Circolare numero 166 del 17-7-1990

Comitato dei Direttori e obiettivi di integrazione e servizio

La circolare inquadra gli obiettivi di efficacia perseguiti dall’Istituto, orientati da un lato a rafforzare l’integrazione con l’ambiente esterno e dall’altro ad accrescere significativamente i livelli di servizio verso l’utenza. L’iniziativa si colloca nel nuovo ordinamento dei servizi e istituzionalizza il Comitato dei Direttori quale organismo di coordinamento delle politiche di gestione delle strutture decentrate in ambito provinciale.

Finalità generali

Il documento evidenzia che l’Istituto intende sviluppare un processo stabile di comunicazione e scambio di informazioni con soggetti e istituzioni esterne, per affinare la conoscenza dell’ambiente socio-economico e individuare con maggiore precisione le aree di intervento. Parallelamente, si mira a migliorare il rapporto con l’utenza attraverso:

• normalizzazione generalizzata dei processi produttivi;
• miglioramento dei contatti con l’esterno;
• progressiva personalizzazione degli interventi, anche tramite strumenti come "Pensione subito", sistemi di prenotazione e appuntamenti e informazioni telefoniche.

Ruolo del Comitato dei Direttori

Il Comitato è concepito come sede di coordinamento per realizzare sul territorio il massimo delle sinergie in termini di integrazione e partecipazione, offrendo agli interlocutori esterni punti di riferimento univoci. L’area di intervento del Comitato deve svilupparsi in coerenza con il nuovo ordinamento dei servizi e secondo indirizzi comuni che ne orientano l’attività.

Area del personale

Una prima area di intervento riguarda la gestione delle risorse umane. Il Comitato deve:

• ripartire tra Sedi e Centri Operativi la dotazione organica complessiva attribuita a ciascuna provincia, in misura proporzionale ai carichi di lavoro, secondo le deliberazioni del C.E. n. 770 e 780 del 27.7.89;
• redistribuire le risorse disponibili nella circoscrizione provinciale in relazione ai fabbisogni organici;
• assegnare alle strutture provinciali le risorse conferite dalla Sede regionale per nuove assunzioni o trasferimenti da altre circoscrizioni;
• disporre assegnazioni temporanee di risorse, per interventi di sostegno o per specifici obiettivi funzionali, in rapporto a ciascuna linea di prodotto;
• formulare proposte alle Direzioni regionali per l’assegnazione temporanea di risorse da altre circoscrizioni o per la rappresentazione, a livello centrale, di esigenze soddisfacibili con risorse di altre regioni.

Per una gestione tempestiva e mirata, il Comitato deve predisporre, sulla base di accordi locali con le OO.SS. del personale, liste di mobilità che tengano conto di:

• posizione di inquadramento professionale;
• curriculum lavorativo;
• elementi utili alla collocazione funzionale;
• condizioni personali rilevanti per la mobilità d’ufficio o a domanda, come situazione familiare, anzianità, esigenze di studio e motivi di salute.

Per la mobilità temporanea, anche mediante missione, deve essere data priorità alla disponibilità degli interessati e vanno applicati criteri di avvicendamento e rotazione.

Rapporti con le organizzazioni sindacali

Il Comitato deve predisporre una ipotesi di intesa da sottoporre alle OO.SS. sulle materie oggetto di contrattazione sindacale. L’obiettivo è offrire una piattaforma propositiva comune alle controparti e garantire comunque, su tutto il territorio provinciale, un unico livello di servizio per l’informazione e i rapporti con l’utenza, singola e collettiva.

Rapporti con l’utenza esterna e con gli altri enti

Un’ulteriore area di intervento riguarda i rapporti con Associazioni di categoria, OO.SS., Enti di patronato, enti pubblici come SCAU, Uffici del Lavoro e Camere di commercio, oltre ad altre strutture pubbliche operanti in settori interagenti con l’attività istituzionale. Il Comitato deve assicurare uniformità di comportamento e offrire un unico punto di riferimento per sviluppare relazioni corrette e avanzate, specie con riferimento all’utilizzo di informazioni contenute in banche dati automatizzate di reciproco interesse.

In questo ambito deve essere predisposta anche una modulistica a stampa decentrata ad uso esterno, unica per tutto il territorio provinciale.

Produzione e attività di vigilanza

Il documento richiama il processo di decentramento di compiti e funzioni, che deve essere sviluppato e razionalizzato con opportune intese, attenendosi alle indicazioni contenute nelle circolari n. 43 del 16.2.90 e n. 165 del 17.7.90.

Controllo di gestione

Sul versante del controllo di gestione, il Comitato deve istituzionalizzare un sistema di rapporti volto all’analisi e alla valutazione collegiale dell’andamento dei piani, utilizzando anche le risultanze del quadro di controllo direzionale. Qualora emergano differenze significative di operatività ed efficacia non imputabili a fenomeni contingenti, devono essere adottate iniziative idonee a ristabilire omogeneità di comportamenti e risultati, anche mediante redistribuzione delle risorse o mobilità temporanea.

Regole di funzionamento del Comitato

La circolare stabilisce alcuni indirizzi operativi comuni per il funzionamento del Comitato:

• la convocazione è effettuata dal Dirigente della S.A.P. provinciale interessata, con comunicazione anche al Dirigente regionale;
• possono partecipare, oltre al Dirigente regionale, altri funzionari invitati in relazione all’argomento trattato, tra cui referenti regionali per il decentramento, referenti ARPA e Capi Reparto Vigilanza;
• per ogni riunione deve essere redatto un processo verbale che sintetizzi la discussione e descriva analiticamente le conclusioni operative, distinguendo quelle unanimi dalle altre;
• il verbale è redatto dal responsabile dell’unità operativa per gli AA.GG., eventualmente coadiuvato da altro funzionario designato dal Direttore della S.A.P. provinciale;
• copia del verbale è trasmessa alla Sede regionale per le valutazioni di merito e per il seguito di competenza sugli argomenti non univoci;
• copia del verbale è inviata anche a tutti i Direttori interessati per l’attuazione delle decisioni assunte collegialmente.

Sintesi conclusiva

Nel complesso, la circolare configura il Comitato dei Direttori come strumento stabile di coordinamento territoriale, con compiti rilevanti nella gestione del personale, nei rapporti sindacali, nelle relazioni con l’utenza e con gli altri enti, nella razionalizzazione delle attività produttive e di vigilanza e nel controllo di gestione. L’impostazione è finalizzata a uniformare comportamenti, migliorare l’efficienza organizzativa e garantire livelli omogenei di servizio su tutto il territorio provinciale.