R.R. TAA 6/2007

Regolamento di esecuzione per l’informatizzazione del libro fondiario e del catasto

Il provvedimento disciplina, per la Regione Trentino-Alto Adige/Südtirol e per gli uffici del libro fondiario competenti sul territorio, le modalità operative dell’informatizzazione del libro fondiario. Regola giornale tavolare, iscrizioni, notifiche, copie, planimetrie, caricamento dei dati e coordinamento tra libro fondiario e catasto.

Ambito di applicazione e coordinate generali

Il regolamento attua la legge regionale sull’informatizzazione del libro fondiario e, per i comuni catastali dichiarati informatizzati tramite editto della Corte d’Appello, sostituisce il precedente regolamento di attuazione della legge tavolare. Negli uffici in cui coesistono comuni catastali informatizzati e non informatizzati, il giornale tavolare informatizzato è tenuto anche per i comuni non informatizzati; fino a quando tutti i comuni catastali non risultano informatizzati continua comunque l’aggiornamento dell’attuale registro dei proprietari.

Le disposizioni non si applicano ai libri montanistici e ai libri ferroviari. Nel testo, il riferimento al testo unico della legge tavolare e alla legge regionale di informatizzazione è adottato come terminologia di base della disciplina.

Domande tavolari, protocollazione e giornale tavolare

Tutte le domande tavolari e gli atti destinati a iscrizioni nei libri maestri devono essere registrati nel giornale informatizzato tenuto presso l’Ufficio del Libro fondiario. La registrazione può avvenire con caricamento manuale o automatico nella banca dati prevista dalla legge di informatizzazione; per le domande telematiche, introdotte successivamente, il caricamento è automatico.

Alla presentazione viene attribuito automaticamente un contrassegno con ufficio, data e ora di presentazione, oltre al numero di giornale tavolare e all’anno. La numerazione è progressiva ogni anno dal 1° gennaio al 31 dicembre. Le domande telematiche sono iscritte secondo l’ordine di ricezione; quelle presentate durante l’orario di apertura al pubblico sono registrate dopo quelle consegnate a mano al direttore o al delegato. Le domande arrivate per posta o notificate sono considerate contemporanee tra loro e, se pervengono fuori orario, sono registrate il primo giorno lavorativo successivo come prime domande della giornata, dopo quelle telematiche.

Se la domanda o l’atto è presentato durante un’interruzione del sistema, la ricezione va annotata cronologicamente in un registro apposito e successivamente riversata nel giornale secondo quell’ordine. Le domande o gli atti aventi il medesimo oggetto tavolare e pervenuti contemporaneamente devono risultare come tali. Su richiesta è rilasciata ricevuta di presentazione. Per le trasmissioni telematiche è richiesta la sottoscrizione elettronica qualificata o digitale.

Domande telematiche

Per le domande e gli atti trasmessi via telematica il regolamento prevede una disciplina specifica: registrazione nel giornale in base all’ordine di ricezione, numerazione progressiva annuale, rilascio della ricevuta dal sistema informatico e obbligo di firma elettronica qualificata o digitale. La norma speciale del 2019 ha quindi reso più lineare il trattamento digitale delle domande tavolari.

Contenuto del giornale tavolare e gestione dei “piombi”

Il giornale tavolare informatizzato contiene i dati essenziali della domanda: numero progressivo annuale, data di presentazione, generalità di istanti e istanziati, destinatari della notificazione del decreto, iscrizione richiesta, comune catastale e partita tavolare, tenore ed esito del decreto, date di iscrizione e ricezione della notifica, termini d’ufficio da sorvegliare, connessioni tra domande o atti, ritiro di domande, assegnatario della pratica e indicazione della piombatura provvisoria delle partite o porzioni materiali interessate.

La tenuta del giornale spetta al direttore dell’ufficio o a un impiegato delegato sotto la sua responsabilità. Il regolamento distingue “piombo provvisorio” e “piombo definitivo”, che devono essere apposti nella testata della partita tavolare secondo l’ordine di presentazione; se la richiesta riguarda una porzione materiale, questa deve essere indicata insieme al piombo. La presentazione della domanda e il pagamento dei diritti tavolari sono certificati tramite quietanza.

Confronto tavolare, esame del conservatore e invio al giudice

Dopo la registrazione nel giornale, la domanda o l’atto devono essere confrontati con lo stato tavolare. Il conservatore sostituisce il piombo provvisorio con il piombo previsto dalla legge di informatizzazione e rimuove il piombo provvisorio dalle partite o porzioni materiali in cui non debba essere effettuata alcuna iscrizione; nelle altre partite va apposto il piombo definitivo.

