Regolamento (UE) 2020/1784

Regolamento (UE) 2020/1784 sulla notificazione e comunicazione degli atti

Il regolamento rifuso aggiorna la disciplina UE della notificazione e comunicazione transfrontaliera degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale, sostituendo il regolamento (CE) n. 1393/2007. La finalità è rendere più rapide, sicure e digitalizzate le procedure, rafforzando al contempo le garanzie per il destinatario, il diritto di difesa e la tutela dei dati personali.

Ambito di applicazione

Il regolamento si applica alle notificazioni e comunicazioni tra Stati membri di atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale. Restano escluse le materie fiscale, doganale e amministrativa, nonché la responsabilità dello Stato per acta iure imperii. Non opera quando il recapito del destinatario non è noto, salvo l’assistenza specifica prevista per la ricerca del recapito, e non si applica alla notificazione/comunicazione nel foro a un rappresentante autorizzato della parte.

Struttura organizzativa: organi mittenti, riceventi e autorità centrale

Ogni Stato membro designa organi mittenti e organi riceventi competenti per la trasmissione e la ricezione degli atti; può designare organismi distinti o uno stesso soggetto per entrambe le funzioni. La designazione ha durata quinquennale ed è rinnovabile. È inoltre prevista un’autorità centrale nazionale con funzioni di supporto, informazione e gestione delle difficoltà operative, nonché di trasmissione eccezionale della domanda su richiesta dell’organo mittente.

Trasmissione elettronica e sistema informatico decentrato

Il regolamento introduce come canale ordinario un sistema informatico decentrato sicuro e interoperabile, basato su e-CODEX, per lo scambio di atti, domande, ricevute e certificati tra organi e autorità. In caso di guasto del sistema o di circostanze eccezionali, la trasmissione avviene tramite i mezzi alternativi più rapidi e appropriati, anche per via elettronica sicura o tramite posta. La Commissione adotta atti di esecuzione per definire le specifiche tecniche del sistema e ne cura, tramite il software di implementazione di riferimento, il supporto centrale; i costi infrastrutturali restano in larga parte a carico degli Stati membri.

Assistenza per la ricerca del recapito

Quando il recapito del destinatario non è noto, lo Stato membro richiesto deve fornire assistenza almeno in uno dei seguenti modi: tramite autorità designate a ricevere richieste di ricerca, tramite accesso a registri o banche dati pubbliche sul domicilio o altri recapiti, oppure fornendo istruzioni dettagliate sul portale europeo della giustizia elettronica. Gli Stati membri devono informare la Commissione sugli strumenti disponibili e se le autorità effettuano ricerche di propria iniziativa.

Regole sulla trasmissione degli atti giudiziari

Gli atti giudiziari sono trasmessi direttamente e il più rapidamente possibile tra organi mittenti e riceventi, con il modulo A dell’allegato I. Gli atti sono esenti da legalizzazione o formalità equivalenti. Se l’atto deve essere restituito con il certificato, l’organo mittente lo trasmette in duplice copia. Se mancano dati o documenti, l’organo ricevente richiede integrazioni; se la domanda è fuori ambito, presenta vizi formali insuperabili o è diretta all’organo territorialmente incompetente, la domanda viene restituita o ritrasmessa all’organo competente.

Tempistiche, ricezione e certificazione

Alla ricezione, l’organo ricevente deve inviare la dichiarazione di ricezione entro sette giorni. La notificazione o comunicazione deve essere effettuata nel più breve tempo possibile e comunque entro un mese dalla ricezione dell’atto. Se il termine non può essere rispettato, l’organo ricevente ne informa l’organo mittente e continua le attività se la notificazione rimane possibile entro un termine ragionevole, salvo indicazione contraria del mittente. Al termine delle formalità, viene rilasciato il certificato di avvenuta o mancata notificazione o comunicazione con il modulo K.

Lingua, traduzione e rifiuto dell’atto

Il destinatario può rifiutare l’atto se non è redatto o corredato di traduzione in una lingua che comprende o nella lingua ufficiale del luogo di notificazione/comunicazione. L’organo ricevente deve informarlo di tale facoltà con il modulo L, consegnato nella lingua dello Stato membro di origine e in quella del luogo di notificazione; il rifiuto può essere espresso immediatamente o entro due settimane. Se il rifiuto non è giustificato, il giudice o l’autorità possono tener conto di tutti gli elementi utili per valutare le competenze linguistiche del destinatario, compresi gli elementi fattuali indicati nel preambolo. Le spese di traduzione sono inizialmente a carico del richiedente, salva diversa regolazione successiva nel processo.

