Circolare n. 78 del 7 dicembre 2000

Decentramento della registrazione e validazione degli incarichi extra-ufficio dei dipendenti INAIL

La circolare disciplina il passaggio, dal 1° gennaio 2001, delle attività di registrazione e validazione degli incarichi extra-ufficio dei dipendenti INAIL dalle strutture centrali a quelle territoriali e di riferimento. La finalità dichiarata è quella di attuare un maggiore decentramento e una semplificazione procedurale, in coerenza con la regolamentazione delle attività extra-ufficio già richiamata dalla circolare n. 74/1999 e con la normativa sull’anagrafe delle prestazioni.

Ambito di applicazione e soggetti competenti

La competenza viene ripartita in funzione della collocazione del personale interessato:

• ai Dirigenti Generali delle Direzioni Regionali per i dipendenti in forza alle rispettive strutture e alle unità del territorio regionale;
• al Dirigente della Direzione Provinciale di Bolzano e al Dirigente della Sede Regionale di Aosta per il personale assegnato a tali unità;
• ai Dirigenti Generali delle Direzioni Centrali per il personale in forza presso le stesse;
• ai Dirigenti Generali delle Direzioni Centrali di riferimento per il personale assegnato ai Servizi della Direzione Generale;
• ai Coordinatori Generali per il personale delle Consulenze professionali centrali;
• all’Avvocato Generale e al Sovrintendente Medico Generale per il personale assegnato rispettivamente all’Avvocatura Generale e alla Sovrintendenza Medica Generale;
• ai Dirigenti Generali delle rispettive strutture per il personale temporaneamente assegnato alle Direzioni Centrali e alle unità del territorio regionale.

Resta inoltre previsto che, per i professionisti dipendenti e per il personale medico, la competenza all’autorizzazione degli incarichi extra-ufficio passerà ai Coordinatori delle rispettive Consulenze professionali quando a tali strutture sarà attribuito il relativo budget di funzionamento.

Funzioni mantenute a livello centrale

Nonostante il decentramento, l’Ufficio Disciplinare e Contenzioso della Direzione Centrale Risorse Umane conserva:

• la comunicazione dei dati al Dipartimento della Funzione Pubblica, ai sensi dell’art. 58 del D.Lgs. n. 29/1993, come modificato dall’art. 26 del D.Lgs. n. 80/1998;
• il coordinamento e la verifica complessiva della materia.

Adempimenti oggetto di decentramento

Dopo l’autorizzazione o il conferimento dell’incarico retribuito, le informazioni relative all’incarico devono essere registrate e validate nell’archivio informatico degli incarichi dei dipendenti dell’Istituto. La scheda allegata alla circolare, che sostituisce l’allegato 1 della circolare n. 74/1999, costituisce la base per l’inserimento dei dati, completata anche nella parte riservata all’Amministrazione.

Devono essere acquisiti:

• i dati relativi a tutti gli incarichi conferiti o autorizzati nel corso dell’anno;
• i compensi versati per incarichi affidati anche in anni precedenti da soggetti pubblici o privati committenti.

Il termine generale per il completamento dell’acquisizione è fissato al 31 maggio dell’anno successivo a quello di riferimento. La circolare porta l’esempio degli incarichi autorizzati o conferiti nel 2000 e dei compensi pagati nello stesso anno, anche se riferiti a incarichi precedenti, da registrare e validare entro il 31 maggio 2001 per la trasmissione al Dipartimento della Funzione Pubblica entro il 30 giugno 2001.

Trasmissione delle informazioni e aggiornamento dell’Anagrafe delle prestazioni

L’Ufficio Disciplinare e Contenzioso provvede poi, nei termini stabiliti dalla normativa richiamata, a trasmettere le informazioni al Dipartimento della Funzione Pubblica per l’aggiornamento dell’Anagrafe delle prestazioni e degli incarichi dei pubblici dipendenti.

Anche le informazioni che pervengano dopo la scadenza di trasmissione, come:

• il compenso esattamente determinato;
• la data effettiva di cessazione dell’incarico,

devono comunque essere registrate, così da consentire l’aggiornamento successivo dell’Anagrafe.

Strumenti informatici e modalità operative

La D.C.S.I.T. ha predisposto una funzione specifica nel progetto "Risorse Umane". L’inserimento avviene dal menu di gestione anagrafica, alla voce "Informazioni Speciali: Prestazioni extra-ufficio".

Per l’uso della procedura si rinvia al manuale utente disponibile in intranet, nel percorso:

• Sportello migrazione;
• Personale;
• Manuale;
• volume 1.

La circolare evidenzia che il programma informatico è stato aggiornato per:

• rendere la procedura più conforme alle istruzioni del Dipartimento della Funzione Pubblica contenute nella circolare n. 5/1998;
• assicurare completezza nella trasmissione dei dati;
• eliminare eventuali duplicati;
• semplificare gli adempimenti operativi.

Regole di inserimento dei dati

Sul piano amministrativo, viene precisato che il sistema non consente in alcun caso di registrare una data di autorizzazione successiva alla data di inizio dell’incarico, in quanto l’autorizzazione è un provvedimento preventivo per sua natura e per espressa disposizione di legge.

Nella fase di inserimento ex novo di ciascun incarico devono essere riportati tutti i dati presenti nella schermata applicativa, sulla base delle dichiarazioni rese dall’interessato nell’"elenco notizie" allegato alla circolare. Il completamento di tutti i campi è richiesto, salvo due eccezioni iniziali:

• importo del compenso;
• data di cessazione.

Questi ultimi dati devono essere integrati non appena disponibili.

Tempestività nella chiusura dell’istruttoria

Per garantire una corretta registrazione, gli interessati devono essere invitati a fornire entro breve termine i dati mancanti qualora la documentazione inizialmente prodotta risulti incompleta. La circolare sottolinea quindi la necessità di una gestione tempestiva dell’istruttoria, funzionale sia alla corretta registrazione interna sia ai successivi obblighi di comunicazione esterna.