R.R. TAA 28/2014

Regolamento sulla gestione delle spese di rappresentanza

Il provvedimento disciplina, per la Regione autonoma Trentino-Alto Adige, la gestione amministrativa e contabile delle spese di rappresentanza sostenute dalla Giunta regionale e dai suoi componenti. La disciplina individua le spese ammissibili, quelle escluse, le modalità di autorizzazione e liquidazione e la documentazione giustificativa richiesta.

Oggetto e finalità delle spese di rappresentanza

Sono considerate spese di rappresentanza quelle dirette a mantenere e incrementare il prestigio istituzionale dell’ente verso l’esterno, in funzione del miglior perseguimento dei fini istituzionali. La titolarità della spesa spetta alla Giunta regionale o ai singoli componenti, nei limiti delle funzioni esercitate.

Spese ammissibili

Le spese sono consentite entro lo stanziamento annuale di bilancio e possono riguardare:

• ospitalità a autorità pubbliche e personalità in occasione di cerimonie, conferenze, riunioni e incontri, comprensiva di colazioni, cene, ricevimenti, rinfreschi, visite, vitto, alloggio, trasporto, affitto sale e traduzione, con esclusione delle spese meramente personali degli ospiti;
• piccoli doni di rappresentanza, come coppe, targhe, medaglie, diplomi, libri, riproduzioni fotografiche, omaggi floreali, prodotti tipici o caratteristici dell’economia regionale e dell’artigianato artistico, nonché oggetti simbolici;
• corone di alloro per commemorazioni e celebrazioni, necrologi e corone di fiori per onoranze funebri di dipendenti defunti, giudici di pace o personalità rappresentative, del coniuge e dei parenti entro il primo grado;
• inviti, partecipazioni e biglietti augurali per particolari festività o ricorrenze;
• spese minute connesse ai doveri di ospitalità, come caffè, tè, bibite, vino e liquori.

Per i beni di cui alle lettere relative a doni, inviti/biglietti e spese minute sono ammessi acquisti preventivi e cumulativi. Le successive assegnazioni, salvo quelle relative alle spese minute, devono essere annotate cronologicamente in registri di carico e scarico numerati preventivamente dall’ufficio competente per il controllo contabile; alla cessazione dell’incarico i registri vanno restituiti a tale ufficio.

Spese escluse

Non rientrano tra le spese di rappresentanza, e non possono quindi essere poste a carico della Regione:

• atti di mera liberalità, come sussidi, oblazioni e beneficenza in genere;
• ospitalità in occasione di visite di soggetti in veste informale o non ufficiale;
• omaggi, liberalità e benefici economici a dipendenti;
• colazioni di lavoro per amministratori e/o dipendenti;
• spese prive di adeguata documentazione giustificativa oppure documentate ma non coerenti con i presupposti sostanziali della rappresentanza.

Procedura di impegno, ordinazione e liquidazione

L’impegno delle spese è disposto all’inizio di ogni anno secondo la disciplina regionale di bilancio e contabilità. La liquidazione avviene con decreto del Presidente della Regione e degli Assessori che hanno ordinato la spesa. Le spese sono ordinate caso per caso mediante appositi moduli firmati dai componenti interessati (allegati A e B), da completare secondo le regole sulla documentazione giustificativa.

Se la spesa è anticipata da un componente della Giunta per conto della Regione, il rimborso è possibile in presenza della documentazione prevista. I moduli e le richieste di rimborso, unitamente al decreto di liquidazione e alla documentazione, devono essere trasmessi all’ufficio competente per il controllo contabile.

Documentazione e criteri di giustificazione

La spesa deve essere supportata da:

• una attestazione sulla circostanza in cui è stata sostenuta, con motivazione dell’utilità per la Regione e indicazione delle personalità intervenute, da riportare nel modello allegato A; per gli acquisti preventivi e cumulativi dei beni ammessi, l’indicazione può essere sostituita dagli estremi delle annotazioni nel registro di carico e scarico, da riportare nel modello allegato B;
• documentazione contabile fiscale originale idonea a provare la spesa, come fatture, ricevute fiscali o note spese intestate alla Regione autonoma Trentino-Alto Adige; fino a 50 euro per singola spesa è ammesso lo scontrino fiscale.

Sono escluse dichiarazioni sostitutive di atto notorio e autocertificazioni del soggetto che ha effettuato la spesa in luogo della documentazione contabile. Inoltre, le spese devono rispettare criteri di congruità e ragionevolezza e le norme sulla scelta del contraente previste dalla legge.

Disposizione finale

Il regolamento abroga il decreto del Presidente della Regione 1 luglio 2002, n. 8/L, come modificato dal decreto del Presidente della Regione 22 dicembre 2011, n. 8/L.