R.R. Liguria 7/2016

Regolamento del servizio di economato della Giunta regionale

Il provvedimento disciplina in modo organico il servizio di economato della Giunta regionale della Liguria, distinguendo tra servizio economale centrale e servizi economali periferici. Stabilisce soggetti, funzioni, limiti di spesa, modalità di pagamento, rendicontazione e controlli, oltre all’uso delle carte di credito e al regime transitorio con abrogazione della disciplina previgente.

Ambito di applicazione e principi generali

Il regolamento si applica al servizio di economato della Giunta regionale ligure e ne definisce la struttura in:

• servizio di economato centrale (SEC);
• servizi economali periferici (SEP).

L’attività economale deve rispettare i principi di parità di trattamento, rotazione, trasparenza, economicità, efficacia, imparzialità, proporzionalità e pubblicità.

Agenti contabili e responsabilità

Sono qualificati come agenti contabili regionali i dipendenti che maneggiano denaro o valori della Regione, chi riscuote entrate per conto della Regione, l’economo, il vice economo, l’economo periferico, i cassieri, i consegnatari dei beni mobili e il tesoriere. Presso il SEC è tenuto l’elenco aggiornato degli incarichi e dei provvedimenti di nomina.

L’economo, il vice economo, il cassiere e il vice cassiere sono agenti contabili e rispondono secondo le regole della responsabilità contabile, ferma restando la responsabilità amministrativa e di vigilanza del dirigente competente. L’economo è tenuto alla resa del conto giudiziale alla Corte dei conti.

Servizio economale centrale: organizzazione e funzioni

Il Direttore generale competente conferisce gli incarichi di economo, vice economo, cassiere e vice cassiere; possono essere nominati fino a due vice economi. Gli incarichi di economo/vice economo e di cassiere/vice cassiere non possono essere affidati a dipendenti di categoria inferiore, rispettivamente, alla D e alla C.

L’economo gestisce i fondi del SEC, effettua le spese minute consentite, acquista beni e servizi tramite MEPA o altri sistemi dinamici di acquisizione e cura la tenuta dei valori di proprietà regionale presso la cassa economale, inclusa l’eventuale distribuzione di buoni pasto o analoghi strumenti, con appositi registri di carico e scarico. I vice economi collaborano e sostituiscono l’economo in caso di assenza o impedimento.

Cassiere, scritture contabili e tenuta informatica

Per le operazioni di incasso e pagamento l’economo si avvale di un cassiere; i vice cassieri collaborano e sostituiscono il cassiere. Tutti i movimenti contabili devono essere tracciati nelle scritture contabili, formate e detenute digitalmente mediante software che garantisca sicurezza, con periodica stampa su fogli pre-numerati, timbrati e vistati dal dirigente competente.

In caso di malfunzionamento del sistema o impossibilità di tenuta digitale, le scritture sono redatte su supporto cartaceo con registri pre-numerati, timbrati e vidimati. È ammessa la trasmissione telematica delle scritture o delle relative risultanze secondo il DPR n. 445/2000.

Minute spese: tipologie, limiti e procedura

L’economo può sostenere minute spese solo nelle ipotesi tassativamente elencate dal regolamento, entro il limite di 5.000 euro per singolo intervento. Tra queste rientrano, in particolare, spese per autovetture regionali, manutenzioni urgenti, rappresentanza, riunioni ed eventi, valori bollati, spedizioni, concorsi, trasporti e missioni, sanzioni, imposte e procedure, formazione, pubblicazioni obbligatorie, arredi e attrezzature, smaltimento rifiuti, libri e prodotti editoriali, cancelleria, vestiario e divise.

Per alcune spese sono previsti vincoli specifici, ad esempio:

• le sanzioni possono essere pagate solo previa autorizzazione del dirigente competente in materia di economato;
• gli acquisti devono avvenire, ove possibile, tramite interlocuzione con operatori economici, anche fuori dagli elenchi previsti dalla normativa regionale, con adeguata motivazione;
• l’ordinativo di spesa deve essere emesso prima del pagamento, previa verifica della copertura e nel rispetto dei principi generali e della normativa vigente.

Anticipazioni ai dipendenti e regolarizzazione

L’economo può concedere anticipazioni a dipendenti regionali per minute spese; il dipendente rilascia quietanza. Le anticipazioni, escluse quelle per missione, vanno regolarizzate entro 5 giorni lavorativi con idonea documentazione.

La mancata regolarizzazione, senza giustificato motivo, comporta responsabilità disciplinare e la comunicazione alla struttura competente per il recupero sulla retribuzione delle somme non giustificate o non restituite.

