Circolare numero 182 del 24-12-2014

Calendario degli adempimenti contabili per la chiusura dell'esercizio 2014

La circolare definisce il calendario delle attività contabili propedeutiche alla chiusura dell'esercizio 2014, rinviando all'allegato A per il dettaglio dei singoli adempimenti. Il documento individua i termini di riferimento per la chiusura del periodo suppletivo, le scadenze anticipate per alcune lavorazioni automatizzate e le misure organizzative da adottare per assicurare il rispetto dei termini di bilancio.

Periodo suppletivo, flussi di cassa e registrazioni contabili

Il "periodo suppletivo" è il lasso di tempo riservato alle contabilizzazioni in conto "precedente esercizio" e si chiude il 30 gennaio 2015. Tale termine riguarda esclusivamente gli adempimenti richiesti agli uffici competenti per la contabilità.

Per le operazioni contabili concernenti i flussi di cassa, la chiusura è fissata al 21 gennaio 2015. Dopo tale data non è più consentito effettuare registrazioni contabili relative ai conti correnti bancari e postali, né alla contabilità speciale presso la Tesoreria provinciale dello Stato, salvo quanto previsto al punto I.04 dell'allegato A.

Procedure automatizzate e documentazione manuale

Le procedure automatizzate conferenti, tra cui DM, artigiani, esercenti attività commerciali, agricoli, parasubordinati, domestici, riscatti e ricongiunzioni, sono state adeguate con termine ultimo al 26 gennaio 2015 per l'elaborazione dei dati da inserire nel sistema contabile in conto esercizio 2014.

Anche eventuali documenti contabili prodotti manualmente devono essere trasmessi agli uffici competenti con un congruo anticipo rispetto al 30 gennaio 2015, in modo da consentire le registrazioni entro il termine previsto. Ciò comprende anche le scritture di assestamento eventualmente necessarie a seguito dell'attivazione dei programmi di controllo per la verifica delle concordanze e delle quadrature contabili.

Adempimenti delle Sedi e responsabilità organizzative

La circolare richiama i Direttori delle Sedi alla massima puntualità nell'esecuzione degli adempimenti connessi alla chiusura della contabilità dell'esercizio 2014. In particolare, viene sottolineata la necessità di rispettare i termini di predisposizione dei rendiconti e dei prospetti di analisi indicati nell'allegato A.

I Direttori devono quindi adottare le opportune iniziative sul piano organizzativo per garantire il rispetto delle scadenze e il corretto completamento delle attività necessarie alla predisposizione e all'approvazione del bilancio consuntivo 2014 da parte degli Organi dell'Istituto.

Semplificazioni documentali e conservazione delle copie

Per agevolare l'attività delle Sedi, numerosi rendiconti sono stati eliminati e, per molti di quelli ancora previsti, non è più richiesta la trasmissione cartacea. Resta però l'obbligo di conservare una copia sottoscritta dal Direttore di Sede, così da renderla disponibile in caso di richieste di verifica o controllo da parte degli Organi competenti.

La circolare precisa inoltre che non è più necessaria la trasmissione della Dichiarazione del Direttore di Sede relativa ai crediti dichiarati inesigibili, prevista come allegato n. 1 della circolare n. 180 del 23 dicembre 2013. Per tale adempimento è stato predisposto uno specifico modello da compilare direttamente nel sistema contabile.

Monitoraggio regionale e supporto della Direzione centrale

Ai Direttori regionali viene richiesto di esercitare un costante monitoraggio delle Sedi di competenza, anche tramite la procedura di controllo istituita con il messaggio n. 2365 del 24 gennaio 2006 e successivamente aggiornata. L'obiettivo è assicurare che gli adempimenti vengano effettuati con tempestività e che eventuali criticità siano affrontate con un intervento diretto.

Per la rapida soluzione dei problemi relativi alle chiusure contabili descritti nell'allegato A, la circolare indica come riferimento diretto gli uffici della Direzione centrale bilanci e servizi fiscali.

Eventuale riapertura della procedura "Ip Aut"

La circolare prevede infine che, qualora ne ravvisi l'esigenza, il Direttore centrale bilanci e servizi fiscali autorizzerà con apposito messaggio l'apertura della procedura denominata "Ip Aut" dal 9 al 20 febbraio 2015. Tale finestra sarà destinata all'acquisizione sul sistema contabile di ulteriori registrazioni eventualmente necessarie in conto esercizio 2014.