Messaggio numero 1399 del 29-03-2018

Polo Unico per le visite fiscali dei dipendenti pubblici

Il documento fornisce un riepilogo organico delle disposizioni vigenti e delle istruzioni operative relative al Polo Unico per le visite fiscali, alla luce del D.Lgs. 25 maggio 2017, n. 75 e del decreto ministeriale 17 ottobre 2017, n. 206. Viene precisato che l’INPS ha acquisito una nuova competenza sui controlli della malattia dei dipendenti pubblici, mentre resta invariata la competenza sui lavoratori privati.

Evoluzione normativa e finalità del messaggio

Il testo richiama una serie di precedenti messaggi INPS, tra cui il n. 3265 del 9 agosto 2017, il n. 3384/2017, il n. 3685/2017, il n. 4282/2017 e il n. 137/2018, adottati per fornire indicazioni operative e chiarimenti applicativi. L’obiettivo dichiarato è riepilogare la normativa vigente e le istruzioni amministrative e procedurali già diramate, anche per garantire uniformità di comportamento delle strutture territoriali.

Categorie di dipendenti pubblici rientranti nel Polo Unico

L’ambito di applicazione comprende:

• tutte le amministrazioni dello Stato e gli enti riconducibili all’art. 1 del D.Lgs. n. 165/2001, incluse Regioni, Province, Comuni, Comunità montane, istituzioni universitarie, IACP, Camere di commercio, enti pubblici non economici, amministrazioni ed enti del SSN, ARAN e Agenzie di cui al D.Lgs. 30 luglio 1999, n. 300;
• il personale pubblico non soggetto al D.Lgs. n. 165/2001 ma rientrante nell’art. 55-septies sulla certificazione telematica di malattia, e quindi personale della carriera prefettizia e diplomatica, magistrati ordinari e speciali, avvocati e procuratori dello Stato, docenti e ricercatori universitari, personale della carriera dirigenziale penitenziaria, personale dell’Autorità garante della concorrenza e del mercato;
• i dipendenti delle Autorità indipendenti, inclusi CONSOB e Banca d’Italia, nonché il personale delle università non statali legalmente riconosciute.

Per Regioni e Province si intendono anche quelle a statuto speciale, compresa la Regione Siciliana. È espressamente esclusa la Provincia autonoma di Trento e gli enti e amministrazioni di sua pertinenza, in base alla normativa locale richiamata.

Categorie escluse e situazione delle Forze armate e dei corpi armati

Restano esclusi:

• i dipendenti degli organi costituzionali;
• i dipendenti degli enti pubblici economici;
• i dipendenti degli enti morali;
• i dipendenti delle aziende speciali;
• la Provincia autonoma di Trento e gli enti ad ordinamento provinciale soggetti a disciplina locale.

Il messaggio ribadisce inoltre l’esclusione del personale delle Forze armate, dei Corpi armati dello Stato, della Polizia di Stato, della Polizia penitenziaria e del Corpo nazionale dei vigili del fuoco, in quanto non soggetto alla certificazione telematica di malattia ai sensi dell’art. 7, comma 2, del D.L. n. 179/2012. Per tali categorie sono in corso approfondimenti con i Ministeri competenti. Nell’attesa, è possibile disporre solo le visite mediche di controllo richieste dai datori di lavoro, che restano fatturate a questi ultimi e non gravano sui fondi del Polo Unico. Per queste categorie non è invece possibile disporre visite d’ufficio, in mancanza della certificazione telematica.

Budget disponibile e gestione delle spese

L’art. 22 del D.Lgs. n. 75/2017 assegna all’INPS:

• 35 milioni di euro per il 2018;
• 50 milioni di euro annui a decorrere dal 2019.

Per l’attività del Polo Unico è stato istituito il capitolo di spesa 3U1210044, con le voci:

• "01" per le spese per visite mediche richieste dalle Pubbliche Amministrazioni;
• "02" per le spese per visite mediche disposte d’iniziativa dell’Istituto.

Le strutture territoriali devono assicurare la corretta gestione dei flussi contabili e l’impegno tempestivo della spesa. Il budget, ripartito sui dodici mesi, viene costantemente monitorato per evitare superamenti; ciò può comportare, per ragioni di controllo della spesa, la mancata esecuzione di alcune visite richieste dai datori di lavoro.

