Circolare INAIL n. 25 del 15 aprile 2003

Trattamento di missione del personale non dirigente: chiarimenti alla circolare n. 73/2001 e sostituzione dei modelli allegati

La circolare integra e coordina la disciplina già dettata dalla circolare n. 73/2001 e dagli atti richiamati, chiarendo aspetti applicativi del trattamento di missione del personale non dirigente. Contestualmente, aggiorna le voci retributive da utilizzare nella procedura informatica H.R. e sostituisce i modelli di dichiarazione con nuovi allegati standardizzati.

Quadro normativo e funzione della circolare

La circolare si colloca nel sistema regolatorio formato dalla circolare n. 73/2001, dalle lettere della Direzione Centrale Risorse Umane del 21 dicembre 2001, 22 marzo 2002, 9 aprile 2002, 13 giugno 2002 e dalla nota tecnica della DCSIT del 3 luglio 2002. Tale complesso documentale costituisce, unitamente al presente atto, l’insieme delle norme che disciplinano il trattamento di missione. Le disposizioni superate sono indicate come barrate nei testi allegati.

In ragione dell’aggiornamento delle voci retributive da utilizzare nella procedura informatica "H.R." per il trattamento economico di missione, vengono inoltre sostituiti i modelli di "Dichiarazione esito missioni" allegati alla circolare n. 73/2001 con i nuovi allegati A, B, C e D. Tali modelli sono destinati all’uso esclusivo e saranno utilizzati anche dal personale dirigente; la circolare segnala infine che è in corso la realizzazione di un’applicazione per il loro uso informatico.

Spettanza dell’indennità di missione

L’indennità di missione spetta al personale inviato in località diverse sia dalla sede presso cui presta ordinariamente servizio, sia dalla dimora abituale o residenza. La circolare chiarisce che, ai fini del computo della durata della missione, occorre fare riferimento agli orari di partenza e di rientro, con regole differenziate in base al mezzo utilizzato.

In particolare:

• con autovettura di proprietà, l’inizio e il termine coincidono con gli orari di partenza e ritorno dalla sede di servizio o, se autorizzato, dalla dimora abituale o residenza;
• con ferrovia, autolinea, traghetto o altro mezzo navale, gli orari si considerano anticipati e posticipati di un’ora rispetto a quelli effettivi;
• con mezzo aereo, l’anticipo e il posticipo sono di due ore.

Resta ferma la possibilità per il dipendente di indicare una durata inferiore rispetto agli orari aggiuntivi previsti.

Ipotesi in cui l’indennità non spetta

La circolare individua specifiche ipotesi in cui l’indennità di missione non è dovuta. Essa non spetta:

• agli accompagnatori di portatori di handicap, ai quali compete invece il rimborso delle spese di viaggio, pasti e pernottamento nei limiti di legge;
• al personale assegnato temporaneamente in altre sedi ma incaricato di svolgere servizio presso la sede di appartenenza, per il quale spetta il solo rimborso delle spese di viaggio;
• ai dipendenti che effettuano trasferta dalle sedi di servizio alle località di residenza, ai quali compete soltanto il rimborso delle spese di viaggio;
• agli addetti alla vigilanza e custodia degli stabili di proprietà dell’Istituto e ai medici a rapporto libero professionale, salvo diversa previsione nei rispettivi contratti di categoria, per i quali spetta il rimborso di viaggio, pasti e pernottamento entro i limiti previsti dalla normativa vigente.

Per i medici a rapporto libero professionale, inoltre, il rimborso non spetta per gli "accessi" normalmente effettuati.

Rimborso delle spese di viaggio e del taxi

In caso di smarrimento del biglietto di viaggio, il rimborso del trasporto è subordinato alla presentazione della documentazione che attesti l’avvenuta denuncia agli organi di pubblica sicurezza.

Il rimborso del taxi è ammesso soltanto nei casi già previsti dalla circolare n. 73/2001. Ai fini del rimborso è necessaria una ricevuta che riporti, oltre all’importo:

• il numero o codice del taxi;
• la data e l’ora di utilizzo del servizio;
• il tragitto effettuato;
• la firma del conducente.

Uso del mezzo proprio e pedaggi autostradali

L’autovettura autorizzabile è soltanto quella di proprietà del dipendente o del coniuge in comunione di beni. La circolare esclude espressamente la possibilità di autorizzare il noleggio di autovetture a qualsiasi titolo.

Il rimborso del pedaggio autostradale è sempre subordinato alla presentazione di una ricevuta che indichi in modo dettagliato:

• la data;
• le stazioni di ingresso e di uscita;
• il relativo costo.

Per i sistemi di pagamento che rilasciano ricevuta solo su richiesta espressa dell’utente, come "Telepass family" o "Fast-Pay", l’eventuale costo sostenuto per ottenere la ricevuta non è mai rimborsabile.

