Circolare numero 37 del 17-2-2003

Nuova procedura di iscrizione e variazione aziende

La circolare presenta la nuova procedura informatica per l’iscrizione e la variazione delle aziende, concepita per rendere più rapido l’aggiornamento degli archivi centrali e per migliorare la qualità del servizio reso a imprese, associazioni e consulenti. Il rilascio avviene gradualmente e, nella fase iniziale, riguarda le strutture territoriali dotate di AS400, mantenendo le competenze territoriali vigenti.

Finalità organizzative e contesto applicativo

L’intervento si inserisce in un quadro più ampio di modernizzazione dei rapporti con l’utenza, in coordinamento con altre iniziative quali il portale delle imprese e lo sportello unico. La nuova procedura è stata progettata per essere utilizzabile anche da operatori con minore familiarità informatica e per supportare il processo aziende con un’interfaccia più semplice e servizi più standardizzati. La logica complessiva consente di rafforzare il front-office, spostando eventualmente in back-office le fasi di completamento dell’inquadramento aziendale quando l’istruttoria non sia definibile immediatamente.

Attribuzione della matricola e superamento del sistema delle fasce numeriche

Uno degli elementi centrali della riforma è l’abolizione della prenotazione delle fasce numeriche per l’assegnazione della matricola aziendale. La nuova attribuzione avviene in modo automatico da parte del sistema centrale, con progressione aritmetica nell’ambito della provincia, utilizzando come contatore le sei cifre intermedie del numero di matricola. In front-office è quindi possibile consegnare subito la ricevuta di domanda con il nuovo numero di matricola; se permangono difficoltà sull’inquadramento, il completamento del procedimento può essere rinviato a una fase successiva di back-office.

Sicurezza, tracciabilità e livelli di accesso

La procedura introduce una rivisitazione degli standard di sicurezza sia per l’accesso sia per la gestione dei dati. L’operatore entra mediante matricola e password di rete e ogni intervento sul database aziendale viene registrato con l’identificativo della stazione di lavoro, la data e l’ora dell’inserimento e la tipologia dell’informazione trattata, anagrafica o contributiva. Sono previsti due livelli di accesso, uno per la memorizzazione e uno per la validazione, con la finalità di garantire omogeneità territoriale nell’applicazione dei criteri di inquadramento.

Funzionalità operative e standardizzazione delle informazioni

La nuova applicazione è descritta come user-friendly e installata su un unico server centrale, così da consentire un aggiornamento uniforme e tempestivo in caso di novità normative. Essa offre servizi di supporto contenenti dati standardizzati a livello nazionale, ad esempio per classificazioni aziendali, prefissi stradali e codifiche esplicite come quelle relative ai tipi di cessazione o all’autorizzazione all’accentramento degli adempimenti contributivi. Sono inoltre previste diverse funzionalità operative:

• inserimento fino a venti codici di autorizzazione per azienda, tutti visualizzabili e gestibili;
• scadenza automatica della validità dei codici di autorizzazione;
• inserimento di ulteriori dati anagrafici, come indirizzo e-mail e sito internet;
• acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche nei casi di aziende collegate a una principale;
• controllo interattivo della congruenza delle caratteristiche contributive, con verifica temporale dell’inquadramento formato da CSC, ISTAT e CA.

Sistema consulenziale

La circolare introduce anche il cosiddetto sistema consulenziale, destinato ad agevolare l’attività di iscrizione e la corretta attribuzione dell’inquadramento previdenziale. Il sistema recepisce le disposizioni già emanate in materia di iscrizione e classificazione delle aziende e si basa su chiavi di ricerca semplici o avanzate, in funzione del livello di esperienza dell’operatore. Oltre a costituire un ausilio operativo, il sistema è presentato come strumento formativo per i nuovi addetti e come supporto di confronto per personale già esperto. In prospettiva, il servizio potrà essere esteso anche alle utenze telematiche esterne, quali associazioni, consulenti, commercialisti e aziende, per la consulenza personalizzata collegata alla trasmissione dei dati.

