Circolare numero 279 del 22-12-1990

Chiusura contabile 1990 e istruzioni operative per il 1991

La circolare disciplina in modo organico la chiusura della contabilità relativa all’esercizio 1990 e l’impostazione delle scritture del nuovo esercizio 1991. Il documento è rivolto alle sedi periferiche e zonali e contiene sia regole contabili di fine anno sia un ampio calendario di adempimenti, trasmissioni e controlli da completare entro il periodo suppletivo e nei mesi immediatamente successivi.

Ambito generale della circolare

Il testo riguarda la registrazione a giornale delle operazioni di competenza del 1990, le scritture di assestamento, la chiusura dei conti e la ripresa a nuovo dei saldi nel 1991. Vengono disciplinate le operazioni riferite a prestazioni previdenziali, contributi, conti transitori, crediti e debiti diversi, conti patrimoniali, contabilità del personale, rendiconti di immobili e una pluralità di comunicazioni statistiche e amministrative.

Scritture di assestamento e segnalazioni varie

Le sedi devono eseguire, entro il 28 febbraio 1991, le operazioni di assestamento dell’esercizio 1990. Tra le principali rientrano:

• l’assestamento dei conti relativi alle indennità di disoccupazione e agli assegni familiari erogati tramite organi erogatori;
• le scritture rettificative previste dalla circolare n. 286 B. - n. 693 RG. del 13 novembre 1982, riguardanti trasferimenti di contributi tra gestioni, attribuzioni di contributi rimborsati, storni ai conti di pertinenza e gestione mutualità pensioni in favore delle casalinghe;
• l’attribuzione ai conti di pertinenza delle somme accreditate ai conti ARR 52/11, COR 52/11, CMR 52/11 e FPR 52/11, al fine di separare quota capitale e quota interessi di dilazione per riscatti in essere al 31 dicembre 1990;
• l’eliminazione delle partite prescritte dai partitari dei conti ARR 10/99 e COR 10/99;
• lo storno ai conti delle gestioni di pertinenza dei debiti per "somme non riscosse dai beneficiari" evidenziati nel conto GPA 10/31;
• lo storno dei crediti per prestazioni da recuperare contabilizzati nel conto GPA 00/30 e dei crediti per prestazioni da recuperare residenti su sottosistema 8100, evidenziati nel conto GPA 00/32;
• la sistemazione del conto IMZ 10/30 per consentire il riporto a nuovo dei conti ARR 10/32, CMR 10/32 e COR 10/32;
• il trattamento di ulteriori conti e partite specifiche, con richiamo all’analisi per codice bilancio 74 nei casi dei lavoratori autonomi.

Adempimenti su disoccupazione, assegni familiari e pensioni

La circolare contiene istruzioni dettagliate per la rilevazione dei pagamenti giacenti al 31 dicembre 1990 presso gli organi erogatori, risultanti dai rendiconti di mod. DS 3/TER. Le sedi devono rilevare separatamente, per categoria, gli importi delle indennità di disoccupazione e degli assegni per il nucleo familiare e procedere con le scritture previste dall’allegato n. 1, con successivo annullamento nel 1991 per ripristinare la situazione originaria dei conti.

Per i titoli relativi ai pagamenti di pensioni effettuati nel 1990, le sedi devono contabilizzare ai conti GPA 51/00 e GPA 51/01 tutti i titoli rendicontati entro il 28 febbraio 1991. Se i titoli arrivano in ritardo, devono trasmettere i dati tramite mod. SC 19 e terminale, con maschera precompilata n. 381, entro il 26 marzo 1991, per consentire l’assunzione in contabilità dell’esercizio 1990.

Adempimenti contributivi e gestione DM

Per le denunce DM 10/M e DM 10/2-89, nel periodo suppletivo le sedi devono dare priorità ai modelli con data dell’anno 1990. Il centro elettronico inserirà automaticamente la data di termine del periodo suppletivo dell’esercizio 1990, fissata al 28 febbraio 1991. Inoltre, ai modelli SC 7/24 R e SC 7/24 INT relativi a DM 10/M passivi presentati nell’esercizio 1988 e precedenti deve essere attribuito il codice documento convenzionale "91231".

