diritti della difesa, della riservatezza e della protezione dei dati personali.

Ambito di applicazione

Il regolamento si applica alle cause civili o commerciali in cui un’autorità giudiziaria di uno Stato membro:

• chiede a un’autorità giudiziaria di un altro Stato membro di assumere prove;
• chiede di assumere direttamente prove in un altro Stato membro.

Non sono ammesse richieste volte a ottenere prove che non siano destinate a essere utilizzate in procedimenti giudiziari già pendenti o previsti. L’ambito resta limitato alla cooperazione tra Stati membri; la Danimarca non partecipa, mentre l’Irlanda aderisce.

Definizioni rilevanti

L’articolo 2 definisce:

• "autorità giudiziaria", includendo anche autorità trasmesse alla Commissione che esercitano funzioni giudiziarie o agiscono per delega o sotto controllo di un’autorità giudiziaria, purché competenti ad assumere prove secondo il diritto nazionale;
• "sistema informatico decentrato", inteso come rete di sistemi nazionali e punti di accesso interoperabili che consente scambi transfrontalieri sicuri e affidabili.

Trasmissione delle richieste e ruolo degli organi centrali

Le richieste di assunzione delle prove sono trasmesse direttamente tra autorità giudiziarie. Ogni Stato membro deve elaborare un elenco delle autorità competenti, precisando competenza territoriale e, se del caso, competenza specifica.

Ciascuno Stato membro designa inoltre un organo centrale incaricato di:

• fornire informazioni alle autorità giudiziarie;
• ricercare soluzioni alle difficoltà nell’esecuzione delle richieste;
• trasmettere, in casi eccezionali, una richiesta all’autorità competente su domanda dell’autorità richiedente.

Gli Stati membri federali o con più sistemi giuridici possono designare più organi centrali. Devono anche designare l’organo centrale o una o più autorità competenti per decidere sulle richieste di assunzione diretta delle prove.

Moduli, lingua e formalità

Le richieste sono presentate con i moduli dell’allegato I, in particolare il modulo A, o il modulo L per l’assunzione diretta. Ogni richiesta deve contenere i dati essenziali: autorità richiedente e richiesta, parti e loro rappresentanti, natura e oggetto della domanda, descrizione delle prove richieste e, per l’audizione di persone, generalità, quesiti, eventuale facoltà di astenersi dal deporre, richiesta di giuramento o dichiarazione e altre informazioni utili.

Le richieste e la documentazione non richiedono autenticazione né formalità equivalenti. Gli atti necessari devono essere corredati da traduzione nella lingua della richiesta. Le comunicazioni devono essere redatte nella lingua ufficiale dello Stato membro richiesto, o in altra lingua da esso accettata; ciascuno Stato membro comunica alla Commissione le lingue dell’Unione utilizzabili per la compilazione dei moduli.

Trasmissione elettronica e sistema informatico decentrato

Le richieste e le comunicazioni devono essere trasmesse tramite un sistema informatico decentrato sicuro e affidabile, fondato su una soluzione interoperabile quale e-CODEX. Si applica il quadro giuridico dei servizi fiduciari qualificati del regolamento (UE) n. 910/2014; se occorre sigillo o firma autografa, possono essere usati sigillo elettronico qualificato e firma elettronica qualificata.

Se la trasmissione elettronica non è possibile per guasti del sistema, per la natura delle prove o per circostanze eccezionali, si usano i mezzi alternativi più rapidi e appropriati, garantendo affidabilità e sicurezza. Gli atti trasmessi elettronicamente non possono essere privati degli effetti giuridici né essere considerati inammissibili come prova solo perché elettronici.

Ricezione, completamento e termini

L’autorità giudiziaria richiesta deve trasmettere una dichiarazione di ricezione entro sette giorni. Se la richiesta non soddisfa i requisiti linguistici o tecnici, la circostanza va indicata nella dichiarazione. Se l’autorità richiesta non è competente, inoltra la richiesta all’autorità competente del proprio Stato membro e ne informa l’autorità richiedente.

Se mancano dati necessari o occorre un deposito/anticipo, l’autorità richiesta deve informare senza indugio e comunque entro 30 giorni. Il termine per l’esecuzione decorre dalla ricezione della richiesta completata o dal versamento del deposito/anticipo.

Esecuzione della richiesta

L’autorità richiesta esegue la richiesta senza indugio e comunque entro 90 giorni dalla ricezione. L’esecuzione avviene secondo il diritto nazionale dell’autorità richiesta, salvo che l’autorità richiedente domandi una procedura particolare del proprio diritto nazionale o l’uso di una tecnologia di comunicazione specifica, come videoconferenza o teleconferenza.

