Circolare numero 146 del 21-11-2014

Programmazione e budget 2015 delle strutture territoriali INPS

La circolare avvia la programmazione delle attività e del budget delle strutture territoriali per il 2015, definendo il quadro di riferimento per il Piano delle attività e per il Piano della Performance 2015-2017. Il documento tiene conto del completamento dell’integrazione degli enti soppressi INPDAP ed ENPALS, della riduzione del personale e degli effetti della spending review, puntando a un miglioramento della qualità dei servizi e alla generazione di valore economico-finanziario.

Contesto e finalità della programmazione

La programmazione 2015 si inserisce nel processo di consolidamento organizzativo dell’Istituto e nella nuova articolazione dei servizi, inclusa l’estensione a tutte le strutture delle modifiche già sperimentate con la circolare 36/2014, tra cui l’istituzione dell’Agenzia Flussi Contributivi. L’impostazione generale privilegia la qualità del servizio, la riduzione degli arretrati, la misurazione del valore prodotto per gli utenti e per il bilancio dell’Istituto, nonché il controllo della spesa attraverso il budget economico dei centri di responsabilità.

Obiettivi del Piano per il 2015

Il Piano di produzione 2015 deve essere orientato alla generazione di valore per l’utenza e per il bilancio. Sul piano dell’efficacia, l’obiettivo è migliorare la qualità dei servizi e incrementare le attività di accertamento contributivo e di controllo delle prestazioni, contribuendo alla riduzione del fabbisogno di trasferimenti statali. Sul piano dell’efficienza, è richiesto il mantenimento dei livelli di produttività e una migliore distribuzione dei carichi di lavoro, anche in conseguenza dell’integrazione organizzativa degli ex enti INPDAP ed ENPALS.

Obiettivi di qualità

Il valore della produzione è misurato anche in funzione della qualità ed efficacia dell’output dei processi produttivi. Il sistema di rilevazione della qualità considera tutte le aree e linee di servizio dell’Istituto e si fonda su indicatori di:

• accessibilità fisica e virtuale ai servizi;
• tempestività della risposta;
• correttezza della prestazione rispetto al diritto;
• conformità rispetto agli standard di processo;
• affidabilità e compiutezza del servizio.

Il miglioramento della qualità deve contribuire alla riduzione delle giacenze e all’aumento dei volumi di produzione. La circolare riporta, per ciascuna regione, gli incrementi attesi di efficacia e qualità del servizio rispetto al 2014 per le aree:

• Prestazioni e servizi individuali;
• Flussi contributivi;
• Altre aree, comprendenti controllo prestazioni e gestione ricorsi.

Per la determinazione degli obiettivi 2015, il valore consuntivato nel 2014 viene confrontato con la media nazionale: se migliore, il valore 2014 diventa l’obiettivo 2015; se peggiore, viene assunto il valore medio nazionale come obiettivo.

Obiettivi di valore economico-finanziario

Il valore economico-finanziario della produzione comprende le attività che incidono direttamente sul bilancio istituzionale, sia in entrata sia in uscita. Tra le entrate rientrano:

• accertamento contributivo nella gestione dei flussi e in sede ispettiva;
• riscatti e ricongiunzioni;
• difesa dell’Istituto nel contenzioso contributivo.

Tra le uscite rientrano:

• liquidazione delle prestazioni, con particolare riferimento agli interessi legali per ritardata erogazione;
• accertamento delle prestazioni indebitamente erogate e recupero somme;
• azioni surrogatorie;
• difesa dell’Istituto in materia previdenziale e assistenziale;
• controllo sanitario delle indennità di malattia e invalidità e relativo recupero.

Per il 2015, sulla base del consuntivo al 30 settembre 2014, il valore complessivo atteso è pari a circa 15,7 miliardi di euro, di cui:

• 11,2 miliardi di euro di maggiori entrate;
• 4,5 miliardi di euro di minori uscite.

L’incremento complessivo rispetto al 2014 è pari al 4,7%. La circolare dettaglia anche le principali variazioni per singola voce, evidenziando tra l’altro:

• crescita dell’accertamento contributi in fase di gestione flussi (+6,8%);
• crescita degli accertamenti da vigilanza ispettiva (+3%);
• riduzione dei benefici in sede di pensione/TFS (-42,9%);
• aumento dei riscatti e ricongiunzioni (+5%);
• riduzione del contenzioso contributivo (-3%).

Sul versante delle uscite, l’incremento atteso è del 2%, con variazioni diverse per le singole voci, tra cui la riduzione degli interessi legali (-5%), l’incremento dell’accertamento delle prestazioni indebite (+3%) e il mantenimento dei livelli per azioni surrogatorie e parte del contenzioso. Per le revoche delle prestazioni di invalidità civile, l’anno 2015 è influenzato dall’art. 25 della L. 114 dell’11 agosto 2014, che amplia le verifiche anche alle prestazioni non economiche.

