Circolare numero 165 del 17-7-1990

Razionalizzazione delle Sedi sub-provinciali e decentramento delle funzioni

La circolare definisce una nuova fase del processo di decentramento organizzativo dell’Istituto, finalizzata a rendere più efficienti le Sedi zonali e sub-provinciali, soprattutto quelle extraurbane. L’obiettivo è ricondurre l’intero assetto a un modello unitario nazionale, attribuendo alle strutture periferiche tutte le attività concretamente decentrabili e mantenendo accentrate solo quelle che, per complessità, specificità o esigenze di coordinamento, richiedono una gestione provinciale o centrale.

Il coordinamento del processo è affidato al Comitato dei Direttori, che deve predisporre i piani programmatici, avviare l’attuazione delle misure e riferire periodicamente alla Direzione Generale sui risultati raggiunti.

Presupposti e criticità rilevate

La circolare prende le mosse da una verifica sistematica effettuata sulle risultanze statistiche del Mod. 14.O, dalla quale emerge che il decentramento presso le S.A.P. sub-provinciali, pur essendo territorialmente esteso, non ha ancora completato il trasferimento di tutti gli adempimenti potenzialmente decentrabili. Molte attività restano infatti accentrate presso le Sedi provinciali.

Secondo la Direzione Generale, tale situazione produce una presenza operativa disomogenea sul territorio, con conseguente offerta di servizi non sempre pienamente soddisfacente e con maggiori difficoltà di comparazione tra strutture ai fini della pianificazione e del controllo. Per questo si rende necessaria una riconsiderazione complessiva dell’assetto funzionale delle S.A.P. sub-provinciali.

Area pensioni

In materia pensionistica, la regola generale è il decentramento di tutti gli adempimenti alle Sedi sub-provinciali. Restano escluse soltanto:

• le pratiche relative alle pensioni marittime;
• le pratiche relative ai Fondi speciali di previdenza.

La scelta di mantenere queste attività non decentrate nella fase attuale è motivata dalla loro ridotta consistenza numerica ma anche dalla rilevante specificità e complessità gestionale. La circolare evidenzia inoltre l’opportunità di conservare presso le Sedi provinciali un livello di trattazione non frammentato, così da costituire poli di riferimento per la struttura centrale di progetto che cura il decentramento delle attività relative ai Fondi speciali e per sviluppare professionalità adeguate a garantire un buon livello di servizio.

Solo in una fase successiva, e previa autorizzazione della Direzione Generale - Servizio Organizzazione, tali compiti potranno essere ulteriormente decentrati alle S.A.P. sub-provinciali.

Area gestione posizioni assicurative

La circolare afferma che, in linea tendenziale, tutti gli adempimenti dell’area gestione posizioni assicurative possono essere trattati dalle S.A.P. sub-provinciali. Tuttavia, nella fase attuale si distinguono due gruppi di attività.

Devono essere decentrati senza eccezioni, perché collegati direttamente al rapporto con l’utente:

• riscatti;
• ricongiunzioni ex art. 1 della L. 29/79;
• rilascio degli estratti conto.

Resta esclusa, per le medesime ragioni già indicate per l’area pensioni, la gestione delle domande di ricongiunzione, riscatto e costituzione di posizione assicurativa nel FPLD degli iscritti ai Fondi speciali di previdenza.

Sul versante dei rapporti con i soggetti contribuenti, devono essere decentrati con assoluta immediatezza, ove non già disposto, gli adempimenti connessi alla gestione degli Archivi centralizzati degli Art./Comm.. Per le categorie dei liberi professionisti, cittadini non mutuati, stranieri residenti, lavoratori dipendenti e pensionati con altri redditi devono inoltre essere predisposti gli adempimenti propedeutici al decentramento presso le S.A.P. interessate.

Gestione dei flussi informativi e archivi contributivi

Per garantire il corretto indirizzo dei flussi informativi, la circolare dispone che Camere di commercio e Ordini professionali, normalmente organizzati su base provinciale, siano resi edotti degli ambiti territoriali di competenza di ciascuna S.A.P. sub-provinciale.

Il trasferimento delle funzioni sarà completato con l’apertura di specifici conti correnti postali intestati alle strutture sub-provinciali, destinati al complesso delle riscossioni conseguenti al decentramento degli archivi. In tal modo sarà possibile disporre di dati contabili idonei a rappresentare in modo univoco le dimensioni dei flussi di adempimento.

Sul piano operativo, per le categorie:

• professionisti,
• residenti non mutuati,
• frontalieri,
• dipendenti e pensionati, è in corso la realizzazione di una procedura automatizzata integrata con un unico data-base centrale, che uniforma le modalità di iscrizione a quelle già previste per i professionisti.

La procedura sarà rilasciata dopo l’emissione dei bollettini per il pagamento dei contributi calcolati sui redditi relativi all’anno 1989, con pagamenti previsti per settembre-ottobre 1990. In tale occasione, la Direzione centrale per la tecnologia informatica decentrerà inizialmente alle Sedi sub-provinciali l’archivio dei professionisti in base ai CAP di competenza, rilevati dalle posizioni anagrafiche. Le Sedi potranno poi decentrare singole posizioni acquisendo direttamente il codice Sede-zona nelle pratiche interessate. Per le altre categorie, il decentramento avverrà al momento del trasferimento dei dati dagli archivi attualmente in uso al nuovo data-base centrale.

Attività che restano accentrate in ambito GPA

La circolare esclude dal decentramento gli adempimenti che derivano da relazioni con enti e amministrazioni la cui competenza travalica l’ambito provinciale. La motivazione è principalmente organizzativa: tali enti avrebbero difficoltà a individuare correttamente la S.A.P. competente, mentre l’Istituto dovrebbe sostenere costi elevati per lo smistamento della corrispondenza senza un effettivo vantaggio funzionale.