Il confronto deve risultare a margine della domanda o su foglio separato, con data e firma. Lo stato tavolare al momento della presentazione può essere provato anche con copia delle partite interessate. Il conservatore esamina contestualmente domande e allegati, predispone i decreti tavolari e verifica quelli preparati dalle parti; l’indicazione dei documenti nel decreto avviene mediante denominazioni inserite in un elenco allegato al regolamento.

Terminate queste operazioni, le domande, gli allegati e il decreto predisposto sono inviati al giudice tavolare, anche telematicamente e entro il termine da questi stabilito.

Evasione delle domande, esecuzione delle iscrizioni e attestazioni

Ricevuto il provvedimento del giudice tavolare, l’addetto al giornale inserisce nel giornale la data e il contenuto del decreto. Le iscrizioni devono essere eseguite in conformità al decreto e secondo l’ordine cronologico di presentazione; una pertrattazione anticipata in deroga può essere autorizzata dal direttore o dal suo sostituto.

Il regolamento ammette che un decreto predisposto possa essere lavorato prima della firma del giudice, ma senza cancellare il piombo corrispondente; eventuali copie del libro maestro emesse in questa fase hanno uso soltanto interno. La cancellazione del piombo è possibile solo dopo la firma del decreto da parte del giudice. Se il decreto non comporta iscrizioni, l’evasione avviene mediante cancellazione del piombo; se non vi è piombo, il decreto è archiviato. Le iscrizioni si chiudono con la cancellazione del piombo.

Effettuate le iscrizioni, l’esecuzione è certificata in calce al decreto con data e firma del conservatore o dell’aiutante tavolare. La data di esecuzione è riportata automaticamente nel libro giornale; l’avvenuta iscrizione è certificata sui documenti secondo la legge tavolare. Quando l’iscrizione deriva da una domanda, l’esecuzione è attestata anche sul decreto da notificare all’istante.

Notifica dei decreti e rapporti d’ufficio

Dopo iscrizioni e attestazione, i decreti tavolari devono essere notificati alle parti secondo la legge tavolare. Le ricevute postali sono registrate con la data di ricevimento nel giornale e poi conservate secondo il numero progressivo. Fino al collegamento definitivo della banca dati del libro fondiario con l’elenco delle particelle catastali, la notifica del decreto al catasto nei casi di intavolazione di diritti di proprietà segue la procedura già vigente.

Quando occorra procedere a iscrizioni d’ufficio previste dalla legge tavolare, il conservatore presenta un rapporto scritto al giudice tavolare, ricavando gli elementi dal giornale, dal libro maestro, dai registri e dagli atti tavolari; il giudice emette poi il decreto relativo.

Forma, contenuto e ordine delle iscrizioni nel libro fondiario

Ogni iscrizione deve riportare la data di presentazione della domanda e il numero di giornale tavolare. Nelle iscrizioni relative a domande pervenute contemporaneamente nella stessa partita va indicata la contemporaneità di grado, con numero di giornale e anno di tutte le domande. Le iscrizioni, salvo quelle connesse, devono indicare esattamente l’immobile o il diritto oggetto dell’atto.

Le cancellazioni di ipoteche non rinnovate, prenotazioni non giustificate, iscrizioni specifiche previste dalla legge tavolare, iscrizioni eseguite in difformità dal decreto, scorporazioni o incorporazioni e altre annotazioni o evidenze non cancellabili in altra forma avvengono mediante evidenza di cancellazione. La rettifica dell’iscrizione avviene, di regola, con evidenza.

La prenotazione si giustifica sostituendola con l’intavolazione, con annotazione della giustificazione. Per le ipoteche simultanee, le modifiche vanno effettuate sia nella partita principale sia in quella accessoria; se le partite sono in uffici diversi, l’ufficio della partita principale deve informare quello della partita accessoria, che rende evidente la modifica. Nelle partite accessorie tenute da altro ufficio va inserito un richiamo specifico alle modifiche da consultare nella partita principale.

Il regime patrimoniale tra coniugi va menzionato presso le singole quote di spettanza. Nel trasferimento di proprietà, le iscrizioni riferite al precedente proprietario devono essere connesse a quelle del successore se ancora rilevanti per lo stato tavolare. La postergazione di grado non altera l’ordine originario di esposizione, ma va annotata sia rispetto all’iscrizione anteposta sia a quella postergata.

Sono disciplinate anche le iscrizioni a favore di interessenze, con regole diverse se le quote dei partecipanti sono determinate o meno. Per ciascuna particella deve essere indicato il numero del corpo tavolare nel foglio A/1. Se un bene è gravato da più quote dello stesso proprietario, l’intavolazione avviene, in assenza di diversa richiesta, sulla quota iscritta per prima; se le quote hanno gravami differenti, l’intavolazione si esegue sulla quota indicata in domanda con una iscrizione per ogni quota diversamente gravata.

