L.R. Liguria 7/2016

Regolamento del servizio di economato della Giunta regionale ligure

Il provvedimento disciplina in modo organico il servizio di economato della Giunta regionale della Liguria, definendone struttura, funzioni, regole contabili, procedure di spesa, controlli e utilizzo delle carte di credito. La disciplina riguarda la gestione corrente delle spese economali nell’ambito dell’amministrazione regionale.

Ambito di applicazione e principi generali

Il servizio di economato è articolato in:

• servizio di economato centrale (SEC);
• servizi economali periferici (SEP).

L’attività deve rispettare i principi di parità di trattamento, rotazione, trasparenza, economicità, efficacia, imparzialità, proporzionalità e pubblicità.

Agenti contabili e responsabilità

Sono qualificati come agenti contabili della Regione Liguria i dipendenti che hanno maneggio di denaro o valori regionali, coloro che riscuotono entrate per conto della Regione, l’economo, il vice economo, l’economo periferico, i cassieri, i consegnatari dei beni mobili e il tesoriere.

Presso il SEC è tenuto l’elenco aggiornato degli incarichi degli agenti contabili e dei relativi provvedimenti di nomina.

Servizio economale centrale: figure e compiti

Il Direttore generale competente conferisce gli incarichi di economo, vice economo, cassiere e vice cassiere. Possono essere nominati fino a due vice economi. Gli incarichi non sono conferibili a dipendenti di categoria inferiore alla D per economo e vice economo, e alla C per cassiere e vice cassiere.

L’economo, il vice economo, il cassiere e il vice cassiere sono agenti contabili e rispondono delle responsabilità contabili, ferma la responsabilità amministrativa e di vigilanza del dirigente del SEC. L’economo rende il conto giudiziale alla Corte dei conti secondo le modalità regolamentari.

Tra i compiti dell’economo rientrano la gestione dei fondi del SEC, l’effettuazione delle minute spese, l’acquisto di beni e servizi tramite MEPA o altri sistemi dinamici di acquisizione, la custodia dei valori regionali e l’eventuale distribuzione di buoni pasto o analoghi benefici con registri di carico e scarico. I vice economi coadiuvano e sostituiscono l’economo in caso di assenza o impedimento.

Il cassiere, nominato ai sensi del regolamento, gestisce operazioni di incasso e pagamento; i vice cassieri lo coadiuvano e sostituiscono.

Scritture contabili e modalità di tenuta

Le scritture contabili registrano tutti i movimenti effettuati dall’economo e dal cassiere. Sono formate e conservate digitalmente mediante software che ne garantisce la sicurezza e vengono periodicamente stampate su fogli pre-numerati, timbrati e vistati dal dirigente del SEC.

È ammessa la trasmissione telematica delle scritture o delle loro risultanze. In caso di malfunzionamento del software o impossibilità di tenuta digitale, si applica la tenuta cartacea con registri pre-numerati, timbrati e vidimati.

Minute spese: tipologie ammesse e limiti

L’economo può effettuare minute spese entro il limite di euro 5.000,00 per ogni singolo intervento, solo per le fattispecie tassativamente elencate dal regolamento. Tra queste figurano, tra le altre:

• carburanti, manutenzione e accessori per autovetture regionali;
• manutenzione di immobili regionali o sedi di uffici;
• spese di rappresentanza, addobbi, omaggi floreali e necrologi;
• spese per incontri, riunioni, eventi, riproduzioni, interpretariato e traduzioni;
• valori bollati, spedizioni, noli, spese postali e imballaggi;
• spese per procedure concorsuali, esclusi i compensi delle commissioni;
• pedaggi, parcheggi, rimessaggi e altre spese connesse ai veicoli di servizio;
• trasporti per amministratori e dipendenti in causa di servizio, compresi carnet di titoli di viaggio;
• sanzioni a carico della Regione, previo nulla osta del dirigente competente in materia di economato;
• anticipazioni per carte di credito e per missioni/trasferte di dipendenti e amministratori;
• imposte, tasse, diritti e spese connesse a procedimenti giurisdizionali, notarili, fiscali, amministrativi e legali;
• iscrizioni ad albi professionali, formazione, pubblicazioni obbligatorie, acquisto e riparazione di mobili, attrezzature e materiali di consumo;
• smaltimento rifiuti, acquisto di libri e prodotti editoriali, timbri, targhe, coppe, cornici, vestiario e divise.

