Circolare numero 188 del 25-10-2001

Conferimento incarichi per processi abilitanti, ruoli di ottimizzazione e servizi a valore aggiunto

La circolare disciplina l’attuazione del CCNI 2001 per il conferimento delle responsabilità connesse ai processi abilitanti, ai ruoli di ottimizzazione e ai servizi a valore aggiunto. L’obiettivo è uniformare sul territorio nazionale criteri, contingenti e modalità di assegnazione degli incarichi presso Direzioni Provinciali, Direzioni Subprovinciali e Agenzie di Produzione.

Premessa e decorrenza delle nuove regole

La circolare richiama la precedente Circolare n. 2 del 4 gennaio 2001, che aveva già definito le linee attuative per il conferimento delle posizioni organizzative nei processi primari e nei team. Con il CCNI 2001 si stabilisce che le responsabilità relative a processi abilitanti, ruoli di ottimizzazione e servizi a valore aggiunto siano conferite a partire dal 1° novembre 2001, con modalità analoghe a quelle adottate per i processi primari.

Da tale data, eventuali assegnazioni provvisorie di incarichi a funzionari C4 o C3 disposte in applicazione della Circolare n. 2/2001 per le nuove aree organizzative devono considerarsi prive di effetti.

Processi abilitanti: struttura e contingenti

I processi abilitanti vengono confermati come insieme di attività riconducibili a tre aree:

• area risorse;
• area controllo;
• area comunicazione.

Negli allegati 2, 3 e 4 sono indicati i criteri di distribuzione e i contingenti regionali. Ogni Direttore Regionale, previa adeguata informativa e confronto con le OO.SS. regionali, può effettuare una diversa distribuzione delle posizioni assegnate alla regione, restando fermo il limite massimo di 5+1 posizioni prevedibili per struttura.

Area informatica

La circolare prende atto della forte trasformazione in atto nell’area informatica dell’Istituto, dovuta sia alla ristrutturazione della rete sia all’introduzione delle nuove tecnologie Web company. In tale contesto, il ruolo degli “operatori di controllo” evolve da gestori di macchine a gestori di rete, sia individualmente sia in pool di risorse, con compiti di assistenza ai clienti interni ed esterni.

Per questo motivo viene considerata superata la previsione, contenuta nella Circolare n. 2/2001, di una sola figura di "gestore di risorse informatiche e assistenza ai clienti" per ciascuna struttura. La circolare rinvia a un successivo atto specifico, da emanarsi dopo il confronto con le OO.SS., per l’assetto dell’area informatica, compresi gli aspetti indennitari.

Ruoli di ottimizzazione

La circolare introduce e disciplina i ruoli di ottimizzazione, individuati a seguito dell’analisi delle esigenze delle sedi e delle riunioni regionali svolte nei mesi precedenti.

Ottimizzatore di area vigilanza

In base alla Circolare n. 131 del 26 giugno 2001 e al CCNI 2001, nelle Direzioni Provinciali e Subprovinciali può essere utilizzato un funzionario apicale o, in via eccezionale, un ispettore di vigilanza di particolare professionalità per un periodo massimo di tre mesi. La funzione è quella di ottimizzare i flussi comunicativi, assicurare la predisposizione degli atti propedeutici all’attività ispettiva, acquisire i risultati, mantenere i collegamenti con le UdP interessate e monitorare l’esito del recupero crediti e del contenzioso amministrativo e legale.

Ottimizzatore di area legale

L’ottimizzatore di area legale sovrintende ai flussi lavorativi nel rispetto delle esigenze della produzione e dei piani di lavoro. Deve favorire collaborazione e comunicazione con le UdP per assicurare la migliore qualità dei dati e una tempestiva ed efficace azione legale.

Per le strutture dell’Istituto con Area Legale è prevista, di regola, una posizione per ciascuna Direzione Provinciale o Subprovinciale. Fanno eccezione:

• 18 strutture per le quali si ritengono necessari 2 ottimizzatori, uno per il recupero crediti e uno per il contenzioso;
• le Direzioni Provinciali di Torino, Milano, Roma e Napoli, per le quali la complessità e il particolare carico di lavoro rendono necessarie 3 posizioni.

