Circolare numero 191 del 30-10-2001

Trasmissione telematica dei modelli DM10/2 tramite Internet e sistemi automatizzati

La circolare definisce il quadro operativo per la presentazione automatizzata delle denunce contributive DM10/2, con particolare attenzione all’utilizzo della rete Internet, all’impiego del software di controllo INPS e alla semplificazione degli adempimenti per aziende e intermediari. L’obiettivo è favorire la standardizzazione dello scambio dati, ridurre gli oneri cartacei e potenziare i servizi di consultazione e assistenza.

Finalità e contesto organizzativo

L’Istituto richiama il percorso avviato negli anni precedenti per incentivare la trasmissione elettronica delle informazioni relative ai DM10/2, mediante supporti magnetici e sistemi automatizzati. Vengono ricordati gli interventi organizzativi già posti in essere, la collaborazione con le software house e la disponibilità di software gratuito aggiornato periodicamente, anche per l’elaborazione delle denunce in euro.

La circolare introduce inoltre l’utilizzo di una parte del sito web dell’INPS per la gestione dei dati contenuti nelle denunce, con supporto operativo agli utenti e alle categorie professionali coinvolte.

Autorizzazione, PIN e soggetti abilitati

Per l’accesso ai servizi telematici è necessario ottenere l’abilitazione presso una sede INPS e il rilascio del PIN. La richiesta va presentata dal soggetto che effettua materialmente l’adempimento:

• il datore di lavoro presso la sede territorialmente competente;
• il consulente del lavoro, l’associazione di categoria o il CED presso una qualsiasi sede INPS, anche per più datori di lavoro.

Alla richiesta devono essere allegate le dichiarazioni di responsabilità previste dagli allegati 1-ter, 1-quater e 1-quinquies. Gli operatori INPS verificano l’identità del richiedente e la sua appartenenza a una delle categorie ammesse, registrandolo come "utente automatizzato" e consegnando il PIN in busta chiusa.

Possono essere abilitati:

• titolari e legali rappresentanti delle aziende;
• soggetti delegati per lo specifico adempimento;
• consulenti del lavoro;
• avvocati;
• dottori commercialisti;
• ragionieri e periti commerciali iscritti nei rispettivi albi;
• studi associati dei professionisti indicati;
• associazioni di categoria;
• CED di cui alla circolare ministeriale n. 14/2000.

Per gli studi associati viene abilitato il singolo professionista; per le associazioni di categoria il responsabile locale; per i CED il responsabile del centro. Il PIN deve essere usato con assoluta riservatezza, anche per le eventuali responsabilità civili e penali derivanti da un uso improprio.

Trasmissione telematica delle denunce e software di controllo

Ottenuto il PIN, l’utente deve prelevare dal sito INPS il software di controllo, disponibile in versione DOS e distribuito anche su CD in ambiente Windows con manuale utente. La circolare raccomanda di verificare sempre la presenza di nuove versioni o aggiornamenti prima della trasmissione.

La denuncia può essere inviata solo se elaborata con il software di controllo INPS. L’accesso avviene nell’area dei servizi per utenti registrati, sezione "Aziende e consulenti", mediante codice fiscale e PIN. Al termine della procedura sono disponibili due documenti in PDF:

• l’attestazione di avvenuta ricezione con la distinta delle denunce per matricola, denominazione azienda e periodo di competenza;
• il dettaglio delle denunce presentate.

Tali documenti possono essere stampati o archiviati dall’utente, pur restando disponibili sul server INPS.

Servizi ulteriori per l’utente automatizzato

La trasmissione via Internet consente anche l’accesso all’"Estratto Conto Aziendale", attraverso cui aziende e soggetti delegati possono consultare i dati presenti negli archivi INPS di propria pertinenza. In particolare, sono consultabili:

• situazione anagrafica;
• inquadramento;
• coperture contributive;
• altre informazioni normalmente richieste alla sede territorialmente competente;
• denunce DM10/2 già presenti negli archivi centrali, anche di periodi antecedenti all’invio.

La consultazione è però possibile solo dopo il completamento del percorso procedurale AS/400, comprensivo di abbinamento con F24, calcolo e memorizzazione nei sistemi centrali.