Controlli di concordanza e verifiche sui saldi

Il documento insiste ripetutamente sulla verifica della concordanza tra saldi contabili, rendiconti e prospetti. Tra i controlli espressamente richiesti figurano:

• la verifica della corrispondenza tra i saldi dei conti relativi ai mutui edilizi e i corrispondenti conti di imputazione;
• il controllo sulla regolarità degli sgravi per eventi calamitosi e dei relativi recuperi;
• la verifica di specifiche corrispondenze tra saldi di conti come CIS 32/45, CIR 32/46, FPR 22/48, MNR 22/48, DSR 34/11, DER 24/3, CIS 00/08 e CIS 22/08;
• il riscontro tra il totale degli importi esposti in elenchi e il saldo dei conti interessati, in particolare per contributi, marchi assicurativi, crediti diversi, benefici pensionistici e prestazioni per conto dello Stato.

Istruzioni procedurali per la chiusura della contabilità 1990

Dopo la chiusura del mese di dicembre 1990, le sedi continuano a elaborare i dati dell’anno 1990 usando i programmi residenti sul sistema LSX. Le registrazioni a giornale sono effettuate con data convenzionale 31/13/1990. La chiusura prevede due blocchi distinti:

Procedura dei flussi di cassa e prima parte del suppletivo

Entro il 31 gennaio 1991 le sedi devono:

• validare gli articoli già acquisiti;
• aggiornare archivi conti, poli e causali;
• stampare e verificare i modelli FL 01 e FL 02;
• attivare l’opzione "chiusura flussi di cassa";
• trasmettere i dati tramite la procedura SC1/29;
• attivare il programma di chiusura del mese contabile.

Dopo l’attivazione, il sistema non consente più l’acquisizione dei dati dei flussi di cassa dell’anno 1990, ma permette la produzione dell’ultimo modello MF 1, la trasmissione delle causali e la registrazione delle operazioni con codice tipo operazione zero.

Contabilità generale

Nel mese di febbraio 1991 le sedi devono trasmettere periodicamente i dati al centro elettronico e almeno una volta, tra il 14 e il 28 febbraio, ricevere i dati dalla procedura SC1/29. Al 28 febbraio 1991 devono:

• validare tutti gli articoli acquisiti;
• specificare e validare tutte le registrazioni dei partitari;
• aggiornare archivi conti e partitari;
• eseguire le stampe di fine anno per i partitari automatizzati;
• produrre le stampe analitiche e sintetico-alfabetiche dei conti con partitario automatizzato e dei partitari generici;
• attivare il programma di ripresa a nuovo dei partitari generici e dei riscatti;
• trasmettere i dati e chiudere il mese contabile, verificando che l’ultimo articolo trasmesso coincida con l’ultimo acquisito, che vi sia stata almeno una ricezione e che l’archivio di ricezione sia vuoto.

Trasmissione al centro elettronico e scadenze

Le scadenze principali per la trasmissione dei dati contabili sono:

• entro il 4 febbraio 1991: trasmissione via LSX dell’archivio conti dell’esercizio 1990 risultante al 31 gennaio 1991;
• entro il 4 marzo 1991: trasmissione via LSX delle risultanze dell’archivio conti di fine esercizio 1990 dopo il 28 febbraio 1991.

Eventuali registrazioni dopo il 28 febbraio 1991 devono essere preventivamente concordate con gli uffici centrali competenti, in particolare con l’Ufficio IV - Contabilità generale e bilanci della Direzione centrale per i servizi di ragioneria e finanza, con distinta competenza per talune gestioni pensionistiche e per la procedura contributiva degli artigiani e commercianti.

Sedi zonali e competenze operative

Le sedi zonali, al pari delle sedi provinciali, devono adempiere alle prescrizioni per la chiusura della contabilità 1990. Devono inoltre trasmettere direttamente alla sede centrale le comunicazioni e i rendiconti previsti, salvo quelli di esclusiva competenza delle sedi provinciali individuati dalla circolare. Se alcune funzioni non risultano ancora trasferite alla sede zonale, quest’ultima deve comunque inviare le comunicazioni o i rendiconti negativi, segnalando che la funzione non è stata ancora attivata.