Smaltimento delle giacenze e obiettivi di correntezza

Per tutti i prodotti, salvo eccezioni specifiche, la programmazione 2015 deve assicurare il mantenimento di indici di giacenza fisiologici 2014, purché non superiori a:

• 30 giorni per l’Agenzia Prestazioni e Servizi individuali;
• 45 giorni per l’Agenzia Flussi Contributivi;
• 85 giorni per Altre Aree.

L’indice di deflusso deve restare uguale o superiore a 1.

La circolare individua inoltre alcuni ambiti prioritari che richiedono specifiche azioni di smaltimento:

• ricongiunzioni: riduzione di almeno il 50% della giacenza e azzeramento dei movimenti finanziari relativi;
• consolidamento della banca dati delle posizioni assicurative degli iscritti alle gestioni pubbliche, con lavorazione di 3 lotti annui da circa 500.000 posizioni ciascuno;
• accertamenti contributivi in fase amministrativa;
• pensioni provvisorie, con obiettivi di giacenza pari a 180 giorni per i lavoratori dipendenti e 420 giorni per gli autonomi;
• pensioni in convenzione internazionale, con tempi soglia di 30 giorni per l’istruttoria e ulteriori 30 giorni per la liquidazione;
• controllo prestazioni, con tempi soglia differenziati per gruppi di codici da 30, 60, 90 e 180 giorni;
• prestazioni indebite, con separazione tra attività corrente e arretrato e completamento dello smaltimento delle giacenze al 31 dicembre 2014 entro il 30 aprile 2015;
• contenzioso amministrativo, con tempi soglia di 48 ore per la presa in carico dei ricorsi e 30 giorni per l’istruttoria e la trasmissione al Comitato competente;
• contenzioso giudiziario, con richieste di sussidiarietà e riequilibrio dei carichi di lavoro tra sedi e aree legali;
• verifiche sulla permanenza dei requisiti sanitari in materia di invalidità civile, anche in applicazione dell’art. 25 della L. 114/2014.

Efficienza, impiego delle risorse e parametri organizzativi

Il piano 2015 conferma i livelli di efficienza previsti nel Piano della performance 2014-2016, ma richiede un’ottimizzazione dell’impiego delle risorse e un riequilibrio dei carichi di lavoro. La circolare fissa parametri di congruità per le risorse umane, in particolare per il personale ABC, distinguendo tra direzioni provinciali e direzioni regionali.

Tra i parametri principali figurano:

• una quota di impiego nelle aree di produzione delle direzioni provinciali pari all’85,5%;
• percentuali di impiego nelle aree di supporto differenziate per cluster territoriali;
• una percentuale di impiego delle risorse ABC nelle sedi regionali, anch’essa differenziata per cluster;
• una percentuale di presenza, al netto della formazione, pari all’81%.

Sono inoltre individuati cluster territoriali sia per le direzioni provinciali sia per quelle regionali, con differenti livelli di impiego delle risorse da destinare alle attività di sportello e informazione.

Valorizzazione dell’attività di informazione e consulenza

Per misurare il carico generato dall’attività di informazione e consulenza, la circolare richiama il sistema dei cluster già previsto dalla circolare 66/2012. I cluster sono costruiti incrociando il volume della domanda e la complessità del contesto ambientale, misurata attraverso variabili socio-economiche e strutturali.

Le strutture provinciali, le agenzie complesse e le agenzie territoriali sono classificate in 16 cluster, e a ciascun cluster corrisponde una percentuale di risorse disponibili da destinare alle attività di sportello e informazione. Per la programmazione 2015 viene inoltre confermato il meccanismo di neutralizzazione della presenza per le aree di produzione delle direzioni provinciali, delle agenzie complesse e delle agenzie territoriali, in relazione al progressivo rilascio dei nuovi codici prodotto delle attività consulenziali e di Linea INPS.

Fabbisogno di risorse umane e leve gestionali

La definizione del fabbisogno di risorse umane è uno degli obiettivi centrali del processo di programmazione. Essa deve svilupparsi in tre fasi:

• dimensionamento del carico di lavoro sulla base degli obiettivi di qualità, giacenza e valore economico-finanziario;
• determinazione del fabbisogno di personale, garantendo la congruità a livello di direzione provinciale;
• programmazione delle leve gestionali, da attivare in funzione della consistenza media annua del personale e del carico di lavoro.

Le leve gestionali indicate comprendono:

• mobilità interna e percorsi formativi;
• straordinario;
• sussidiarietà interna;
• sussidiarietà interprovinciale;
• progetti regionali di miglioramento;
• sussidiarietà interregionale;
• poli specialistici regionali.