Modalità di abilitazione dei datori di lavoro pubblici

Per richiedere visite mediche di controllo tramite il Portale INPS, le Pubbliche Amministrazioni devono utilizzare le modalità già indicate nella circolare n. 118 del 12 settembre 2011 e nei messaggi richiamati. Il modulo di richiesta credenziali deve essere compilato e sottoscritto dal legale rappresentante dell’ente.

Il soggetto titolato ad autorizzare l’abilitazione dei funzionari individuati può essere:

• il legale rappresentante;
• un suo delegato;
• soggetti espressamente incaricati dai precedenti.

Sono previsti i moduli:

• SC65, per la richiesta di abilitazione del datore di lavoro;
• SC62, per la richiesta di abilitazione presentata direttamente dal dipendente individuato per l’accesso al servizio.

Nel caso del modello SC62, se la richiesta è sottoscritta da un delegato o incaricato, deve essere allegata copia del provvedimento di delega/incarico. Le PP.AA. possono inviare la richiesta alla struttura territorialmente competente via PEC, allegando:

• copia dei documenti di riconoscimento dei sottoscrittori;
• copia del provvedimento di delega o incarico, se l’autorizzazione non è firmata dal legale rappresentante.

Dopo l’attivazione del PIN, la struttura territoriale comunica via PEC la disponibilità del PIN per il ritiro, effettuabile da soggetto incaricato dal legale rappresentante o dal suo delegato. Al ritiro, l’operatore INPS verifica la delega e fa sottoscrivere una ricevuta. Se l’utente possiede già il PIN, anche se da convertire in PIN dispositivo, è sufficiente l’invio dei moduli via PEC con la documentazione allegata, senza ritiro presso la sede. Le comunicazioni via PEC sono accettate solo se provenienti dagli indirizzi PEC delle amministrazioni richiedenti.

Gli stessi chiarimenti valgono anche per l’abilitazione alle funzioni di visualizzazione degli attestati di malattia.

Visite mediche di controllo datoriali e d’ufficio

La disciplina del Polo Unico riguarda esclusivamente il controllo delle assenze per malattia comune e non altre tipologie di assenza, come:

• malattia del figlio;
• interdizione anticipata per gravidanza;
• inidoneità temporanea alla mansione accertata dalla CMO o da commissioni di seconda istanza;
• accertamenti per incapacità temporanea a testimoniare o per esigenze del procedimento giudiziario.

Se il datore di lavoro richiede impropriamente visite per tali fattispecie, essendo estranee alla malattia comune, sono addebitate le spese per l’istruttoria e per l’eventuale accesso domiciliare del medico fiscale.

L’applicativo INPS valuta automaticamente, sulla base dei dati disponibili, se la Pubblica Amministrazione rientra nel Polo Unico. Se non viene riconosciuta, la P.A. può autocertificare la propria qualità di datore di lavoro pubblico rientrante nel perimetro del Polo Unico; tale autocertificazione viene registrata per successive verifiche.

Il documento precisa anche che, quando il lavoratore risulta assente all’accertamento domiciliare, il datore di lavoro pubblico non deve più richiedere la visita ambulatoriale: questa viene disposta d’ufficio dall’Istituto, per verificare l’effettiva sussistenza dello stato morboso. Gli applicativi sono stati adattati per acquisire i dati dei certificati telematici dei dipendenti pubblici e disporre un numero prestabilito di visite d’ufficio. I datori di lavoro pubblici possono visualizzare sul sito INPS gli esiti delle visite richieste e di quelle d’ufficio, compreso l’esito della visita domiciliare ed eventualmente di quella ambulatoriale collegata, con possibilità di stampare il riepilogo.

Certificati cartacei e giustificativi di assenza

Il D.Lgs. n. 75/2017 ha modificato l’art. 55-septies del D.Lgs. n. 165/2001 solo con riferimento ai dati della certificazione telematica di malattia. La gestione dei certificati cartacei resta quindi di competenza delle Pubbliche Amministrazioni.

Di conseguenza:

• i certificati cartacei di malattia dei lavoratori pubblici non devono essere trasmessi all’INPS, ma solo al datore di lavoro pubblico;
• spetta alla P.A. verificare la loro validità.

Per la documentazione relativa all’assenza del lavoratore alla visita domiciliare, è previsto che possa essere prodotta all’INPS in occasione della visita ambulatoriale, oppure spedita se nel frattempo il lavoratore è rientrato al lavoro, per la valutazione tecnico-sanitaria degli Uffici medico-legali.

Il messaggio distingue tra:

• giustificazioni che richiedono valutazioni amministrative, di competenza esclusiva dell’amministrazione di appartenenza;
• giustificazioni di carattere prettamente sanitario, esaminabili dall’Ufficio medico-legale INPS territorialmente competente.