Rendiconti e comunicazioni da trasmettere alla sede centrale

La parte IV elenca numerosi modelli, prospetti ed elenchi da inviare entro date diversificate, in molti casi con specifica indicazione del servizio destinatario e del tipo di supporto da usare. La circolare distingue tra:

• trasmissioni tramite terminale con procedura ZMSX, utilizzando apposite maschere precompilate;
• moduli cartacei dell’edizione 1990;
• prospetti allegati da compilare secondo tracce già predisposte;
• invii in plichi separati con la dicitura relativa alle chiusure contabili 1990.

Tra i contenuti ricorrenti vi sono rendiconti di conti patrimoniali, elenchi nominativi di beneficiari, attestazioni di erogazioni e recuperi, analisi di saldi di conti specifici, prospetti relativi a mutui, crediti, indennità, lavoratori agricoli, categorie speciali di lavoratori e benefici di legge.

Ripresa a nuovo e avvio della contabilità 1991

La seconda parte della circolare disciplina l’impianto iniziale dell’esercizio 1991. Prima dell’avvio delle nuove scritture le sedi devono eseguire il dump con verifica, ricevere e caricare la procedura predisposta dal servizio EAD, che provvede automaticamente a:

• cancellare gli archivi relativi all’anno 1989;
• creare gli archivi dell’anno 1991;
• aggiornare l’archivio dei conti dell’esercizio 1991 eliminando i conti cessati o non più movimentabili.

Le sedi devono poi accedere al menu 1991, azzerare l’ultimo articolo/registrazione, aggiornare il campo ultima partita dei conti assistiti da partitario locale e iniziare a registrare le operazioni dell’esercizio 1991.

Ripresa in carico dei saldi 1990 nel 1991

La ripresa in carico dei saldi avviene in due fasi:

• entro il 31 gennaio 1991 devono essere registrati, con data contabile 2 gennaio 1991 e valuta 31/12/1990, i saldi dei conti correnti bancari, postali, dei conti speciali e del conto acceso alla contabilità speciale presso la tesoreria provinciale;
• entro il mese di marzo 1991 devono essere registrati, con tipo operazione 0, i saldi al 31/13/1990 dei restanti conti amministrati dalle sedi.

Per i conti che nel nuovo esercizio devono avere saldi debitori e creditori separati, i saldi dare e avere devono essere rilevati dai rendiconti, verificando che la somma algebrica coincida con il saldo effettivo. Se le rettifiche riguardano conti assistiti da partitario locale su LSX, occorre effettuare un articolo in partita doppia con lo stesso conto in dare e in avere, usando codici documento diversi secondo la natura dell’operazione.

Allegato n. 1: schema di scrittura per disoccupazione e assegni familiari

L’allegato n. 1 contiene lo schema di scrittura in partita doppia per la rilevazione delle indennità di disoccupazione e dei connessi assegni per il nucleo familiare giacenti al 31 dicembre 1990 presso gli organi erogatori. Lo schema distingue tra conti da addebitare e da accreditare per le varie categorie di disoccupazione, di assegni familiari e di trasferimento alla gestione speciale dell’edilizia.

L’allegato specifica inoltre che:

• l’importo da stornare nel nuovo esercizio va accreditato al conto DFR 30/00;
• per alcune categorie speciali e per gli edili occorre tener conto di modelli e annotazioni specifiche;
• i trasferimenti alla gestione speciale dell’edilizia derivano dalla rilevazione di giornate e importi indicati nei rendiconti DS 3/TER e nei modelli DS P 1.

Sintesi conclusiva

Nel complesso, la circolare costituisce una disciplina operativa molto ampia e tecnica per la chiusura contabile del 1990 e per la corretta apertura del 1991, con forte enfasi su rigore formale, coerenza tra archivi e contabilità, uso di modelli precompilati, rispetto delle scadenze e coordinamento con gli uffici centrali. Il documento interessa trasversalmente aree previdenziali, contributive, patrimoniali, statistiche e di personale, imponendo numerosi adempimenti che, per un operatore giuridico o contabile, rilevano soprattutto per la definizione delle responsabilità delle sedi, dei codici operativi, dei termini di trasmissione e dei criteri di concordanza dei saldi.