Circolare numero 3 del 11-01-2017

Censimento degli archivi cartacei di deposito tramite GAC

La circolare inquadra il progetto INPS di revisione della gestione archivistica cartacea nell’ambito della strategia di internalizzazione, razionalizzazione e contenimento dei costi connessa al Polo Archivistico Nazionale (PAN) di Lacchiarella. L’obiettivo è disporre di una conoscenza completa e affidabile del patrimonio documentale di deposito, così da agevolare scarti, dematerializzazione, trasferimenti e futura gestione centralizzata.

Contesto e obiettivi generali

L’Istituto evidenzia che il proprio patrimonio documentale non riguarda solo profili previdenziali, ma comprende una pluralità di contenuti di interesse storico, sociale e culturale. Gli archivi sono oggi distribuiti tra supporti cartacei, digitali e ibridi; in particolare, gli archivi di deposito dell’Istituto ammontano a circa 1.400.000 metri lineari, a fronte di una capacità del sito di Lacchiarella pari a circa 850.000 metri lineari. Da ciò deriva l’esigenza di ridurre significativamente la consistenza del materiale tramite operazioni di scarto e progetti di dematerializzazione.

La circolare sottolinea che il trasferimento al PAN deve avvenire in modo "consapevole", cioè con piena conoscenza del contenuto della documentazione trasferita. Tale impostazione è ritenuta necessaria anche per una corretta stima degli spazi, dei materiali e delle infrastrutture necessarie, oltre che per una gestione archivistica conforme ai principi del Codice dell’Amministrazione Digitale e del Codice dei beni culturali e del paesaggio.

Oggetto del censimento

La prima fase del progetto riguarda il censimento degli archivi di deposito, intesi come insiemi di atti, generalmente fascicolati, che hanno concluso il loro iter istruttorio e per i quali è iniziato il periodo di conservazione previsto dal Piano di conservazione e scarto. Il materiale va censito indipendentemente dal locale fisico in cui è conservato; pertanto vanno inclusi anche gli archivi di deposito collocati in locali non adibiti esclusivamente ad archivio.

Il censimento non si limita alla semplice quantificazione del materiale, ma mira a rilevare anche i contenuti e i metadati delle diverse tipologie documentali, così da supportare sia la gestione corrente sia le successive operazioni di scarto, trasferimento e consultazione.

Architettura organizzativa e ruoli

Per svolgere correttamente le operazioni di classificazione e censimento, la circolare prevede un gruppo di lavoro composto da tre figure principali:

• il Referente di sede, incaricato dal Direttore, che assicura organizzazione, coordinamento, omogeneità di approccio e monitoraggio dell’avanzamento;
• l’Esperto della specifica porzione di archivio, che individua le unità di censimento, le collega alla voce corretta del Massimario e ne definisce le caratteristiche temporali e di ordinamento;
• il Gestore fisico degli archivi, che cura il censimento dei locali e la rilevazione dei parametri fisici, come collocazione, contenitori e metri lineari.

La circolare evidenzia che il successo dell’operazione dipende dalla capacità del personale coinvolto di riconoscere e qualificare le diverse porzioni di archivio, anche quando appaiono inizialmente disordinate ma in realtà sono solo organizzate secondo logiche non più attuali.

L’applicativo GAC: funzioni e articolazione

Il nuovo applicativo Gestione Archivi Cartacei (GAC), sviluppato in collaborazione tra la Struttura di progetto competente e la Direzione centrale Sistemi Informativi e Tecnologici, è stato progettato per essere flessibile e adatto a realtà archivistiche molto diverse. Esso distingue tra:

• censimento degli archivi di deposito "standard";
• censimento degli archivi di deposito "non standard".

Nel primo caso si registrano insiemi documentali già organizzati secondo i criteri del Massimario di scarto e ordinati per data di riferimento, con conseguente facilità nel calcolo del periodo di conservazione. Nel secondo caso, che la circolare indica come presumibilmente più frequente, gli archivi sono anche ben organizzati ma non necessariamente riconducibili in modo diretto a una specifica voce del Massimario o ordinati secondo la data necessaria per il calcolo della conservazione. In tale ambito possono rientrare anche le miscellanee.

L’applicativo si integra con i sistemi di Identity Management, Strutture sul Territorio e GEMPI, così da recuperare rispettivamente le credenziali di accesso, l’anagrafica delle strutture e i riferimenti immobiliari.

Profili utente e abilitazioni

GAC prevede quattro ruoli operativi informatici:

• Operatore di Sede: può censire unità documentali e locali della struttura di competenza;
• Referente di Sede: può verificare e monitorare l’andamento delle attività e censire anche i locali adibiti ad archivio;
• Referente Regionale: monitora l’attività di tutte le strutture della regione di competenza;
• Responsabile Centrale: monitora l’attività a livello nazionale, gestisce l’anagrafica del Massimario di scarto e altre funzioni di amministrazione e utilità.

Per la descrizione puntuale delle funzionalità è richiamato il Manuale utente, disponibile nell’applicativo e sulla Intranet.

Operazioni preparatorie al censimento

Prima di censire le unità documentali, è necessario individuare in modo univoco i locali in cui sono conservati gli archivi di deposito. Il nome del locale deve essere rilevabile in prossimità delle porte di ingresso; non è previsto uno standard unico di nomenclatura, che resta quindi alla scelta degli uffici. In caso di più porte, il locale deve risultare identificabile su ciascuna di esse.