Piani delle attività regionali

Le Direzioni regionali devono predisporre anche piani specifici per le attività di propria competenza, coerenti con le funzioni assegnate dall’Ordinamento dei servizi. Tali piani devono indicare:

• area dirigenziale responsabile;
• obiettivo assegnato, espresso con indicatore e valore obiettivo;
• risorse umane ed economiche previste.

La verifica dei risultati avviene in via ordinaria attraverso indicatori di efficienza, impiego delle risorse o output; gli indicatori di efficacia sono previsti solo in via eccezionale. Poiché si tratta di piani continui, l’indicatore può essere espresso anche come scostamento rispetto all’esercizio precedente.

Piano della logistica

La circolare richiama il processo di razionalizzazione degli immobili strumentali, avviato nel 2009 e successivamente aggiornato per effetto della soppressione di INPDAP ed ENPALS. Per il 2015 sono previsti 32 interventi, per un totale nazionale di 67.255 mq da rilasciare e 5.455 mq di riduzione, oltre a 4 interventi di integrazione logistica.

Gli interventi sono distribuiti tra le diverse regioni; la circolare precisa che quelli non conclusi al 31 dicembre 2014 si aggiungeranno agli obiettivi del 2015. La razionalizzazione logistica è collegata anche agli obiettivi di contenimento dei costi per edificio.

Gestione degli archivi cartacei

Viene avviata anche la programmazione delle attività di gestione e scarto degli archivi cartacei “non correnti”, in vista della realizzazione del polo unico presso Lacchiarella (MI). La circolare richiama l’obbligo normativo di scarto degli atti d’archivio entro il 31 dicembre di ogni anno e collega tale attività alla riduzione dei costi e al recupero di spazi.

La valutazione deve riguardare sia gli archivi di deposito sia gli archivi correnti, con l’obiettivo di individuare possibili riduzioni di spazi. Per la gestione archivi sono indicati:

• conclusione delle attività entro il 31/12/2016;
• valore omogenizzato per metro lineare gestito pari a 1,5.

Le risorse impiegate devono essere programmate e consuntivate nelle aree di produzione mediante timesheet con causale archivi, e l’andamento delle attività sarà rilevato mensilmente per singola sede.

Costi di funzionamento delle strutture regionali

Le Direzioni regionali devono formulare il fabbisogno delle risorse economiche necessarie alle attività programmate, con particolare attenzione ai costi di produzione e ai costi discrezionali. La circolare definisce numerosi indicatori economici e i relativi obiettivi 2015, tra cui:

• costo medio totale per unità di prodotto, con riduzione nazionale del 2,6%;
• costo medio netto per unità di prodotto, con riduzione nazionale del 3%;
• costo medio discrezionale netto per unità di prodotto, con riduzione nazionale dell’11,7%;
• costo medio discrezionale netto procapite, con valore nazionale atteso pari a 14.091 euro rispetto a 15.954 euro nel 2014;
• costo medio procapite per materiale di consumo, con riduzione nazionale del 14,5%;
• costo medio procapite per straordinario, confermato a 487,19 euro;
• costo medio procapite per missioni, con riduzione nazionale del 20,3%;
• costo per edificio, con riduzione nazionale del 1,9%.

Sono inoltre richiamati i costi per timesheet, da commisurare alle effettive esigenze produttive e ai limiti di spesa complessivi.

Economicità della gestione

L’obiettivo di economicità è definito come rapporto tra la variazione dei risultati rispetto all’anno precedente e la variazione dei costi totali discrezionali rispetto all’anno precedente. Esso rappresenta l’elemento di sintesi dell’intero piano e viene determinato a conclusione del processo di programmazione e budget.

Processo di programmazione e budget e calendario

Il processo riguarda tutte le sedi INPS e si articola in due grandi ambiti:

• programmazione dell’impiego delle risorse umane nel Piano Budget;
• programmazione dell’impiego delle risorse economiche e rilevazione dei fabbisogni per il budget economico.

Le Direzioni regionali coordinano la rilevazione dei fabbisogni e consolidano le proposte delle strutture territoriali. La negoziazione coinvolge la Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione, le Direzioni centrali responsabili dei capitoli di spesa e, per alcuni aspetti, la Direzione centrale risorse umane.

La tempistica indicata è la seguente:

• entro il 12 dicembre 2014: elaborazione dei piani di produzione e delle proposte di budget economico a livello regionale;
• dal 15 al 22 dicembre 2014: fase di negoziazione del Piano Budget e del budget economico;
• successivamente: approvazione delle proposte da parte del Direttore Generale e assegnazione degli obiettivi alle Direzioni regionali.

La Direzione centrale pianificazione e controllo di gestione comunicherà con appositi messaggi le date di apertura e chiusura dei sistemi e le modalità operative per la formalizzazione delle proposte.