Circolare numero 2 del 3-1-2007

Nuovo servizio online per l’iscrizione delle aziende con dipendenti e avvio della sperimentazione variazioni dati

La circolare conclude la fase di sperimentazione del servizio telematico INPS per l’iscrizione di una nuova azienda con dipendenti e ne rende disponibile l’utilizzo ordinario. Contestualmente aggiorna la modulistica cartacea DM68 per i casi residuali, disciplina le modalità di invio della documentazione e avvia una sperimentazione per alcune variazioni dei dati aziendali.

Finalità dell’intervento

L’intervento si colloca nel progetto di riorganizzazione denominato "Tempo Reale", orientato a:

• migliorare la qualità dei servizi resi all’utenza esterna;
• semplificare l’azione amministrativa;
• valorizzare l’interazione telematica tra aziende, intermediari e INPS.

La nuova modalità è stata preceduta da una fase di sperimentazione avviata con il messaggio n. 7432 dell’8 marzo 2006, seguita da aggiornamenti applicativi e implementazioni tecniche richiamate nei messaggi n. 19487 del 7 luglio 2006 e n. 21398 del 1 agosto 2006.

Soggetti abilitati e accesso al servizio

La trasmissione telematica delle denunce di iscrizione è consentita a:

• datori di lavoro;
• intermediari incaricati dai datori di lavoro e abilitati ai sensi dell’art. 1 della legge 11 gennaio 1979, n. 12.

L’accesso richiede la registrazione dell’utente e l’assegnazione del PIN INPS. I soggetti già in possesso di PIN cosiddetto "aziendale" non devono effettuare ulteriori adempimenti, poiché il servizio viene aggiunto automaticamente al portafoglio già disponibile.

Procedura di iscrizione telematica

L’accesso avviene dal sito Internet dell’Istituto, selezionando i "Servizi online", quindi l’area "Aziende, consulenti e professionisti" e la funzione "Servizi per aziende e consulenti". Dopo l’autenticazione con codice fiscale e PIN, è disponibile il servizio "Iscrizione Nuova Azienda".

La procedura richiede inizialmente il codice fiscale dell’azienda, soggetto a controlli di:

• congruità ed esattezza formale;
• presenza nell’archivio aziende dell’Istituto.

Se il codice fiscale è corretto ma non presente, la procedura prosegue. Se è corretto e già presente, è consentita l’apertura di ulteriori posizioni solo se riferite a province diverse da quelle già note. Se invece si deve iscrivere un’azienda in una provincia dove esiste già una posizione aziendale della stessa impresa, la modalità telematica non è utilizzabile e occorre il canale ordinario.

Le pagine successive richiedono i dati essenziali dell’impresa, tra cui:

• forma giuridica;
• denominazione o ragione sociale;
• indirizzo della sede legale e operativa;
• numero di dipendenti assunti e relativa data di assunzione;
• attività economica esercitata;
• soggetti obbligati e collegati all’azienda.

Particolare rilevanza assume la sede operativa, con specifico riferimento a CAP e Comune, necessari ai fini della corretta competenza territoriale.

Ricevuta, matricola e protocollo

Una volta completata la compilazione, il sistema propone un riepilogo e, con la funzione "Iscrivi Azienda", assegna la matricola aziendale e rilascia la ricevuta dell’iscrizione telematica.

La ricevuta riporta:

• matricola assegnata;
• sede INPS competente;
• tutte le informazioni trasmesse;
• numero di protocollo informatico ai sensi del D.P.R. 445/2000.

Il protocollo è generato nel formato "INPS.FFAA.GG.MM.AAAA.NNNNNNN", in cui la parte centrale indica la data di ricezione e l’ultima sequenza il progressivo numerico. Il soggetto che ha trasmesso l’istanza deve fare sempre riferimento alla numerazione riportata nella ricevuta per segnalazioni e successive comunicazioni.

Con la presentazione telematica viene meno l’obbligo di depositare il modello cartaceo DM68 presso la Direzione INPS competente.

