Circolare Inail n. 61 del 17 dicembre 2013

Chiusura della contabilità finanziaria e dati per il conto consuntivo 2013

La circolare disciplina le operazioni di fine esercizio necessarie per la chiusura della contabilità finanziaria e per la predisposizione del conto consuntivo 2013. Le istruzioni sono rivolte alle Strutture centrali e territoriali e si inseriscono nel quadro dell’accentramento delle funzioni contabili presso le Direzioni regionali e la Direzione generale.

Quadro di riferimento e finalità operative

Il documento richiama il quadro normativo dell’ordinamento amministrativo-contabile e ribadisce che, oltre alle attività strettamente contabili, devono essere raccolte e trasmesse anche informazioni non direttamente desumibili dalla contabilità finanziaria. In particolare, l’attenzione è concentrata sulla chiusura della cassa, sulla corretta rilevazione dei residui, sull’individuazione delle poste da riaccertare e sulla compilazione di prospetti specifici tramite le procedure informatiche di "contabilità integrata" e "flussi monetari".

Chiusura della cassa

Per le somme accreditate o addebitate sui conti correnti bancari e postali dell’Istituto, l’addetto alla funzione contabile, d’intesa con l’addetto alla funzione amministrativa competente, deve:

• acquisire, tramite la procedura "flussi monetari", le contabili di accredito e digitare gli incassi con attribuzione alle diverse aree di produzione;
• generare il MOC di Entrata di tipo "C", la reversale di incasso e l’aggiornamento dei saldi, così da ottenere la concordanza tra saldo contabile ed estratto conto;
• ritirare presso la locale agenzia bancaria gli ordinativi di pagamento non eseguiti entro il 31 dicembre 2013, dopo aver emesso il mandato di pagamento di storno in contabilità integrata e il conseguente Odp nella procedura "flussi monetari".

Sottoconti di transito e chiusura di esercizio

Alla chiusura della contabilità finanziaria deve essere effettuato il totale azzeramento delle somme giacenti sui sottoconti di transito dei capitoli di bilancio. La circolare precisa che tali poste sono quelle per le quali, al momento della rilevazione, non era possibile una corretta imputazione per mancanza di elementi sufficienti. Le strutture devono quindi procedere a una ricognizione tempestiva delle operazioni contabili, acquisendo ogni informazione utile per l’esatta imputazione, poiché i sottoconti devono essere chiusi a fine esercizio.

Operazioni di storno e rettifica

Le eventuali operazioni fuori cassa di storno e rettifica devono essere digitate tassativamente entro il 24 gennaio 2014. Per la chiusura della giornata contabile del 31 dicembre 2013 e per la digitazione e validazione dei dati, le unità interessate devono attenersi alle istruzioni del materiale operativo in uso. Restano confermate le disposizioni già comunicate per la chiusura della cassa con la nota della Direzione centrale ragioneria del 21 novembre 2013, prot. 10801.

Prospetto n. 1: situazione dei depositi in conto corrente al 31 dicembre 2013

Il prospetto n. 1, elaborato nella procedura "flussi monetari", riporta automaticamente per ciascun conto corrente il "Saldo Inail", il "Saldo Banca/Posta" e la "Differenza saldi". Nelle colonne relative ai movimenti non riconciliati devono invece essere inseriti con precisione gli importi dei MOC non riconciliati a fine esercizio, come risultanti nei prospetti dimostrativi di concordanza mod. 139-C relativi al periodo 1° ottobre - 31 dicembre 2013, che saranno trasmessi telematicamente alla Direzione centrale ragioneria dopo l’autorizzazione del responsabile della struttura.

La circolare richiama la necessità di distinguere con particolare attenzione i movimenti di cassa dai movimenti di provvista e rimessa fondi, poiché tale qualificazione incide direttamente sulla determinazione delle disponibilità liquide, sulla verifica generale di cassa e sulla redazione del conto consuntivo.

Prospetto n. 2: titoli di Stato e titoli garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione

Per la determinazione della consistenza dei titoli di Stato e/o garantiti dallo Stato versati da terzi a cauzione al 31 dicembre 2013, la circolare rinvia al prospetto n. 2, da compilare utilizzando il fac simile allegato. Per ciascun depositante devono essere indicati:

• il nominativo o la ragione sociale;
• la specificazione dei titoli;
• i relativi valori nominali;
• la motivazione del deposito.

Il prospetto deve essere compilato e trasmesso per via telematica tramite l’apposita funzione della procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 3: fidejussioni e attestazioni di vincolo

Il prospetto n. 3 riguarda la consistenza, al 31 dicembre 2013, delle garanzie prestate mediante fidejussioni e attestazioni di vincolo. Le strutture centrali e territoriali devono fornire un quadro analitico delle garanzie in essere, con una precisazione espressa: non devono essere incluse nel prospetto le garanzie costituite da libretti di deposito vincolato prestate dai conduttori di locali di proprietà dell’Istituto.

Anche in questo caso la compilazione e l’invio avvengono telematicamente tramite la procedura di "contabilità integrata".