Restano quindi accentrate le seguenti attività:

• domande di ricongiunzione ex art. 2 della L. 29/79;
• certificazioni e rimborsi ex DPR 1092/73;
• costituzione di posizione assicurativa ex L. 322/58;
• trasferimento e accredito di contributi per attività prestata in Svizzera secondo la convenzione bilaterale;
• gestione delle convenzioni con INPDAI ed ENPALS.

Rimangono inoltre centralizzati presso la Sede provinciale i trasferimenti di posizioni assicurative ad altra Sede, per i quali la circolare preannuncia specifiche istruzioni, nonché le assicurazioni degli apprendisti artigiani e i conseguenti rapporti contabili con le regioni.

Prestazioni non pensionistiche

Tutti gli adempimenti relativi all’area delle prestazioni non pensionistiche devono essere decentrati alle S.A.P. sub-provinciali. L’unica eccezione riguarda la gestione degli interventi della Cassa per l’integrazione salariale degli operai agricoli (CISOA), che resta sottratta al decentramento.

Riscossione contributi e autorizzazioni CIG

Per le domande di autorizzazione alla CIG ordinaria e speciale edilizia, la circolare conferma la trattazione accentrata a livello provinciale. Ciò dipende dal fatto che le Commissioni Provinciali competenti operano sull’intero territorio della provincia.

Le strutture decentrate continuano comunque a ricevere le istanze, limitandosi a verificare la regolarità formale e la completezza della documentazione presentata allo sportello. La Sede Provinciale può quindi mantenere in via esclusiva gli atti istruttori e l’adozione del provvedimento finale di concessione o diniego.

Per le domande presentate da aziende ubicate nel comprensorio delle S.A.P. sub-provinciali e operanti con sistema DM, la trasmissione avverrà tramite la procedura automatizzata "fuori sede", così da mantenere aggiornati gli archivi locali delle autorizzazioni CIG.

Vigilanza ispettiva

La circolare attribuisce un ruolo centrale alla revisione dell’attività ispettiva, ritenuta essenziale per contrastare l’evasione contributiva e migliorare la capacità di controllo dell’Istituto. La crescente disponibilità di dati provenienti dalle banche dati di altre pubbliche amministrazioni, in particolare del Fisco e delle Camere di Commercio, nonché i controlli incrociati con gli archivi automatizzati già disponibili, consentono un’azione più efficace e mirata.

Per assicurare omogeneità, coordinamento ed efficienza, l’area di programmazione ispettiva deve essere ampliata almeno all’ambito provinciale e, in prospettiva, a quello regionale. Il Comitato dei Direttori deve quindi:

• definire gli indirizzi generali dell’azione ispettiva in ambito provinciale;
• mantenere aggiornata la mappa delle zone e delle attività potenzialmente evasive;
• costruire un sistema di indicatori e sensori per attività economico-produttive e per aree territoriali;
• individuare le aziende a rischio;
• programmare mensilmente l’attività ispettiva, tenendo conto anche delle segnalazioni esterne, come denunce di lavoratori e fallimenti.

Il corpo ispettivo dipende funzionalmente dal Comitato dei Direttori e viene coordinato da una segreteria da istituire presso il Reparto R.C.V./ispettivo della S.A.P. Provinciale. Sul piano dell’assegnazione organica, tuttavia, gli ispettori continuano a dipendere dalle S.A.P. sub-provinciali di appartenenza, dalle quali saranno distaccati secondo criteri di proporzionalità, adeguatezza e rotazione. È espressamente previsto che possano operare anche al di fuori della stretta competenza territoriale della Sede di appartenenza.

Uffici legali

La costituzione degli Uffici legali è prevista presso le S.A.P. sub-provinciali situate nell’area territoriale in cui è presente la sede di Tribunale.

Per le Sedi provinciali nel cui territorio insistano S.A.P. prive di Ufficio legale, il Coordinatore professionale deve individuare un legale incaricato dei collegamenti con ciascuna S.A.P. e responsabile dell’andamento dei flussi relativi agli affari di competenza. La circolare rinvia comunque a successive istruzioni più dettagliate di carattere organizzativo e operativo.

Trattamento economico del personale

Nel quadro del rafforzamento dell’autonomia operativa delle S.A.P. sub-provinciali, è previsto entro l’anno il decentramento della gestione del trattamento economico del personale, in analogia con quanto già avviene per le Sedi regionali.

Prima dell’entrata a regime è prevista una fase sperimentale finalizzata a definire le procedure contabili e a rivedere il sistema di collegamento con il centro. Nel frattempo, le S.A.P. dovranno destinare temporaneamente personale alle Sedi Provinciali per attività di addestramento pratico, integrato da specifici corsi di formazione. I nominativi delle unità individuate dovranno essere comunicati alla Direzione Generale - Servizio Personale, Ufficio Sviluppo Quadri Dirigenti e Direttivi e Coordinamento Formazione Professionale.

Programmazione delle fasi e redistribuzione delle risorse

Le fasi del processo di decentramento devono essere cadenzate e programmate e comunicate in forma sintetica alla Direzione Generale - Servizio Organizzazione entro il 30 settembre 1990.

In tale contesto, il Comitato dei Direttori dovrà inoltre, in coerenza con la circolare n. 76 del 27 marzo 1990 sull’"Ordinamento dei Servizi centrali e periferici", procedere alla ripartizione dell’organico complessivamente previsto a livello provinciale e alla conseguente redistribuzione delle risorse tra le strutture presenti nella provincia, nel rispetto dei criteri e delle disposizioni in materia di mobilità.