La procedura particolare o la tecnologia richiesta devono essere utilizzate salvo incompatibilità con il diritto nazionale o difficoltà pratiche notevoli; in caso di diniego, l’autorità richiesta informa l’autorità richiedente tramite il modulo H. Se la tecnologia non è disponibile, le autorità possono accordarsi per renderla accessibile.

Partecipazione delle parti e dei delegati

Se il diritto dello Stato membro richiesto lo consente, le parti e i loro rappresentanti possono assistere all’assunzione delle prove; la loro partecipazione attiva può essere chiesta dall’autorità richiedente e le condizioni sono determinate dall’autorità richiesta. Quest’ultima notifica data, luogo e condizioni mediante il modulo I.

Analogamente, i delegati dell’autorità richiedente possono assistere all’assunzione delle prove, se compatibile con la legge dello Stato membro dell’autorità richiedente. Il termine "delegato" comprende i magistrati designati e, secondo il diritto nazionale, anche altre persone come i periti.

Misure coercitive e motivi di rifiuto

L’autorità richiesta può adottare misure coercitive nei casi e nei limiti previsti dal proprio diritto nazionale per richieste analoghe di origine interna.

Nel caso dell’audizione di una persona, la richiesta non viene eseguita se la persona invoca un diritto o obbligo di astenersi dal deporre ai sensi della legge dello Stato membro richiesto o, se specificato nella richiesta, della legge dello Stato membro richiedente. Gli ulteriori motivi di rifiuto sono tassativi e includono:

• estraneità all’ambito di applicazione del regolamento;
• mancanza di competenza dell’autorità richiesta secondo il proprio diritto;
• mancato completamento della richiesta entro 30 giorni;
• mancato deposito o anticipo entro 60 giorni dalla richiesta.

Il rifiuto deve essere comunicato entro 60 giorni con il modulo K.

Ritardi e prova dell’esecuzione

Se l’esecuzione non può avvenire entro 90 giorni, l’autorità richiesta informa l’autorità richiedente con il modulo J, indicando i motivi del ritardo e il tempo stimato necessario. A esecuzione avvenuta, l’autorità richiesta trasmette senza indugio gli atti comprovanti l’esecuzione e, se del caso, restituisce gli atti ricevuti, allegando la dichiarazione di esecuzione con il modulo K.

Assunzione diretta delle prove

L’articolo 19 consente a un’autorità giudiziaria di uno Stato membro di chiedere di assumere prove direttamente in un altro Stato membro tramite il modulo L. L’assunzione diretta è possibile solo se può avvenire su base volontaria, senza misure coercitive; se riguarda l’esame di una persona, questa deve essere informata del carattere volontario.

L’organo centrale o l’autorità competente dello Stato membro richiesto risponde entro 30 giorni indicando se la richiesta è accolta e, se del caso, le condizioni applicabili. Se non vi è risposta dopo un sollecito e decorrono 15 giorni, la richiesta si considera accettata, salvo circostanze eccezionali in cui resti possibile invocare motivi di rifiuto fino al momento effettivo dell’assunzione.

Il rifiuto è ammesso solo se la richiesta:

• esula dall’ambito del regolamento;
• è incompleta;
• è contraria ai principi fondamentali del diritto dello Stato membro richiesto.

L’autorità richiedente svolge poi l’assunzione secondo il proprio diritto nazionale, nel rispetto delle condizioni eventualmente fissate dallo Stato richiesto.

Videoconferenza e altre tecnologie di comunicazione a distanza

Quando l’assunzione diretta riguarda l’esame di una persona presente in un altro Stato membro, l’autorità richiedente deve usare videoconferenza o altra tecnologia a distanza se disponibile e appropriata. La richiesta si presenta con il modulo N e le autorità concordano le modalità pratiche dell’esame. Su richiesta, l’autorità richiedente può ricevere assistenza per reperire un interprete.

Agenti diplomatici e consolari

Gli Stati membri possono prevedere nel proprio diritto nazionale che le autorità giudiziarie chiedano ai propri agenti diplomatici o consolari di assumere prove nel territorio di un altro Stato membro, presso i locali della missione e senza misure coercitive, su base volontaria e nei confronti dei cittadini dello Stato rappresentato. L’agente diplomatico o consolare applica il diritto del proprio Stato membro.