Prospetto n. 4: procedure contrattuali avviate e non aggiudicate

Il prospetto n. 4 è dedicato alle prenotazioni di impegni di spesa relative a procedure contrattuali non concluse entro la fine dell’esercizio 2013. Tali prenotazioni confluiscono nella parte vincolata dell’avanzo di amministrazione, al fine di garantire la copertura finanziaria al momento dell’aggiudicazione, in conformità all’art. 54 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile.

Devono compilare il prospetto:

• le Direzioni centrali;
• le Direzioni regionali;
• le Direzioni provinciali di Trento e Bolzano;
• la Sede regionale di Aosta.

Nel prospetto vanno indicati l’importo prenotato e validato, il capitolo di bilancio, la tipologia e l’oggetto della gara indetta. La circolare precisa inoltre che l’utilizzo dell’avanzo vincolato di amministrazione deve restare rigorosamente limitato alle procedure contrattuali a evidenza pubblica di rilevante entità finanziaria.

Prospetto n. 5: riaccertamento ed eliminazione dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2012

Il prospetto n. 5 riguarda l’eliminazione dei residui attivi e passivi esistenti al 31 dicembre 2012 e costituisce un’operazione contabile particolarmente delicata, prevista dall’art. 43 delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile. La circolare raccomanda estrema attenzione nella compilazione e nella motivazione delle cancellazioni dalla massa residuale.

Devono essere riportate le singole poste creditorie e debitorie da cancellare, relative al 2012 e agli esercizi precedenti, con indicazione analitica di:

• causale del debito o del credito;
• identificazione del debitore o del creditore;
• motivazione dell’eliminazione della partita debitoria o creditoria.

La colonna relativa alle motivazioni deve contenere indicazioni puntuali e specifiche, evitando formule generiche. La circolare precisa inoltre che l’operazione di riaccertamento, ad esempio per inesistenza del titolo giuridico, non deve in generale sussistere se non per variazioni diminutive di residui attivi e passivi.

Il prospetto, una volta superati gli eventuali controlli di coerenza, deve essere trasmesso telematicamente alla Direzione centrale ragioneria entro e non oltre il 15 febbraio 2014. Entro la stessa data le Direzioni centrali devono digitare in contabilità finanziaria le rispettive variazioni e inoltrare il prospetto con la procedura di "contabilità integrata".

Distinzione tra riaccertamento e crediti inesigibili

La circolare distingue chiaramente il riaccertamento dei residui dalla procedura di abbandono dei crediti inesigibili. Il riaccertamento riguarda l’eliminazione di residui privi di valido titolo giuridico; i crediti inesigibili, invece, pur avendo un titolo giuridico, non sono recuperabili e non devono essere inseriti nel prospetto n. 5.

A tale riguardo viene richiamato l’art. 79, comma 1, delle Norme sull’Ordinamento Amministrativo-Contabile, secondo cui la dichiarazione di inesigibilità è proposta dal dirigente responsabile sulla base dei criteri stabiliti dal Consiglio di amministrazione, dopo aver esperito tutti gli atti per ottenere la riscossione, salvo che il costo delle procedure coattive superi l’importo da recuperare; la decisione è poi assunta con determinazione del Direttore regionale competente per territorio o del Direttore centrale competente per materia, secondo le rispettive competenze gestionali.

Prospetto n. 6: situazione dei residui attivi e passivi al 31 dicembre 2013

Il prospetto n. 6 serve a rappresentare in modo analitico i titoli giuridici posti alla base dei residui attivi e passivi esistenti al 31 dicembre 2013, anche se maturati in esercizi precedenti, e a fornire la necessaria evidenza al Collegio dei Sindaci. Le Direzioni centrali e regionali devono compilare e trasmettere telematicamente il prospetto alla Direzione centrale ragioneria entro il 15 febbraio 2014.

Per ciascuna posta residua devono essere indicati con precisione:

• il debitore o il creditore;
• la causale del titolo giuridico;
• l’ulteriore motivazione dell’esistenza della posta, per assicurare una rappresentazione completa e analitica.

Termini e adempimenti conclusivi

La circolare conclude richiamando la necessità di una collaborazione puntuale da parte delle strutture interessate per garantire una più omogenea acquisizione dei dati e una verifica tempestiva da parte della Direzione centrale ragioneria. I termini essenziali fissati dal documento sono:

• 24 gennaio 2014 per la digitazione delle operazioni fuori cassa di storno e rettifica;
• 15 febbraio 2014 per la trasmissione del prospetto n. 5 sul riaccertamento dei residui e per l’inoltro del prospetto n. 6 sui residui attivi e passivi al 31 dicembre 2013;
• la trasmissione telematica dei diversi prospetti tramite le funzioni dedicate nelle procedure di "contabilità integrata" e "flussi monetari".

Nel complesso, la circolare mira a garantire una chiusura ordinata e uniforme dell’esercizio 2013, con particolare attenzione alla corretta classificazione delle poste contabili, alla riconciliazione dei saldi e alla completezza delle informazioni necessarie alla formazione del conto consuntivo.