Competenza territoriale e regole generali

La circolare ribadisce che il provvedimento di iscrizione è un atto amministrativo dovuto, di natura dichiarativa, che rende operativo l’obbligo contributivo. L’obbligo nasce nel momento in cui il datore di lavoro assume personale soggetto ad assicurazione INPS e il rapporto assicurativo sorge indipendentemente dalla formale domanda di iscrizione.

Quanto alla competenza territoriale:

• in via ordinaria l’iscrizione va presentata alla Direzione INPS nella cui circoscrizione l’azienda svolge l’attività con dipendenti;
• le sedi legali prive di personale dipendente non devono presentare istanza se l’attività operativa si svolge in altra circoscrizione;
• se l’azienda opera con più unità in province diverse, deve iscriversi presso ciascuna Direzione competente per territorio;
• la regola può essere derogata in presenza di autorizzazione all’accentramento contributivo rilasciata dalla competente Direzione Provinciale del Lavoro.

Per le Direzioni sub-provinciali, l’istanza va presentata alla sede territorialmente competente. Se vi sono dipendenze o filiali successive in diverse competenze sub-provinciali, le nuove posizioni devono essere collegate alla posizione principale, cioè la prima aperta in ordine di tempo. In assenza di posizione principale, la domanda va presentata alla Direzione relativa alla dipendenza con il maggior numero di dipendenti; in caso di parità, alla Direzione competente per la sede legale con personale dipendente.

Aziende straniere

La circolare disciplina due ipotesi specifiche.

Per l’azienda straniera che opera in Italia con succursale regolarmente iscritta nel Registro delle Imprese e che assume personale dipendente, valgono i medesimi adempimenti previsti per i datori di lavoro italiani.

Per l’azienda straniera che non ha strutture o punti di riferimento in Italia se non uno o più lavoratori dipendenti, la domanda va presentata alla Direzione INPS competente per il territorio in cui i lavoratori svolgono l’attività, salvo le ipotesi di distacco disciplinate dalla normativa comunitaria.

In entrambe le ipotesi il datore di lavoro straniero deve richiedere all’Agenzia delle Entrate un codice fiscale da utilizzare per i soli obblighi previdenziali. Se intende delegare un terzo, deve conferire mandato con rappresentanza.

Per le aziende straniere operanti in paesi senza accordi di sicurezza sociale, tenute ad assicurare lavoratori italiani ai sensi della legge 3 ottobre 1987, n. 398, la domanda va inoltrata alla Direzione INPS capoluogo della regione dell’ultima residenza dei lavoratori italiani interessati.

Modulistica cartacea e canali alternativi

Nei casi in cui la modalità telematica non sia utilizzabile, resta disponibile il nuovo modello DM68, denominato "Domanda di iscrizione per il versamento dei contributi da parte del datore di lavoro all’I.N.P.S." (codice SC06), presente sul sito INPS nella sezione Moduli, sottosezione "Aziende e Contributi", e allegato alla circolare.

Il modello è stato rinnovato graficamente ed è stato reso coerente con le esigenze di digitalizzazione del rapporto con l’utenza. Tra le informazioni nuove compare, ad esempio, l’indirizzo e-mail dell’azienda e dell’eventuale intermediario. Sono state invece eliminate alcune sezioni non più necessarie, tra cui:

• la comunicazione di altre dipendenze nella provincia;
• la richiesta di autorizzazione alla presentazione delle denunce contributive su supporto magnetico;
• la parte riservata alle attività amministrative INPS;
• la sezione "Documenti da presentare".

Le domande di iscrizione possono essere presentate anche tramite:

• Portale delle Imprese;
• sportello della Direzione INPS territorialmente competente;
• posta;
• funzione di invio moduli nella sezione "Modulistica on-line".

Quest’ultima opzione non costituisce una vera iscrizione online, perché non assegna automaticamente la matricola, ma consente un canale telematico rapido con protocollazione automatica della richiesta.

Istruttoria e documentazione

Per i casi in cui siano necessari approfondimenti istruttori, gli operatori del processo gestione Conto Azienda devono seguire le indicazioni del "Manuale per lavorare in tempo reale" e, per le integrazioni documentali, i principi del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 e della circolare n. 12 del 10 gennaio 2002.

