Circolare numero 205 del 31-7-1991

Introduzione della nuova procedura automatizzata per U.T.R.

La circolare dispone l’avvio immediato di una nuova procedura informatizzata per la gestione dei lavori e delle spese degli Uffici Tecnici Regionali. L’intervento si inserisce nel quadro delle iniziative dirette allo snellimento e alla ricomposizione degli iter procedurali e fa seguito alla fase di sviluppo del software e di formazione degli utenti finali.

Genesi dell’iniziativa e fase preparatoria

Con provvedimento del Direttore Generale del 02/03/1990 è stato istituito un gruppo di lavoro incaricato di analizzare le problematiche della materia, sviluppare il relativo software applicativo e curare la formazione degli utenti finali. Successivamente, nel mese di maggio, si sono svolti corsi formativi a Bologna e a Roma, richiamati nel messaggio 11277 del 13/04/1991, e contestualmente è stata rilasciata la procedura su supporto magnetico, corredata dal manuale operativo. A seguito di tale percorso, le sedi destinatarie sono state poste in condizione di utilizzare il nuovo strumento.

Avvio operativo e ambito di applicazione

La disposizione centrale è l’applicazione della nuova procedura con decorrenza immediata. Per l’esercizio finanziario 1991 devono essere acquisiti tutti i lavori in essere all’1/1/1991 e quelli aperti nel corso dell’anno. In questa fase, tuttavia, deve continuare anche l’uso della procedura manuale, così da consentire un esame più completo delle casistiche e delle esigenze che dovessero emergere nel periodo di transizione.

Dotazione informatica e installazione

In attesa dell’assegnazione di un Personal Computer dedicato per ciascun U.T.R., la procedura deve essere installata provvisoriamente su uno dei PC già disponibili presso gli uffici interessati. La misura ha carattere transitorio e serve a consentire l’avvio dell’operatività in attesa della piena dotazione tecnica.

Organizzazione del personale e responsabilità operative

Le sedi devono individuare formalmente gli incaricati dell’applicazione della procedura, con particolare riguardo a coloro che hanno seguito i corsi formativi. L’obiettivo è garantire continuità nell’uso del sistema e una gestione uniforme delle attività. Tra il personale già impegnato nella redazione dei rendiconti delle spese deve essere inoltre individuato un responsabile della procedura, che dovrà dedicarsi in via prevalente allo svolgimento delle relative attività. A tale responsabile è attribuito anche il compito di formulare valutazioni e proporre al Coordinatore dell’Ufficio Tecnico Regionale indirizzi operativi resi possibili dalla disponibilità, in tempo reale, dei dati della procedura, in funzione del raggiungimento degli obiettivi di programmazione dell’U.T.R.

Profili di accesso al sistema

L’accesso alla procedura è regolato da tre parole chiave, che definiscono diversi livelli operativi:

• un primo livello, riservato agli appartenenti all’U.T.R., consente la sola lettura dei dati;
• un secondo livello, riservato agli incaricati della procedura, consente l’immissione dei dati;
• un terzo livello, riservato al responsabile e al Coordinatore, consente la gestione completa del programma.

Regole operative confermate rispetto alla procedura manuale

L’introduzione dell’automazione non elimina alcuni adempimenti già previsti nella gestione manuale. In particolare:

• i documenti prodotti devono essere firmati e protocollati;
• la documentazione deve essere conservata per un periodo non inferiore a 10 anni dalla data del pagamento della rata di saldo agli aventi diritto;
• devono essere effettuati accessi diretti presso gli Uffici contabilità delle S.A.P. per verificare la concordanza tra gli elementi contabili rilevati da tali uffici e quelli indicati dagli U.T.R.

Versione ridotta per gli Economi delle S.A.P.

Il gruppo di lavoro dovrà rilasciare entro il mese di ottobre successivo una versione ridotta della procedura, destinata agli Economi delle S.A.P. Tale versione sarà finalizzata alla gestione delle spese per la manutenzione ordinaria e per la conduzione degli impianti tecnologici, limitatamente alla parte gestita direttamente dalle S.A.P. sulla base degli indirizzi degli U.T.R.

Monitoraggio, aggiornamenti e approfondimenti tecnici

Per il periodo 1991-1992 il gruppo di lavoro continuerà a seguire l’applicazione e l’evoluzione della procedura, tenendo conto sia delle variazioni normative sia delle segnalazioni provenienti dagli U.T.R. Il gruppo curerà inoltre ulteriori approfondimenti sui criteri di valutazione, attraverso tecniche di programmazione e verifica dei lavori e delle spese e mediante strumenti extra contabili quali statistiche, proiezioni, tempistica e applicazioni normative, con l’obiettivo di ottimizzare gli investimenti.