Circolare numero 23 del 25-1-1995

D.P.R. n. 350/1994: semplificazione della tenuta del libro paga e matricola

La circolare ministeriale n. 109/94 del 28 novembre 1994 fornisce i chiarimenti applicativi sul D.P.R. n. 350 del 20 aprile 1994, regolamento che semplifica la tenuta del libro di paga e del libro matricola. Il provvedimento si colloca nel quadro di liberalizzazione dei procedimenti amministrativi e ridefinisce le modalità con cui i datori di lavoro possono assolvere agli obblighi di registrazione del rapporto di lavoro.

Finalità e impianto della nuova disciplina

La circolare evidenzia che la riforma mira a rendere più flessibile la scelta dei sistemi di registrazione, nel rispetto tuttavia delle esigenze di controllo contributivo e fiscale previste dal D.P.R. n. 1124/1965. Il nuovo assetto non elimina gli obblighi sostanziali di registrazione, ma consente l’impiego di strumenti elettronici e magnetici e di altri sistemi alternativi, superando la precedente logica autorizzatoria.

Disciplina previgente e novità introdotte

Prima della riforma, l’art. 20 e soprattutto l’art. 22 del D.P.R. n. 1124/1965 regolavano:

• l’uso dei libri di paga e matricola;
• l’esonero per pubbliche amministrazioni e aziende sottoposte a controllo governativo;
• l’esonero, previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, per i datori che utilizzavano sistemi idonei alternativi;
• la disciplina dei lavori transitori e di breve durata.

La nuova disciplina, in vigore dal 5 dicembre 1994, prevede invece:

• la tenuta dei libri secondo gli artt. 20, 25 e 26 del D.P.R. n. 1124/1965;
• l’adozione di supporti elettronici e magnetici secondo l’art. 2 del D.P.R. n. 350/1994.

Con l’abrogazione dell’art. 22 del D.P.R. n. 1124/1965 viene meno l’obbligo di chiedere l’autorizzazione per la sostituzione dei libri tradizionali con sistemi alternativi.

Requisiti dei sistemi elettronici e magnetici

Per ottenere l’esonero dalla tenuta dei libri tradizionali, il datore di lavoro privato deve utilizzare sistemi che garantiscano due requisiti essenziali:

• inalterabilità dei dati;
• consultabilità dei dati.

La circolare precisa che l’inalterabilità comporta la conservazione delle registrazioni per almeno il termine di prescrizione decennale e la protezione da cancellazioni accidentali, virus, usura o altri fattori esterni. Inoltre, il sistema deve impedire modifiche tecniche ai dati già inseriti o, comunque, evitare la soppressione di quelli precedentemente acquisiti.

La consultabilità, invece, deve consentire agli organi di vigilanza di leggere in chiaro, al momento del sopralluogo, tutte le registrazioni obbligatorie effettuate nei termini di legge, così da verificare gli adempimenti contributivi e di controllo previsti dall’art. 21 del D.P.R. n. 1124/1965.

Obblighi di trasferimento su supporto cartaceo

L’utilizzo del sistema elettronico o magnetico non elimina la necessità di un trasferimento periodico dei dati su documenti cartacei. La circolare distingue due cadenze:

• mensile, ai fini degli adempimenti contributivi e della formazione del prospetto paga;
• annuale, ai fini del riepilogo delle retribuzioni erogate nell’anno, per finalità contributive e fiscali.

I documenti cartacei devono essere conformi ai modelli riepilogativi in uso presso i diversi enti previdenziali e assicurativi, richiamando esemplificativamente il Mod. DM 10 per l’INPS e il Mod. 10 S.M. per l’INAIL.

Utilizzo tramite studi di consulenza del lavoro

La circolare ammette che il sistema venga adottato anche tramite studi professionali e consulenti del lavoro. In tal caso il datore di lavoro deve comunicare all’Ispettorato del Lavoro il nominativo del professionista incaricato.

Resta fermo l’obbligo di tenere presso l’azienda:

• il registro delle presenze, vidimato, nel quale annotare anche le variazioni della forza lavoro intervenute nel mese e i riferimenti matricolari dei lavoratori;
• i documenti cartacei relativi alle registrazioni mensili e annuali, autocertificati dal consulente.

Il registro delle presenze deve essere preventivamente vidimato dall’istituto assicuratore competente, mentre la copia dei documenti cartacei può essere autocertificata dal consulente, secondo quanto previsto dall’art. 25 della legge n. 15/1968.

Sistemi tradizionali, assimilati e vidimazione

Per i sistemi tradizionali o per quelli ad essi assimilati continua ad applicarsi la disciplina previgente in materia di vidimazione e numerazione unica. La circolare chiarisce, però, che per i sistemi elettronici e magnetici non può essere esteso in via analogica alcun obbligo di vidimazione, poiché il nuovo regolamento non lo prevede espressamente.

Accentramento delle elaborazioni e degli adempimenti

Nei casi di accentramento della elaborazione di paghe e stipendi, l’autorizzazione continua a essere rilasciata dagli ispettorati provinciali, ma non più per la sostituzione dei libri tradizionali. L’istanza deve indicare la tipologia del sistema di registrazione adottato.

La stessa logica si applica alle richieste di accentramento degli adempimenti in materia di previdenza e assistenza sociale.

Lavori transitori e di breve durata

Per i lavori a carattere transitorio e di breve durata la circolare osserva che il nuovo regolamento non detta una disciplina speciale. Pertanto, tali fattispecie devono essere ricondotte alle regole generali dell’art. 20 del D.P.R. n. 1124/1965, come modificate dal D.P.R. n. 350/1994.

Regime transitorio, sanzioni ed estensione applicativa

Le autorizzazioni già rilasciate ai sensi dell’abrogato art. 22 del D.P.R. n. 1124/1965 restano valide fino al mutamento di almeno un elemento sostanziale del sistema autorizzato. In tale ipotesi si applica la nuova disciplina.

L’uso di sistemi non conformi alle regole del D.P.R. n. 1124/1965 o del D.P.R. n. 350/1994 comporta l’applicazione della sanzione prevista dall’art. 195 del D.P.R. n. 1124/1965. La medesima sanzione si applica anche quando il datore di lavoro, avvalendosi della deroga prevista dall’art. 5 della legge n. 12/1979 in materia di consulenti del lavoro, non rispetti le prescrizioni indicate dalla circolare.

Infine, le istruzioni vengono estese anche ad altre discipline che rinviano ai libri di matricola e di paga, come la normativa sui giornalisti e quella in materia agricola.