Analogamente devono essere identificati in modo univoco i contenitori fisici, come armadi, schedari, compattatori e rastrelliere, mediante etichette, numeri di inventario o altri sistemi equivalenti. Le singole strutture vanno censite singolarmente, anche se presenti in serie; per le rastrelliere occorre individuare le singole campate e, se necessario, anche ripiani e colonne secondo una regola interna coerente.

La circolare precisa inoltre che il censimento del locale è una funzionalità autonoma, che può essere svolta in fase iniziale sull’intero immobile oppure progressivamente durante il censimento delle unità documentali.

Unità di censimento, Massimario e data di riferimento

La circolare chiarisce che non si è scelto di censire il singolo fascicolo, perché ciò avrebbe comportato un’attività troppo onerosa e incompatibile con gli obiettivi del progetto. L’unità di censimento è invece l’insieme di unità documentali fisicamente raggruppate che condividono il medesimo argomento e le stesse caratteristiche archivistiche, quali voce di Massimario, serie archivistica, anni di riferimento e ordinamento interno.

L’unità di censimento deve essere definita al massimo livello di dettaglio possibile e, per ragioni pratiche, non è opportuno che si estenda oltre un singolo contenitore fisico. L’applicativo consente, se necessario, di frammentare una serie in più porzioni, ciascuna associata a un diverso contenitore, anche tramite la funzione di replica dei dati.

Aspetto centrale del censimento è la corretta correlazione tra unità di censimento e voce del Massimario di scarto, da effettuarsi idealmente al terzo livello, cioè quello del documento, in quanto solo a tale livello sono attribuiti i tempi di conservazione. È inoltre essenziale indicare la data di riferimento per il calcolo del periodo di conservazione; qualora non sia possibile indicare l’anno esatto, il sistema consente anche un intervallo di anni. La circolare insiste sulla rilevanza di questa informazione per la qualità del censimento e per le successive attività di applicazione del Massimario.

Completezza qualitativa del censimento

Oltre agli elementi quantitativi, la circolare richiede una qualificazione quanto più completa possibile dell’unità di censimento. L’applicativo offre numerosi campi per descrivere le varie tipologie documentali, ma i soli dati obbligatori sono pochi e prevalentemente quantitativi; ciò non deve indurre a limitarsi al minimo indispensabile, poiché un censimento basato solo sui campi obbligatori sarebbe troppo povero e poco utile.

La qualità dell’operazione dipende quindi dall’impegno del gruppo di lavoro nel rilevare il maggior numero possibile di elementi qualificanti, in modo da ottenere una fotografia attendibile dell’esistente e una base solida per scarto, trasferimento e gestione futura.

Operazioni a corredo e aggiornamento dei dizionari

Le attività di censimento sono supportate da dizionari terminologici. Il Massimario di scarto corrisponde al Piano di conservazione adottato dall’Istituto; eventuali modifiche o integrazioni possono essere proposte alla Struttura di progetto competente, che le esaminerà con il coinvolgimento delle Direzioni centrali interessate e con il successivo passaggio alla Soprintendenza Archivistica per l’eventuale adozione.

Più semplice risulta l’aggiornamento dei dizionari relativi a ordinamento e raggruppamento. Se le voci esistenti non fossero sufficienti, gli uffici possono richiedere nuove voci alla Struttura di progetto all’indirizzo indicato nella circolare, affinché, previa verifica e normalizzazione, il dizionario sia aggiornato e reso disponibile per il prosieguo del censimento.

Chiusura del censimento e monitoraggio

GAC prevede anche funzionalità di supporto al completamento delle attività. In particolare consente l’interrogazione del Massimario di scarto, la chiusura del censimento per stanza/locale, immobile e sede, nonché la produzione di report sintetici sull’avanzamento, disponibili ai ruoli di referente e responsabile a livello di ufficio, direzione regionale e struttura di progetto competente.

La chiusura del censimento per il locale deve essere effettuata dall’operatore e validata dal Referente di sede; analogamente devono essere dichiarate le conclusioni del censimento per immobile e per sede.

Valutazione ai fini della produzione e sviluppi futuri

La circolare segnala che, con l’avvio della programmazione e budget 2016, è proseguita l’attività di gestione degli archivi cartacei ai fini della valorizzazione della produzione delle strutture. Tale attività sarà oggetto di revisione qualitativa e quantitativa, anche perché GAC consente una valutazione più analitica delle diverse attività oggi ricondotte in modo generico alla gestione archivistica.

L’idea è quella di attribuire un diverso valore omogenizzato alle attività, in funzione del grado di precisione delle informazioni rilevate. La Direzione centrale Pianificazione e Controllo di Gestione sta valutando la possibile valorizzazione quantitativa e qualitativa di quanto descritto.

Tempistiche e prossime azioni

La circolare prevede che il censimento degli archivi di deposito degli uffici territoriali e centrali si concluda entro il biennio 2017-2018. Prima di tale scadenza, la Direzione centrale competente dovrà emanare istruzioni operative di dettaglio per abilitare tutti gli uffici all’uso di GAC entro il primo trimestre 2017.

È inoltre in valutazione un avvio iniziale sperimentale presso gli uffici territoriali di una o due Direzioni regionali, prima dell’estensione generale del progetto.