Differimento del termine di presentazione

La circolare dà conto della delibera n. 268 del 16 ottobre 2001, con cui è stata riconosciuta la possibilità, per gli utenti che si avvalgono di sistemi automatizzati, di presentare le denunce DM10/2 oltre il giorno 16 del mese di scadenza e fino all’ultimo giorno del mese stesso.

Resta invariato il termine di versamento dei contributi previsto dalle disposizioni vigenti. La circolare precisa inoltre che l’iter di delegificazione necessario all’attuazione della delibera è in corso di perfezionamento.

Gestione dei DM10 insoluti

In precedenza le denunce presentate con sistemi automatizzati, se risultate insolute, dovevano essere replicate anche in formato cartaceo. La circolare modifica tale impostazione e stabilisce che le aziende non sono più tenute a presentare la denuncia cartacea corrispondente.

Entro due mesi dalla presentazione, gli operatori dell’Unità di processo devono verificare le denunce non abbinate ai relativi pagamenti per accertare l’effettiva sussistenza del credito, partendo dai dati già in possesso dell’Istituto e, se necessario, contattando il datore di lavoro per acquisire anche la dichiarazione sulla trattenuta della quota a carico del lavoratore.

Per il credito individuato si procede con le azioni di recupero, mediante avviso bonario ed eventuale iscrizione a ruolo. La verifica deve essere svolta anche per gli insoluti parziali. Poiché questi ultimi non risultano negli archivi di appoggio, la loro individuazione avviene mediante specifica listatura con la funzione di ristampa liste e cartoline RN relative ai ricicli DM10, ricercando il codice riciclo RS999, riferito al modello F24 con saldo diverso da quello del DM10/2.

Dichiarazioni di responsabilità del quadro I

La circolare chiarisce come vengono recepite, nelle trasmissioni automatizzate, le dichiarazioni di responsabilità che nel modello cartaceo sono contenute nel quadro I. Tali dichiarazioni riguardano, tra l’altro:

• la conformità dei dati alle registrazioni dei libri paga e matricola;
• la correttezza delle somme a conguaglio;
• la consapevolezza che l’eventuale differenza a credito potrà essere pagata provvisoriamente sulla base dei dati forniti;
• l’indicazione circa l’avvenuta o mancata trattenuta della quota a carico del lavoratore;
• la richiesta di rimborso della somma a credito non portata in compensazione con F24;
• la conferma della veridicità di quanto esposto nel modello.

Per i casi di presentazione automatizzata:

• se il datore di lavoro cura direttamente gli adempimenti, allega la dichiarazione di cui all’allegato 1-ter;
• se gli adempimenti sono svolti dai soggetti indicati nell’art. 1 della legge n. 12/1979 e successive modificazioni, si allega la dichiarazione di cui agli allegati 1-quater o 1-quinquies.

L’informazione relativa alla trattenuta sul lavoratore viene acquisita al momento dell’accertamento dell’insoluto; la richiesta di rimborso risulta invece già inserita nel tracciato informatico.

Gestione tecnica delle denunce trasmesse via Internet

I file inviati tramite Internet sono trasmessi alle sedi competenti mediante un sistema di code, così da garantire la ricezione anche se l’AS/400 è momentaneamente inattivo. Quando il sottosistema torna disponibile, i file vengono automaticamente inviati e caricati negli archivi di appoggio riservati alle denunce automatizzate.

Le elaborazioni successive sono le stesse previste per le denunce presentate su supporto magnetico presso le sedi. La circolare indica inoltre dove reperire il manuale utente della gestione su AS/400:

• tramite intranet INPS, nella sezione "Supporto documentazione operativa e normativa";
• oppure nel folder dedicato sul server della Direzione centrale Entrate Contributive.

Attività di marketing, assistenza e formazione

La circolare attribuisce alle strutture periferiche un ruolo attivo nella promozione della trasmissione telematica. Il personale già coinvolto nei rapporti con gli utenti automatizzati deve svolgere un’intensa attività di informazione e diffusione del nuovo sistema, con particolare attenzione ai vantaggi dell’invio via Internet rispetto ai supporti informatici tradizionali.

Le Direzioni regionali devono inoltre intervenire per sensibilizzare e formare il personale delle sedi periferiche, tenendo conto delle innovazioni introdotte dalla nuova versione del software Windows, dell’aumento dei controlli automatici, della diversa gestione delle denunce già transitate negli archivi locali e delle nuove esigenze di assistenza agli utenti.