La documentazione integrativa può essere trasmessa con il modulo "Modulo per l’invio di documenti aziendali", disponibile sul sito INPS. Il modulo funge da copertina di accompagnamento e permette di indirizzare correttamente la comunicazione alla Direzione competente, collegando gli allegati alla domanda telematica.

Gli allegati possono essere inviati:

• in formato elettronico, tramite il servizio "Invio Moduli on-line" nell’area "Aziende, Consulenti e Professionisti";
• in formato cartaceo, tramite il servizio di Fax server al numero verde 800.803.164.

Nel primo caso, gli utenti devono autenticarsi, compilare la scheda informativa solo al primo accesso e utilizzare il modulo predisposto, avendo cura di non modificare il nome del file per non bloccare l’invio. Nel secondo caso, il modulo viene utilizzato come copertina del fax.

L’elencazione delle generalità dei dipendenti assunti non costituisce documento obbligatorio per definire l’istruttoria, ma può essere richiesta in situazioni particolari o eccezionali, preferendo comunque lo scambio telematico delle informazioni.

Provvedimento di iscrizione e comunicazioni successive

Le Direzioni INPS notificano al datore di lavoro il provvedimento di attribuzione dell’inquadramento aziendale mediante modello DM80 con le consuete modalità. È in corso la realizzazione dell’invio tramite servizio di "Posta Ibrida".

Chi presenta l’iscrizione online riceve anche, per conoscenza, una e-mail con copia del provvedimento. Tale e-mail non sostituisce i canali ordinari di comunicazione tra INPS e azienda.

Sperimentazione della richiesta di variazione dati aziendali

La circolare avvia una seconda fase del progetto, dedicata alla trasmissione telematica di alcune variazioni anagrafiche aziendali. Le richieste sperimentabili sono:

• variazione dell’indirizzo dell’azienda, sia della sede legale sia della sede operativa;
• sospensione della posizione aziendale per assenza temporanea di personale dipendente;
• ripresa dei versamenti contributivi per nuove assunzioni, cioè riattivazione;
• cessazione dell’attività con dipendenti.

L’accesso alla procedura segue il medesimo percorso del servizio di iscrizione. Una volta autenticati, i consulenti sperimentatori trovano disponibile il servizio "Richiesta variazione dati aziendali".

L’esito dell’invio è attestato da un messaggio di conferma e dal rilascio di una ricevuta in formato PDF con protocollo informatico. I consulenti possono operare soltanto sulle aziende per le quali risultano delegati. Il riscontro della variazione, accolta o respinta, è comunicato via e-mail all’indirizzo indicato nel menù iniziale dei servizi online.

Gestione interna delle richieste di variazione

Per la ricezione delle richieste telematiche di variazione, nella procedura INTRANET è stata inserita la funzione "Variazioni da internet" nel menu "Variazioni". Le istruzioni operative sono contenute nella Guida Operativa versione 2.0 disponibile nella sezione di manualistica della INTRANET aziendale.

Anche per queste richieste, il sistema centrale assegna un protocollo informatico che viene poi riversato nel registro di protocollo in entrata della Direzione competente. Per la ricerca del protocollo devono essere utilizzati i titolari indicati per ciascuna tipologia di variazione:

• 080.040.020 per la cessazione attività con dipendenti;
• 080.040.030 per la sospensione attività con dipendenti;
• 080.040.040 per la ripresa attività con dipendenti;
• 080.040.050 per la variazione indirizzo.

Decorrenza e contatti

Le procedure descritte diventano disponibili dal 10 gennaio 2007. La nuova modulistica e le guide operative sono rese fruibili nelle rispettive aree informatiche.

Per richieste di chiarimento o segnalazioni:

• gli utenti esterni devono scrivere all’indirizzo della Direzione territoriale competente nel formato aziende.nomesede@inps.it;
• gli operatori del processo gestione Conto Azienda devono utilizzare l’indirizzo iscrizionevariazione.azienda@inps.it.

La circolare chiude richiamando le precedenti istruzioni e i messaggi INPS già emanati in materia, che restano il quadro di riferimento operativo per la gestione delle iscrizioni e delle variazioni aziendali.