Circolare numero 189 del 29-10-2001

Decentramento definitivo della gestione dei Fondi speciali di previdenza

La circolare disciplina il completamento del decentramento alle Sedi periferiche delle attività relative ai Fondi speciali di previdenza degli Autoferrotranvieri, Elettrici e Telefonici. L’intervento si inserisce in un percorso già avviato con precedenti circolari e mira a rendere pienamente operative le strutture periferiche nella gestione delle posizioni assicurative, limitando la permanenza delle funzioni centrali agli aspetti di correzione, implementazione e supporto informatico degli archivi.

Finalità del nuovo sistema documentale

L’obiettivo principale è la creazione di un DataBase Centrale dell’archivio assicurativo degli iscritti ai Fondi speciali, così da consentire alle Sedi il prelievo diretto, con procedura automatizzata, degli elementi contributivi necessari alla liquidazione delle pensioni. La soluzione adottata si fonda sulla digitalizzazione delle immagini dei documenti cartacei e sulla loro consultazione tramite intranet, superando le criticità che avevano ostacolato il completamento del decentramento degli archivi.

Per ciascun Fondo, la documentazione resa consultabile riguarda in particolare:

• Fondo Autoferrotranvieri: anni di competenza 1971-1989;
• Fondo Elettrici: anni di competenza 1963-1975;
• Fondo Telefonici: anni di competenza 1956-1979.

Procedura ARCA per l’aggiornamento dei conti assicurativi

La procedura ARCA, già in uso per la visualizzazione e l’aggiornamento dei conti assicurativi individuali, viene confermata come strumento operativo per le Sedi anche con riferimento ai Fondi Autoferrotranviari, Telefonici ed Elettrici. L’operatore abilitato accede alla funzione digitando "g" in corrispondenza della voce "Fondo speciale ET,EL,TT".

Quando dall’estratto analitico emergano periodi assicurativi mancanti, l’operatore può entrare nella funzione di inserimento con il tasto F10 e registrare i dati rilevati dalla consultazione delle immagini. I campi da valorizzare comprendono, tra gli altri:

• codice fondo;
• anno della registrazione;
• eventuali codici qualifica e categoria;
• giorni assicurati;
• retribuzione e contribuzione;
• eventuali giorni di assenza;
• dati mancanti del rapporto di lavoro, come data di inizio e cessazione, codice azienda e codice di cessazione.

Le questioni di carattere generale in materia di riscatti, accrediti figurativi, rendite e ricongiunzioni restano invece di competenza della Direzione Centrale delle Prestazioni - Area Contribuzione individuale.

Architettura della consultazione per immagini

Il nuovo sistema di consultazione è sviluppato in ambiente FileNet con applicazione web centralizzata presso la Direzione Centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni. Gli operatori accedono dalle proprie postazioni tramite browser, previa installazione dell’applicazione secondo le istruzioni e il manuale disponibili sul sito indicato nella circolare.

L’accesso al sistema è protetto da username e password e la verifica delle credenziali avviene tramite il sottosistema di sicurezza FileNet. La consultazione è web-based e consente di ricercare i documenti archiviati centralmente a Roma, in un jukebox, dalle diverse Sedi periferiche.

Criteri di ricerca per i tre Fondi

La ricerca documentale è strutturata in modo differenziato a seconda del Fondo.

Fondo Autoferrotranvieri

La ricerca si articola in due fasi:

1. identificazione del fascicolo aziendale, mediante Codice Fondo o Codice DM; se tali elementi non sono noti, la ricerca può avvenire attraverso ragione sociale, comune, provincia e codice sede;
2. ricerca del documento, inserendo anno, tipologia e, facoltativamente, cognome e nome del dipendente.

Le tipologie documentali previste comprendono:

• 00 = modello E.T.9 (frontespizio e retro);
• 01 = dettaglio del modello E.T.9/Tabulati;
• 02 = modello E.T.11 (frontespizio e retro);
• 03 = suppletivo E.T.9 (frontespizio e retro);
• 04 = dettaglio del suppletivo E.T.9/Tabulati;
• 05 = note informative/appunti.