L’elenco è tassativo. Quando possibile, l’economo interpella uno o più operatori economici, anche fuori dagli elenchi regionali, motivando adeguatamente. L’affidamento avviene previo accertamento della copertura di spesa e prenotazione delle risorse, nel rispetto della normativa vigente.

Anticipazioni ai dipendenti per minute spese

L’economo può concedere anticipazioni a dipendenti regionali per minute spese, con rilascio di quietanza. Il dipendente deve regolarizzare il sospeso entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione dell’anticipazione, presentando idonea documentazione, salvo il caso delle anticipazioni per missione di cui alla lettera l) dell’articolo sulle minute spese.

La mancata regolarizzazione senza giustificato motivo comporta responsabilità disciplinare. Se la regolarizzazione o la restituzione non avviene nei termini, la situazione viene comunicata alla struttura competente in materia di personale per il recupero sulla retribuzione.

Ordinativo di spesa e documentazione

Le minute spese sono effettuate mediante ordinativo di spesa, o buono spesa, emesso in originale e, ove possibile, firmato digitalmente. L’ordinativo è trasmesso all’affidatario e conservato agli atti con la relativa fattura o altro documento giustificativo.

L’ordinativo deve indicare data, numero progressivo, capitolo di bilancio, operatore economico, oggetto, quantità, prezzo netto e lordo IVA, modalità e termini di esecuzione, eventuale garanzia, penalità, cause di risoluzione, foro competente e codice IPA.

L’emissione dell’ordinativo riduce la somma prenotata sul capitolo di bilancio. Fattura, ricevuta, scontrino o altro titolo giustificativo restano conservati con l’ordinativo.

Attestazione di esecuzione e modalità di pagamento

Il responsabile del procedimento richiedente la spesa trasmette all’economo una nota firmata che attesta la corretta esecuzione della fornitura o del servizio, con i documenti giustificativi se non già disponibili.

I pagamenti possono avvenire in contante, bonifico bancario, assegno bancario o carta di credito sul conto corrente bancario della gestione economale. Il pagamento in contante è ammesso fino a euro 3.000,00.

Prenotazione delle risorse e fondo economale centrale

Ciascun dirigente può mettere a disposizione dell’economo del SEC, entro il 30 settembre di ogni anno, risorse di propria competenza per consentire le minute spese nell’anno medesimo. L’economo utilizza tali risorse entro il 24 dicembre di ogni anno.

Per i pagamenti delle minute spese è anticipato ogni inizio anno all’economo del SEC un fondo economale di euro 1.000.000,00, aggiornabile con provvedimento della Giunta regionale. Il fondo non può essere destinato ad usi diversi. Per la gestione dei fondi è previsto un conto corrente bancario presso la Tesoreria regionale.

Rendicontazione, controllo e reintegro del fondo

L’economo presenta trimestralmente, entro 20 giorni dalla fine del trimestre, il rendiconto delle spese sostenute con il fondo economale, suddivise per capitolo di bilancio. Può presentarlo anticipatamente se la giacenza di cassa scende sotto il 30% dell’anticipazione iniziale.

Il rendiconto è sottoscritto dall’economo e dal cassiere e trasmesso alla struttura competente in materia di ragioneria, con il visto del dirigente competente in materia di economato. La ragioneria verifica la correttezza contabile entro 20 giorni; in caso di irregolarità o chiarimenti, formula rilievi in un’unica soluzione. L’economo risponde entro 10 giorni; nei 5 giorni successivi la ragioneria può vistare il rendiconto o respingerlo motivatamente. Le spese irregolari devono essere espunte e il rendiconto ripresentato.