Data della notificazione e disciplina dei termini

La data della notificazione o comunicazione è, di regola, quella determinata dalla legge dello Stato membro richiesto. Se tuttavia la legge di quello Stato richiede la notificazione entro un termine specifico, verso il richiedente rileva la data prevista da tale legge. Per il calcolo dei periodi e termini si applica il regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71.

Costo della notificazione

La notificazione o comunicazione degli atti giudiziari provenienti da un altro Stato membro non comporta, in linea generale, tasse o spese per i servizi dello Stato richiesto. Resta però dovuto il costo dell’intervento di un ufficiale giudiziario o di altro soggetto competente secondo il diritto nazionale, nonché quello dell’eventuale forma particolare richiesta. Gli Stati membri devono fissare un importo forfettario unico, proporzionato e non discriminatorio.

Altre modalità di notificazione e comunicazione

Accanto al canale ordinario, il regolamento conserva e disciplina altre modalità: via diplomatica o consolare in circostanze eccezionali; tramite agenti diplomatici o consolari, salvo opposizione dello Stato membro destinatario; tramite posta, con lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o mezzo equivalente; per via elettronica, con consenso esplicito del destinatario e nel rispetto del regolamento eIDAS; oppure direttamente tramite ufficiali giudiziari, funzionari o persone competenti dello Stato richiesto, se consentito dal diritto nazionale. La notificazione elettronica senza servizi fiduciari qualificati è possibile via e-mail solo con consenso esplicito e prova di ricezione.

Atti extragiudiziali

Gli atti extragiudiziali possono essere trasmessi e notificati o comunicati in un altro Stato membro secondo il regolamento. La nozione di atto extragiudiziale, secondo i considerando, comprende documenti redatti o certificati da autorità pubbliche o pubblici ufficiali e altri atti la cui trasmissione formale sia necessaria per l’esercizio, la prova o la tutela di un diritto o di una pretesa in materia civile o commerciale.

Mancata comparizione del convenuto e tutela del contraddittorio

Se il convenuto non compare, il giudice non può decidere finché non vi sia prova della notificazione o consegna tempestiva e della corretta esecuzione secondo le forme previste o di effettiva consegna al convenuto o presso la sua residenza abituale. Gli Stati membri possono consentire la decisione anche senza certificato, a certe condizioni, se è trascorso un termine non inferiore a sei mesi e nonostante la diligenza non sia stato ottenuto il certificato. È inoltre prevista la possibilità di rimuovere la preclusione derivante dalla scadenza del termine di impugnazione quando il convenuto, senza colpa, non ha avuto conoscenza dell’atto o della decisione in tempo utile e i motivi di impugnazione non sono manifestamente infondati; per alcuni Stati membri può essere introdotto un limite massimo non inferiore a un anno. La disciplina non si applica alle decisioni sullo stato o capacità delle persone.

Protezione dei dati, riservatezza e diritti fondamentali

Il trattamento dei dati personali nell’ambito del regolamento deve essere conforme al GDPR e, per gli scambi a livello UE, al regolamento (UE) 2018/1725. I dati non pertinenti devono essere cancellati immediatamente. Le autorità nazionali competenti sono considerate titolari del trattamento; gli organi riceventi devono garantire riservatezza secondo il diritto nazionale e le informazioni possono essere usate solo per lo scopo per cui sono trasmesse. Il regolamento ribadisce il rispetto pieno dei diritti fondamentali, in particolare accesso alla giustizia, non discriminazione, protezione dei dati personali e della vita privata.

Rapporti con altri accordi internazionali e norme finali

Il regolamento prevale sugli accordi bilaterali e multilaterali tra Stati membri che abbiano il medesimo oggetto, compresa la Convenzione dell’Aia del 15 novembre 1965 nei rapporti tra Stati membri parti. Restano però possibili accordi o intese tra Stati membri volti ad accelerare o semplificare la trasmissione, se compatibili con il regolamento, e tali accordi devono essere comunicati alla Commissione. Il regolamento non pregiudica talune norme convenzionali sul gratuito patrocinio richiamate dall’articolo 30.

Entrata in vigore, applicazione e abrogazione

Il regolamento è entrato in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale ed è applicabile dal 1° luglio 2022. Gli articoli 5, 8 e 10 si applicano solo dal primo giorno del mese successivo al periodo di tre anni dall’entrata in vigore degli atti di esecuzione di cui all’articolo 25. Il regolamento (CE) n. 1393/2007 è abrogato dalla data di applicazione del nuovo regolamento, con talune abrogazioni differite per gli articoli 4 e 6 del vecchio testo fino all’avvio delle nuove disposizioni tecniche.