Le iscrizioni di un diritto nel grado migliore di altra iscrizione nel foglio degli aggravi non si ottengono modificando l’ordine di esposizione, ma con espresso richiamo all’iscrizione che attribuisce il grado. Lo stesso vale per i diritti iscritti nel grado annotato ai sensi della legge tavolare, con richiamo al relativo G.N. e “Pervenuto” ed eventualmente all’identificativo informatico; le annotazioni richiamate sono cancellate contestualmente all’iscrizione del diritto.

Se una nuova iscrizione si riferisce a un’iscrizione cancellata, essa è eseguita nel grado corrente con richiamo al G.N., al “Pervenuto”, all’eventuale identificativo informatico e al contenuto essenziale dell’iscrizione cancellata. Se viene disposta la reiscrizione dell’iscrizione cancellata, questa riprende il grado originario; lo stesso criterio vale per le iscrizioni da eseguire nel grado dell’annotazione della reiezione della domanda.

Per uniformare forma e contenuto delle iscrizioni, gli ispettorati del libro fondiario emanano con circolare, di concerto, i modelli di testo da inserire nella banca dati.

Escorporazioni, incorporazioni e iscrizioni automatiche del sistema

L’incorporazione di immobili da parte dell’ufficio competente può avvenire solo dopo la comunicazione all’ufficio competente per l’escorporazione e dopo l’effettiva escorporazione. Nelle operazioni informatizzate il sistema può eseguire automaticamente varie evidenze: trasporto in caso di escorporazione con trasporto di iscrizioni, indicazione della partita e della durata del diritto di superficie, iscrizione automatica di incorporazione quando le partite appartengono a comuni catastali informatizzati dello stesso distretto, evidenze di modifica conseguenti ad altre iscrizioni, riunione delle quote di un proprietario o comproprietario e altre annotazioni standardizzate.

Il sistema inserisce automaticamente formule ricorrenti sui richiami agli obblighi nel foglio degli aggravi, sia per la proprietà sia per il diritto di superficie. Per le servitù e per la proprietà, quando fondo dominante/serviente o le partite interessate sono tenute dallo stesso ufficio e appartengono a comuni catastali informatizzati, il sistema effettua evidenze corrispondenti anche nel foglio di consistenza; modifiche, cancellazioni e iscrizioni connesse restano però, per la servitù, nel solo foglio degli aggravi, e per la proprietà nel solo foglio di proprietà, con evidenza anche nel foglio di consistenza quando si tratti di modifiche dell’iscrizione di proprietà.

Il libro maestro riporta l’iscrizione nel suo stato attuale, mentre le iscrizioni di modifica non rilevanti per lo stato corrente vanno nell’archivio delle iscrizioni cancellate. Particolare disciplina è prevista per l’incorporazione di parti di particelle, per le incorporazioni di intere particelle e per il collegamento automatico tra quote di proprietà e iscrizioni del foglio degli aggravi.

Regime transitorio e malfunzionamento del sistema

In fase transitoria, l’obbligo di indicare codice fiscale o partita IVA riguarda solo le domande concernenti comuni catastali convertiti. Il dato va inserito solo per le nuove iscrizioni e non per il trasporto di iscrizioni relative a diritti di proprietà o diritti reali richieste prima dell’entrata in vigore della normativa sull’indicazione di tali dati.

Il mancato o irregolare funzionamento del sistema è accertato con provvedimento del dirigente del Servizio del Libro Fondiario, da emanarsi il primo giorno successivo all’evento e da pubblicarsi sul BUR.

Raccolta documentale e requisiti delle copie

Gli atti, documenti e copie destinati alla raccolta tavolare devono essere chiari, nitidi, leggibili e idonei alla conservazione e alla riproduzione. Se un documento è già presente nella collezione, non occorre depositarne un’altra copia: si inserisce invece un foglio di richiamo con il numero di giornale tavolare della copia già depositata.

Copie, attestazioni ed estratti

Chiunque può chiedere copia di istanze, decreti tavolari e documenti; le copie possono essere anche per estratto e devono riportare numero di giornale e anno di presentazione. Sono ammesse anche copie delle istanze e degli allegati prima dell’emissione del decreto, purché ciò sia espressamente indicato. È possibile ottenere altresì copia dell’indice reale e dell’indice dei proprietari.

Le copie sono confrontate con l’originale o con la copia già in collezione e dichiarate conformi dal conservatore o dagli aiutanti tavolari competenti. I decreti tavolari da notificare sono dichiarati conformi dal conservatore o dall’aiutante tavolare superiore. Il conservatore può rilasciare altre attestazioni ricavabili dal libro maestro o dagli atti tavolari.

