Circolare numero 148 del 21-11-2014

Istruzioni operative per la sistemazione della posizione assicurativa e l’estratto conto dei dipendenti pubblici

La circolare definisce le modalità operative per la sistemazione della Posizione Assicurativa (PA) degli iscritti alle Gestioni pubbliche, nell’ambito del progetto di Estratto Conto dipendenti pubblici. L’obiettivo è duplice: da un lato offrire agli iscritti un estratto conto affidabile e coerente con la storia lavorativa; dall’altro valorizzare il patrimonio informativo dell’Istituto e ridurre il rischio di diffusione di dati incompleti o incongrui.

Finalità e documenti di riferimento

Il documento richiama come base di riferimento la Circolare n. 49 del 03/04/2014 e le Istruzioni Operative sulla sistemazione delle Posizioni Assicurative degli iscritti alla Gestione Pubblica. Le indicazioni fornite servono a uniformare i comportamenti operativi e a definire il livello di correttezza e completezza necessario affinché la PA possa essere prospettata all’interessato.

Memorizzazione del fascicolo

La prima fase del processo è la memorizzazione del fascicolo, che consiste nell’inserimento nella banca dati delle informazioni previdenziali contenute nei fascicoli pensionistici e, se presenti, TFS/TFR. La memorizzazione integrale è qualificata come attività propedeutica e non rinviabile rispetto a ogni successivo intervento sulla PA.

In questa fase devono essere acquisiti:

• i periodi riconosciuti ai fini pensionistici tramite provvedimenti quali riscatti, ricongiunzioni, computi, accrediti figurativi per maternità, servizio militare di leva, ricongiunzioni ex DPR 1092/73 e simili;
• le informazioni trasmesse dall’ente datore di lavoro con canali diversi dal SIN, come documentazione cartacea;
• i dati presenti su documenti certificativi prodotti dall’iscritto e rilevanti per la PA.

Nel SIN devono inoltre essere inserite le domande di prestazioni che incidono sul conto individuale, le cosiddette "pensionistiche in vigenza", se inoltrate all’Istituto ma non ancora presenti sul sistema.

Correzione della PA e gestione delle criticità

La fase di correzione richiede un’istruttoria complessiva e comparata dei dati presenti in banca dati per individuare errori, incongruenze e anomalie. Le criticità rilevate dal sistema compaiono in Area di lavoro come segnalazioni e costituiscono il primo elemento da trattare.

Oltre alle segnalazioni automatiche, l’operatore deve individuare anche errori potenziali che il sistema non ha rilevato, esaminando le Liste Periodi e utilizzando, come supporto, la funzione "Visualizzazione Estratto Conto" in Passweb. Le anomalie individuate vanno inserite in Area di lavoro come esigenze e sottoposte a istruttoria per stabilire se si tratti di errori effettivi o di situazioni fisiologiche.

Tra le tipologie più ricorrenti la circolare evidenzia:

• periodi di servizio senza retribuzione, per i quali la retribuzione va acquisita a partire dal 1993 e prioritariamente tramite istruttoria interna;
• periodi di servizio con retribuzione incongrua, da verificare attraverso la progressione delle retribuzioni e da correggere in presenza di importi anomali, troppo bassi o dovuti a errata conversione lira/euro;
• periodi non validati o non certificati in presenza di retribuzione, per i quali occorre verificare il diritto e il dato retributivo prima della validazione.

Trattazione delle RVPA

Le Richieste di Variazione della Posizione Assicurativa presentate dall’iscritto o dal patronato sono segnalate in Area di lavoro e vanno trattate al pari delle altre segnalazioni. La loro chiusura richiede l’indicazione obbligatoria dell’esito e della specificazione dell’esito, oltre a un’eventuale nota libera.

Istruttoria interna e fonti informative

Ai fini della sistemazione della PA, l’istruttoria interna deve fare ricorso alle banche dati interrogabili in Istituto, considerato che la documentazione di interesse conservata nei fascicoli cartacei dovrebbe essere già stata acquisita nella fase di memorizzazione. Gli operatori devono essere abilitati alla consultazione di tutte le basi dati disponibili secondo le Istruzioni Operative.

La circolare richiama inoltre tre gruppi di informazioni classificati in base alla loro valenza rispetto alla PA, utilizzabili secondo le regole del paragrafo 3.2 delle Istruzioni Operative del 20 giugno. Il completamento dell’istruttoria interna è anche condizione per l’emissione della lettera all’iscritto nell’ambito del progetto "Estratto Conto Informativo per gli Iscritti alla gestione Dipendenti Pubblici".