Ottimizzatore di area medico-legale

Nei Centri Medico Legali di Milano, Bologna, Firenze, Roma, Napoli, Bari, Reggio Calabria e Palermo opera un funzionario amministrativo apicale con funzioni di ottimizzazione dei rapporti con le UdP e le Agenzie di produzione, tenuto conto delle particolari caratteristiche e carichi di lavoro di tali strutture.

Ottimizzatore di Agenzia di Produzione

Le Agenzie di Produzione sono presentate come strutture qualificate dell’attività istituzionale sul territorio, chiamate a offrire:

• tutti i servizi relativi all’Area Assicurato Pensionato;
• i servizi dell’Area Prestazioni a Sostegno del Reddito;
• i servizi dell’Area Aziende, con e senza dipendenti, per la parte decentrata;
• servizi a valore aggiunto, a partire dallo sviluppo della consulenza a cittadini e imprese e dal rapporto con autonomie locali, patronati e consulenti del lavoro.

Per favorire questa linea di sviluppo, in via sperimentale viene prevista la figura dell’ottimizzatore in 120 Agenzie di Produzione, elencate nell’allegato 5. Tale figura ha il compito di affiancare il Direttore di Agenzia nella gestione delle attività. Il Direttore Regionale individua le Agenzie interessate sulla base del contingente regionale, tenendo conto delle esigenze locali e previa informativa e confronto con le OO.SS. regionali.

La circolare estende inoltre alle Agenzie di Produzione la possibilità di costituire gruppi di lavoro, secondo i criteri già previsti dalla Circolare n. 2/2001 e dal Messaggio n. 20 del 22 febbraio 2001. In tali realtà i gruppi devono essere temporanei e finalizzati alla realizzazione di uno specifico programma.

Le distribuzioni territoriali degli ottimizzatori per area vigilanza, area legale e area medico-legale sono riportate nell’allegato 6.

Servizi a valore aggiunto

La circolare conferma come servizi a valore aggiunto i Punti di Incontro e le Isole di Consulenza, già individuati con la Circolare n. 2/2001. Tali servizi, insieme alle UdP, sono diretti a realizzare due obiettivi fondamentali:

• la personalizzazione dei rapporti con cittadini, imprese e altri utenti;
• la semplificazione delle prestazioni e dei processi a fronte dell’aumento della complessità del contesto sociale ed economico.

Nell’allegato 7 sono precisate le funzioni e le caratteristiche di tali servizi, con riserva di ulteriori indicazioni operative. I funzionari incaricati possono continuare a operare nelle UdP di provenienza con funzioni definite d’intesa con il Direttore di sede, ad esempio revisione pratiche, controlli di qualità e trattazione di pratiche complesse.

Anche per questi incarichi, il Direttore Regionale può ridefinire l’articolazione delle posizioni entro il massimo complessivo previsto per regione, indicato nell’allegato 8, previa informativa e confronto con le OO.SS. regionali.

Attribuzione degli incarichi

L’art. 24 del Regolamento di Organizzazione stabilisce che le responsabilità dei processi siano affidate a funzionari appartenenti alle posizioni organizzative C4 e C5. In mancanza di funzionari apicali dell’area C, gli incarichi possono essere conferiti anche a funzionari C3, secondo le modalità dell’Accordo quadro in materia di mansioni superiori ai sensi dell’art. 24 CCNL 16 febbraio 1999, sottoscritto il 22 ottobre 2001, la cui applicabilità resta subordinata alla firma dell’ARAN.

L’attribuzione degli incarichi relativi a processi abilitanti, ruoli di ottimizzazione e servizi a valore aggiunto è effettuata dal Direttore Provinciale o Subprovinciale, d’intesa con il Direttore Regionale, con criteri di trasparenza e professionalità.