Ordinativo di spesa e documentazione giustificativa

Le minute spese sono effettuate mediante ordinativo di spesa/buono spesa, emesso in originale e, ove possibile, firmato digitalmente. L’ordinativo contiene data, numero progressivo, capitolo di bilancio, operatore economico, oggetto, quantità, prezzo netto e lordo IVA, modalità e termini di esecuzione, eventuali garanzie, penalità, cause di risoluzione, foro competente e codice IPA.

L’ordinativo riduce la disponibilità prenotata sul capitolo di bilancio per l’esercizio in corso. Fattura, ricevuta, scontrino o altro titolo giustificativo vanno conservati insieme all’ordinativo.

Attestazione di esecuzione e modalità di pagamento

Il responsabile del procedimento trasmette all’economo una nota firmata che attesta la corretta esecuzione della fornitura o del servizio, con i documenti di spesa se non già disponibili. I pagamenti possono avvenire in contante, bonifico, assegno bancario o carta di credito su conto corrente bancario appositamente istituito.

Per i pagamenti in contante è fissato il limite di 3.000 euro.

Prenotazione delle risorse e fondo economale centrale

Ogni dirigente può mettere a disposizione dell’economo SEC, entro il 30 settembre di ogni anno, risorse di propria competenza per consentire le minute spese dell’anno in corso. L’economo prenota inoltre le somme sui capitoli di propria competenza, comprese quelle in partita di giro per le anticipazioni a dipendenti e amministratori.

Per la gestione delle spese minute è anticipato ogni inizio anno all’economo SEC un fondo economale di 1.000.000 euro, aggiornabile con provvedimento della Giunta regionale. Il fondo non può essere destinato a usi diversi da quelli regolamentari e viene gestito tramite conto corrente bancario aperto presso la Tesoreria regionale.

Rendicontazione, approvazione e reintegro del fondo

L’economo presenta trimestralmente, entro 20 giorni dalla fine del trimestre, il rendiconto delle spese sostenute a valere sul fondo economale, suddivise per capitolo e corredate dalla documentazione giustificativa. È possibile una presentazione anticipata se la giacenza di cassa scende sotto il 30% del fondo.

Il rendiconto è sottoscritto da economo e cassiere, vistato dal dirigente competente in materia di economato e trasmesso alla struttura competente in ragioneria, che effettua il controllo contabile entro 20 giorni. In caso di rilievi, l’economo risponde entro 10 giorni; poi la ragioneria decide entro 5 giorni se vistare il rendiconto o respingerlo motivatamente.

L’approvazione finale spetta al Direttore generale competente, che dispone anche il reintegro del fondo. Il rendiconto deve comunque essere reso anche in caso di cessazione dell’incarico.

Restituzione dell’anticipazione annuale

La parte non spesa del fondo economale deve essere restituita entro la fine dell’esercizio, mediante versamento sul conto di tesoreria regionale, per consentire la corretta contabilizzazione delle spese effettuate.

Verifiche e controlli

L’economo e il cassiere effettuano almeno una volta al mese la verifica di cassa e stampano/vistano il registro di cassa in corrispondenza della giacenza riscontrata. La struttura regionale competente in materia di ragioneria effettua semestralmente una verifica di cassa economale e può svolgere ulteriori ispezioni e controlli, con verbale trasmesso ai dirigenti competenti.

Conto giudiziale annuale

Entro 30 giorni dalla chiusura dell’esercizio, il conto dell’economo SEC e quelli dei responsabili delle gestioni economali periferiche sono trasmessi alla ragioneria regionale. Quest’ultima verifica i conti, può chiedere chiarimenti e, una volta completato il riscontro, restituisce i conti giudiziali alla struttura competente, che li sottopone alla Giunta regionale e ne cura la trasmissione alla Corte dei conti entro due mesi dalla chiusura dell’esercizio di riferimento.

Servizi economali periferici: ambito e organizzazione

Sono istituiti servizi economali periferici a supporto delle strutture regionali decentrate di Imperia, La Spezia, Savona e altri uffici decentrati. È istituito anche un SEP presso la struttura competente in affari della Presidenza, per le spese connesse alle attività del Presidente e degli Amministratori, nonché un SEP presso la sede regionale di Roma.

Ogni SEP è affidato a un responsabile nominato dal Direttore generale competente in materia di economato, che assume il ruolo di economo periferico. Per incassi, pagamenti e supporto amministrativo l’economo periferico si avvale di un cassiere. La gestione può essere affidata, per motivate ragioni di economicità e buon andamento, anche a personale di altri enti pubblici, che assume la qualità di agente contabile.

Ai SEP si applica, per quanto compatibile, la disciplina del servizio centrale e quella relativa alle disposizioni finali. Gli economi SEP svolgono anche funzioni di coordinamento dei servizi generali comuni degli uffici periferici, secondo apposita circolare.