Operazioni preliminari al rilascio

Prima del rilascio definitivo sono previste varie attività preparatorie. In primo luogo, le Direzioni regionali devono verificare la corretta competenza territoriale delle sedi e la corrispondenza CAP-comune, sulla base di un file Excel che sarà inviato ai dirigenti del Coordinamento Area Aziende. Le eventuali incongruenze devono essere comunicate con urgenza all’indirizzo Coordinamento.ProcedureInformatiche@inps.it.

Analoga attenzione è richiesta per i dati standardizzati: al fine di evitare inserimenti non uniformi, non sono consentite forzature manuali su alcuni campi e saranno trasmessi elenchi di dati standardizzati per consentire la valutazione delle segnalazioni da parte della Direzione Centrale Entrate Contributive. Tra gli esempi richiamati figurano tipologie di prefissi stradali come "RIO" e "SPALTO".

Normalizzazione degli archivi consulenti e migrazione della base dati

Le sedi devono inoltre provvedere all’unificazione delle anagrafiche duplicate dei consulenti, secondo le istruzioni già impartite con il Messaggio DCSIT n. 14262 del 25 giugno 1997 e richiamate anche in occasione delle presentazioni formative del 2002. Un passaggio essenziale è la migrazione della base dati: tutte le matricole già attribuite e comunicate alle aziende devono essere inserite con urgenza nei sistemi dipartimentali AS400 di sede.

In fase di migrazione, le matricole della precedente fascia numerica non ancora acquisite saranno considerate non assegnate e cancellate. Non sarà più possibile recuperare la numerazione non utilizzata, perché la determinazione del contatore iniziale richiede l’individuazione del numero di partenza nell’ambito provinciale. Le sedi sono invitate a completare l’acquisizione delle matricole entro il 21 febbraio 2003, al fine di evitare problemi anche di natura contabile. La migrazione richiederà circa 2-3 settimane, durante le quali le funzioni di iscrizione e variazione aziende saranno bloccate; solo al termine della migrazione di tutti i sistemi dipartimentali sarà possibile utilizzare la nuova procedura.

Formazione del personale

La circolare evidenzia la necessità di un percorso formativo specifico, in considerazione delle numerose innovazioni introdotte. A livello centrale è stata organizzata un’attività di formazione per gruppi ristretti di funzionari individuati dalle regioni, articolata in due giornate di presentazione svolte nei mesi di maggio e giugno 2002 e in una ulteriore giornata di riepilogo e approfondimento prevista per febbraio 2003, in prossimità del rilascio nazionale.

Le sedi regionali sono incaricate di replicare sul territorio analoghe iniziative formative per il personale delle strutture di competenza, avvalendosi dei gruppi regionali che hanno già partecipato alle attività centrali e, se necessario, del supporto degli esperti amministrativi e informatici delle Direzioni centrali Entrate e Sistemi Informativi e Telecomunicazioni.

Estensione progressiva alle strutture territoriali

La nuova procedura si colloca anche nel quadro delle deliberazioni n. 47 del 19 gennaio 2000 e n. 380 del 5 luglio 2000, che prevedono un rafforzamento del decentramento territoriale e l’estensione dell’operatività delle agenzie anche al conto aziende, almeno per la gestione della posizione anagrafica e dei lavoratori autonomi. A regime, la procedura dovrà essere estesa a tutte le strutture, senza vincoli di competenza territoriale, per consentire ovunque la gestione dei rapporti con le aziende.

Nella fase iniziale, tuttavia, il rilascio è limitato alle direzioni provinciali e subprovinciali e alle agenzie in cui l’archivio aziende è già stato scorporato. Successive istruzioni definiranno l’estensione generale, subordinata allo svolgimento di un adeguato percorso formativo e a incontri con le associazioni di categoria.

Istruzioni finali, manuale e contatti

La circolare conclude precisando che ulteriori istruzioni saranno fornite con successivi messaggi e che la distribuzione degli specifici programmi sarà curata dalla DCSIT nel più breve tempo possibile. È in corso di redazione un manuale operativo della procedura, che sarà inviato appena disponibile. Per eventuali segnalazioni è confermato l’indirizzo di contatto Coordinamento.ProcedureInformatiche@inps.it.