Procedura di selezione e criteri di valutazione

La procedura di selezione è gestita dal Nucleo di valutazione regionale, integrato dal dirigente dell’unità funzionale competente per la posizione di volta in volta interessata. Il procedimento comprende:

• la rilevazione dei ruoli organizzativi da ricoprire;
• la pubblicizzazione, da parte della Direzione regionale competente, delle posizioni interessate;
• la raccolta delle disponibilità del personale in possesso dei requisiti, entro un termine stabilito da ciascuna Direzione e tale da consentire l’assegnazione entro la data prevista.

Le candidature devono rispettare il vincolo territoriale della Regione di appartenenza; ciascun candidato può esprimere al massimo due disponibilità, di cui una obbligatoriamente per l’unità funzionale di appartenenza.

Il Nucleo di valutazione svolge un colloquio finalizzato a verificare il possesso dei requisiti professionali, con particolare riguardo alle competenze tecnico-specialistiche necessarie per ricoprire la posizione di responsabile dei processi abilitanti. I Nuclei possono esonerare dal colloquio i funzionari C4 e C5 del profilo amministrativo che abbiano già partecipato alle procedure selettive della Circolare n. 2/2001, se ritengono già disponibili le informazioni necessarie.

La decisione di assegnazione si fonda, in assenza di sistemi strutturati di valutazione del potenziale e degli accrescimenti professionali, sulla storia professionale del candidato e sulla rilevanza organizzativa degli incarichi precedentemente svolti. I criteri di valutazione sono articolati come segue:

• criteri di valore prioritario: esperienza professionale nelle attività proprie della funzione per cui si concorre, tempo di permanenza e copertura di ruoli organizzativi nelle stesse attività;
• criteri di rilievo particolare: esperienza nelle attività istituzionali, ruoli organizzativi nell’ambito istituzionale e incarichi, anche esterni, conferiti dall’Istituto attinenti alle materie oggetto dell’incarico;
• ulteriori criteri: attività di formazione come docente o esercitatore, titoli culturali e di studio, eventuali pubblicazioni su materie istituzionali attinenti al processo o team per il quale si concorre.

Termini di conclusione

L’attribuzione degli incarichi previsti dalla circolare deve concludersi improrogabilmente entro il 30 novembre 2001.

Nuovi organigrammi funzionali

Con l’attuazione del CCNI 2001 relativo al conferimento delle responsabilità connesse ai processi abilitanti, ai ruoli di ottimizzazione e ai servizi a valore aggiunto, si realizza la piena operatività del nuovo assetto organizzativo basato sul lavoro per processi. Ciò consente di definire nuovi organigrammi funzionali per tutte le strutture dell’Istituto, comprensivi di:

• processi primari;
• processi abilitanti;
• altre posizioni proprie dei funzionari apicali C4/C5.

Ogni incarico deve essere formalizzato con annotazione nel funzionigramma della sede, comunicazione diretta all’interessato da conservare agli atti del fascicolo personale e diffusione tramite Ordine di servizio. Le proposte formulate dai Direttori Provinciali/Subprovinciali sono sottoposte alle Direzioni regionali per la verifica di coerenza con il quadro normativo e contrattuale e per l’omogeneità rispetto agli assetti organizzativi definiti. Le Direzioni regionali validano i nuovi organigrammi o le variazioni proposte e li trasmettono tempestivamente alle Direzioni centrali competenti, anche via posta elettronica all’indirizzo indicato in circolare.

Monitoraggio e relazioni sindacali

Il monitoraggio complessivo del processo di sviluppo organizzativo è svolto a livello centrale, in coerenza con il CCNL 1998/2001. Gli Osservatori regionali e nazionale, ai sensi dell’art. 20 del CCNL 1998/2001, verificano l’andamento della riorganizzazione, l’attuazione della circolare, la costituzione dei gruppi di lavoro e i risultati raggiunti, nonché eventuali problemi emersi e la congruità del disegno organizzativo rispetto all’evoluzione del modello.

I Direttori Regionali devono attivare l’azione degli Osservatori regionali e trasmettere all’Osservatorio Nazionale i verbali delle riunioni svolte. Infine, la definizione dei nuovi organigrammi funzionali, l’attribuzione degli incarichi e la loro formalizzazione tramite Ordine di servizio devono essere precedute da adeguata informativa e confronto con le strutture sindacali titolari della contrattazione.