Anticipazioni e rendicontazione dei SEP

Con decreto del Direttore generale competente sono disposte anticipazioni ai SEP fino a 10.000 euro. Per il SEP di Presidenza l’anticipazione può arrivare fino a 100.000 euro.

I rendiconti semestrali degli economi periferici sono vistati dalla ragioneria e approvati dal Direttore generale competente, di concerto con i direttori generali competenti per materia. Per il SEP di Presidenza e per l’ufficio di Roma, il rendiconto è vistato dal dirigente della Presidenza, controllato dalla ragioneria e approvato dal Segretario generale.

Conti correnti dei SEP

I responsabili delle gestioni economali periferiche operano tramite appositi conti correnti aperti presso il Tesoriere regionale, su richiesta della struttura competente in materia di economato, per il deposito dei fondi a disposizione.

Carte di credito: disciplina generale

La carta di credito è uno strumento di pagamento personale. Per gli Amministratori è utilizzabile solo per la durata della carica e non è delegabile ad altri.

Possono esserne titolari il Presidente della Giunta regionale, il Vice Presidente e gli Assessori regionali. Le modalità di assegnazione e funzionamento sono stabilite dalla Giunta regionale. Il titolare deve custodire e usare la carta con la massima cautela ed è personalmente responsabile secondo le regole generali in materia amministrativa e contabile.

In caso di smarrimento o sottrazione, il titolare deve avvisare immediatamente l’emittente, l’autorità di pubblica sicurezza e le strutture competenti in Presidenza, Ragioneria ed Economato.

Ogni carta ha un massimale mensile richiesto al SEC dal dirigente competente in affari della Presidenza. In caso di uso improprio o spese non giustificate, il rimborso è richiesto per iscritto; se non avviene entro 60 giorni, è attivata la rivalsa sugli emolumenti del titolare. I rimborsi non possono essere effettuati sui conti intestati agli economi regionali.

Sono previste anche carte di credito aziendali per dipendenti regionali, non collegate a conti correnti intestati alla Regione, secondo disciplina stabilita con decreto del Segretario generale.

Spese consentite con carta di credito agli Amministratori

Gli Amministratori possono usare la carta di credito per:

• spese in occasione di missioni in Italia o all’estero;
• spese di rappresentanza previste dalla legge regionale sulla presenza istituzionale della Regione.

Le carte sono collegate al conto corrente intestato all’economo del SEC. È vietato l’uso di carte multifunzione per il prelievo di contante.

Carta di credito per economi e cassieri

L’economo, il vice economo, il cassiere del servizio centrale e gli economi SEP possono utilizzare una carta di credito specifica per i pagamenti di acquisti effettuati ai sensi del regolamento. Il massimale è pari a 5.000 euro e la carta è rilasciata a valere sul conto corrente intestato all’economo.

Rendicontazione delle spese con carta di credito

Gli Amministratori titolari della carta devono trasmettere i giustificativi entro il decimo giorno del mese successivo all’utilizzo. Per le spese di rappresentanza è richiesta una nota protocollata con autocertificazione dell’uso della carta e documentazione di supporto; per le missioni, tabelle riepilogative e documenti giustificativi.

La documentazione costituisce autocertificazione ai sensi del DPR n. 445/2000, con responsabilità per eventuali dichiarazioni mendaci. Il titolare deve inoltre sottoscrivere i documenti giustificativi attestandone il corretto utilizzo.

Se la documentazione è omessa o incompleta, l’Amministrazione riconosce solo le spese documentate e si rivale sul titolare per la differenza. La struttura competente in affari della Presidenza verifica la regolarità formale e conserva gli atti; l’istituto emittente trasmette l’estratto conto mensile, vistato dal dirigente competente. Il dirigente redige l’atto di liquidazione e lo trasmette alla ragioneria per il pagamento e la sistemazione contabile. L’economo inserisce il riepilogo delle spese con carta nel rendiconto trimestrale.

Regime transitorio

Gli incarichi di economo, vice economo, cassiere, vice cassiere e i relativi sostituti già conferiti secondo il precedente regolamento continuano fino a diversa determinazione del Direttore generale competente.

È prevista una gestione residuale delle spese assunte con il regolamento previgente, da chiudere entro due mesi dall’entrata in vigore del nuovo regolamento con rendicontazione finale e restituzione dell’anticipazione. Dalla data di entrata in vigore non possono essere emessi buoni d’acquisto su impegni pregressi. All’entrata in vigore viene aperto un nuovo conto corrente per la nuova gestione.

Abrogazione

È abrogato il Regolamento regionale 5 aprile 2012, n. 3, che disciplinava la precedente materia del servizio di economato della Giunta regionale.