Circolare numero 36 del 18-2-1999

Decentramento territoriale delle funzioni sulle convenzioni internazionali

La circolare disciplina il trasferimento, a decorrere dal 1° gennaio 1999, di una serie di adempimenti in materia di convenzioni internazionali dalle strutture centrali alle Sedi periferiche. L'obiettivo dichiarato è quello di rendere più diretta ed efficace la gestione operativa, in coerenza con il processo di decentramento territoriale e con la nuova organizzazione dell'Istituto.

Rimesse di enti assicuratori esteri per arretrati di pensione

Per gli arretrati di pensione liquidati da enti assicuratori esteri, le Sedi interessate all'azione di rivalsa devono comunicare agli enti esteri, in base agli accordi bilaterali richiamati e all'art. 111 del Reg. CEE 574/72, le modalità con cui intendono ricevere gli importi: denominazione della banca, numero di conto corrente e coordinate bancarie.

In attesa della nuova versione del modello C.I. 14, che introdurrà l'inserimento automatico delle coordinate bancarie, le Sedi possono utilizzare lo spazio "osservazioni" dei formulari di collegamento. Una volta ricevuto l'accredito, la contabilizzazione deve seguire le istruzioni della circolare n. 554 del 2 aprile 1980.

Durante la fase transitoria dal sistema della lira all'euro, le Sedi devono determinare il tasso di cambio da applicare agli importi in valuta estera sulla base delle contabili bancarie rilevate, procedendo poi secondo la normativa vigente. Devono inoltre prendere contatto con le banche locali già operanti sui rispettivi conti correnti, preferendo quelle più idonee a ricevere somme dall'estero.

Va adottato ogni accorgimento utile per accelerare il rimborso degli arretrati per i quali sia stato effettuato il fermo ma che non debbano essere recuperati.

La procedura si applica a tutte le Istituzioni estere, con esclusione temporanea di quelle tedesche. Per queste ultime, a causa del ritardo nell'adeguamento informatico, il completamento del decentramento è previsto presumibilmente dal 1° luglio 1999; fino ad allora gli arretrati tedeschi bloccati continueranno a essere accreditati tramite la Direzione generale con il consueto biglietto contabile SC10/R.

Regolazione finanziaria delle spese per accertamenti sanitari

La circolare ridefinisce anche la gestione dei rimborsi per gli accertamenti medico-legali necessari al riconoscimento o alla revisione delle prestazioni, richiamando l'art. 105 del Reg. CEE 574/72 e gli accordi bilaterali con i Paesi convenzionati.

Per la chiusura dell'anno 1998, le Sedi devono trasmettere entro il 28 febbraio 1999 alla Direzione generale Prestazioni - Rapporti e Convenzioni Internazionali i formulari relativi al II semestre 1998 per gli accertamenti effettuati dal 1° luglio al 31 dicembre 1998. Per le disposizioni successive si applicano invece le nuove regole decentrate.

Accertamenti sanitari effettuati dall'INPS a carico di istituzioni estere

Quando gli accertamenti sono disposti dall'INPS e le spese devono essere rimborsate dalle istituzioni estere, le Sedi non trasmettono più i formulari alla Direzione generale. Devono invece conservarli per Stato debitore e, a fine semestre, inoltrare la richiesta di rimborso entro il 31 gennaio e il 31 luglio.

La richiesta deve sempre riportare le modalità di pagamento, cioè banca, numero di conto e coordinate bancarie. Contestualmente all'invio della richiesta, la Sede deve evidenziare contabilmente il credito verso l'Organismo estero. Una volta ricevuto il rimborso, i formulari vanno annullati con il timbro "RIMBORSATO IL ...", con firma dell'operatore e con la data di contabilizzazione dell'accredito.

Accertamenti sanitari effettuati da istituzioni estere e a carico dell'INPS

Quando gli accertamenti sono eseguiti da istituzioni estere su richiesta preventiva dell'INPS, il rimborso delle spese non è più curato dalla Direzione generale ma direttamente dalle Sedi interessate.

Le Sedi, ricevuta la documentazione sanitaria allegata ai formulari E 125 - IVS 2 Estero, devono verificarne la regolarità e accertare che la spesa sia effettivamente a carico dell'Istituto. Il pagamento deve seguire una periodicità semestrale, con riferimento ai periodi 31 dicembre-30 giugno e con termini massimi di rimborso al 31 gennaio e al 31 luglio.

I mandati di pagamento devono essere emessi in valuta estera e indicare il capitolo di spesa. Per la registrazione in lire italiane si applica il cambio del giorno dell'operazione, con eventuale rettifica al ricevimento della contabile bancaria di addebito. Una copia del mandato, con la specifica delle spese, deve essere inviata all'istituzione creditrice come prova dell'esecuzione dell'ordine. Le spese sono imputate al capitolo di bilancio 10419/02 e per la contabilizzazione si richiamano le istruzioni della circolare n. 768 del 20 settembre 1984. Sui formulari E 125 e IVS 2 Estero deve essere apposto il timbro "Pagamento eseguito con mandato n. ... del ..." con firma dell'operatore.

Recupero di prestazioni indebite richieste dagli organismi esteri

Nel quadro della cooperazione amministrativa tra i Paesi dell'Unione Europea, gli Organismi esteri possono chiedere all'INPS di recuperare nei confronti di assicurati residenti in Italia somme risultate indebite all'estero per diversi titoli, tra cui disoccupazione, assegni familiari, contributi, prestazioni di malattia e surroghe estere.