Nel modello "Visita medica di controllo ambulatoriale" il medico deve:

• valorizzare il campo "Competenza amministrativa" se la documentazione è amministrativa, se quella sanitaria non consente di concludere per la giustificabilità dell’assenza, oppure se non è prodotto alcun documento;
• riportare nelle note il rinvio al parere della P.A., senza riferimenti allo stato di salute;
• valorizzare il campo "sì" della sezione "Assenza giustificabile" se la documentazione sanitaria consente di ritenere giustificata l’assenza, senza riferimenti allo stato di salute.

In attesa di sviluppi procedurali, l’informazione viene trasmessa al datore di lavoro tramite il lavoratore, che consegna copia del modello con le annotazioni. Gli Uffici INPS trattengono un originale dei pareri rilasciati.

Se il lavoratore non si presenta alla visita ambulatoriale ma invia i giustificativi per posta, l’Ufficio medico-legale non li esamina d’ufficio, salvo esplicita richiesta del datore di lavoro pubblico; registra invece l’assenza alla visita. La valutazione dell’INPS sui giustificativi sanitari resta comunque un elemento che il datore di lavoro può considerare, essendo l’unico soggetto competente alla giustificazione dell’assenza.

Fasce di reperibilità e gestione dell’assenza dal domicilio

L’art. 3, commi 1 e 2, del D.M. 17 ottobre 2017, n. 206 conferma per i dipendenti pubblici le fasce di reperibilità:

• dalle 9 alle 13;
• dalle 15 alle 18.

L’obbligo vale anche nei giorni non lavorativi e festivi.

Se il dipendente deve assentarsi dal domicilio per visita medica o altri giustificati motivi, deve avvisare solo la propria amministrazione, che trasmette l’informazione all’INPS. La comunicazione delle assenze temporanee dal domicilio di reperibilità deve avvenire con sollecitudine tramite:

• email alla casella medicolegale.nomesede@inps.it;
• fax al numero indicato dalla struttura territoriale competente;
• Contact center.

Le stesse modalità si applicano anche ai cambi di domicilio durante la prognosi. In tali casi il dipendente deve comunicare preventivamente alla propria amministrazione il nuovo indirizzo di reperibilità, che viene poi trasmesso tempestivamente all’INPS.

Il testo evidenzia che la tempestività delle comunicazioni è essenziale per consentire alle strutture territoriali di escludere le visite in presenza di assenze comunicate; tuttavia la gestione manuale delle informazioni può ancora creare difficoltà operative.

Infortunio sul lavoro e malattia professionale

L’INPS non effettua accertamenti domiciliari medico-legali richiesti dai datori di lavoro nei casi di infortunio sul lavoro e malattia professionale, trattandosi di materia di competenza esclusiva dell’INAIL ai sensi dell’art. 12 della legge n. 67/1988. Il D.Lgs. n. 75/2017, infatti, riguarda solo le assenze per malattia comune e non incide su tali fattispecie.

Le visite eventualmente richieste dal datore di lavoro per dipendenti per i quali sia in corso l’istruttoria INAIL non possono essere disposte, per non interferire con l’attività dell’INAIL stessa. Se il datore di lavoro non indica in procedura la competenza INAIL e viene comunque disposta la visita, gli saranno addebitati i costi per l’istruttoria e per l’eventuale accesso domiciliare.

Il documento chiarisce però un’ipotesi diversa: se un lavoratore ha una menomazione permanente riconosciuta e percentualizzata dall’INAIL e viene poi certificata una temporanea incapacità al lavoro per malattia comune connessa a tale menomazione, l’esonero dalle fasce di reperibilità si applica solo se il pregresso danno biologico è pari o superiore al 67%. In questo caso si tratta di una delle ipotesi generali di esonero per invalidità, da indicare nel certificato di malattia tramite l’apposito campo.

Visite mediche di controllo nei confronti dei lavoratori all’estero

Per i lavoratori che si ammalano durante temporanei soggiorni all’estero, l’INPS ritiene di non poter effettuare visite mediche di controllo domiciliari. L’art. 18, comma 1, lett. c) del D.Lgs. n. 75/2017 prevede infatti che gli accertamenti medico-legali sui dipendenti assenti per malattia siano effettuati sul territorio nazionale.

Su questo punto il documento segnala che è stato comunque richiesto un parere ai Ministeri competenti, in attesa delle relative valutazioni.