Circolare Inail n. 11 del 12 marzo 2009

Rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza: comunicazione dei nominativi all’INAIL

La circolare fornisce istruzioni operative in merito all’obbligo, previsto dal d.lgs. 81/2008, di comunicare all’INAIL i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza (RLS). L’intervento chiarisce chi è tenuto all’adempimento, con quali tempi e tramite quali strumenti telematici, oltre a disciplinare casi particolari, deleghe, modifiche successive e conseguenze sanzionatorie.

Quadro normativo e soggetti obbligati

L’obbligo discende dall’art. 18, comma 1, lettera aa), del decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81. Il datore di lavoro che esercita le attività di cui all’art. 3 e i dirigenti che organizzano e dirigono le stesse attività, secondo le attribuzioni e competenze conferite, devono comunicare annualmente all’INAIL i nominativi dei RLS.

L’art. 47 del medesimo decreto disciplina le modalità di elezione e designazione del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza nelle aziende e nelle unità produttive. L’obbligo di comunicazione riguarda i datori di lavoro o i dirigenti di qualsiasi settore privato e pubblico, nei limiti in cui il compito rientri nelle competenze loro attribuite dal datore di lavoro.

Sono esclusi dall’obbligo le amministrazioni e gli istituti espressamente indicati dall’art. 3, comma 2, del d.lgs. 81/2008; per tali soggetti la circolare rinvia a successive indicazioni, in considerazione del fatto che la norma rinvia all’emanazione di decreti attuativi.

Termine, periodicità e riferimento temporale della comunicazione

La comunicazione deve essere effettuata con cadenza annuale, per la singola azienda ovvero per ciascuna unità produttiva in cui essa si articola, e deve riferirsi alla situazione esistente al 31 dicembre dell’anno precedente.

La procedura online consente l’inserimento dei dati fino al 31 marzo di ciascun anno. In sede di prima applicazione, la comunicazione relativa all’anno 2009, riferita alla situazione esistente al 31 dicembre 2008, scade il 16 maggio 2009.

Per gli anni successivi, qualora non siano intervenute variazioni, l’utente può confermare la situazione già presente in archivio; in caso contrario deve effettuare una nuova segnalazione.

Procedura telematica "Dichiarazione RLS"

L’INAIL ha predisposto una procedura online dedicata, accessibile dal sito dell’Istituto tramite Punto Cliente. La circolare distingue le modalità operative a seconda che il soggetto sia assicurato o non assicurato INAIL.

Per le aziende e le amministrazioni pubbliche soggette all’obbligo assicurativo INAIL che non siano ancora registrate, occorre:

• collegarsi al sito www.inail.it;
• selezionare "Registrazione";
• accedere alla sezione "Registrazione ditta";
• inserire il Codice Utente e il PIN1.

L’INAIL invia per posta alla ditta un PIN2 che, unito al PIN1, genera la password provvisoria per il primo accesso. Dopo il primo accesso ai Servizi di Punto Cliente, l’utente inserisce i dati del responsabile dei servizi telematici e personalizza la password; a quel punto può accedere all’applicazione "Dichiarazione RLS".

Per le aziende e amministrazioni pubbliche già registrate e soggette all’assicurazione INAIL, è sufficiente accedere ai Servizi di Punto Cliente e visualizzare la procedura.

Per le aziende e le pubbliche amministrazioni non assicurate INAIL, il titolare o il delegato deve:

• collegarsi al sito www.inail.it;
• selezionare "Registrazione";
• accedere a "Registrazione utente generico";
• compilare la maschera con i propri dati, specificando se si tratta di azienda o amministrazione non soggetta ad assicurazione INAIL;
• salvare i dati.

L’utente riceve all’indirizzo e-mail indicato una password. Successivamente, con codice fiscale e password, entra in Punto Cliente, seleziona "Ditte non INAIL" e poi "Anagrafica" (Nuova ditta), compilando i dati anagrafici della ditta. Al termine vengono attribuiti un Codice Cliente e un PIN di 4 cifre.

Se il titolare o il delegato incontra difficoltà, può rivolgersi a una sede INAIL, dove un operatore può svolgere le operazioni al suo posto fino all’attribuzione del Codice Cliente e del PIN, utilizzando il proprio indirizzo e-mail nella schermata di registrazione utente generico.

Deleghe ai consulenti del lavoro e subdeleghe

La circolare ammette che il datore di lavoro non curi direttamente, o tramite propri dipendenti, l’inserimento dei RLS e affidi l’incarico a un consulente del lavoro.

Se il consulente è già autorizzato all’accesso a Punto Cliente, può procedere direttamente all’inserimento per i clienti in delega. Se la ditta o l’amministrazione non è ancora inserita tra le deleghe perché non soggetta INAIL, il consulente può anche eseguire la registrazione per conto del soggetto interessato. Se invece la registrazione è già stata effettuata, la ditta può comunicare al consulente il Codice Cliente e il PIN per consentire l’adempimento.

Nel caso di subdeleghe, i subdelegati possono inserire i dati relativi a una o più unità produttive, ma l’avvio iniziale e l’inoltro finale della dichiarazione restano riservati all’utenza principale.

Dati da comunicare

La procedura richiede l’indicazione dei dati dell’unità produttiva e dei dati anagrafici del RLS.

Per l’unità produttiva devono essere indicati:

• progressivo unità produttiva;
• denominazione;
• indirizzo;
• comune;
• provincia;
• CAP.

Per ciascun rappresentante per la sicurezza devono essere indicati:

• codice fiscale;
• cognome;
• nome;
• data di inizio incarico, ai fini del monitoraggio della cadenza temporale delle nomine.

Se vi sono più unità produttive, la procedura consente di attivare più maschere e i dati del RLS devono essere riferiti all’unità in cui il rappresentante opera.

Ricevuta della comunicazione e gestione delle modifiche

Concluso l’inserimento e trasmessi i dati, la procedura registra le informazioni in archivio, le storicizza e rilascia una stampa della ricevuta della comunicazione. La ricevuta è utile anche per la sua esibizione in caso di accesso da parte degli organi vigilanti competenti in materia di sicurezza e salute sul lavoro.

Se dopo l’invio l’utente intende modificare alcuni dati, deve utilizzare l’apposita funzione di modifica. Tale operazione deve essere completata entro 5 giorni dall’apertura; decorso questo termine, il sistema chiude automaticamente la richiesta e mantiene la registrazione originaria. Per produrre effetti, la modifica dovrà essere riproposta.

Sanzioni e comunicazioni sostitutive in caso di problemi tecnici

L’art. 55 del d.lgs. 81/2008 prevede, in caso di violazione dell’art. 18, comma 1, lettera aa), una sanzione amministrativa pecuniaria pari a 500 euro.

Se per problemi tecnici non è possibile utilizzare la procedura online, la segnalazione può essere inviata eccezionalmente via fax al numero 800 657 657, utilizzando il modello predisposto, disponibile presso le sedi INAIL o scaricabile dal sito www.inail.it.

La circolare, infine, richiede la normalizzazione delle comunicazioni già inviate prima della sua emanazione tramite posta o fax, che devono essere ripresentate utilizzando il format e la procedura online previsti dall’INAIL.