Chiusura delle segnalazioni e fine lavorazione

Le segnalazioni per le quali l’istruttoria interna abbia dato riscontro devono essere chiuse come "Risolte" o, nel caso di RVPA, come "Accolte", con esito "Risolta con istruttoria interna". Se l’istruttoria interna non è sufficiente, il datore di lavoro può essere coinvolto; tuttavia tale passaggio non è condizionante per l’invio delle comunicazioni all’iscritto. In tal caso la segnalazione può essere chiusa come "Non Risolta" con esito "Non risolta con istruttoria interna".

Il processo di sistemazione si chiude o si sospende tramite la funzione "Fine Lavorazione", con opzione "Attività Completata" oppure "Non Completata" e, se necessario, con una nota libera. La lavorazione è effettivamente sistemata solo se tutte le segnalazioni sono state chiuse con esito risolto. In caso di attività non completata, la posizione resta da sistemare.

Prima della chiusura l’operatore deve utilizzare la funzione di "Ricalcolo per iscritto" per visualizzare e acquisire l’esito delle segnalazioni risolte.

Validazione dei dati reperiti

La validazione è necessaria per risolvere alcune segnalazioni presenti in Area di lavoro. In particolare, per chiudere le segnalazioni CCI51 e CCI52 relative ai periodi non certificati/non validati senza retribuzione, l’operatore deve procedere alla validazione dei periodi.

Per i periodi ante 1993 il sistema consente la validazione anche senza l’indicazione delle retribuzioni, fermo restando che per i periodi con iscrizione CPDEL la presenza delle retribuzioni deve comunque essere verificata prima della validazione. Per i periodi successivi al 1992, invece, la retribuzione è sempre necessaria e il suo importo deve essere accertato.

I dati reperiti in istruttoria interna, sia da fonti documentali sia da banche dati, devono essere validati dall’operatore. Se un dato certificato dal datore di lavoro risulta errato, l’operatore deve correggerlo sulla base delle informazioni reperite internamente e successivamente validarlo. Al contrario, i periodi e gli imponibili certificati dal datore di lavoro che non siano stati modificati dall’operatore non devono essere validati.

Liste 1 e 2 e avvio delle comunicazioni agli iscritti

Gli iscritti destinatari del primo invio nazionale delle comunicazioni sono collocati in due liste:

• Lista 1, per le posizioni con errori gravi già rilevati informaticamente;
• Lista 2, per posizioni con errori non particolarmente gravi o prive di errori.

La chiusura con esito "Attività Completata" di una posizione inclusa in lista comporta la sua rimozione dalla visualizzazione della lista stessa. In deroga a precedenti indicazioni, per la Lista 1 l’invio delle comunicazioni è subordinato alla soluzione delle criticità gravi indicate nell’Allegato 2; se tali criticità sono risolte in istruttoria interna, non è necessario il coinvolgimento del datore di lavoro. Per la Lista 2, invece, le comunicazioni possono essere emesse anche dopo la sola istruttoria interna, senza attendere l’esito del coinvolgimento del datore di lavoro.

Coinvolgimento del datore di lavoro

PassWeb è indicato come canale privilegiato e bidirezionale tra Istituto e datori di lavoro. Il coinvolgimento del datore di lavoro avviene in via subordinata, limitatamente alle criticità reali, dopo la memorizzazione del fascicolo e dopo aver esaurito tutte le verifiche possibili in istruttoria interna.

La mancata risposta dell’ente di appartenenza non blocca il completamento dell’istruttoria per la sistemazione della PA: trascorsi inutilmente 60 giorni dalla trasmissione dell’istanza, la procedura può proseguire e concludersi. Le segnalazioni per le quali l’istruttoria interna non sia stata esaustiva devono essere inoltrate al datore di lavoro, il cui riscontro consentirà la chiusura come "Risolte" o "Non risolte" secondo gli esiti previsti.

Il processo concluso con il coinvolgimento del datore di lavoro si considera completato e va chiuso con la funzione "Fine Lavorazione", selezionando "Completata".

Criteri di lavorazione e controllo delle posizioni già chiuse

Le posizioni presenti in Lista 1 e Lista 2 devono essere lavorate applicando le indicazioni della circolare, con particolare attenzione al completamento dell’istruttoria interna e alla consultazione di tutte le basi dati di interesse. La verifica deve riguardare anche le posizioni già chiuse come Completate, per intercettare eventuali errori potenziali non rilevati in precedenza.