Il Direttore generale approva il rendiconto e dispone il reintegro del fondo mediante mandati a favore dell’economo. Il rendiconto va comunque reso anche quando l’economo cessa dall’incarico.

Restituzione dell’anticipazione a fine esercizio

La parte non spesa del fondo economale deve essere restituita entro la fine dell’esercizio mediante versamento sul conto di tesoreria regionale, così da consentire la corretta contabilizzazione delle spese.

Registro di cassa e verifiche

Il cassiere utilizza un sistema informatico che alimenta il registro di cassa. Il registro evidenzia:

• in entrata, l’anticipazione annuale e i reintegri del fondo;
• in uscita, pagamenti, somme per missioni e trasferte, anticipazioni ai dipendenti e restituzione dell’anticipazione di fine anno;
• le movimentazioni del conto corrente bancario.

L’economo effettua almeno una verifica di cassa al mese con il cassiere. Semestralmente la struttura competente in materia di ragioneria effettua la verifica di cassa economale, vista il registro e redige verbale. La stessa struttura può svolgere ulteriori ispezioni e controlli, con verbale trasmesso ai dirigenti competenti.

Conto giudiziale e trasmissione alla Corte dei conti

Il conto annuale dell’economo del SEC e quelli dei responsabili delle gestioni economali periferiche sono trasmessi alla struttura competente in materia di ragioneria entro 30 giorni dalla chiusura dell’esercizio. La ragioneria verifica i conti entro 15 giorni; se non formula rilievi, attesta il riscontro contabile, altrimenti richiede chiarimenti in un’unica soluzione. I chiarimenti vanno forniti entro 10 giorni.

Dopo l’attestazione, i conti sono restituiti alla struttura cui fa capo il SEC, che li sottopone all’approvazione della Giunta regionale e li trasmette alla Corte dei conti entro due mesi dalla chiusura dell’esercizio finanziario di riferimento.

Servizi economali periferici

Sono istituiti SEP a servizio delle strutture periferiche regionali di Imperia, La Spezia e Savona, nonché di altri uffici decentrati. Presso ciascun SEP vi è una gestione di fondi affidata a un responsabile nominato dal Direttore generale competente in materia di economato, sentiti i direttori generali interessati, che assume il ruolo di economo periferico.

Nell’ambito della struttura competente in affari della Presidenza è istituito un SEP di Presidenza, che gestisce le minute spese per le esigenze del Presidente e degli amministratori. È inoltre istituito un SEP presso la sede della Regione Liguria in Roma. Gli economi periferici sono nominati con le stesse modalità.

L’economo periferico si avvale di un cassiere. La gestione può essere affidata anche a personale di altri enti pubblici per motivate ragioni di economicità e buon andamento; in tal caso il soggetto assume la qualifica di agente contabile e rende il conto della gestione. Ai SEP si applica, per quanto compatibile, la disciplina del titolo II e del titolo V. Gli economi SEP coordinano anche i servizi generali comuni degli uffici periferici secondo apposita circolare.

Fondo economale periferico e conti correnti

Con decreto del Direttore generale competente è disposta l’anticipazione di fondi agli economi periferici fino a euro 10.000,00. All’economo SEP di Presidenza è prevista un’anticipazione fino a euro 100.000,00.

I responsabili delle gestioni economali periferiche operano mediante appositi conti correnti aperti presso il tesoriere regionale a cura della struttura competente in materia di ragioneria, su richiesta del dirigente competente.

Rendicontazione dei SEP

I rendiconti semestrali degli economi periferici, vistati per la regolarità contabile dalla ragioneria, sono approvati dal Direttore generale competente di concerto con i direttori generali competenti per materia.