Le richieste saranno inviate direttamente alle Sedi, che dovranno attivare il recupero utilizzando la normativa vigente. I rimborsi agli organismi creditori delle somme recuperate saranno effettuati direttamente dalle Sedi, senza più ricorrere all'emissione del biglietto contabile SC10/R verso la Direzione generale.

In caso di estinzione del debito tramite rateazione, il versamento all'Organismo richiedente avverrà solo dopo il pagamento dell'ultima rata. Per i crediti tedeschi valgono le istruzioni del messaggio n. 24106 del 20 gennaio 1997; i bonifici delle somme recuperate devono essere eseguiti con cadenza semestrale, al 30 giugno e al 31 dicembre. Le Sedi devono inoltre mantenere costantemente informati gli Organismi esteri sugli sviluppi delle pratiche, indipendentemente dall'esito.

Assegni familiari per beneficiari residenti in Italia e lavoratori in Germania

Gli assegni familiari liquidati dalle Casse tedesche in favore di beneficiari residenti in Italia non devono più transitare per la Direzione generale. Dal 1° gennaio 1999 i versamenti sono effettuati direttamente alle Sedi periferiche presso le quali sono state presentate le richieste di informazioni sul diritto alla prestazione tramite modello E411.

Le Sedi devono indicare in calce al modello, che sarà restituito alla Cassa tedesca, le modalità di versamento: banca, numero di conto corrente e coordinate bancarie.

Regolazione finanziaria in materia di disoccupazione

Per le prestazioni di disoccupazione ai sensi dei regolamenti CEE n. 1408/71 e 574/72, il coordinamento dell'attività viene assegnato alla Sede regionale per il Lazio, anziché essere decentrato su tutte le Sedi regionali. La scelta risponde all'esigenza di mantenere un unico interlocutore per le istituzioni dei Paesi dell'Unione Europea.

I rapporti finanziari relativi alle prestazioni di disoccupazione erogate in uno Stato per conto di un'istituzione di un altro Stato UE saranno quindi gestiti direttamente dalla Sede regionale per il Lazio. Le richieste di rimborso devono essere supportate dai formulari E303/4 e basate sulle spese effettivamente sostenute. Fa eccezione la disoccupazione erogata dalla Germania a lavoratori residenti in Italia, che continua a essere rimborsata sulla base forfettaria stabilita dall'accordo bilaterale; l'importo è determinato direttamente dall'ente assicuratore tedesco.

Prestazioni di disoccupazione erogate dall'INPS e a carico di istituzioni estere

Le SAP che hanno erogato le prestazioni devono trasmettere, entro il 31 luglio e il 28 febbraio di ogni anno, i formulari E303/4 con i prospetti di concordanza alla Sede regionale per il Lazio. La contabilizzazione delle prestazioni segue le istruzioni già emanate.

Gli uffici competenti devono sospendere immediatamente il pagamento non appena vengano a conoscenza di un fatto che possa mettere in dubbio la legittimità del provvedimento, informando sia l'assicurato sia l'ente estero interessato, così da evitare la formazione di indebiti.

La Sede regionale per il Lazio, ricevuti semestralmente i formulari, verifica sommariamente l'attendibilità delle prestazioni e controlla i movimenti contabili mediante l'esame dei conti di imputazione. Successivamente invia la richiesta di rimborso agli organismi esteri, indicando le modalità di pagamento e accendendo contestualmente il credito verso l'ente debitore.

Prestazioni di disoccupazione erogate dalle istituzioni estere per conto dell'INPS

Per le prestazioni di disoccupazione corrisposte dagli organismi esteri per conto dell'INPS, il rimborso delle somme agli assicurati residenti all'estero è effettuato direttamente dalla Sede regionale per il Lazio, nelle more della prevista introduzione dell'euro e di eventuali accordi di compensazione tra debiti e crediti.

Le Sedi, al ricevimento dei formulari E303/4, devono verificare la concordanza dei pagamenti con le autorizzazioni e procedere alla rendicontazione semestrale. Tale rendicontazione si conclude con l'emissione del biglietto contabile SC10/R a credito della Sede regionale per il Lazio per l'importo totale da rimborsare, imputandolo al relativo conto di competenza.

Sul mod. SC10/R devono essere indicati gli estremi della lettera di accompagnamento dei formulari inviati alla Sede regionale e la periodicità del rimborso. Alla copia del modello deve essere allegata copia dei formulari E303/4 trasmessi. Le eventuali contestazioni sulla legittimità dei pagamenti devono essere comunicate tempestivamente alla Sede regionale.

La Sede regionale per il Lazio, ricevuto l'importo dalle SAP, effettua il riepilogo semestrale per ciascun ente assicuratore estero e provvede al rimborso tramite ordinativo di pagamento, informando l'ente creditore con copia del mandato. I formulari devono essere archiviati allegando sia i mod. SC10/R provenienti dalle SAP sia la copia del dispositivo di pagamento.

Coordinamento finale e controllo dell'attuazione

Le Sedi regionali devono coordinare le iniziative delle SAP sulle modalità di attuazione del decentramento e verificare la tempestività degli adempimenti, al fine di pervenire in tempi brevi a una gestione efficace delle attività decentrate.