Pernottamento

Per missioni di durata superiore alle 12 ore, al personale spetta il rimborso della spesa effettivamente sostenuta e documentata per il pernottamento in stanza singola o doppia uso singolo in albergo fino a quattro stelle. Non sono ammessi rimborsi per suite o per alberghi di categoria superiore.

La circolare sottolinea anche un criterio organizzativo: nella pianificazione della missione deve essere individuato il mezzo di trasporto che consenta di ridurre al minimo la durata complessiva della trasferta, anche per limitare i costi di pernottamento.

Rimborso dei pasti e ticket mensa

Il rimborso delle spese per i pasti richiede la produzione di fatture, ricevute o scontrini fiscali contenenti:

• la denominazione o ragione sociale del fornitore del servizio;
• la descrizione analitica dei beni consumati.

I beni devono essere riferiti a cibi pronti oppure recare diciture come "menù fisso", "pranzo completo" o equivalenti.

In alternativa, nelle missioni giornaliere comprese tra 8 e 12 ore, il dipendente può chiedere il ticket mensa senza l’obbligo di presentare ricevute fiscali. Se la missione supera le 12 ore e il dipendente usufruisce dei due pasti, il ticket non viene erogato e rimane obbligatoria la ricevuta fiscale, con corresponsione della diaria in misura ridotta.

Il rimborso delle spese per pasti non spetta quando le fatture, ricevute o scontrini sono emessi da ditte operanti nel luogo di inizio o fine della missione, ossia nel comune in cui il dipendente lavora ordinariamente, risiede o dimora abitualmente.

Pasto forfettario e voci retributive

La circolare conferma la disciplina del pasto forfettario già richiamata con la lettera del 9 aprile 2002, ma modifica la voce da utilizzare nella procedura informatica. Non deve più essere impiegata la voce 1080; devono invece essere utilizzate le voci 5140 o 5205, poiché l’importo del pasto forfettario va sommato all’indennità di trasferta.

Per le missioni all’estero, ai fini del corretto assoggettamento IRPEF, le voci retributive da utilizzare sono:

• 5210, 5135 o 5145 per i rimborsi effettuati in base alla circolare n. 73/2001;
• 5135 per i rimborsi effettuati in base alle norme sul trattamento di trasferta all’estero per il personale civile dell’amministrazione dello Stato.

Nuovi modelli per la dichiarazione delle missioni

La circolare introduce quattro nuovi allegati operativi.

Allegato A - Distinta delle indennità e delle spese di missione È composto da due pagine: la prima contiene i dati del dipendente e della singola missione; la seconda riporta gli importi delle indennità, l’elenco dettagliato dei pasti consumati e uno spazio per note del dipendente e dell’addetto al controllo. Si usa per:

• missioni di durata superiore alle 12 ore con pernottamento;
• missioni giornaliere quando il dipendente utilizza mezzi di trasporto pubblici.

Per ogni missione va compilato un singolo modello. Se nel mese vi sono più missioni, il dipendente deve allegare la documentazione a ciascun modello, numerare i modelli e compilare il prospetto riepilogativo di cui all’allegato D.

Allegato B - Distinta dei percorsi extraurbani effettuati con mezzo proprio È un modello di una sola pagina e si utilizza per le missioni giornaliere con autovettura di proprietà. Ai fini della procedura informatica deve essere utilizzata la voce retributiva 5060, valida sia per l’indennità chilometrica sia per il rimborso di pedaggi stradali, parcheggi o spese analoghe.

Allegato C - Distinta dei percorsi urbani effettuati con mezzo proprio È anch’esso un modello di una sola pagina. Pur non rientrando nell’ambito del trattamento di missione, viene allegato per completezza. Per il suo inserimento in procedura deve essere usata la voce retributiva 5265, sia per l’indennità chilometrica sia per il rimborso di pedaggi, parcheggi o simili.

Allegato D - Prospetto riassuntivo È un modello di una sola pagina destinato ai casi in cui nel mese vi siano più missioni dichiarate con più di una distinta A. Deve raccogliere i dati di tutte le missioni del periodo secondo un ordine prestabilito:

• nelle prime otto righe i dati delle missioni riportate nell’allegato A;
• nella penultima riga i totali dell’allegato B;
• nell’ultima riga i dati dell’allegato C.

La circolare raccomanda particolare attenzione, sia da parte del dipendente sia da parte della struttura, nel riportare correttamente i dati dei vari modelli per evitare errori di inserimento nella procedura.

Modalità di consegna e conseguenze del mancato rispetto dei termini

I modelli, unitamente alla documentazione cronologicamente ordinata in duplice copia, devono essere consegnati alla propria Struttura entro il giorno 5 del mese successivo a quello in cui le missioni sono state effettuate.

Se la missione si svolge a cavallo tra due mesi, la dichiarazione va presentata entro il 5 del mese successivo a quello di conclusione della missione. Il mancato adempimento comporta il recupero dell’acconto già corrisposto.

Diffusione della circolare

La circolare dispone che il contenuto sia portato a conoscenza di tutto il personale con le modalità previste dalla circolare n. 3/1973.