Per i documenti di tipo dettaglio, l’individuazione della pagina specifica è possibile solo se è stato inserito almeno il cognome del dipendente. I risultati vengono mostrati in una lista ordinata per anno e suddivisa per tipologia documentale, dalla quale l’operatore seleziona il documento da visualizzare e navigare con gli appositi comandi.

Fondo Elettrici

Anche per il Fondo Elettrici la ricerca è suddivisa in due momenti: prima l’identificazione del compartimento, poi l’integrazione con dati aggiuntivi utili alla localizzazione delle immagini. Nella seconda fase i campi disponibili sono:

• codice compartimento, obbligatorio;
• anno del documento, nel formato AA;
• ragione sociale del compartimento, opzionale;
• tipologia del documento;
• numero matricola, opzionale;
• cognome del dipendente, opzionale;
• nome del dipendente, utilizzabile solo con il cognome.

Le tipologie documentali previste sono analoghe alla struttura della consultazione e includono frontespizio manuale, dettaglio del modello tabulati, riepilogo dichiarazione e note informative/appunti, oltre a voci residue non valorizzate nel testo. Il nome serve esclusivamente a raffinare una ricerca già filtrata per cognome.

Fondo Telefonici

Per il Fondo Telefonici la procedura segue la stessa logica bifasica: identificazione iniziale del fascicolo mediante codice zona e successiva ricerca documentale con i dati aggiuntivi. I campi della seconda fase sono:

• codice zona, obbligatorio;
• anno del documento, nel formato AA;
• ragione sociale;
• data di nascita;
• tipologia del documento.

La circolare segnala espressamente che le procedure di consultazione per le posizioni del Fondo Telefonici sono ancora in fase di completamento e che la disponibilità sarà comunicata con un successivo messaggio.

Integrazione con gli archivi anagrafici esistenti

L’efficacia della consultazione per immagini dipende dall’integrazione con gli archivi elettronici già esistenti. Per il Fondo Autoferrotranvieri è richiamato l’"Archivio Aziende Fondi", contenente le informazioni anagrafiche delle aziende oggetto di acquisizione; il Codice Fondo assume valore di chiave univoca per l’identificazione del fascicolo.

Per i Fondi Elettrici e Telefonici viene invece richiamato l’archivio dei dipendenti, che contiene le anagrafiche e i numeri di matricola o di identificazione necessari a rintracciare i fascicoli. La circolare evidenzia che la presenza di questi archivi separati dal corpo documentale consente una ricerca più rapida e riduce i tempi di accesso alle immagini.

Fasi tecniche dell’indicizzazione

L’indicizzazione dei documenti si sviluppa in più passaggi:

• inserimento o variazione dei dati anagrafici negli archivi di riferimento;
• controllo della corrispondenza tra i codici fondo delle aziende acquisite e quelli presenti nell’archivio;
• lettura sequenziale delle immagini acquisite;
• attribuzione delle chiavi identificative tramite file temporaneo;
• trasferimento automatico di immagini e indici sul supporto magnetico definitivo.

Per gli Autoferrotranvieri i campi dello schedario aziende comprendono Codice DM, Codice Fondo, Ragione Sociale, CAP, Comune e Provincia. La circolare specifica che possono esistere codici DM fittizi da sostituire con quelli reali e che, se il Codice Fondo non contiene la lettera identificativa della tipologia aziendale, tale informazione va collocata in un campo aggiuntivo denominato "categoria".

Per gli Elettrici e i Telefonici, l’archivio anagrafico dei dipendenti include cognome, nome, data di nascita, codice fiscale e i codici azienda presso cui il dipendente ha prestato servizio. Per gli Elettrici tali codici riguardano le aziende elettriche o compartimenti ENEL competenti per territorio; per i Telefonici i codici azienda corrispondono alle zone SIP nelle quali il dipendente ha lavorato.

Quadro operativo complessivo

Nel suo complesso, la circolare configura un sistema documentale centralizzato e consultabile a distanza che consente alle Sedi di reperire autonomamente le informazioni necessarie alla gestione delle posizioni assicurative dei Fondi speciali. Il modello organizzativo riduce il ricorso agli scambi cartacei o telefonici con la Direzione Generale e consolida il definitivo decentramento delle funzioni operative, fermo restando il ruolo delle strutture centrali per gli aggiornamenti tecnici degli archivi e per i quesiti di natura generale.