Per l’economo periferico della Presidenza e per quello dell’ufficio di Roma, il rendiconto, vistato dal dirigente della Presidenza e dalla ragioneria, è approvato dal Segretario generale.

Carte di credito: disciplina generale

La carta di credito è uno strumento di pagamento strettamente personale; per gli amministratori è limitata al periodo di titolarità della carica. Il titolare non può delegarne l’uso.

Possono esserne titolari il Presidente della Giunta regionale, il Vice Presidente e gli Assessori. La Giunta regionale stabilisce modalità di assegnazione e funzionamento. Il titolare deve usare la carta con massima cautela ed è personalmente responsabile secondo le regole generali di responsabilità amministrativa e contabile.

In caso di smarrimento o sottrazione, il titolare deve avvisare immediatamente emittente, autorità di pubblica sicurezza, strutture competenti in materia di Presidenza e ragioneria ed economo del SEC. Ogni carta ha un massimale mensile richiesto al SEC dal dirigente competente in affari della Presidenza ed è vincolante. In caso di uso improprio o spese non giustificate, il dirigente del SEP di Presidenza chiede il rimborso scritto; se non avviene entro 60 giorni, si procede alla rivalsa sugli emolumenti. I rimborsi non possono essere effettuati sui conti intestati agli economi regionali.

Possono inoltre essere istituite carte di credito aziendali per dipendenti regionali, non collegate a conti correnti intestati alla Regione Liguria, secondo decreto del Segretario generale.

Carte di credito degli amministratori: spese ammesse e rendicontazione

Gli amministratori possono usare la carta per spese di missione in Italia o all’estero e per spese di rappresentanza. Le carte sono collegate al conto corrente intestato all’economo del SEC ed è vietato l’uso di carte multifunzione per il prelievo di contante.

I titolari devono trasmettere entro il 10 del mese successivo i documenti giustificativi alla struttura competente in materia di Presidenza. Per le spese di rappresentanza occorre una nota protocollata con autocertificazione, indicazione dei partecipanti in caso di colazione di lavoro e documenti giustificativi; per le missioni, tabelle riepilogative e documentazione analoga.

La documentazione costituisce autocertificazione ai sensi del DPR 445/2000. Il titolare sottoscrive anche i documenti giustificativi per attestare il corretto uso della carta. In caso di documentazione omessa o incompleta, l’amministrazione riconosce solo le spese documentate e recupera la differenza.

La struttura competente in affari della Presidenza verifica la corrispondenza formale, conserva la documentazione e riceve l’estratto conto mensile dell’emittente, che viene vistato dal dirigente per la conformità. Il dirigente redige l’atto di liquidazione e lo trasmette alla ragioneria per il pagamento e la sistemazione contabile dell’anticipazione. L’economo inserisce il riepilogo delle spese con carta di credito nel rendiconto trimestrale.

Carte di credito per economi e cassieri

L’economo, il vice economo, il cassiere del SEC e gli economi SEP possono usare una carta di credito dedicata per i pagamenti previsti dal regolamento. Il massimale è di euro 5.000,00 e la carta è rilasciata a valere sul conto corrente intestato all’economo.

Regime transitorio e abrogazione

Gli incarichi già conferiti secondo il regolamento del 2012 continuano fino a diversa determinazione del Direttore generale competente in materia di economato. È prevista una gestione residuale delle spese riferite agli ordinativi emessi ai sensi del regolamento 3/2012, da chiudersi entro due mesi dall’entrata in vigore del nuovo regolamento con rendicontazione finale e restituzione dell’anticipazione.

Dalla data di entrata in vigore non possono essere emessi buoni d’acquisto su pregressi impegni assunti a favore dell’economo. All’entrata in vigore viene aperto un nuovo conto corrente per la nuova gestione. Il regolamento regionale 5 aprile 2012, n. 3 è abrogato.