Modalità di implementazione e regolarizzazione della PA

Per garantire la corretta implementazione della PA, la circolare disciplina i canali di trasmissione delle informazioni in funzione del periodo retributivo interessato.

• Per i periodi retributivi dal 1° ottobre 2012, i dati contributivi devono essere trasmessi esclusivamente con flusso UniEmens, secondo le regole già impartite dall’Istituto; in caso di regolarizzazione si utilizzano i quadri V1 con causali 2 e 5.
• Per i periodi retributivi dal 1° gennaio 2005 al 30 settembre 2012, i datori di lavoro possono utilizzare UniEmens e PassWeb; il PA04 resta residuale e richiede autorizzazione preventiva della D.C. Posizione Assicurativa, salvo l’ipotesi di invio ai fini della liquidazione del trattamento pensionistico.
• Per i periodi retributivi antecedenti il 1° gennaio 2005, la regolarizzazione può avvenire tramite PassWeb; anche in questo caso il PA04 è residuale e soggetto ad autorizzazione preventiva, salvo utilizzo per la liquidazione pensionistica.

In entrambi i casi il ricorso al PA04 è destinato a cessare progressivamente con il passaggio delle posizioni in SIN2, per le quali l’utilizzo di PA04 sarà inibito. Per le modifiche relative a periodi retributivi precedenti al 1° gennaio 2012, la circolare richiama il termine del 31 dicembre 2016.

Sistemazione in occasione della cessazione dal servizio

Resta fermo il termine del 31/12/2016 per la regolarizzazione dei periodi retributivi antecedenti al 31/12/2011. La circolare precisa inoltre che, in occasione della cessazione del rapporto di lavoro con diritto a pensione, se il datore di lavoro modifica la posizione assicurativa e da tale modifica deriva una scopertura contributiva, l’Istituto procede al recupero dei crediti contributivi. Il recupero deve avvenire entro cinque anni dall’invio della comunicazione in variazione.

Misurazione delle attività

Ai fini della misurazione dell’attività sono richiamati i codici del processo "Sistemazione PA" previsti dal messaggio Hermes 5861 del 8/7/2014:

• 700J49: memorizzazione una tantum del fascicolo cartaceo;
• 710J49: correzione delle anomalie riportate nella "Lista segnalazioni" di PassWeb;
• 730J49: completamento del processo di memorizzazione e correzione, con esame di merito degli errori potenziali e valutazione di congruità generale dell’estratto;
• 740J49: RVPA.

La memorizzazione del fascicolo e la rimozione di ogni singola segnalazione sono considerate fasi di un unico processo produttivo. Per le RVPA sono riconosciute come output valorizzati sia le comunicazioni di accoglimento sia le lettere di reiezione. Sul piano qualitativo, il valore dell’operazione è misurato prioritariamente dalla capacità di pervenire alla piena sistemazione delle posizioni entro la pubblicazione della lista successiva; a tale scopo è previsto un indicatore nel Cruscotto Direzionale pari al rapporto tra posizioni sistemate e totale dei nominativi presenti nella lista corrispondente.

Gruppi di lavoro e calendario delle operazioni

La Direzione Regionale è incaricata di pianificare, coordinare e monitorare le attività del progetto tramite il Gruppo di lavoro già costituito. Le Direzioni Provinciali devono gestire i rapporti con gli enti datori di lavoro mediante il Gruppo di lavoro specifico, tenendo conto delle indicazioni della Circolare n. 36/2014. I gruppi devono essere composti da professionalità adeguate anche nelle materie Entrate e Prestazioni della Gestione Pubblica.

Il calendario delle operazioni riguarda circa 3,4 milioni di iscritti e prevede estrazioni progressive di lotti di posizioni. La circolare riporta sei emissioni con le seguenti scadenze di invio delle comunicazioni personali:

• aprile 2014: prima emissione test nazionale Enti locali, 500.000 posizioni, invio il 10 gennaio 2015;
• gennaio 2015: seconda emissione Enti locali, 500.000 posizioni, invio il 31 marzo 2015;
• marzo 2015: terza emissione, completamento Enti locali + test Stato, 600.000 posizioni, invio il 31 luglio 2015;
• luglio 2015: quarta emissione Stato, 600.000 posizioni, invio il 31 dicembre 2015;
• dicembre 2015: quinta emissione Stato, 600.000 posizioni, invio il 30 aprile 2016;
• aprile 2016: sesta emissione Stato/CPS/CPUG/CPI/Difesa/Scuola, 600.000 posizioni, invio il 30 settembre 2016.