La copia rilasciata in sostituzione della visura del libro maestro e la visura stessa riportano tutte le iscrizioni e i piombi esistenti al momento della consultazione, ma non quelli di domande già presentate e ancora non registrate nel giornale; di tale limite certificativo deve essere dato avviso. Le copie del libro maestro e dell’archivio delle iscrizioni cancellate rilasciate in sostituzione dell’estratto tavolare sono retrodatate automaticamente al secondo giorno lavorativo antecedente all’elaborazione e devono contenere tutte le iscrizioni eseguite e i piombi da effettuare a quella data. Per garantire la fede della copia, le partite devono essere piombate entro il secondo giorno lavorativo successivo alla presentazione della domanda tavolare. Sono previste anche copie fotostatiche di partite del libro maestro posto fuori uso, che devono essere integralmente conformi.

Nella richiesta di copie o attestazioni deve essere indicato espressamente il numero della partita tavolare o, se del caso, delle particelle o porzioni materiali. Per le richieste di copie è tenuto un registro informatico con numero progressivo, data, richiedente, oggetto, eventuale esenzione da bollo, data di esecuzione, diritti pagati o esenzione, e osservazioni. Le copie sono predisposte secondo ordine cronologico, salvo rilascio anticipato autorizzato dal direttore se compatibile con le esigenze d’ufficio; il pagamento dei diritti è attestato dalla quietanza.

Planimetrie e documentazione delle porzioni materiali

Le servitù che non gravano l’intera particella devono essere rappresentate nelle planimetrie con tratteggio, non con colorazione. La raccolta delle planimetrie degli edifici divisi in porzioni materiali è ordinata per comune catastale e numero di partita tavolare. Il commissario redige un elenco delle planimetrie rilevanti al momento della conversione, con indicazione del comune catastale, della partita, della particella e del numero di giornale e anno di presentazione.

Dal momento di entrata in vigore del regolamento, la planimetria di edifici divisi in porzioni materiali deve riportare l’estratto di mappa; in Provincia di Bolzano le planimetrie relative alle divisioni materiali e alle successive modifiche devono essere redatte in forma bilingue. La planimetria allegata a una richiesta di modifica deve riportare l’intera consistenza della porzione materiale modificata, comprese le parti comuni. Le variazioni delle planimetrie già in raccolta devono essere prodotte su supporto magnetico; lo stesso vale per le planimetrie dei nuovi edifici divisi in porzioni materiali. L’applicazione di tali regole è subordinata all’implementazione dei programmi informatici e le singole Province autonome possono adottare provvedimenti amministrativi per una più compiuta attuazione.

Caricamento del libro fondiario e attività della commissione

Nel caricamento dei dati, nelle iscrizioni ipotecarie va inserita la denominazione corrente dell’istituto creditore. I diritti e gli obblighi estinti per confusione non sono caricati nella banca dati. I corpi estranei, salvo quelli appartenenti a masi chiusi, sono escorporati e incorporati nella partita del comune catastale di appartenenza; il commissario informa l’ufficio competente per l’apertura della nuova partita e, se necessario, attiva la procedura per uffici diversi. Se all’apertura del libro fondiario informatizzato il procedimento non è ancora definito, si applicano le norme sull’incorporazione ed escorporazione previste dal regolamento.

Se, a seguito di incorporazione di parti di superficie, vengono trasportati diritti il cui grado è compromesso dall’ordine delle iscrizioni, tale circostanza deve risultare da iscrizione di trasporto.

Il commissario redige verbali di inizio e conclusione dei lavori di caricamento, allegando al verbale conclusivo la documentazione acquisita dai pubblici uffici. Per descrizioni complesse di diritti reali risalenti all’impianto del libro fondiario, il caricamento può avvenire mediante richiamo alle disposizioni del verbale di impianto, con relativo verbale e copia autenticata della parte richiamata. I verbali sono ordinati per comune catastale e microfilmati.

Il progetto del libro fondiario informatizzato comprende la riproduzione su supporto magnetico delle partite caricate, la raccolta delle planimetrie da conservare, l’elenco delle partite caricate, l’elenco delle nuove partite e l’elenco delle particelle edificiali formate per i diritti di superficie. Il commissario si assicura che le modifiche apportate al caricamento nelle partite accessorie di ipoteche simultanee siano evidenti anche in relazione alla partita principale, e comunica all’ufficio del libro fondiario competente le variazioni degli identificativi dei fondi dominanti e serventi o dei beni di proprietà pro tempore; comunica inoltre all’ufficio del catasto tutte le variazioni dello stato catastale e all’ufficio del libro fondiario le corrispondenti modifiche.

Disposizioni finali sulle partite fuori uso e termine edittale

Nelle partite tavolari informatizzate deve risultare evidente la decorrenza del termine edittale. Nelle partite poste fuori uso, da cui siano state escorporate particelle nel corso del caricamento, devono essere rese evidenti le partite aperte per tali particelle. Nella prima sezione del foglio di consistenza delle partite poste fuori uso va indicata la data di entrata in vigore del libro fondiario informatizzato.