Spese, compensi e depositi

Di regola, l’esecuzione della richiesta non dà diritto al rimborso di tasse o spese. Tuttavia, l’autorità richiesta può domandare il rimborso dei compensi dei periti e degli interpreti e delle spese derivanti dalla procedura speciale o dall’uso di tecnologie di comunicazione a distanza. In tale caso, l’autorità richiedente deve vigilare sul rimborso senza indugio.

Se è richiesto il parere di un perito, l’autorità richiesta può chiedere un adeguato deposito o anticipo sui costi stimati; negli altri casi il deposito non è condizione di esecuzione. Il deposito o anticipo è posto a carico delle parti se ciò è previsto dal diritto dello Stato richiedente.

Protezione dei dati e riservatezza

Il regolamento contiene una disciplina espressa della protezione dei dati personali. Ogni trattamento deve conformarsi al regolamento (UE) 2016/679; gli scambi a livello di Unione seguono il regolamento (UE) 2018/1725. I dati non pertinenti devono essere cancellati immediatamente.

Le autorità competenti dello Stato membro sono titolari del trattamento ai fini del regolamento. Le informazioni trasmesse possono essere usate solo per lo scopo per cui sono state trasmesse; le autorità richieste devono assicurarne la riservatezza secondo il diritto nazionale. Restano ferme le norme nazionali sul diritto degli interessati a essere informati e le disposizioni della direttiva 2002/58/CE.

Rapporti con accordi internazionali e tra Stati membri

Il regolamento prevale, per la materia disciplinata, sugli accordi o intese bilaterali o multilaterali tra Stati membri, incluse in particolare la Convenzione dell’Aia del 1954 e quella del 1970, nei rapporti tra Stati membri parte di tali strumenti. Restano possibili accordi o intese tra Stati membri finalizzati a facilitare ulteriormente l’assunzione delle prove, purché compatibili con il regolamento, e tali accordi devono essere comunicati alla Commissione insieme alle eventuali modifiche o denunce.

Comunicazioni, monitoraggio e valutazione

Gli Stati membri devono comunicare alla Commissione:

• l’elenco delle autorità giudiziarie competenti;
• il nome e l’indirizzo degli organi centrali e delle autorità competenti;
• i mezzi tecnici di ricezione delle richieste;
• le lingue utilizzabili;
• i dettagli delle altre autorità competenti ad assumere prove;
• l’eventuale capacità di far funzionare il sistema informatico decentrato prima della data prevista.

Entro il 2 luglio 2023 la Commissione deve istituire un programma dettagliato di monitoraggio. Gli Stati membri devono trasmettere, ove disponibili, dati sul numero di richieste trasmesse ed eseguite e sui casi in cui la trasmissione avviene con mezzi diversi dal sistema decentrato. La prima raccolta dati deve avvenire al più tardi il 2 luglio 2026.

Entro cinque anni dalla data di applicazione dell’articolo 7, la Commissione deve effettuare una valutazione complessiva e presentare una relazione, con eventuale proposta legislativa.

Atti delegati, atti di esecuzione e software di riferimento

La Commissione può modificare i moduli dell’allegato I con atti delegati, per un periodo di cinque anni a decorrere dal 22 dicembre 2020, prorogabile tacitamente, salvo opposizione di Parlamento o Consiglio. La delega può essere revocata in qualsiasi momento.

La Commissione deve inoltre adottare atti di esecuzione per istituire il sistema informatico decentrato, definendo specifiche tecniche, protocolli di comunicazione, obiettivi di sicurezza, livelli minimi di disponibilità e struttura di governance. Tali atti di esecuzione dovevano essere adottati entro il 23 marzo 2022.

La Commissione è responsabile del software di implementazione di riferimento, che gli Stati membri possono usare in luogo di un sistema nazionale; i costi di creazione, manutenzione e sviluppo di tale software gravano sul bilancio generale dell’Unione.

Entrata in vigore, applicazione e abrogazione

Il regolamento è entrato in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione in Gazzetta ufficiale e si applica dal 1° luglio 2022. L’articolo 31, paragrafo 3, si applica dal 23 marzo 2022. L’articolo 7 si applica dal primo giorno del mese successivo al periodo di tre anni dopo l’entrata in vigore degli atti di esecuzione di cui all’articolo 25.

Con l’entrata in applicazione è abrogato il regolamento (CE) n. 1206/2001, salvo l’articolo 6 di quest’ultimo che è abrogato solo dalla data di applicazione dell’articolo 7 del nuovo regolamento. I riferimenti al regolamento abrogato si intendono fatti al regolamento (UE) 2020/1783 secondo la tavola di concordanza dell’allegato III.